Projektplaner

Was macht ein Project Planner?

Ein Projektplaner spielt eine wichtige unterstützende Rolle in jedem Projekt. Die Stellenbeschreibung eines Projektplaners umfasst die Entwicklung, Verwaltung und Pflege von Projektzeitplänen und stellt sicher, dass Projekte termingerecht und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden.

Die Rolle beinhaltet detaillierte Planung, Koordination und Überwachung aller Aspekte eines Projekts, von der Entstehung bis zum Abschluss.

Die Beiträge von Projektplanern haben großen Einfluss auf den Erfolg eines Projekts. Sie ermöglichen es dem Projektteam, Ressourcen effektiv zu verwalten, Risiken zu mindern und eine konsistente und klare Kommunikation zwischen den Stakeholdern zu gewährleisten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektplaner und einem Projektmanager?

Die Aufgaben eines Projektplaners bestehen aus Organisieren, Arrangieren, Gestalten, Vorbereiten und Planen, während ein Projektmanager für die Leitung, Überwachung und Verwaltung verantwortlich ist. Dies sind zwei verschiedene Rollen, die manchmal ausschließlich vom Projektmanager übernommen werden, aber bei größeren Projekten oft separate Rollen darstellen.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel, der klar definiert, was ein Projektmanager tut, sowie den Unterschied zwischen einem Projektmanager und einer anderen ähnlichen Rolle – einem Programmmanager – erläutert.

Es gibt auch diesen Artikel, der genau definiert, was Projektmanagement ist und woraus es besteht; er bietet eine einfache Aufschlüsselung der wichtigsten Aspekte des Projektmanagements, was dabei helfen kann, den Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem Projektplaner zu verdeutlichen.

Schauen wir uns die Unterschiede zwischen den Aufgaben eines Projektmanagers und denen eines Projektplaners an, um die beiden zu unterscheiden:

Aufgaben des Projektmanagers:

Arbeitet mit dem Projektplaner zusammen oder als Projektplaner
Leitet das Team, das für die Projektergebnisse verantwortlich ist
Initiiert das Projekt
Plant das Projekt
Führt den Projektmanagementplan aus
Überwacht und kontrolliert das Projekt
Schließt das Projekt ab
Löst Konflikte
Verwaltet die Erwartungen der Stakeholder

Aufgaben des Projektplaners:

Arbeitet mit einem Projektmanager zusammen
Plant und verfolgt Kosten
Schätzt Kosten
Pflegt Zeitpläne
Hält Projektressourcen auf Kurs
Stellt regelmäßige Projektupdates bereit
Pflegt den Kontakt mit den Projektmitarbeitern
Unterstützt das Konfliktmanagement mit den Projektmitarbeitern

Hauptaufgaben eines Projektplaners

Der Projektplaner ist verantwortlich für die Erstellung und Pflege umfassender Projektpläne, Zeitpläne und Terminpläne. Er koordiniert auch mit verschiedenen Abteilungen und stellt sicher, dass Projekte effizient und erfolgreich abgeschlossen werden. Diese Rolle erfordert starke analytische, organisatorische und kommunikative Fähigkeiten, um den Projektfortschritt zu verfolgen, Ressourcen zu verwalten und sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden.

Hier ist eine Zusammenfassung der neun Hauptverantwortungsbereiche eines Projektplaners:

1. Projektpläne und Terminpläne entwickeln:

Mit Projektmanagern und Stakeholdern zusammenarbeiten, um Projektziele, Umfang, Zeitpläne und Ergebnisse zu dokumentieren.
Detaillierte Projektterminpläne mit Tools wie MS Project, Primavera oder anderer Projektmanagement-Software erstellen.
Realistische Fristen, Meilensteine und Zeitpläne setzen und durchsetzen, um rechtzeitige Fertigstellung sicherzustellen.

2. Fortschritt überwachen und verfolgen:

Projektterminpläne und Fortschrittsberichte regelmäßig aktualisieren, um die Projektleistung gegenüber gesetzten Zielen zu verfolgen.
Potenzielle Verzögerungen oder Probleme identifizieren und Korrekturmaßnahmen vorschlagen, um Risiken für den Zeitplan zu minimieren.
Mit Projektteams koordinieren, um Übereinstimmung mit Projektplänen sicherzustellen.

3. Ressourcenmanagement:

Ressourcen effektiv zuweisen (Personal, Ausrüstung und Materialien), um Projektziele zu erreichen.
Mit Ressourcenmanagern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass das Projekt in jeder Phase über das notwendige Personal und die erforderliche Ausrüstung verfügt.
Ressourcennutzung überwachen und bei Bedarf Anpassungen vorschlagen, um die Projektdurchführung zu optimieren.

4. Risikomanagement:

Potenzielle Risiken und Probleme identifizieren, die Projektzeitpläne und Ergebnisse beeinträchtigen könnten.
Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmenplänen unterstützen, um Risiken zu reduzieren und Herausforderungen zu bewältigen, sobald sie auftreten.

5. Zusammenarbeit und Kommunikation:

Fungieren als Verbindungsglied zwischen Projektteams, Kunden, Auftragnehmern und Stakeholdern.
Regelmäßige Updates an Projektmanager, Geschäftsleitung, Stakeholder und Projektteams zu Projektstatus, Zeitplananpassungen und potenziellen Problemen bereitstellen.
Besprechungen moderieren, um sicherzustellen, dass Teammitglieder bei Prioritäten und Zeitplänen auf einer Linie sind.

6. Dokumentation und Berichterstattung:

Detaillierte Projektdokumentation erstellen und pflegen, einschließlich Zeitplänen, Statusberichten, Änderungsprotokollen und Besprechungsprotokollen.
Sicherstellen, dass alle Projektunterlagen aktuell sind und für zukünftige Referenz angemessen gespeichert werden.

7. Budget- und Kostenkontrolle:

Bei der Budgetplanung und Kostenschätzung unterstützen.
Projektausgaben überwachen, um sicherzustellen, dass sie im Budget bleiben, und bei Bedarf Anpassungen empfehlen.

8. Qualitätssicherung:

Sicherstellen, dass der Projektplan Qualitätssicherungsaktivitäten beinhaltet, um zu gewährleisten, dass das Endprodukt den Projektstandards und Kundenerwartungen entspricht.

9. Projektnachbesprechung:

Projektauswertungen nach Abschluss durchführen, um zu bewerten, was gut lief, und Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Projekte zu identifizieren.
Input für Projektplanungsprozesse zur kontinuierlichen Verbesserung bereitstellen.

Was für Fähigkeiten braucht ein Projektplaner?

Ein erfolgreicher Projektplaner ist jemand, der technische Fähigkeiten mit starken zwischenmenschlichen Kompetenzen in Einklang bringen kann. Er muss organisiert und detailorientiert sein und in der Lage sein, mehrere Aspekte eines Projekts gleichzeitig zu verwalten.

Hier sind die wichtigsten Fähigkeiten, die ein Projektplaner benötigt:

1. Projektmanagement-Fähigkeiten

Im Kern der Rolle eines Projektplaners steht das Projektmanagement. Ein Verständnis von Projektmanagement-Methoden – wie Agile, Waterfall oder Praxis Framework – ist von Vorteil. Ein Projektplaner muss in der Lage sein, umfassende Projektpläne zu entwickeln, Projektmeilensteine zu definieren und Ressourcen effektiv zuzuweisen. Diese Fähigkeit umfasst auch die Fähigkeit, komplexe Projekte in kleinere, handhabbare Aufgaben zu unterteilen und sicherzustellen, dass alles planmäßig verläuft.

2. Terminplanungs-Expertise

Ein Projektplaner muss geschickt im Erstellen und Pflegen von Projektplänen sein. Dies beinhaltet die Verwendung von Projektmanagement-Tools wie Microsoft Project, JIRA, Trello oder andere Planungssoftware. Ein tiefes Verständnis von Zeitmanagement ist entscheidend. Zu wissen, wie man Projektzeitpläne plant und verfolgt, Ressourcen zuweist und sich an Verzögerungen anpasst. Die Fähigkeit, Zeitpläne durch Gantt-Diagramme oder andere Planungstools zu visualisieren, hilft dabei, Teams auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden.

3. Analytisches Denken und Problemlösung

Projektplaner haben die Aufgabe, potenzielle Herausforderungen oder Engpässe zu identifizieren, bevor sie auftreten. Starke analytische Fähigkeiten sind unerlässlich für die Bewertung von Risiken, die Evaluierung des Ressourcenbedarfs und die Vorhersage potenzieller Verzögerungen. Wenn Probleme auftreten, muss ein Projektplaner die Situation schnell bewerten und Lösungen vorschlagen, um minimale Störungen des Projektplans zu gewährleisten.

4. Kommunikationsfähigkeiten

Effektive Kommunikation ist für einen Projektplaner von entscheidender Bedeutung. Sie müssen Projekterwartungen klar an alle Beteiligten kommunizieren, von Teammitgliedern bis hin zu Kunden, Auftragnehmern und der Geschäftsleitung. Die Fähigkeit, Fortschritte zu berichten, Updates zu teilen und komplexe Informationen in einem leicht verständlichen Format zu vermitteln, ist der Schlüssel. Zusätzlich muss ein Projektplaner geschickt darin sein, Meetings zu moderieren, Konflikte zu lösen und sicherzustellen, dass alle bei den Projektzielen und Zeitplänen auf einer Linie sind.

5. Aufmerksamkeit für Details

Projektplanung beinhaltet die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Komponenten, von Zeitplänen und Budgets bis hin zu Ressourcen und Anforderungen der Stakeholder. Ein Projektplaner muss detailorientiert sein, um den Projektfortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass keine Aufgabe oder Ressource übersehen wird. Ein akribischer Ansatz gewährleist, dass das Projekt reibungslos und im Rahmen verläuft.

6. Zeitmanagement & Priorisierung

Effizientes Zeitmanagement ist ein Eckpfeiler erfolgreicher Projektplanung. Mit mehreren Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die zu bewältigen sind, müssen Projektplaner ausgezeichnete Zeitmanagement-Fähigkeiten haben, um Aufgaben zu priorisieren, Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass kein Teil des Projekts vernachlässigt wird. Sie müssen in der Lage sein, kritische Pfad-Aktivitäten zu identifizieren und genügend Zeit für deren Abschluss einzuplanen, ohne andere Bereiche des Projekts zu beeinträchtigen.

7. Ressourcenmanagement

Ein Projektplaner muss Ressourcen – seien es Auftragnehmer, Ausrüstung oder Materialien – effektiv zuteilen, um sicherzustellen, dass das Projekt reibungslos voranschreitet. Diese Fähigkeit umfasst das Ausbalancieren von Ressourcen über verschiedene Projektphasen hinweg, die Gewährleistung, dass alles Benötigte verfügbar ist, wenn es gebraucht wird, und die Anpassung von Plänen bei Engpässen oder Verzögerungen.

8. Risikomanagement

Risiko ist ein inhärenter Bestandteil jedes Projekts, und ein Projektplaner muss geschickt darin sein, potenzielle Risiken zu identifizieren und Minderungsstrategien zu entwickeln. Ob es sich um eine Lieferverzögerung, einen Ressourcenmangel oder einen externen Faktor handelt, der sich auf Zeitpläne auswirkt – die Fähigkeit, diese Risiken vorherzusehen und anzugehen, bevor sie das Projekt beeinträchtigen, ist wesentlich. Effektives Risikomanagement bedeutet auch, die Stakeholder über potenzielle Probleme und deren Bewältigung zu informieren.

9. Anpassungsfähigkeit und Flexibilität

Projekte verlaufen selten nach Plan, und Dinge können sich schnell ändern. Ein guter Projektplaner muss flexibel und anpassungsfähig sein und in der Lage, schnelle Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Umstände ändern. Ob es sich um eine Änderung des Projektumfangs, eine Verschiebung der Zeitpläne oder neue Stakeholder-Anforderungen handelt – die Fähigkeit, Pläne anzupassen und das Projekt auf Kurs zu halten, ist entscheidend.

10. Zusammenarbeit und Teamwork

Die Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit mit Projektmanagern, Teammitgliedern, Kunden und anderen Stakeholdern gewährleistet, dass alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Projektplaner müssen in der Lage sein zuzuhören, Anleitung zu geben und die Kommunikation zwischen Teams zu erleichtern, um Abstimmung sicherzustellen und Missverständnisse zu vermeiden.

11. Budgetierung und Kostenkontrolle

Ein gutes Verständnis für Budgetierung ist eine weitere kritische Fähigkeit für einen Projektplaner. Sie müssen in der Lage sein, Kosten zu schätzen, Ausgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Projekt im Budget bleibt. Dies beinhaltet die Überwachung von Ressourcen, das Management der Beschaffung und die Anpassung von Plänen, um Mehrausgaben zu vermeiden.

12. Technologische Kompetenz

Im heutigen digitalen Zeitalter müssen Projektplaner mit Projektmanagement-Software und -Tools vertraut sein. Über Planungssoftware und Kompetenz in Kollaborationsplattformen hinaus werden Kenntnisse in Datenanalyse und KI-Tools zunehmend wichtiger. Das Verständnis dieser Tools gewährleistet reibungslose Kommunikation und hilft bei der Echtzeitverfolgung und Berichterstattung.

Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, benötigt ein Projektplaner eine einzigartige Kombination aus technischem Fachwissen, organisatorischen Fähigkeiten und zwischenmenschlichen Kompetenzen. Mit der richtigen Kombination von Fähigkeiten stellt ein Projektplaner sicher, dass Projekte effizient, termingerecht und im Budget abgeschlossen werden.

Wie viel verdient ein Projektplaner?

Laut der führenden Branchenorganisation APM's Salary Survey kann ein Project Planner im Durchschnitt etwa £42,500 (USD$54,000) verdienen.

Wie man Projektplaner wird

Es gibt verschiedene Wege, wenn Sie Projektplaner werden möchten. Sie können beispielsweise ein Studium absolvieren oder Berufserfahrung sammeln.

Der wohl effektivste Ansatz ist jedoch, eine Zertifizierung in der Projektplanung zu erlangen. Diese ist schneller als ein Studium, eine branchenrelevanteere Option und zeigt Arbeitgebern, dass Sie über das richtige Wissen und Verständnis für die Stelle verfügen. Das bedeutet, dass Sie eher eingestellt werden als ein Bewerber ohne Zertifizierung.

Project Planning and Control™ (PPC) Certification

PPC wurde in Übereinstimmung mit den Prinzipien entwickelt, die im Rahmen der Association for Project Management (APM) für Planungs- und Projektkontrollmanager und -ingenieure festgelegt wurden.

APMG's Project Planning & Control Certification unterstützt die Veröffentlichung der APM-Publikation Planning, Scheduling, Monitoring and Control – The Practical Project Management of Time, Cost, and Risk.

Dieses Buch stellt die erste umfassende Sammlung von Leitlinien und bewährten Praktiken für Projektplanung und -kontrolle der APM dar und bietet wertvolle Einblicke für alle Branchen und Sektoren.

Das Ziel dieser Leitlinien ist es, das Verständnis zu verbessern und Organisationen zu ermöglichen, Maßstäbe auf Basis einer gemeinsamen Ressource zu setzen, um sicherzustellen, dass sie etablierte Standards erfüllen. Sie ermutigt dazu, nach bewährten Praktiken zu streben und gleichzeitig den Wert ihrer Projekte zu maximieren.

Letztendlich zielen die Leitlinien darauf ab, mehr Vertrauen und Sicherheit bei der Projektabwicklung zu bieten.