Che cos'è il Change Management aziendale?

Tra le molte realtà delle organizzazioni moderne c'è il fatto che il cambiamento è un battito cardiaco costante che le spinge in avanti. Le organizzazioni che stanno attraversando trasformazioni digitali, rispondendo a cambiamenti del mercato, apportando modifiche strutturali o adattandosi a un cambio di strategia, devono essere in grado di adattarsi. Il modo in cui un'azienda risponde al cambiamento sarà sempre più un fattore determinante per il suo successo. Quindi, come fanno i leader e i professionisti del cambiamento a guidare le loro organizzazioni, team e colleghi attraverso la complessità del cambiamento aziendale? Esploriamo sia l'arte che la scienza della gestione del cambiamento mentre analizziamo come la gestione del cambiamento aziendale permette ai team di creare il futuro con fiducia e determinazione.

Enterprise Change Management (ECM) è un approccio strutturato per gestire il cambiamento in tutta l'organizzazione. A differenza della gestione del cambiamento a livello di progetto, che si concentra su progetti o iniziative specifiche, ECM comprende tutti gli aspetti del cambiamento all'interno di un'organizzazione. Garantisce che i cambiamenti vengano implementati in modo fluido e di successo, minimizzando le interruzioni e massimizzando i benefici.

Si concentra sulla gestione del cambiamento relativo a, o all'interno di, un progetto specifico. Comporta la pianificazione, l'implementazione e il monitoraggio dei cambiamenti per contribuire a garantire che le soluzioni fornite dal progetto vengano infine adottate.

Implica la gestione del cambiamento in tutta l'organizzazione. Ciò include l'allineamento delle iniziative di cambiamento con gli obiettivi strategici dell'organizzazione, garantire coerenza e promuovere una cultura diffusa di preparazione al cambiamento.

L'implementazione dell'ECM è fondamentale per diverse ragioni. In primo luogo, allinea le iniziative di cambiamento con gli obiettivi strategici, garantendo che tutti gli sforzi supportino gli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione e siano coerenti tra loro.

Inoltre, fornisce un approccio standardizzato alla gestione del cambiamento, riducendo la confusione e aumentando l'efficienza. Questo permette poi ai dipendenti di essere coinvolti e impegnati in processi di cambiamento familiari, accessibili e comprensibili, aumentando l'adesione e riducendo la resistenza.

In quarto luogo, un approccio aziendale al cambiamento si integra con la gestione del rischio organizzativo, identificando e mitigando i rischi associati ai singoli cambiamenti e agli interi programmi di cambiamento, garantendo transizioni più fluide.

Infine, la gestione del cambiamento a livello aziendale assicura che i cambiamenti siano sostenibili e integrati nella cultura e nelle operazioni dell'organizzazione attraverso il supporto organizzativo implicito – se non esplicito – di un approccio a livello aziendale.

I componenti dell'ECM sono, non sorprendentemente, simili a quelli della buona gestione del cambiamento ovunque. Il cambiamento nella maggior parte dei contesti trae beneficio da una leadership forte per guidare il cambiamento e garantire le risorse necessarie, un team dedicato per pianificare, implementare e monitorare le iniziative di cambiamento, una comunicazione chiara e coerente per mantenere tutti gli stakeholder informati e coinvolti, il potenziamento delle competenze che fornisce ai dipendenti le abilità e le conoscenze necessarie per adattarsi al cambiamento, e il monitoraggio dei progressi e la raccolta di feedback per apportare gli aggiustamenti necessari.

In un modello di cambiamento a livello aziendale, il team per pianificare, implementare e monitorare le iniziative di cambiamento, e lo sviluppo delle competenze sono particolarmente rafforzati. Essendo un modello che circonda e sostiene i singoli progetti "avvolgendoli" in una visione a livello organizzativo, l'ECM consente quell'aspetto del cambiamento che a volte manca in altri approcci: la crescita della capacità di cambiamento stessa.

Gli strumenti digitali per organizzare la gestione del cambiamento a livello aziendale sono attualmente in rapida espansione, e le organizzazioni avranno presto l'imbarazzo della scelta. Due aspetti fondamentali per supportare una ECM efficace riguardano in primo luogo garantire che gli strumenti digitali aziendali supportino i processi di gestione del cambiamento e la cultura dell'organizzazione; e in secondo luogo che gli strumenti digitali scelti possano produrre una visione aziendale del cambiamento (EVOC).

Oltre agli strumenti digitali, ci saranno una serie di processi chiave di gestione del cambiamento comuni alla maggior parte delle organizzazioni che intraprendono cambiamenti a livello aziendale:

• Gli impatti del cambiamento sono il nucleo di una solida gestione del cambiamento. Le aziende avranno comunemente un approccio alla Valutazione degli Impatti del Cambiamento che valuta l'impatto potenziale dei cambiamenti sull'organizzazione, in particolare gli impatti sulle persone.
• I processi di Analisi degli Stakeholder identificano e consentono la comprensione delle esigenze e delle preoccupazioni degli stakeholder.
• Le Valutazioni della Prontezza al Cambiamento esistono per:
  a) valutare la prontezza dell'organizzazione al cambiamento su scala più ampia oppure
  b) valutare la prontezza dell'organizzazione ad adottare un cambiamento specifico fornito dalla Gestione del Cambiamento a Livello di Progetto.
• Gli strumenti di comunicazione sono essenziali nel cambiamento ed è altamente raccomandato identificare e utilizzare vari canali per comunicare le iniziative di cambiamento, assicurandosi che i canali siano rilevanti per i pubblici interessati.
• I Programmi di Formazione saranno in atto per aiutare i dipendenti ad adattarsi a nuovi processi e sistemi.
• E infine, i Meccanismi di Feedback sono modi altamente efficaci per comprendere l'efficacia del processo di cambiamento e migliorarlo. Il feedback è particolarmente importante nella ECM in quanto consente la crescita delle capacità a lungo termine che è al cuore dell'approccio aziendale.

L'implementazione dell'ECM è di per sé un cambiamento. Le organizzazioni che attualmente operano con la Gestione del Cambiamento a Livello di Progetto avranno molte componenti già in atto, ma ci sarà ancora un processo necessario per collegare i progetti insieme in un insieme coeso. L'implementazione di qualsiasi cambiamento in un'organizzazione comporta diversi passaggi, e l'implementazione di una capacità di gestione del cambiamento migliorata non dovrebbe essere diversa.

I team che implementano l'ECM dovrebbero impegnarsi a:

1. Valutare lo Stato Attuale e Futuro: Comprendere lo stato attuale dell'organizzazione e identificare aree di miglioramento, lacune o impatti sulle persone mentre si muove verso l'implementazione dell'ECM.
2. Definire una Visione Condivisa: Articolare chiaramente la visione per lo stato futuro e come si allinea con gli obiettivi strategici dell'organizzazione. Cercare l'allineamento sulla visione tra i principali stakeholder.
3. Sviluppare un Piano di Gestione del Cambiamento: Creare un piano dettagliato che delinei i passaggi, le risorse e le tempistiche per implementare il cambiamento, assicurandosi che gli impatti e i rischi siano compresi e siano stati pianificati.
4. Coinvolgere i Gruppi Impattati: Coinvolgere le persone impattate dall'implementazione per ottenere il loro supporto e affrontare le loro preoccupazioni. Anche se queste persone possono includere professionisti del cambiamento, potrebbero ancora aver bisogno di supporto per abbandonare modi di lavorare isolati e adottare un approccio a livello aziendale.
5. Comunicare Efficacemente: Utilizzare una comunicazione chiara e coerente per tenere tutti informati e coinvolti.
6. Fornire Formazione e Supporto: Offrire formazione e supporto per aiutare i dipendenti ad adattarsi al cambiamento.
7. Monitorare e Adattare: Monitorare continuamente i progressi e apportare le modifiche necessarie per garantire un'implementazione di successo. Idealmente, le implementazioni del cambiamento dovrebbero raccogliere e monitorare metriche che possono essere utilizzate per descrivere oggettivamente il progresso del cambiamento.

Implementare l'Enterprise Change Management può essere impegnativo. Ogni cultura organizzativa sarà unica per quanto riguarda il modo in cui si presentano le sfide, ma ci sono alcune sfide comuni e potenziali soluzioni di cui essere consapevoli.

ECM introduce un livello di visibilità e governance che inizialmente può apparire come un eccesso di controllo e generare resistenza. Affrontate la resistenza coinvolgendo le parti interessate e i gruppi interessati nel processo di cambiamento e affrontando le loro preoccupazioni.

L'implementazione dell'Enterprise Change Management è uno di quei cambiamenti che richiedono un forte supporto da parte della leadership. Guidare il cambiamento a livello di progetto nelle organizzazioni può essere impegnativo. Ma rispetto all'implementazione dell'ECM, il cambiamento a livello di progetto è relativamente autonomo in termini di impatto. L'implementazione di un sistema per gestire il cambiamento nell'intera organizzazione richiederà dedizione da parte della leadership e l'impegno delle risorse necessarie.

A seconda delle piattaforme di resistenza che potrebbero emergere, una comunicazione chiara e coerente sarà essenziale per evitare che si verifichino ostacoli. Una comunicazione chiara mantiene tutti informati e coinvolti. 

I programmi di formazione possono essere costosi, ma le organizzazioni che tentano di implementare cambiamenti senza formazione scoprono che è più costoso non formare. Fornire una formazione completa per aiutare l'azienda ad adattarsi ai nuovi processi e sistemi ECM garantirà un'implementazione molto più fluida.

Esistono molti modi innovativi per dotare di risorse le implementazioni del cambiamento, inclusi modelli di risorse rapide disponibili presso Agencia Change e altre società di consulenza per la gestione del cambiamento. L'unico modo per dipanare la rete di problemi causati da risorse insufficienti è pianificare e allocare risorse sufficienti per supportare il processo di cambiamento.

Enterprise Change Management è uno strumento essenziale per le organizzazioni moderne per comprendere la complessità dei loro numerosi e vari cambiamenti. Allineando le iniziative di cambiamento con gli obiettivi strategici, coinvolgendo i dipendenti e fornendo il supporto necessario, le organizzazioni possono costruire una cultura pronta al cambiamento che si adatta positivamente al cambiamento e continua a migliorare man mano che la capacità di cambiamento cresce nel tempo. L'implementazione di ECM garantisce che i singoli cambiamenti siano sostenibili e integrati nelle operazioni dell'organizzazione, e che il cambiamento in senso più ampio sia accolto nell'organizzazione come catalizzatore per la crescita.

Costruire un'organizzazione pronta al cambiamento che abbia successo nell'enterprise change management richiede impegno, una leadership forte e un approccio strutturato.