Was ist ein Project Business Case?

In der schnelllebigen Welt des Projektmanagements ist eine solide Grundlage für den Erfolg unerlässlich. Eine der wichtigsten Komponenten dieser Grundlage ist der Projekt-Business-Case. Aber was genau ist ein Projekt-Business-Case und warum ist er für effektives Projektmanagement so wichtig?

In diesem Blog werden wir die wichtigsten Bestandteile eines Projekt-Business-Cases besprechen, seine Bedeutung erläutern, zeigen, wie man einen schreibt, und praktische Tipps geben, die Sie beim Verfassen Ihres ersten Business Cases unterstützen.

Obwohl dieser Artikel über Projekt-Business-Cases spricht, werden in allen Branchen und Sektoren große Geldsummen in Projekte, Programme und Veränderungsinitiativen investiert, wobei Business Cases typischerweise als Katalysator für Veränderungen und Investitionen fungieren. Belege zeigen, dass Projekte und Programme (oder Vorhaben), die nicht gut abgegrenzt und geplant sind, scheitern werden. Daher sind die in diesem Artikel enthaltenen Informationen sowohl für Projekte als auch für Programme relevant.

Der Business Case bietet:

• die Begründung für das Vorhaben
• die Ziele für das Vorhaben
• die Bewertung der Optionen für das Vorhaben
• die Grundlage für die Überwachung und Evaluation des Vorhabens, und
• Rückmeldungen für künftige Verbesserungen.

'ROAMEF' ist das bekannte Akronym hierfür.

Ein Business Case bietet eine solide Struktur, die Gewähr dafür gibt, dass die Initiative ordnungsgemäß abgegrenzt und geplant wurde und erfolgreich umgesetzt werden kann. Dies ist besonders wichtig, da oft eine neue Initiative oder ein neues Projekt erhebliche Investitionen an Ressourcen, Zeit und Finanzen zur Umsetzung erfordert, sodass ein positives Ergebnis entscheidend ist.

Ein Projekt-Business-Case ist ein formelles Dokument, das die Rechtfertigung für die Durchführung eines Projekts darlegt. Er dient als Entscheidungsinstrument, das den Stakeholdern Belege für die Durchführbarkeit eines Programms oder Projekts und dessen Übereinstimmung mit der Organisationsstrategie liefert. Der Business Case erklärt die Gründe für das Voranschreiten, die erwarteten Vorteile, die betrachteten Optionen und die finanziellen Auswirkungen.

Die britische Regierung hat das Fünf-Case-Modell entwickelt, das Leitlinien für den öffentlichen Sektor bietet, um sicherzustellen, dass Projekte wirtschaftlichen Nutzen liefern und zu soliden Vorteilen und positiven Ergebnissen führen. Diese Leitlinien sind gleichermaßen für den Privatsektor relevant, und eine auf der Methodik basierende 'Better Business Cases'-Schulung ist weltweit verfügbar.

Im Kern beantwortet der Business Case wichtige Fragen zu der Chance oder dem Problem, das das vorgeschlagene Projekt angehen wird, und wie herausfordernd das Projekt sein wird. Das Fünf-Case-Modell stellt konkret diese fünf Fragen:

Ein gut vorbereiteter Business Case bietet Klarheit und Orientierung und ermöglicht es den Stakeholdern, fundierte Entscheidungen zu treffen. Es ist nicht nur ein Dokument; es ist eine Darstellung, die die Bedeutung und Durchführbarkeit des Programms oder Projekts vermittelt.

Schauen wir uns die Bedeutung eines Projekt-Business-Case an.

Nach der groben Bereichsabgrenzung und Planung für das Vorhaben mit wichtigen Stakeholdern ist der Business Case einfach das Evidenzbasis-Repository, das typischerweise für Genehmigungszwecke erforderlich ist, um Folgendes zu etablieren:

1. Ausrichtung auf Organisationsziele: Ein Business Case bietet strategische Passung und eine überzeugende Begründung für Intervention und Veränderung.
2. Fundierte Entscheidungsfindung: Der Business Case stellt den Stakeholdern alle notwendigen Informationen zur Verfügung und ermöglicht es ihnen, die Option zu wählen, die den optimalen sozialen und Wohlfahrtswert für die Durchführung des Vorhabens bietet.
3. Ressourcenallokation: Durch die Detaillierung der erwarteten Nutzen und Kosten hilft der Business Case Organisationen dabei, Ressourcen effektiv zu verteilen. Dies schafft Vertrauen, dass das Projekt mit den verfügbaren Ressourcen erfolgreich von der Organisation durchgeführt werden kann.
4. Risikomanagement: Ein ordnungsgemäß erstellter Business Case beinhaltet eine Risikobewertung, die potenzielle Herausforderungen und deren Auswirkungen identifiziert. Dieser proaktive Ansatz hilft dabei, Risiken zu mindern, bevor sie eskalieren.
5. Stakeholder Engagement: Der Business Case ist ein wesentliches Instrument für das Einbeziehen von Stakeholdern. Durch die Kommunikation der Projektvorteile schafft er Unterstützung und Engagement von den Beteiligten.
6. Leistungsmessung: Sobald das Projekt läuft, dient der Business Case als Referenzpunkt für die Messung der Leistung gegenüber den erwarteten Ergebnissen.
7. Effektives Change Management: Ein gut definierter Business Case kann beim Management von Veränderungen innerhalb einer Organisation helfen, indem er die Notwendigkeit für das Programm/Projekt und dessen erwartete Vorteile klar kommuniziert.

Das Verfassen eines Business Case umfasst mehrere wichtige Schritte, um sicherzustellen, dass er umfassend und überzeugend ist. Es erfordert sorgfältige Recherche und Überlegungen, bevor der Business Case geschrieben und präsentiert werden kann. Im Folgenden sind die wichtigsten Schritte des Prozesses aufgeführt:

• Definieren Sie das Problem oder die Chance, die der Business Case behandeln wird, klar.
• Sammeln Sie relevante Daten und Belege, um die Notwendigkeit von Maßnahmen zu unterstützen.

• Analysieren Sie die aktuelle Situation, einschließlich interner und externer Faktoren.
• Verwenden Sie Instrumente wie die SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen), um den Kontext zu verstehen.

• Setzen Sie klare, messbare Ziele fest, die die vorgeschlagene Lösung erreichen soll.
• Stellen Sie sicher, dass diese Ziele zur strategischen Gesamtausrichtung der Organisation passen.

• Identifizieren Sie mehrere potenzielle Lösungen für das Problem oder die Gelegenheit.
• Bewerten Sie jede Option anhand von Kriterien wie Machbarkeit, Kosten, Nutzen und Risiken.

• Wählen Sie die beste Option aus und liefern Sie eine fundierte Begründung für Ihre Auswahl.
• Fügen Sie unterstützende Belege und Daten hinzu, um Ihre Empfehlung zu untermauern.

• Skizzieren Sie die erforderlichen Schritte zur Umsetzung der gewählten Lösung.
• Fügen Sie einen Zeitplan, Ressourcenzuteilung und wichtige Meilensteine hinzu.

• Führen Sie eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse durch.
• Beziehen Sie prognostizierte Kosten, Einsparungen und die Kapitalrendite (ROI) mit ein.

• Identifizieren Sie potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der vorgeschlagenen Lösung.
• Entwickeln Sie Strategien zur Minderung dieser Risiken.

• Fassen Sie die wichtigsten Punkte des Business Cases zusammen, einschließlich des Problems, der vorgeschlagenen Lösung, der Vorteile und der Finanzanalyse.
• Halten Sie es prägnant und überzeugend, um die Aufmerksamkeit der Entscheidungsträger zu gewinnen.

• Überprüfen Sie den gesamten Business Case auf Klarheit, Genauigkeit und Vollständigkeit.
• Holen Sie Feedback von den Stakeholdern ein und nehmen Sie alle notwendigen Überarbeitungen vor.

• Bereiten Sie eine Präsentation vor, um den Business Case den Entscheidungsträgern zu vermitteln.
• Heben Sie die wichtigsten Punkte hervor und seien Sie bereit, Fragen zu beantworten.

Die Erstellung Ihres ersten Business Case kann eine überwältigende Aufgabe sein. Diese Tipps können jedoch helfen, den Prozess zu vereinfachen:

1. Kennen Sie Ihr Publikum: Passen Sie Ihren Business Case an die spezifischen Interessen und Bedenken Ihrer Stakeholder an. Das Verständnis ihrer Perspektive wird Ihnen helfen, ein überzeugenderes Argument zu präsentieren.
2. Verwenden Sie klare und prägnante Sprache: Vermeiden Sie Fachjargon und übermäßig komplexe Sprache. Ihr Ziel ist es, effektiv zu kommunizieren, daher ist Klarheit entscheidend.
3. Untermauern Sie Ihre Behauptungen mit Daten: Verwenden Sie Daten, Statistiken und Fallstudien zur Untermauerung Ihres Business Case. Evidenzbasierte Argumente sind überzeugender.
4. Seien Sie realistisch: Obwohl es wichtig ist, die Vorteile des Projekts hervorzuheben, seien Sie ehrlich bezüglich der Risiken und Herausforderungen. Stakeholder schätzen Transparenz.
5. Binden Sie Stakeholder frühzeitig ein: Beziehen Sie wichtige Stakeholder früh in den Prozess ein, um ihre Beiträge zu sammeln und Akzeptanz zu schaffen. Dieser kollaborative Ansatz kann zu einem stärkeren Business Case führen.
6. Überarbeiten und bearbeiten Sie: Zögern Sie nicht, Ihren Business Case mehrmals zu überarbeiten. Holen Sie sich Feedback von Kollegen oder Mentoren ein, um Klarheit und Effektivität zu verbessern.
7. Nutzen Sie Visualisierungen: Verwenden Sie Diagramme, Grafiken und Tabellen, um Daten und Informationen visuell zu präsentieren. Visualisierungen können komplexe Informationen verständlicher machen.
8. Seien Sie spezifisch: Vermeiden Sie vage Aussagen. Geben Sie spezifische Details zu Kosten, Zeitplänen und erwarteten Ergebnissen an.
9. Berücksichtigen Sie Alternativen: Diskutieren Sie alternative Lösungen und warum sie nicht ausgewählt wurden. Dies zeigt eine gründliche Betrachtung der Optionen.
10. Verwenden Sie eine Vorlage: Die Verwendung einer Business Case-Vorlage kann dabei helfen sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Komponenten abdecken. Vorlagen bieten Struktur und sparen Zeit.

Für weitere Unterstützung können Sie sich die folgenden Ressourcen ansehen:

• Branchenpublikationen wie die Green Book-Anleitung der britischen Regierung zu Optionen und Investitionsbewertung. Es gibt auch einen kostenlosen Newsletter.
• Professionelle Mitgliedsorganisationen bieten die Möglichkeit, sich mit anderen Fachleuten zu vernetzen.
• Schulungen und Zertifizierungen zu Business Cases sind über Online-Plattformen wie Coursera, Udemy, LinkedIn Learning und FutureLearn verfügbar. Ein professionelles Schulungs- und Zertifizierungsprogramm, das auf dem Green Book der britischen Regierung basiert, ist ebenfalls verfügbar.

Der Business Case ist kein statisches Dokument; er ist ein lebendiges Repository, das das Projekt während seines gesamten Lebenszyklus leitet. So und wann wird er genutzt:

1. Projektinitiierung: Der Business Case dient als Grundlage für die Projektinitiierung. Er liefert die Rechtfertigung für das weitere Vorgehen und skizziert den Rahmen für die Planung.
2. Prüfung und Genehmigung: Der Business Case wird den Entscheidungsträgern zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt. Ihr Feedback kann zu Überarbeitungen oder zusätzlichen Bewertungen führen.
3. Projektplanung: Während der Projektplanung informiert der Business Case über Ressourcenzuteilung, Zeitpläne und Risikomanagement-Strategien.
4. Leistungsüberwachung: Der Business Case bietet Benchmarks, um den Projektfortschritt anhand der erwarteten Vorteile und Kosten zu messen. Regelmäßige Überprüfungen gewährleisten die Ausrichtung an den ursprünglichen Zielen.
5. Stakeholder-Kommunikation: Der Business Case dient als Referenzpunkt für die laufende Kommunikation mit Stakeholdern und hilft dabei, alle Beteiligten informiert und engagiert zu halten.
6. Nachprojekt-Bewertung: Nach Projektabschluss wird der Business Case verwendet, um den Projekterfolg anhand der ursprünglichen Ziele und Vorgaben zu bewerten. Diese Bewertung informiert zukünftige Projekte und verbessert das organisatorische Lernen.

Um die Bedeutung eines gut strukturierten Business Case zu veranschaulichen, betrachten wir eine kurze Fallstudie.

Ein mittelständisches Unternehmen stellte Ineffizienzen in seinen Kundenservice-Prozessen aufgrund veralteter Technologie fest. Das Management-Team beschloss, einen Business Case für die Implementierung eines neuen CRM-Systems zu erstellen.

• Zusammenfassung für die Geschäftsführung: Die Zusammenfassung für die Geschäftsführung hob den Bedarf für verbesserten Kundenservice und das Potenzial für gesteigerte Verkäufe durch bessere Kundenbindung hervor.
• Problembeschreibung: Die Problembeschreibung skizzierte die Herausforderungen mit dem bestehenden System, einschließlich langsamer Reaktionszeiten und mangelhafter Datenverwaltung.
• Lösungsvorschlag: Der Lösungsvorschlag war ein neues CRM-System, das sich in bestehende Tools integrieren und erweiterte Kundeneinblicke bieten würde.
• Kosten-Nutzen-Analyse: Das Team schätzte die Kosten des neuen Systems gegen potenzielle Umsatzsteigerungen durch verbesserte Kundenzufriedenheit ab.
• Risikobewertung: Die Risikobewertung identifizierte potenzielle Implementierungsherausforderungen und schlug Schulungen für das Personal als Risikominderungsstrategie vor.
• Implementierungszeitplan: Ein grober Zeitplan für Beschaffung, Implementierung und Mitarbeiterschulungen eines neuen CRM-Systems zeigte auf, wie schnell die Vorteile sichtbar werden könnten.
• Fazit: Das Fazit bot eine prägnante Zusammenfassung des Problems mit der aktuellen Situation und einer Lösung und skizzierte die Risiken, Vorteile und beteiligten Ressourcen.

Als Ergebnis des Business Cases sicherte sich das Management-Team die Genehmigung für das Projekt, was zu einer erfolgreichen CRM-Implementierung führte, die den Kundenservice erheblich verbesserte und die Verkäufe ankurbelte.

Ein Projekt-Business-Case ist ein unverzichtbares Instrument im Projektmanagement. Er bietet den notwendigen Rahmen für die Rechtfertigung eines Projekts, die Unterstützung von Entscheidungsprozessen und die Steuerung der Umsetzung. Er stellt auch sicher, dass das Projekt realisierbar ist, bevor mit der Arbeit begonnen wird, und erhöht die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs. Durch das Verständnis seiner Komponenten und die Befolgung bewährter Praktiken können Sie einen überzeugenden Business Case erstellen, der bei den Stakeholdern Anklang findet.

Wenn Sie sich daran machen, Ihren ersten Business Case zu schreiben, denken Sie daran, die in diesem Blog aufgeführten Tipps zu nutzen und einen soliden Business Case zu erstellen, der nicht nur Ihr Programm oder Projekt rechtfertigt, sondern auch den Grundstein für dessen erfolgreiche Umsetzung legt.