Agile Change Agents komen te hulp!

Effectief verandermanagement en Agile werken vereisen het opbouwen van een breed netwerk van mensen die veranderprocessen kunnen initiëren en ondersteunen. Zij begrijpen de noodzaak voor verandering en hebben de competenties die nodig zijn om mensen effectief te ondersteunen bij het implementeren van nieuwe oplossingen.

Deze individuen komen van verschillende niveaus van de organisatie en verrichten dagelijks verschillende taken. Zij omvatten leiders, hoofden van organisatie-eenheden, domeinexperts, specialisten, projectteamleden, consultants... Gezamenlijk kunnen zij Agile Change Agents worden genoemd.

Zoals elke goede project- of verandermanager weet, is het implementeren van verandering zelden (zo ooit!) eenvoudig. Er zijn gewoonlijk een aantal obstakels onderweg; uitdagingen die cruciaal zijn om effectief aan te pakken als een project of veranderinitiatief uiteindelijk succesvol wil zijn.

In dit artikel bekijken we hoe de Agile Change Agent cursus enkele veelvoorkomende project- en verandermanagement uitdagingen aanpakt.

Tegenwoordig wordt het plannen van verandering steeds uitdagender. Enerzijds is er in elk bedrijf behoefte aan strategische organisatieveranderingsplanning om de chaos te helpen beheersen en projectvoorbereiding, soepele stakeholdersbetrokkenheid en een passende communicatiestrategie mogelijk te maken. Anderzijds veranderen organisaties zo snel dat er vaak onvoldoende tijd is om langetermijnvisies en coalities ter ondersteuning daarvan op te bouwen.

Veranderingen moeten snel worden geïmplementeerd. Creativiteit is vereist omdat standaard manieren van werken vaak niet meer van toepassing zijn. In deze situatie moeten leiders het concept van agile veranderingsplanning op alle niveaus volledig begrijpen: programma's, projecten en eenvoudigere initiatieven.

De Agile Change Agent workshop introduceert het concept van een Roadmap in plaats van gedetailleerde plannen. De Roadmap zorgt ervoor dat een veranderingsinitiatief wordt georganiseerd op een hoog niveau van algemeenheid, met bewustzijn van het algemene doel. Tegelijkertijd laat het veel vrijheid in de ontwikkeling van de oplossing en maakt het koerscorrecties mogelijk. De fasen van het initiatief zijn daarom opeenvolgende iteraties, eindigend met de implementatie van het werkende deel van de oplossing dat de geplande voordelen oplevert.

De Roadmap kan van toepassing zijn op een enkele taak, project of een reeks projecten. Het maakt ook de integratie van verschillende methoden en beste managementpraktijken mogelijk zoals PRINCE2, AgilePM, AgilePgM en MSP. In deze zin biedt de Roadmap een uiterst veelzijdige benadering, open voor verschillende managementmethodologieën, terwijl het agile, incrementele planning mogelijk maakt.

Belangrijkste Agile Change Agent tools op dit gebied: Roadmap.

Er zijn verschillende belangrijke voorwaarden voor het succesvol uitvoeren van Roadmap-planning. Snellere, efficiëntere leveringen zijn niet zozeer het resultaat van intensiever werk en grote toewijding van hele teams, maar eerder het resultaat van efficiënte communicatie. Voor efficiënte communicatie is gepaste betrokkenheid van alle deelnemers aan het veranderinitiatief vereist. Zonder betrokkenheid zal er geen succes zijn, maar het is ook moeilijk (zo niet onmogelijk) als je het alleen vanuit een autoriteitspositie probeert te bereiken; het geven van instructies in plaats van constructief samenwerken met teamleden en andere belanghebbenden.

De betrokkenheid van alle deelnemers is een fundamenteel principe bij agile benaderingen en initiatieven. Daarom is effectieve communicatie meer dan alleen uitgebreide informatie. Het is een heel systeem van management dat de interne motivatie in het team versterkt om deel te nemen aan veranderingen, in tegenstelling tot het opleggen van veranderingen.

De rol van een Agile Change Agent is om met mensen te werken - op alle niveaus van het veranderinitiatief - door actief te luisteren en een feedbackcultuur te bevorderen. Een uiting van het opbouwen van effectieve communicatie is het integreren van veranderinitiatieven met goed begrepen bedrijfsdoelstellingen.

Belangrijke Agile Change Agent-tools op dit gebied: Business Case; Change Management Strategy; Change Management Plan; Communicatieplan; Actief Luisteren, Feedback.

Als veranderingsinitiatieven goed onderbouwd zijn en projecten zinvol zijn vanuit het perspectief van hun deelnemers, neemt de kans op succesvolle omgang met weerstand tegen verandering toe. Het is echter belangrijk om te onthouden dat deze weerstand tot op zekere hoogte menselijke natuur is. Een Agile Change Agent begrijpt natuurlijk voorkomende weerstand en is in staat om ondersteuning te bieden aan degenen die verandering ervaren.

Succesvolle veranderingsagenten moeten bekend zijn met basale leerconcepten, omdat organisatieverandering deelnemers (klanten of collega's) voortdurend kan dwingen zich aan te passen aan nieuwe situaties en voortdurend nieuwe manieren van werken te leren. Dit houdt in dat men buiten de comfortzone treedt, wat aanleiding geeft tot een periodiek gevoel van afname in effectiviteit en vertrouwensniveaus.

De rol van de Agile Change Agent bij het voorbereiden van mensen om met deze periodieke toestanden om te gaan is van onschatbare waarde. In een omgeving die risico's nemen mogelijk maakt, het accepteren van de mogelijkheid van het maken van fouten, de bereidheid om eigen creativiteit en innovatie te gebruiken, is de prestatie vaak veel groter. Het is juist deze houding en werksfeer die sommige organisaties in staat stelt zich effectiever aan te passen als reactie op de druk van frequente veranderingen in de omgeving.

Belangrijke Agile Change Agent-tools op dit gebied: Actief Luisteren; Feedback.

Als we willen dat een veranderingsinitiative van koers verandert op een manier die het in staat stelt om voortdurend afgestemd te blijven op bedrijfsdoelstellingen, moeten we belanghebbenden uitnodigen om samen te werken aan het voortdurend herzien van oorspronkelijke aannames en deze te confronteren met de veranderende behoeften van de organisatie.

Deze belanghebbenden variëren van degenen die baat hebben bij de verandering tot degenen die actief werken aan de oplossing, of die simpelweg hun eigen werkwijzen moeten veranderen.  Het is verstandig om een brede aanpak te hanteren bij het werken met alle gebieden die beïnvloed zullen worden door de uitkomsten van de verandering. De uitnodiging tot samenwerking kan worden gedaan door uitgebreid gebruik te maken van feedback en door te zorgen voor mogelijkheden voor regelmatige en continue dialoog.

De rol van leiders verandert ook, van een top-down benadering naar het creëren van voorwaarden voor zelfstandig opererende teams & individuen, terwijl ervoor wordt gezorgd dat relevante en noodzakelijke ondersteuning beschikbaar is. Voor veel organisaties vereist dit een complete herevaluatie van de managementbenadering, van een voorschrijvende naar een benadering van empowerment die creativiteit en innovatie ondersteunt. De Agile Change Agent is een rol die deze voorwaarden perfect begrijpt en beschikt over de competenties van een facilitator en coach.

Belangrijke Agile Change Agent tools op dit gebied: Prioritering van Vereisten - MoSCoW; Benefits Identifying Questionnaire; Community Map; Motivation Questionnaire.

De essentiële rol van een Agile Change Agent is om belanghebbenden effectief te betrekken bij veranderinitiatieven. De kwaliteit van deze betrokkenheid bepaalt vaak de effectiviteit van de oplossing en/of verandering die wordt geïmplementeerd.  Een hoge mate van gevoeligheid is vereist, omdat een groep belanghebbenden verschillende eisen en perspectieven kan hebben. Enerzijds mag je deze groep niet te veel uitbreiden, maar anderzijds moet je ervoor zorgen dat alle relevante belanghebbenden effectief betrokken zijn en de meest geschikte strategieën toepassen.

Het selecteren van een geschikte betrokkenheidsstrategie begint met het uitvoeren van een belanghebbendenanalyse, het classificeren van belanghebbenden, en ten slotte het voorstellen van de juiste (en noodzakelijke) benadering voor communicatie en betrokkenheid.

Agile Change Agent tools op dit gebied: Persoonlijke Beoordeling; Emotionele Reactie Vragenlijst; Persoonlijk Leiderschap; Zelfbeheersing; Empathische Communicatie; Ondersteunende Omgeving.

Klik hier om meer te ontdekken over de Agile Change Agent cursus en certificering.

Klik hier om meer te weten te komen over Asseco Data Systems.