Czym jest zarządzanie zmianami w przedsiębiorstwie?

Wśród wielu realiów współczesnych organizacji jest to, że zmiana to stały rytm serca, który popycha je do przodu. Organizacje przechodzące transformacje cyfrowe, reagujące na zmiany rynkowe, wprowadzające zmiany strukturalne lub dostosowujące się do strategicznego zwrotu muszą być w stanie się adaptować. To, jak przedsiębiorstwo reaguje na zmiany, w coraz większym stopniu będzie głównym czynnikiem determinującym jego sukces. Jak więc liderzy i specjaliści od zmian kierują swoimi organizacjami, zespołami i współpracownikami przez złożoność zmian korporacyjnych? Eksplorujemy zarówno sztukę, jak i naukę zarządzania zmianą, przyglądając się temu, jak zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie umożliwia zespołom tworzenie przyszłości z pewnością siebie i celem.

Zarządzanie Zmianą Przedsiębiorstwa (Enterprise Change Management, ECM) to uporządkowane podejście do zarządzania zmianą w całej organizacji. W przeciwieństwie do zarządzania zmianą na poziomie projektu, które skupia się na konkretnych projektach lub inicjatywach, ECM obejmuje wszystkie aspekty zmiany w organizacji. Zapewnia płynne i skuteczne wdrażanie zmian, minimalizując zakłócenia i maksymalizując korzyści.

Koncentruje się na zarządzaniu zmianami związanymi z konkretnym projektem lub zachodzącymi w jego ramach. Obejmuje planowanie, wdrażanie i monitorowanie zmian, aby pomóc zapewnić, że rozwiązania dostarczane przez projekt zostaną ostatecznie przyjęte.

Obejmuje zarządzanie zmianą w całej organizacji. Obejmuje to dostosowanie inicjatyw zmian do strategicznych celów organizacji, zapewnienie spójności oraz wspieranie szerokiej kultury gotowości na zmiany.

Wdrożenie ECM jest kluczowe z kilku powodów. Po pierwsze, dostosowuje inicjatywy zmian do celów strategicznych, zapewniając, że wszystkie wysiłki wspierają długoterminowe cele organizacji i są ze sobą spójne.

Następnie zapewnia standardowe podejście do zarządzania zmianami, redukując zamieszanie i zwiększając efektywność. To z kolei umożliwia pracownikom zaangażowanie się w znane, dostępne i przystępne procesy zmian, zwiększając poparcie i redukując opór.

Po czwarte, przedsiębiorczy sposób podejścia do zmian współpracuje z organizacyjnym zarządzaniem ryzykiem, identyfikując i łagodząc ryzyka związane z poszczególnymi zmianami i całymi programami zmian, zapewniając płynniejsze przejścia.

Wreszcie, korporacyjne zarządzanie zmianami zapewnia, że zmiany są trwałe i zintegrowane z kulturą i działaniami organizacji poprzez dorozumiane – jeśli nie jawne – organizacyjne wsparcie przedsiębiorstwowego podejścia.

Komponenty ECM są, co nie dziwi, podobne do tych stosowanych w skutecznym zarządzaniu zmianą wszędzie. Zmiana w większości kontekstów czerpie korzyści z silnego przywództwa napędzającego zmianę i zabezpieczającego niezbędne zasoby, dedykowanego zespołu planującego, wdrażającego i monitorującego inicjatywy zmiany, jasnej i spójnej komunikacji utrzymującej wszystkich interesariuszy w stanie poinformowania i zaangażowania, podnoszenia kompetencji zapewniającego pracownikom umiejętności i wiedzę potrzebną do adaptacji do zmiany oraz monitorowania postępów i zbierania opinii w celu dokonania niezbędnych korekt.

W przedsiębiorczym modelu zmiany zespół planujący, wdrażający i monitorujący inicjatywy zmiany oraz budowanie kompetencji są szczególnie wzmocnione. Będąc modelem, który otacza i wspiera poszczególne projekty poprzez „opakowywanie" ich w organizacyjną perspektywę, ECM umożliwia ten aspekt zmiany, który czasami brakuje w innych podejściach: rozwój samej zdolności do zmiany.

Narzędzia cyfrowe do organizacji zarządzania zmianą na poziomie przedsiębiorstwa obecnie dynamicznie się rozwijają, a organizacje wkrótce będą miały zbyt duży wybór. Dwa kluczowe aspekty wspierające skuteczne ECM to po pierwsze zapewnienie, że cyfrowe narzędzia przedsiębiorstwa wspierają procesy zarządzania zmianą i kulturę organizacji; a po drugie, że wybrane narzędzia cyfrowe mogą wygenerować widok zmian na poziomie przedsiębiorstwa (EVOC).

Poza narzędziami cyfrowymi, będzie istnieć szereg kluczowych procesów zarządzania zmianą wspólnych dla większości organizacji podejmujących zmiany w całym przedsiębiorstwie:

• Wpływy zmian są podstawą solidnego zarządzania zmianą. Przedsiębiorstwa zwykle mają podejście do Oceny Wpływu Zmian, które ocenia potencjalny wpływ zmian na organizację, w szczególności wpływ na ludzi.
• Procesy Analizy Interesariuszy identyfikują i umożliwiają zrozumienie potrzeb i obaw interesariuszy.
• Oceny Gotowości do Zmian istnieją w celu:
  a) oceny gotowości organizacji do zmian w szerszej skali lub
  b) oceny gotowości organizacji do przyjęcia konkretnej zmiany wdrażanej przez Zarządzanie Zmianą na Poziomie Projektu.
• Narzędzia komunikacyjne są niezbędne w procesie zmian i wysoce zaleca się identyfikację i wykorzystanie różnych kanałów do komunikowania inicjatyw zmian, zapewniając, że kanały są odpowiednie dla dotkniętych audytoriów.
• Programy Szkoleniowe będą wprowadzone, aby pomóc pracownikom przystosować się do nowych procesów i systemów.
• I wreszcie, Mechanizmy Zwrotnej są wysoce skutecznymi sposobami na zrozumienie skuteczności i ulepszanie procesu zmian. Informacje zwrotne są szczególnie ważne w ECM, ponieważ umożliwiają długoterminowy rozwój zdolności będący sednem podejścia na poziomie całego przedsiębiorstwa.

Wdrożenie ECM samo w sobie jest zmianą. Organizacje, które obecnie stosują Zarządzanie Zmianą na Poziomie Projektów, będą miały wiele komponentów już na miejscu, ale nadal będzie potrzebny proces łączenia projektów w spójną całość. Wdrożenie jakiejkolwiek zmiany w organizacji obejmuje kilka kroków, a wdrażanie ulepszonej zdolności zarządzania zmianą nie powinno być inne.

Zespoły wdrażające ECM powinny dążyć do:

1. Oceny Stanu Obecnego i Przyszłego: Zrozumienia obecnego stanu organizacji i zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy, luk lub wpływów na ludzi w miarę przechodzenia do wdrażania ECM.
2. Określenia Wspólnej Wizji: Jasnego sformułowania wizji przyszłego stanu i tego, jak współgra ona ze strategicznymi celami organizacji. Poszukiwania zgodności w kwestii wizji wśród kluczowych interesariuszy.
3. Opracowania Planu Zarządzania Zmianą: Stworzenia szczegółowego planu przedstawiającego kroki, zasoby i harmonogramy wdrażania zmiany, zapewniając, że wpływy i ryzyka są zrozumiane i zostały zaplanowane.
4. Zaangażowania Grup Dotkniętych Zmianą: Włączenia osób dotkniętych wdrożeniem, aby uzyskać ich wsparcie i odpowiedzieć na ich obawy. Mimo że osoby te mogą obejmować praktyków zarządzania zmianą, mogą nadal potrzebować wsparcia, aby porzucić silosowe sposoby pracy i przyjąć podejście ogólnoorganizacyjne.
5. Skutecznej Komunikacji: Stosowania jasnej i spójnej komunikacji, aby utrzymać wszystkich poinformowanych i zaangażowanych.
6. Zapewnienia Szkoleń i Wsparcia: Oferowania szkoleń i wsparcia, aby pomóc pracownikom przystosować się do zmiany.
7. Monitorowania i Dostosowywania: Ciągłego monitorowania postępów i wprowadzania niezbędnych korekt w celu zapewnienia pomyślnego wdrożenia. W idealnym przypadku wdrożenia zmian pozyskują i monitorują metryki, które mogą być wykorzystane do obiektywnego opisania postępu zmiany.

Wdrażanie Enterprise Change Management może być wyzwaniem. Każda kultura organizacyjna będzie unikalna pod względem tego, jak te wyzwania się prezentują, ale istnieją pewne wspólne wyzwania i potencjalne rozwiązania, o których warto wiedzieć.

ECM wprowadza warstwę widoczności i zarządzania, która początkowo może sprawiać wrażenie nadmiernego kontrolowania i wywoływać opór. Radzenie sobie z oporem poprzez zaangażowanie interesariuszy i grup dotkniętych zmianami w proces zmiany oraz zajęcie się ich obawami.

Wdrażanie Zarządzania Zmianą na Poziomie Przedsiębiorstwa to jedna z tych zmian, które wymagają silnego wsparcia ze strony kierownictwa. Wprowadzanie zmian na poziomie projektów w organizacjach może być trudne. Jednak w porównaniu z wdrażaniem ECM, zmiany na poziomie projektów są stosunkowo ograniczone pod względem wpływu. Wdrożenie systemu zarządzania zmianą w całej organizacji będzie wymagało zaangażowania kierownictwa i przeznaczenia niezbędnych zasobów.

W zależności od platform oporu, które mogą się pojawić, jasna i spójna komunikacja będzie niezbędna, aby zapobiec wystąpieniu przeszkód. Przejrzysta komunikacja utrzymuje wszystkich w pełni poinformowanych i zaangażowanych. 

Programy szkoleniowe mogą być kosztowne, ale organizacje, które próbują wdrożyć zmiany bez szkoleń, odkrywają, że nie prowadzenie szkoleń jest droższe. Zapewnienie kompleksowych szkoleń, które pomogą przedsiębiorstwu dostosować się do nowych procesów i systemów ECM, zagwarantuje znacznie płynniejsze wdrożenie.

Istnieje wiele innowacyjnych sposobów na pozyskiwanie zasobów do wdrażania zmian, w tym szybkie modele zasobów dostępne od Agencia Change oraz innych firm doradczych zajmujących się zarządzaniem zmianą. Jedynym sposobem na rozwiązanie splątanych problemów spowodowanych niewystarczającymi zasobami jest planowanie i alokacja odpowiednich zasobów wspierających proces zmiany.

Enterprise Change Management to niezbędne narzędzie dla nowoczesnych organizacji, pozwalające zrozumieć złożoność ich licznych i różnorodnych zmian. Poprzez dostosowanie inicjatyw zmian do celów strategicznych, zaangażowanie pracowników i zapewnienie niezbędnego wsparcia, organizacje mogą budować kulturę gotową na zmiany, która pozytywnie adaptuje się do zmian i stale się rozwija wraz ze wzrostem zdolności zarządzania zmianą w czasie. Wdrożenie ECM zapewnia, że poszczególne zmiany są trwałe i zintegrowane z działalnością organizacji, a zmiany w szerszym ujęciu są przyjmowane w organizacji jako katalizator wzrostu.

Budowanie organizacji gotowej na zmiany, która odnosi sukcesy w zarządzaniu zmianą na poziomie przedsiębiorstwa, wymaga zaangażowania, silnego przywództwa i uporządkowanego podejścia.