AgilePM Permite la Priorización de Valor en Smals

Smals es la organización conjunta de TIC para las instituciones públicas de seguridad social de Bélgica. Ofrece proyectos y servicios innovadores de TIC en las áreas de trabajo, familia y salud para instituciones de seguridad social y atención médica, y les proporciona una amplia gama de servicios de TIC.

TIC para la sociedad no es solo un eslogan para Smals; participan en trabajos pioneros en e-government y e-health en Bélgica y son un contribuyente importante a la transformación digital de la seguridad social y la atención médica. Smals también está activa en el desarrollo del G-Cloud, la nube del gobierno belga.

El equipo dentro del Centro de Competencias SharePoint buscaba un método ágil para apoyar sus proyectos e iniciativas de desarrollo, y mejorar la entrega y las tasas de éxito de los proyectos. Los miembros del equipo conocían el enfoque Scrum, pero también sus limitaciones, al estar diseñado principalmente para equipos de desarrollo de software. El equipo había intentado previamente implementar Scrum en proyectos, pero no pudo proporcionar todo lo que requerían.

El equipo necesitaba un enfoque Ágil que integrara la gestión de proyectos, permitiéndoles involucrar mejor a los representantes del negocio en los proyectos para asegurar que el equipo estuviera trabajando en las iniciativas y proyectos que entregarían los mayores beneficios y valor.

El primer desafío clave para el equipo fue el del coaching, para asegurar que los miembros del equipo estuvieran familiarizados y cómodos con el enfoque AgilePM.

El segundo desafío clave fue asegurar que el equipo del proyecto siguiera las reglas, la visión y los principios. Un desarrollador que era muy bueno técnicamente, por ejemplo, no estaba convencido por el enfoque AgilePM y fue escéptico al principio. Pero finalmente se sumó al juego y pudo ver la lógica del enfoque, especialmente porque las relaciones entre el equipo del proyecto y el negocio eran mejores que anteriormente.

Otro desafío fue manejar las expectativas del cliente con cuidado. En el pasado, los clientes esperaban que el proyecto progresara (y que los resultados se materializaran) rápidamente sin establecer una fecha límite. Smals descubrió que era vital informar al cliente en la etapa inicial del proyecto, asegurando transparencia, comunicación abierta y gestionar las expectativas.

Durante la reunión de inicio del proyecto, se explicó el enfoque AgilePM, se asignaron los roles y responsabilidades clave, y se delineó y acordó el enfoque general del proyecto.

Al final de la reunión de inicio, el equipo asignó al negocio la tarea de crear una primera versión del backlog describiendo sus requisitos y priorizándolos según la técnica de priorización MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won't have this time). El desafío era designar solo el 60% del esfuerzo total del proyecto como elementos imprescindibles, lo cual puede resultar difícil ya que el equipo a menudo veía un 70-80% de los requisitos designados como imprescindibles en la primera ronda.

El equipo logró entregar rápidamente y en tres meses estaba listo para lanzar la nueva aplicación.

Una de las características más útiles de AgilePM para el equipo de Smals es la técnica de priorización MoSCoW, una técnica popular para priorizar tareas y requisitos del proyecto. Esta priorización asegura que el equipo del proyecto se mantenga enfocado en los elementos y características que aportan más valor al proyecto y al cliente.

El cliente valoró trabajar de manera ágil. Esto permite que el negocio se involucre mucho más en el proyecto y en las decisiones del día a día. No es inusual que un cliente piense que algo es simple, pero estar más involucrado les hace comprender mejor la tarea y los desafíos asociados.

Por el contrario, los desarrolladores tienen una mejor comprensión de las necesidades subyacentes. El enfoque AgilePM permite un diálogo transparente y que se tomen las decisiones correctas, sin que los equipos de desarrollo se queden atascados en cosas que no son tan importantes para el cliente/negocio.