Klucz do przywództwa w projektach

Większość projektów kończy się niepowodzeniem. Albo nie osiągają początkowych celów projektowych, albo nie dostarczają oczekiwanych korzyści biznesowych. Ta statystyka nęka społeczność zajmującą się zarządzaniem projektami od ponad pięćdziesięciu lat.  Pięć lat temu Duńskie Stowarzyszenie Przemysłu poprosiło firmę Implement Consulting o zbadanie przyczyn tego zjawiska i przedstawienie rozwiązania. Tym rozwiązaniem jest Metoda Half Double – połowa czasu, podwójny wpływ.

Współpracując z przemysłem byli w stanie przeprowadzić pilotaże i dopracować pomysły przez pięć lat. Ustalili trzy podstawowe elementy: -

• Wpływ – przejście od potrójnego ograniczenia czasu, kosztów i jakości do skupienia się na wpływie projektu
• Przepływ – przejście od optymalizacji zasobów do optymalizacji przepływu pracy przez projekt
• Przywództwo – przejście od zarządzania systemami do przewodzenia ludziom

Pierwsze dwa elementy były stosowane gdzie indziej, ale ich skupienie na przywództwie jest prawdopodobnie najbardziej dalekosiężne.

Zasada Half Double polega na tym, że liderzy muszą zaakceptować niepewność, aby realizować projekt poprzez tworzenie wspólnej wizji, która uwalnia potencjał ludzi. Podejście to zachęca i umożliwia odważne podejmowanie decyzji na bieżąco, tam gdzie toczy się akcja.  Ponieważ rozwiązanie projektowe zależy od wkładu wielu różnych wykwalifikowanych uczestników, podejście przywódcze musi inspirować, jednoczyć różne punkty widzenia i promować zaangażowanie we wspólną wizję.  Half Double podkreśla fakt, że projekt jest prowadzony przez zarówno Właściciela Projektu, jak i Menedżera Projektu.

Ile razy Kierownicy Projektów narzekali, że Właściciel Projektu lub Sponsor jest zbyt zajęty, aby poświęcić wystarczająco dużo czasu na ich projekt?  Nie dziwi fakt, że wiele projektów nie osiąga swoich celów, gdy brakuje wsparcia korporacyjnego.  Half Double uznaje, że projekt potrzebuje zespołu kierowniczego składającego się z Właściciela Projektu i Kierownika Projektu (obaj są Liderami Projektu).  Ich badania dowodzą, że aktywny Właściciel Projektu to sprawdzony kluczowy czynnik sukcesu projektu, niezależnie od branży czy typu projektu.

Bycie Liderem Projektu w projekcie Half Double nie jest łatwe.  Oczekuje się od nich działania na trzech poziomach: -

1. Poziom projektu.  Są odpowiedzialni za to, aby projekt dostarczył to, co miał osiągnąć. Jako tacy są właścicielami wpływu (korzyści biznesowych), torują drogę dla wpływu (przygotowują biznes na otrzymanie rezultatów z projektu) i usuwają niepotrzebną biurokrację, aby umożliwić zespołowi projektowemu skupienie się na bieżącej pracy.
2. Poziom zespołu. Na tym poziomie Lider Projektu koncentruje się na organizowaniu i koordynowaniu działań w celu stworzenia przepływu.
3. Poziom indywidualny. Liderzy Projektu są odpowiedzialni za wyciągnięcie jak najwięcej z każdego członka zespołu – zapewniając, że nie ma marnotrawstwa często powstającego przez to, że jednostki nie działają w pełni swojego potencjału. Każdy członek powinien otrzymać uwagę i zostać zapytany przez Lidera Projektu 'Co mogę dla Ciebie zrobić?'.

Każdy projekt przechodzi zmiany między początkową definicją a realizacją. Niektórzy ludzie postrzegają zmiany jako coś negatywnego lub jako intruzję, podczas gdy inni widzą w nich źródło nowych spostrzeżeń, nowej wiedzy i nowych możliwości.  Lider Projektu Half Double, ponieważ jest odpowiedzialny za zapewnienie sukcesu projektu w swojej firmie, musi stale przeglądać i rozumieć sytuację oraz upewniać się, że projekt jest dostosowywany do zmian w otoczeniu i wymagań biznesu.  To podejście dotyczy nie tylko kwestii biznesowych, strategicznych i technologicznych, ale także reakcji, emocji i interesów wszystkich członków zespołu i interesariuszy. Odbywa się to na trzech poziomach.

1. Poziom Projektu.  Poprzez skupienie się na pożądanym wpływie i jego realizację.
2. Poziom Zespołu. Poprzez wspieranie i ułatwianie interakcji między członkami zespołu.
3. Poziom Indywidualny. Poprzez zapewnienie, że członkowie zespołu są uprawnieni i mają autonomię do wykonywania pracy, mają jasne zrozumienie celu tego, co jest realizowane i, co najważniejsze, mają umiejętności lub biegłość, aby wnosić wkład do szerszego zespołu.

Jak już wcześniej mówiono, wyniki projektów są wytwarzane przez ludzi, a rolą Kierownika Projektu jest doprowadzenie do tego, by wielu różnych ekspertów osiągnęło najlepsze wyniki we wspólnym wysiłku.  Zadaniem Kierownika Projektu jest przede wszystkim motywowanie każdego członka zespołu do oddania z siebie najlepszego.  Potencjał osobisty i poziom energii poszczególnych osób różnią się znacznie. Kierownik Projektu musi znać każdego członka zespołu, aby móc wspierać i zachęcać go zarówno na poziomie zawodowym, jak i osobistym.

Kierownik Projektu działa na trzech poziomach.

1. Poziom Projektu. Ponoszenie odpowiedzialności za wpływ i nieustępliwość w zapewnieniu, że wpływ ten będzie tak silny, jak to tylko możliwe, przy jednoczesnej elastyczności w kwestii rezultatów, aby dostosować się do szerszego zespołu.
2. Poziom Zespołu. Ułatwianie i zapewnianie, że wszystkie interakcje są tak efektywne i satysfakcjonujące, jak to tylko możliwe.
3. Poziom Indywidualny. Przyjmowanie podejścia stawiającego ludzi na pierwszym miejscu, pomaganie ludziom w zrozumieniu celu projektu, ich autonomii i pomaganie im w osiągnięciu najlepszych wyników dla zespołu i kluczowych interesariuszy.

Aby osiągnąć podwójny wpływ w połowie czasu, zespół musi pracować nad wszystkimi trzema kluczowymi elementami. Skupienie jest na wpływie projektu lub prawdopodobnie bardziej na serii wpływów.  Aby osiągnąć te wpływy tak szybko, jak to możliwe, musi istnieć płynny przepływ pracy w projekcie. Przepływ pracy jest tworzony przez przywództwo Kierownika Projektu w projekcie.  Przepływ wpływów projektu jest realizowany w organizacji przez przywództwo Właściciela Projektu.

Pracując w harmonii, połączona siła Właściciela Projektu i Kierownika Projektu sprawdziła się w dostarczaniu podwójnego wpływu przy połowie wysiłku.

Naprawdę prosta koncepcja, ale taka, którą wielu Liderów Projektów uważa za niesamowicie trudną do realizacji….. do teraz!

Więcej informacji można znaleźć na Stronie Produktu Half Double.