AgilePM ermöglicht Wertpriorisierung bei Smals

Smals ist die gemeinsame IKT-Organisation für Belgiens öffentliche Sozialversicherungseinrichtungen. Sie liefert innovative IKT-Projekte und -Dienstleistungen in den Bereichen Arbeit, Familie und Gesundheit für Sozialversicherungs- und Gesundheitseinrichtungen und bietet ihnen eine breite Palette von IKT-Dienstleistungen.

IKT für die Gesellschaft ist für Smals nicht nur ein Slogan; sie beteiligen sich an Pionierarbeit im Bereich E-Government und E-Health in Belgien und sind ein wichtiger Beitragszahler zur digitalen Transformation der Sozialversicherung und des Gesundheitswesens. Smals ist auch aktiv in der Entwicklung der G-Cloud, der belgischen Regierungscloud.

Das Team innerhalb des SharePoint Competence Centre suchte nach einer agilen Methode zur Unterstützung ihrer Projekte und Entwicklungsinitiativen und zur Verbesserung der Lieferung und Erfolgsrate von Projekten. Mitglieder des Teams kannten den Scrum-Ansatz, aber auch dessen Grenzen, da er primär für Softwareentwicklungsteams konzipiert ist. Das Team hatte zuvor versucht, Scrum in Projekten zu implementieren, aber es konnte nicht alles bieten, was sie benötigten.

Das Team benötigte einen agilen Ansatz, der Projektmanagement integriert und es ihnen ermöglichte, die Geschäftsvertreter besser in Projekte einzubinden, um sicherzustellen, dass das Team an den Initiativen und Projekten arbeitete, die den größten Nutzen und Wert liefern würden.

Die erste wichtige Herausforderung für das Team war die des Coachings, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder mit dem AgilePM-Ansatz vertraut und damit komfortabel waren.

Die zweite wichtige Herausforderung bestand darin, sicherzustellen, dass das Projektteam die Regeln, die Vision und die Prinzipien befolgte. Ein Entwickler, der technisch sehr gut war, war beispielsweise nicht vom AgilePM-Ansatz überzeugt und zunächst skeptisch. Aber er spielte schließlich mit und konnte die Logik des Ansatzes erkennen, besonders da die Beziehungen zwischen dem Projektteam und dem Geschäftsbereich besser waren als zuvor.

Eine weitere Herausforderung war die sorgfältige Verwaltung der Kundenerwartungen. In der Vergangenheit erwarteten Kunden, dass das Projekt schnell voranschreitet (und Ergebnisse sich materialisieren), ohne eine Frist zu setzen. Smals entdeckte, dass es wichtig war, den Kunden in der Anfangsphase des Projekts zu briefen, Transparenz und offene Kommunikation sicherzustellen und Erwartungen zu managen.

Während des Projekt-Kick-off-Meetings wurde der AgilePM-Ansatz erklärt, wichtige Rollen und Verantwortlichkeiten wurden zugewiesen und der übergeordnete Projektansatz wurde skizziert und vereinbart.

Am Ende des Kick-off-Meetings gab das Team dem Unternehmen die Aufgabe, eine erste Version des Backlogs zu erstellen, indem sie ihre Anforderungen beschrieben und diese nach der MoSCoW-Priorisierungstechnik priorisierten (Must have, Should have, Could have, Won't have this time). Die Herausforderung bestand darin, nur 60% des gesamten Projektaufwands als Must-haves zu definieren, was sich als schwierig erweisen kann, da das Team in der ersten Runde oft 70-80% der Anforderungen als Must-haves einstufen würde.

Das Team schaffte es, schnell zu liefern und war innerhalb von drei Monaten bereit, mit der neuen Anwendung live zu gehen.

Eine der nützlichsten AgilePM-Funktionen für das Smals-Team ist die MoSCoW-Priorisierungstechnik, eine beliebte Methode zur Priorisierung von Projektaufgaben und -anforderungen. Diese Priorisierung stellt sicher, dass das Projektteam sich auf die Elemente und Funktionen konzentriert, die den größten Wert für das Projekt und den Kunden liefern.

Der Kunde schätzte die agile Arbeitsweise sehr. Sie ermöglicht es dem Unternehmen, viel stärker in das Projekt und in die täglichen Entscheidungen eingebunden zu sein. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Kunde denkt, etwas sei einfach, aber durch die stärkere Einbindung versteht er die Aufgabe und die damit verbundenen Herausforderungen besser.

Umgekehrt haben die Entwickler ein besseres Verständnis für die zugrundeliegenden Bedürfnisse. Der AgilePM-Ansatz ermöglicht einen transparenten Dialog und die richtigen Entscheidungen zu treffen, ohne dass sich die Entwicklungsteams an Dingen aufhängen, die für den Kunden/das Unternehmen nicht so wichtig sind.