¿Qué es la Gestión del Cambio Empresarial?

Entre las muchas realidades de las organizaciones modernas está el hecho de que el cambio es un latido constante que las impulsa hacia adelante. Las organizaciones que atraviesan transformaciones digitales, que responden a cambios del mercado, que realizan cambios estructurales o que se adaptan a un giro estratégico, necesitan ser capaces de adaptarse. La forma en que una empresa responde al cambio será cada vez más un factor determinante de su éxito. Entonces, ¿cómo guían los líderes y los profesionales del cambio a sus organizaciones, equipos y colegas a través de la complejidad del cambio empresarial? Exploramos tanto el arte como la ciencia de gestionar el cambio mientras analizamos cómo la gestión del cambio empresarial empodera a los equipos para crear el futuro con confianza y propósito.

La Gestión del Cambio Empresarial (ECM) es un enfoque estructurado para gestionar el cambio en toda una organización. A diferencia de la gestión del cambio a nivel de proyecto, que se centra en proyectos o iniciativas específicas, la ECM abarca todos los aspectos del cambio dentro de una organización. Garantiza que los cambios se implementen de manera fluida y exitosa, minimizando las interrupciones y maximizando los beneficios.

Se enfoca en gestionar el cambio relacionado con, o dentro de, un proyecto específico. Implica planificar, implementar y monitorear cambios para ayudar a asegurar que las soluciones entregadas por el proyecto sean finalmente adoptadas.

Involucra gestionar el cambio en toda la organización. Esto incluye alinear las iniciativas de cambio con los objetivos estratégicos de la organización, asegurar la coherencia y fomentar una cultura amplia de preparación para el cambio.

Implementar ECM es crucial por varias razones. En primer lugar, alinea las iniciativas de cambio con los objetivos estratégicos, asegurando que todos los esfuerzos apoyen los objetivos a largo plazo de la organización y sean coherentes entre sí.

Además, proporciona un enfoque estándar para gestionar el cambio, reduciendo la confusión y aumentando la eficiencia. Esto permite entonces que los empleados participen y se involucren en procesos de cambio familiares, accesibles y comprensibles, aumentando la aceptación y reduciendo la resistencia.

En cuarto lugar, un enfoque empresarial del cambio funciona junto con la gestión de riesgos organizacional, identificando y mitigando los riesgos asociados con cambios individuales y programas completos de cambio, asegurando transiciones más fluidas.

Finalmente, la gestión empresarial del cambio garantiza que los cambios sean sostenibles e integrados en la cultura y operaciones de la organización a través del apoyo organizacional implícito – si no evidente – de un enfoque a nivel empresarial.

Los componentes de ECM son, como era de esperarse, similares a los de una gestión de cambio sólida en cualquier lugar. El cambio en la mayoría de los contextos se beneficia de un liderazgo fuerte para impulsar el cambio y asegurar los recursos necesarios, un equipo dedicado para planificar, implementar y monitorear las iniciativas de cambio, comunicación clara y consistente para mantener a todas las partes interesadas informadas y comprometidas, desarrollo de capacidades que proporcione a los empleados las habilidades y conocimientos necesarios para adaptarse al cambio, y monitoreo del progreso y recopilación de retroalimentación para hacer los ajustes necesarios.

En un modelo de cambio a nivel empresarial, el equipo para planificar, implementar y monitorear las iniciativas de cambio, y el desarrollo de capacidades se fortalecen particularmente. Al ser un modelo que rodea y sostiene proyectos individuales "envolviéndolos" en una visión organizacional amplia, ECM permite ese aspecto del cambio que a veces falta en otros enfoques: el crecimiento de la capacidad de cambio en sí misma.

Las herramientas digitales para organizar la gestión del cambio a nivel empresarial están floreciendo actualmente, y las organizaciones pronto tendrán muchas opciones para elegir. Dos aspectos clave para apoyar una ECM efectiva implican, en primer lugar, asegurar que las herramientas digitales empresariales apoyen los procesos de gestión del cambio y la cultura de la organización; y en segundo lugar, que las herramientas digitales elegidas puedan producir una vista empresarial del cambio (EVOC).

Más allá de las herramientas digitales, habrá una serie de procesos clave de gestión del cambio comunes a la mayoría de organizaciones que emprenden cambios a nivel empresarial:

• Los impactos del cambio son el núcleo de una gestión sólida del cambio. Las empresas comúnmente tendrán un enfoque para la Evaluación de Impacto del Cambio que evalúa el impacto potencial de los cambios en la organización, en particular los impactos en las personas.
• Los procesos de Análisis de Partes Interesadas identifican y permiten entender las necesidades y preocupaciones de las partes interesadas.
• Las Evaluaciones de Preparación para el Cambio existen para:
  a) evaluar la preparación de la organización para el cambio a una escala más amplia o
  b) evaluar la preparación de la organización para adoptar un cambio específico que está siendo implementado por la Gestión del Cambio a Nivel de Proyecto.
• Las herramientas de comunicación son esenciales en el cambio y se recomienda encarecidamente identificar y usar varios canales para comunicar las iniciativas de cambio, asegurando que los canales sean relevantes para las audiencias afectadas.
• Los Programas de Capacitación estarán en lugar para ayudar a los empleados a adaptarse a nuevos procesos y sistemas.
• Y finalmente, los Mecanismos de Retroalimentación son formas altamente efectivas de entender la efectividad de, y mejorar, el proceso de cambio. La retroalimentación es especialmente importante en ECM ya que permite el crecimiento de capacidades a largo plazo en el corazón del enfoque empresarial.

Implementar ECM es un cambio en sí mismo. Las organizaciones que actualmente operan con Gestión de Cambio a Nivel de Proyecto tendrán muchos componentes en su lugar, pero aún habrá un proceso necesario de conectar los proyectos entre sí en un conjunto cohesivo. La implementación de cualquier cambio en una organización involucra varios pasos, y la implementación de una capacidad mejorada de gestión de cambio no debería ser diferente.

Los equipos que implementan ECM deben esforzarse por:

1. Evaluar el Estado Actual y Futuro: Comprender el estado actual de la organización e identificar áreas de mejora, brechas o impactos en las personas mientras avanza hacia la implementación de ECM.
2. Definir una Visión Compartida: Articular claramente la visión para el estado futuro y cómo se alinea con los objetivos estratégicos de la organización. Buscar la alineación de la visión entre las partes interesadas clave.
3. Desarrollar un Plan de Gestión de Cambio: Crear un plan detallado que describa los pasos, recursos y cronogramas para implementar el cambio, asegurando que los impactos y riesgos sean comprendidos y se haya planificado para ellos.
4. Involucrar a los Grupos Impactados: Involucrar a las personas afectadas por la implementación para obtener su apoyo y abordar sus preocupaciones. Aunque estas personas pueden incluir profesionales del cambio, aún pueden necesitar apoyo para abandonar las formas de trabajo aisladas y adoptar un enfoque empresarial.
5. Comunicar Efectivamente: Usar comunicación clara y consistente para mantener a todos informados y comprometidos.
6. Proporcionar Capacitación y Apoyo: Ofrecer capacitación y apoyo para ayudar a los empleados a adaptarse al cambio.
7. Monitorear y Ajustar: Monitorear continuamente el progreso y hacer los ajustes necesarios para asegurar una implementación exitosa. Idealmente, las implementaciones de cambio obtienen y monitorean métricas que pueden usarse para describir objetivamente el progreso del cambio.

Implementar la Gestión del Cambio Empresarial puede ser desafiante. Cada cultura organizacional será única en cuanto a cómo se presentan los desafíos, pero hay algunos desafíos comunes y soluciones potenciales de los cuales estar consciente.

ECM introduce una capa de visibilidad y gobernanza que inicialmente puede parecer excesivamente controladora y generar resistencia. Aborde la resistencia involucrando a las partes interesadas y grupos afectados en el proceso de cambio y atendiendo sus preocupaciones.

Implementar la Gestión del Cambio Empresarial es uno de esos cambios que requieren un fuerte apoyo del liderazgo. Impulsar el cambio a Nivel de Proyecto en las organizaciones puede ser desafiante. Pero en comparación con la implementación de ECM, el cambio a Nivel de Proyecto es relativamente autocontenido en términos de impacto. Implementar un sistema para gestionar el cambio en toda la organización requerirá dedicación del liderazgo y el compromiso de los recursos necesarios.

Dependiendo de las plataformas de resistencia que puedan surgir, una comunicación clara y consistente será esencial para prevenir que ocurran obstáculos. Una comunicación clara mantiene a todos informados y comprometidos. 

Los programas de capacitación pueden ser costosos, pero las organizaciones que intentan implementar cambios sin capacitación descubren que es más costoso no capacitar. Proporcionar capacitación integral para ayudar a la empresa a adaptarse a los nuevos procesos y sistemas ECM garantizará una implementación mucho más fluida.

Hay muchas formas innovadoras de proporcionar recursos para las implementaciones de cambio, incluyendo modelos de recursos rápidos disponibles de Agencia Change y otras consultorías de gestión del cambio. La única manera de desenredar la red de problemas causados por la insuficiencia de recursos es planificar y asignar recursos suficientes para apoyar el proceso de cambio.

La Gestión de Cambios Empresariales es una herramienta esencial para las organizaciones modernas para comprender la complejidad de sus numerosos y diversos cambios. Al alinear las iniciativas de cambio con los objetivos estratégicos, involucrar a los empleados y brindar el apoyo necesario, las organizaciones pueden construir una cultura preparada para el cambio que se adapte positivamente al cambio y continúe mejorando a medida que la capacidad de cambio crece con el tiempo. Implementar ECM asegura que los cambios individuales sean sostenibles e integrados en las operaciones de la organización, y que el cambio en términos más amplios sea bienvenido en la organización como catalizador de crecimiento.

Construir una organización preparada para el cambio que tenga éxito en la gestión de cambios empresariales requiere compromiso, liderazgo sólido y un enfoque estructurado.