AgilePM umożliwia priorytetyzację wartości w Smals

Smals jest wspólną organizacją ICT dla belgijskich instytucji publicznego zabezpieczenia społecznego. Realizuje innowacyjne projekty i usługi ICT w obszarach pracy, rodziny i zdrowia dla instytucji zabezpieczenia społecznego i opieki zdrowotnej oraz oferuje im szeroki zakres usług ICT.

ICT dla społeczeństwa to nie tylko slogan dla Smals; uczestniczą w pionierskich pracach w zakresie e-government i e-zdrowia w Belgii i są ważnym uczestnikiem cyfrowej transformacji zabezpieczenia społecznego i opieki zdrowotnej. Smals działa również w rozwoju G-Cloud, belgijskiej chmury rządowej.

Zespół w Centrum Kompetencji SharePoint poszukiwał zwinnej metody wspierającej ich projekty i inicjatywy rozwojowe oraz poprawiającej dostarczanie i wskaźniki sukcesu projektów. Członkowie zespołu znali podejście Scrum, ale także jego ograniczenia, ponieważ zostało ono zaprojektowane głównie dla zespołów rozwoju oprogramowania. Zespół wcześniej próbował wdrożyć Scrum w projektach, ale nie był w stanie zapewnić wszystkiego, czego wymagali.

Zespół potrzebował zwinnego podejścia, które integrowałoby zarządzanie projektami, pozwalając im lepiej angażować przedstawicieli biznesu w projekty, aby zapewnić, że zespół pracuje nad inicjatywami i projektami, które przyniosą największe korzyści i wartość.

Pierwszym kluczowym wyzwaniem dla zespołu było coachowanie, aby upewnić się, że członkowie zespołu są zaznajomieni i czują się komfortowo z podejściem AgilePM.

Drugim kluczowym wyzwaniem było zapewnienie, że zespół projektowy przestrzega zasad, wizji i zasad. Programista, który był bardzo dobry technicznie, nie był na przykład przekonany do podejścia AgilePM i początkowo był sceptyczny. Ale w końcu zagrał w tę grę i był w stanie dostrzec logikę tego podejścia, szczególnie że relacje między zespołem projektowym a biznesem były lepsze niż wcześniej.

Kolejnym wyzwaniem było ostrożne zarządzanie oczekiwaniami klienta. W przeszłości klienci oczekiwali, że projekt będzie postępować (a wyniki się materializować) szybko bez ustalenia terminu. Smals odkrył, że kluczowe jest poinformowanie klienta na początkowym etapie projektu, zapewnienie przejrzystości, otwartej komunikacji i zarządzanie oczekiwaniami.

Podczas spotkania inauguracyjnego projektu wyjaśniono podejście AgilePM, przydzielono kluczowe role i odpowiedzialności oraz nakreślono i uzgodniono ogólne podejście do projektu.

Na końcu spotkania inauguracyjnego zespół powierzył biznesowi zadanie stworzenia pierwszej wersji backlogu poprzez opisanie swoich wymagań i ustalenie ich priorytetów zgodnie z techniką priorytetyzacji MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won't have this time). Wyzwaniem było wyznaczenie tylko 60% całkowitego nakładu projektowego jako must-have, co może okazać się trudne, ponieważ zespół często widzi 70-80% wymagań oznaczonych jako must-have w pierwszej rundzie.

Zespół zdołał dostarczyć szybko i w ciągu trzech miesięcy był gotowy do uruchomienia nowej aplikacji.

Jedną z najbardziej przydatnych funkcji AgilePM dla zespołu Smals jest technika priorytetyzacji MoSCoW, popularna technika do ustalania priorytetów zadań i wymagań projektowych. Ta priorytetyzacja zapewnia, że zespół projektowy pozostaje skupiony na elementach i funkcjach, które dostarczają największą wartość dla projektu i klienta.

Klient docenił pracę w sposób zwinny. Pozwala to firmie być znacznie bardziej zaangażowaną w projekt i w codzienne decyzje. To nie jest niczym niezwykłym, że klient myśli, iż coś jest proste, ale większe zaangażowanie pozwala mu lepiej zrozumieć zadanie i związane z nim wyzwania.

Z kolei programiści mają lepsze zrozumienie podstawowych potrzeb. Podejście AgilePM umożliwia transparentny dialog i podejmowanie właściwych decyzji, bez tego, aby zespoły programistyczne koncentrowały się na rzeczach, które nie są tak istotne dla klienta/biznesu.