Wat is Enterprise Change Management?

Een van de vele realiteiten voor moderne organisaties is dat verandering een constante hartslag is die hen vooruit stuwt. Organisaties die digitale transformaties ondergaan, reageren op marktveranderingen, structurele wijzigingen doorvoeren of zich aanpassen aan een strategische koerswijziging, moeten zich kunnen aanpassen. Hoe een onderneming reageert op verandering zal steeds meer een bepalende factor zijn voor haar succes. Hoe sturen leiders en veranderpraktijken hun organisaties, teams en collega's door de complexiteit van ondernemingsverandering? We verkennen zowel de kunst als de wetenschap van het managen van verandering terwijl we bekijken hoe enterprise change management teams in staat stelt om de toekomst met vertrouwen en doelgerichtheid te creëren.

Enterprise Change Management (ECM) is een gestructureerde aanpak voor het beheren van verandering binnen een volledige organisatie. In tegenstelling tot verandermanagement op projectniveau, dat zich richt op specifieke projecten of initiatieven, omvat ECM alle aspecten van verandering binnen een organisatie. Het zorgt ervoor dat veranderingen soepel en succesvol worden geïmplementeerd, waarbij verstoring wordt geminimaliseerd en voordelen worden gemaximaliseerd.

Richt zich op het managen van verandering gerelateerd aan, of binnen, een specifiek project. Het omvat het plannen, implementeren en monitoren van veranderingen om te helpen zorgen dat de oplossingen die door het project worden geleverd uiteindelijk zullen worden geadopteerd.

Behelst het managen van verandering door de gehele organisatie. Dit omvat het afstemmen van veranderingsinitiatieven op de strategische doelen van de organisatie, het waarborgen van consistentie, en het bevorderen van een brede cultuur van veranderingsbereidheid.

Het implementeren van ECM is om verschillende redenen cruciaal. Ten eerste zorgt het ervoor dat veranderingsinitiatieven aansluiten bij strategische doelen, waardoor alle inspanningen de lange termijn doelstellingen van de organisatie ondersteunen en consistent zijn met elkaar.

Vervolgens biedt het een standaardaanpak voor het managen van verandering, wat verwarring vermindert en de efficiëntie verhoogt. Dit stelt medewerkers vervolgens in staat om betrokken en geëngageerd te zijn bij vertrouwde, toegankelijke en benaderbare veranderingsprocessen, wat draagvlak vergroot en weerstand vermindert.

Ten vierde werkt een enterprise-brede benadering van verandering samen met organisatorisch risicomanagement, waarbij risico's geïdentificeerd en beperkt worden die samenhangen met individuele veranderingen en hele veranderprogramma's, wat zorgt voor soepelere overgangen.

Tot slot zorgt enterprise change management ervoor dat veranderingen duurzaam zijn en geïntegreerd worden in de cultuur en bedrijfsvoering van de organisatie door de impliciete – zo niet openlijke – organisatorische ondersteuning van een enterprise-brede aanpak.

De componenten van ECM lijken niet verrassend op die van goed verandermanagement overal. Verandering in de meeste contexten profiteert van sterk leiderschap om verandering aan te sturen en noodzakelijke middelen veilig te stellen, een toegewijd team om veranderingsinitiatieven te plannen, implementeren en monitoren, heldere en consistente communicatie om alle belanghebbenden geïnformeerd en betrokken te houden, capaciteitsverbetering die werknemers voorziet van de vaardigheden en kennis die nodig zijn om zich aan te passen aan verandering, en het monitoren van voortgang en het verzamelen van feedback om noodzakelijke aanpassingen te maken.

In een organisatiebrede model van verandering worden het team om veranderingsinitiatieven te plannen, implementeren en monitoren, en de opbouw van capaciteit bijzonder versterkt. Als een model dat individuele projecten omringt en ondersteunt door ze 'in te pakken' in een organisatiebrede visie, stelt ECM dat aspect van verandering mogelijk dat soms ontbreekt in andere benaderingen: groei van de verandercapaciteit zelf.

Digitale tools om verandermanagement op ondernemingsniveau te organiseren groeien momenteel sterk, en organisaties zullen binnenkort verwend worden met keuze-opties. Twee belangrijke aandachtspunten om effectief ECM te ondersteunen betreffen ten eerste het waarborgen dat de digitale tooling van de onderneming de verandermanagementprocessen en -cultuur van de organisatie ondersteunt; en ten tweede dat de gekozen digitale tools een ondernemingsweergave van verandering (EVOC) kunnen produceren.

Naast digitale tools zullen er een aantal belangrijke verandermanagementprocessen zijn die gemeenschappelijk zijn voor de meeste organisaties die ondernemingsbrede verandering ondernemen:

• Veranderingsimpacten vormen de kern van gedegen verandermanagement. Ondernemingen hebben gewoonlijk een benadering voor Veranderingsimpactbeoordeling die de potentiële impact van veranderingen op de organisatie evalueert, in het bijzonder de impact op mensen.
• Stakeholderanalyseprocessen identificeren en maken begrip mogelijk van de behoeften en zorgen van stakeholders.
• Veranderingsgereidheidsbeoordelingen bestaan om:
  a) de gereidheid van de organisatie voor verandering op bredere schaal te beoordelen of
  b) de gereidheid van de organisatie te beoordelen om een specifieke verandering te adopteren die wordt geleverd door Projectniveau Verandermanagement.
• Communicatietools zijn essentieel bij verandering en het wordt sterk aanbevolen om verschillende kanalen te identificeren en te gebruiken om veranderingsinitiatieven te communiceren, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de kanalen relevant zijn voor de getroffen doelgroepen.
• Trainingsprogramma's zullen aanwezig zijn om werknemers te helpen zich aan te passen aan nieuwe processen en systemen.
• En ten slotte zijn Feedbackmechanismen zeer effectieve manieren om de effectiviteit van het veranderingsproces te begrijpen en te verbeteren. Feedback is vooral belangrijk in ECM omdat het de langetermijncapaciteitsgroei mogelijk maakt die centraal staat in de ondernemingsbrede benadering.

Het implementeren van ECM is op zichzelf al een verandering. Organisaties die momenteel Project-Level Change Management toepassen zullen veel componenten al op zijn plaats hebben, maar er zal nog steeds een noodzakelijk proces zijn om projecten met elkaar te verbinden tot een samenhangend geheel. Het implementeren van elke verandering in een organisatie omvat verschillende stappen, en het implementeren van verbeterde change management capaciteiten zou niet anders moeten zijn.

Teams die ECM implementeren zouden zich moeten inspannen om:

1. De Huidige en Toekomstige Staat te Beoordelen: Begrijp de huidige staat van de organisatie en identificeer verbetergebieden, lacunes of gevolgen voor mensen terwijl deze beweegt naar het implementeren van ECM.
2. Een Gedeelde Visie te Definiëren: Formuleer duidelijk de visie voor de toekomstige staat en hoe deze aansluit bij de strategische doelen van de organisatie. Zoek afstemming over de visie onder belangrijke stakeholders.
3. Een Change Management Plan te Ontwikkelen: Creëer een gedetailleerd plan dat de stappen, middelen en tijdlijnen voor het implementeren van verandering omschrijft, waarbij ervoor wordt gezorgd dat gevolgen en risico's begrepen en ingepland zijn.
4. Getroffen Groepen te Betrekken: Betrek mensen die geraakt worden door de implementatie om hun steun te krijgen en hun zorgen aan te pakken. Hoewel deze mensen change practitioners kunnen zijn, hebben zij mogelijk nog steeds ondersteuning nodig om gesilo'd werken los te laten en een organisatiebrede benadering te omarmen.
5. Effectief te Communiceren: Gebruik heldere en consistente communicatie om iedereen geïnformeerd en betrokken te houden.
6. Training en Ondersteuning te Bieden: Bied training en ondersteuning om medewerkers te helpen zich aan te passen aan verandering.
7. Te Monitoren en Aan te passen: Monitor de voortgang continu en maak nodige aanpassingen om succesvolle implementatie te waarborgen. Idealiter verzamelen en monitoren change implementaties meetgegevens die gebruikt kunnen worden om objectief de voortgang van verandering te beschrijven.

Het implementeren van Enterprise Change Management kan uitdagend zijn. Elke organisatiecultuur zal uniek zijn in hoe de uitdagingen zich voordoen, maar er zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen en mogelijke oplossingen om rekening mee te houden.

ECM introduceert een laag van zichtbaarheid en bestuur die aanvankelijk kan overkomen als te veel sturing en weerstand kan opwekken. Pak weerstand aan door belanghebbenden en getroffen groepen te betrekken bij het veranderingsproces en hun zorgen aan te pakken.

Het implementeren van Enterprise Change Management is een van die veranderingen die sterke leiderschapsondersteuning vereist. Het doorvoeren van veranderingen op projectniveau in organisaties kan uitdagend zijn. Maar in vergelijking met het implementeren van ECM is verandering op projectniveau relatief beperkt qua impact. Het implementeren van een systeem om verandering door de hele organisatie heen te managen vereist toewijding van het leiderschap en de inzet van de benodigde middelen.

Afhankelijk van de weerstandsplatforms die kunnen ontstaan, zal duidelijke en consistente communicatie essentieel zijn om wegversperringen te voorkomen. Duidelijke communicatie houdt iedereen geïnformeerd en betrokken. 

Trainingsprogramma's kunnen duur zijn, maar organisaties die proberen veranderingen door te voeren zonder training ontdekken dat het duurder is om niet te trainen. Het bieden van uitgebreide training om de onderneming te helpen zich aan te passen aan de nieuwe ECM-processen en -systemen zorgt voor een veel soepelere implementatie.

Er zijn veel innovatieve manieren om veranderingsimplementaties van middelen te voorzien, waaronder snelle resourcemodellen die beschikbaar zijn bij Agencia Change en andere veranderingsmanagementadviesbureaus. De enige manier om het web van problemen veroorzaakt door onvoldoende middelen te ontrafelen, is het plannen en toewijzen van voldoende middelen om het veranderingsproces te ondersteunen.

Enterprise Change Management is een essentieel instrument voor moderne organisaties om de complexiteit van hun vele en uiteenlopende veranderingen te begrijpen. Door veranderinitiatieven af te stemmen op strategische doelstellingen, medewerkers te betrekken en de nodige ondersteuning te bieden, kunnen organisaties een veranderingsgerichte cultuur opbouwen die zich positief aanpast aan verandering en blijft verbeteren naarmate het veranderingsvermogen in de loop van de tijd groeit. Het implementeren van ECM zorgt ervoor dat individuele veranderingen duurzaam zijn en geïntegreerd worden in de bedrijfsvoering van de organisatie, en dat verandering meer in het algemeen wordt verwelkomd in de organisatie als een katalysator voor groei.

Het opbouwen van een veranderingsgerichte organisatie die succesvol is in enterprise change management vereist commitment, sterk leiderschap en een gestructureerde aanpak.