Agentes de Mudança Ágeis ao resgate!

O gerenciamento eficaz de mudanças e o trabalho Agile exigem a construção de uma ampla rede de pessoas que podem iniciar e apoiar processos de mudança. Elas compreendem a necessidade de mudança e possuem as competências necessárias para apoiar efetivamente as pessoas na implementação de novas soluções.

Esses indivíduos vêm de diferentes níveis da organização, executando diferentes tarefas no dia a dia. Incluem líderes, chefes de unidades organizacionais, especialistas de domínio, especialistas, membros de equipe de projeto, consultores... Coletivamente, podem ser chamados de Agentes de Mudança Agile.

Como qualquer bom gerente de projeto ou mudança sabe, implementar mudanças raramente (ou nunca!) é fácil. Geralmente há vários obstáculos ao longo da jornada; desafios que são cruciais de abordar efetivamente se um projeto ou iniciativa de mudança deve, no final das contas, se mostrar bem-sucedido.

Neste artigo, analisamos como o curso Agente de Mudança Agile aborda alguns desafios comuns de gerenciamento de projetos e mudanças.

Hoje, planejar mudanças está se tornando cada vez mais desafiador. Por um lado, há a necessidade de planejamento estratégico de mudanças organizacionais em todas as empresas para ajudar a controlar o caos e permitir a preparação de projetos, engajamento suave das partes interessadas e uma estratégia de comunicação adequada. Por outro lado, as organizações mudam tão rapidamente que frequentemente não há tempo suficiente para construir visões de longo prazo e coalizões para apoiá-las.

As mudanças devem ser implementadas rapidamente. É necessária criatividade, pois as formas padronizadas de fazer as coisas frequentemente não se aplicam mais. Nesta situação, os líderes precisam compreender completamente o conceito de planejamento ágil de mudanças em todos os níveis: programas, projetos e iniciativas mais simples.

O workshop Agile Change Agent introduz o conceito de um Roadmap em vez de planos detalhados. O Roadmap garante que uma iniciativa de mudança seja organizada em um alto nível de generalidade, com consciência de seu propósito geral. Ao mesmo tempo, deixa muita liberdade no desenvolvimento da solução e permite correções de curso. As etapas da iniciativa são, portanto, iterações sucessivas, terminando com a implementação da parte funcional da solução que entrega os benefícios planejados.

O Roadmap pode se aplicar a uma única tarefa, projeto ou uma gama de projetos. Também permite a integração de diferentes métodos e melhores práticas de gestão como PRINCE2, AgilePM, AgilePgM e MSP. Neste sentido, o Roadmap oferece uma abordagem extremamente versátil, aberta a diferentes metodologias de gestão, ao mesmo tempo que permite planejamento ágil e incremental.

Principais ferramentas do Agile Change Agent nesta área: Roadmap.

Existem várias condições-chave para que o planejamento de Roadmap ocorra com sucesso. Entregas mais rápidas e eficientes não são tanto o resultado de trabalho mais intensivo e grande dedicação de equipes inteiras, mas sim o resultado de comunicação eficiente. Para que a comunicação seja eficiente, é necessário o envolvimento adequado de todos os participantes na iniciativa de mudança. Sem envolvimento não haverá sucesso, mas também é difícil (se não impossível) se você tentar alcançá-lo apenas a partir de uma posição de autoridade; dando instruções ao invés de se envolver construtivamente com os membros da equipe e outras partes interessadas.

O envolvimento de todos os participantes é um princípio fundamental com abordagens e iniciativas ágeis. Portanto, comunicação eficaz é mais do que apenas informação abrangente. É um sistema completo de gestão, fortalecendo a motivação interna da equipe para participar das mudanças, em oposição a ter mudanças impostas a eles.

O papel de um Agente de Mudança Ágil é trabalhar com pessoas - em todos os níveis da iniciativa de mudança - ouvindo ativamente e promovendo uma cultura de feedback. Uma manifestação da construção de comunicação eficaz é integrar iniciativas de mudança com objetivos de negócio bem compreendidos.

Ferramentas-chave do Agente de Mudança Ágil nesta área: Business Case; Estratégia de Gestão da Mudança; Plano de Gestão da Mudança; Plano de Comunicação; Escuta Ativa, Feedback.

Se as iniciativas de mudança são bem fundamentadas e os projetos fazem sentido da perspectiva de seus participantes, a probabilidade de gerenciar com sucesso a resistência à mudança aumenta. No entanto, é importante lembrar que essa resistência é, até certo ponto, da natureza humana. Um Agente de Mudança Ágil compreende a resistência que ocorre naturalmente e é capaz de oferecer apoio àqueles que estão passando por mudanças.

Agentes de mudança bem-sucedidos devem estar familiarizados com conceitos básicos de aprendizagem, pois a mudança organizacional pode continuamente forçar os participantes (clientes ou colegas) a se adaptarem a novas situações e aprenderem continuamente novas formas de fazer as coisas. Isso envolve sair da zona de conforto, dando origem a uma sensação periódica de declínio na eficácia e nos níveis de confiança.

O papel do Agente de Mudança Ágil em preparar as pessoas para lidar com esses estados periódicos é inestimável. Em um ambiente que permite assumir riscos, aceitar a possibilidade de cometer erros, a disposição de usar a própria criatividade e inovação, o desempenho é frequentemente muito maior. É precisamente essa atitude e atmosfera de trabalho que permite que algumas organizações se adaptem de forma mais eficaz em resposta à pressão de mudanças frequentes no ambiente.

Principais ferramentas do Agente de Mudança Ágil nesta área: Escuta Ativa; Feedback.

Se quisermos que uma iniciativa de mudança mude de rumo de uma forma que lhe permita manter continuamente o alinhamento com os objetivos do negócio, precisamos convidar as partes interessadas a colaborar na revisão contínua das suposições originais e confrontá-las com as necessidades em mudança da organização.

Essas partes interessadas vão desde aquelas que se beneficiam da mudança até aquelas que estão trabalhando ativamente na solução, ou que simplesmente precisam mudar suas próprias formas de trabalhar.  É sensato adotar uma abordagem ampla para trabalhar com todas as áreas que serão afetadas pelos resultados da mudança. O convite para colaborar pode ser feito através do uso extensivo de feedback e garantindo opções para diálogo regular e contínuo.

O papel dos líderes também está mudando, de uma abordagem de cima para baixo para criar condições para equipes & indivíduos empoderados, garantindo que o suporte relevante e necessário esteja disponível. Para muitas organizações, isso requer uma reavaliação completa da abordagem de gestão, de uma que é prescritiva para uma de empoderamento que apoia a criatividade e inovação. O Agente de Mudança Ágil é um papel que entende perfeitamente essas condições e tem as competências de um facilitador e coach.

Principais ferramentas do Agente de Mudança Ágil nesta área: Priorização de Requisitos - MoSCoW; Questionário de Identificação de Benefícios; Mapa da Comunidade; Questionário de Motivação.

O papel fundamental de um Agente de Mudança Ágil é engajar efetivamente as partes interessadas em iniciativas de mudança. A qualidade desse engajamento frequentemente determina a eficácia da solução e/ou mudança sendo implementada.  É necessário um alto grau de sensibilidade, pois um grupo de partes interessadas pode ter requisitos e perspectivas diferentes. Por um lado, você não deve expandir esse grupo excessivamente, mas por outro lado precisa garantir que todas as partes interessadas relevantes sejam efetivamente engajadas e adotar as estratégias mais apropriadas.

Selecionar uma estratégia de engajamento apropriada começa com a realização de uma análise das partes interessadas, classificação das partes interessadas e, finalmente, propor a abordagem apropriada (e necessária) para comunicação e engajamento.

Ferramentas do Agente de Mudança Ágil nesta área: Avaliação Pessoal; Questionário de Resposta Emocional; Liderança Pessoal; Autocontrole; Comunicação Empática; Ambiente Sustentável.

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