Gestión Ágil de Proyectos Sprint

Los sprints son una característica de los enfoques ágiles más populares para la gestión de proyectos y la entrega de productos. Se utilizan principalmente para segmentar grandes piezas de trabajo en fragmentos más pequeños y manejables que pueden ser entregados por equipos ágiles.

Los sprints fueron descritos por primera vez como parte de Scrum – uno de los primeros y definitivamente el más popular de los enfoques ágiles en uso hoy en día. También son utilizados por Nexus y LeSS (enfoques utilizados para escalar Scrum) y la última versión de AgilePM. Otros enfoques ágiles como SAFe, DAD y XP utilizan un concepto casi idéntico pero usan el término Iteración en lugar de Sprint.

En los siguientes párrafos comenzaré describiendo qué son los sprints y cómo están estructurados antes de entrar en algunos consejos y orientación pragmáticos sobre cómo asegurar que entreguen como deberían.

Un Sprint es un período de tiempo corto y de duración fija durante el cual un equipo trabaja para completar un conjunto de trabajo priorizado. Los Sprints están destinados a permitir que los equipos de entrega logren un progreso incremental significativo hacia objetivos a largo plazo de manera predecible y gradual.

Limitar los Sprints a un marco temporal de 2-4 semanas, y asegurar que cada Sprint tenga un objetivo claro, fomenta la entrega frecuente de resultados valiosos y estratégicamente alineados.

El ritmo y la disciplina de los Sprints ayudan a los equipos a construir impulso, gestionar la complejidad de manera incremental y adaptarse rápidamente al cambio. Es importante destacar que esto permite la mejora continua al proporcionar oportunidades frecuentes para la retroalimentación, el aprendizaje y el ajuste.

El Sprint, tal como lo define Scrum, tiene una estructura específica. En esta forma es más adecuado para su uso en un contexto que no sea de proyecto, dado que Scrum no reconoce el rol de un Director de Proyecto. AgilePM sugiere algunas mejoras prácticas y pragmáticas a esta estructura predeterminada, ofreciendo valor en el contexto de un proyecto sin contradecir o restar valor a la intención original de Scrum.

El diagrama a continuación muestra la estructura de un Sprint según se describe en la Guía de Scrum 2020 – la guía definitiva de Scrum escrita por los cocreadores de Scrum Jeff Sutherland y Ken Schwaber.

Describe cuatro Eventos clave que la mayoría de las personas reconocerían como reuniones de equipo que ocurren durante un Sprint. El diagrama ilustra un sprint de 2 semanas, pero para Sprints de diferente duración, la mayoría de los Eventos deberían ajustarse proporcionalmente.

1. Cada Sprint comienza con un evento de Planificación del Sprint en el cual:

• Se acuerda un Objetivo del Sprint
  • Este es un proceso colaborativo que involucra al Product Owner y a los Desarrolladores del Equipo Scrum.
  • El Product Owner es responsable de asegurar que el trabajo planificado entregue un valor óptimo a las partes interesadas.
  • El Equipo Scrum necesita negociar un objetivo con el que puedan comprometerse.
• Se negocia qué se va a hacer en el Sprint
  • Este también es un proceso colaborativo que involucra al Product Owner y a los Desarrolladores.
  • Los elementos necesarios para cumplir el Objetivo del Sprint y lograr un Objetivo del Producto se toman del Product Backlog. Tenga en cuenta que un Objetivo del Producto puede tomar varios Sprints para lograrse.
  • Puede haber cierto grado de iteración entre acordar un Objetivo del Sprint preciso y el trabajo necesario para lograrlo.
• Cómo se realizará el trabajo acordado
  • Este es un proceso colaborativo en el que los Desarrolladores descomponen los elementos seleccionados del Product Backlog en elementos de trabajo accionables y acuerdan cómo se ordenarán en el Sprint Backlog.

El Sprint Backlog incluye los tres elementos anteriores del trabajo a realizar. Al final de la Planificación del Sprint, se acuerda el Sprint Backlog, que es 'el plan' para el Sprint y es propiedad de los Desarrolladores.

2. El Daily Scrum

• Esta es una reunión diaria de 15 minutos (máximo) de los desarrolladores
  • Típicamente se realiza a la misma hora cada día laborable.
  • No se ajusta en relación con la duración del Sprint.
  • Su propósito es permitir que los desarrolladores ajusten sus planes para mantener el enfoque en, y su compromiso con, el Objetivo del Sprint.

A medida que progresa el Sprint, se pueden entregar Incrementos del Producto, con cada Incremento abarcando aquellos que lo preceden. La entrega de Incrementos del Producto es la medida del progreso incremental significativo mencionado anteriormente.

3. Revisión del Sprint

• Este es el foro utilizado por el Equipo Scrum para demostrar a las partes interesadas el valor que ha entregado al final del Sprint.
• El Incremento del Producto final se revisa formalmente en el contexto de su contribución al Objetivo del Producto y se discuten posibles mejoras
• Tales mejoras se agregan al Product Backlog, asumiendo que no estén ya anotadas.

4. Retrospectiva del Sprint

• El propósito de este evento es que el Equipo Scrum reflexione sobre la efectividad de su forma de trabajar
• Se discuten y priorizan las ideas de mejora. Una o dos de estas ideas se adoptan como experimentos para el próximo Sprint, evaluando el impacto en la Retrospectiva posterior

Se proponen las siguientes mejoras al Sprint de Scrum por parte de AgilePM donde agregan valor en el contexto de la gestión de proyectos. Es más probable que agreguen valor en proyectos de múltiples equipos donde los planes entre equipos necesitan sincronizarse en un plan general de proyecto coherente.

5. La primera de las mejoras es reemplazar el Daily Scrum que ocurre 2 días antes del final del Sprint con un Consolidation Scrum especial.

• Con una duración de 30 minutos, este evento es ligeramente más largo que el Daily Scrum.
• Además del propósito del evento que reemplaza, se le pide al Scrum Team que prediga qué parte del trabajo pendiente del Sprint se completará y qué probablemente permanecerá incompleto.

6. La segunda mejora es la introducción del evento de Project Planning.

• A este evento asisten los roles de liderazgo del proyecto: Business Visionary, Solution Architect y Project Manager, cada uno de los cuales tiene responsabilidades específicas en el liderazgo del proyecto en AgilePM.

Nota: Desde una perspectiva general de gestión de proyectos, las etiquetas de los roles no son importantes. El evento debe ser atendido por el gerente de proyecto y cualquier otro responsable de moldear el curso del proyecto Sprint por Sprint.

• Las predicciones a muy corto plazo del Consolidation Scrum sirven como entrada al evento y permiten una planificación sensata en todos los equipos para el próximo Sprint
• El evento también proporciona la oportunidad de planificar hacia un horizonte más allá del Sprint inminente y para cualquier actividad del proyecto que deba ser llevada a cabo por miembros del equipo del proyecto que pueden no ser miembros de un Scrum Team.

He estado trabajando con enfoques ágiles para la gestión y entrega de proyectos desde 1997. Sé lo bien que pueden funcionar y, de igual manera, lo pobre que puede ser el rendimiento si las cosas no funcionan como deberían.

Si quieres adoptar la agilidad en la gestión de proyectos, el mejor consejo que puedo ofrecer es ejecutar tus Sprints de acuerdo con la orientación de Scrum. Esto significa que si eres un gerente de proyecto necesitas mantener cierta distancia de la planificación y ejecución de los Sprints. Necesitas estar lo suficientemente cerca para asegurar que funcionen como deben, mientras permites que los aspectos más poderosos de la agilidad potencien su entrega.

Aquí tienes 6 'consejos principales' para el uso exitoso de Sprints

1. Trata de dejar a Scrum en paz.

• Es probado, testado y efectivo si se opera correctamente en línea con la orientación de la Guía de Scrum. Dicho esto, entender lo que lo hace funcionar, en lugar de solo seguirlo de manera procedimental, es esencial para sacarle el máximo provecho.

2. Usa Sprints de duración fija en una cadencia regular

• En teoría puedes variar la duración de cada Sprint en una secuencia y ocasionalmente tiene sentido tener un Sprint de duración irregular de vez en cuando. Por ejemplo, un Sprint ocasional puede ser más largo o más corto de lo usual para adaptarse a las vacaciones estacionales o para cumplir con una fecha de entrega que de otra manera caería a mitad del Sprint.
• Usar por defecto un Sprint de duración fija hace, sin embargo, que planificar la participación de las partes interesadas y seguir el progreso sea más fácil.

3. NUNCA retrases una fecha de finalización de Sprint

• Uno de los beneficios clave de usar Sprints es la predictibilidad de entrega que ofrece. La entrega a tiempo de un producto valioso puede ser virtualmente garantizada mediante:
  • Respetar la fecha de finalización del Sprint, y
  • Priorizar el trabajo para abordar los aspectos de mayor valor y/o más riesgosos antes que los aspectos de menor valor y/o más directos.

4. No te saltes eventos.

• Cada evento en un Sprint tiene un propósito vinculado a los fundamentos empíricos de la agilidad. Específicamente:
  • Transparencia de lo que se está haciendo y cómo
  • Inspección del producto en evolución y las formas de trabajar
  • Adaptación de estos para hacer el producto cada vez más valioso y para mejorar la eficiencia y efectividad de las prácticas de trabajo

5. Trata de 'vivir' el concepto de empoderamiento del equipo.

• Entiende y adopta los valores que sustentan la forma ágil de trabajar y alienta a todos los asociados con el proyecto a hacerlo. Scrum define estos valores como Compromiso, Enfoque, Apertura, Respeto y Coraje. Citando de la Guía de Scrum de 2020:

"Cuando estos valores son encarnados por el Equipo Scrum y las personas con las que trabajan, los pilares empíricos de Scrum de transparencia, inspección y adaptación cobran vida construyendo confianza."

Ten en cuenta que no necesitas estar siguiendo un enfoque Scrum para adoptar sus valores. Adoptarlos agregará valor en cualquier esfuerzo basado en equipos.

• No dictes, lidera colaborativamente.
  • La propiedad y compromiso del equipo se ven significativamente disminuidos en un ambiente donde un solo individuo, como un gerente de proyecto, dicta lo que se debe hacer y cuándo
  • Un enfoque colaborativo al liderazgo que adopte los valores de Scrum descritos anteriormente llevará a una calidad y productividad mejoradas.
• Influye en los planes (tanto para la solución como para el cronograma de entrega) a través de los Product Owners. Esto requiere el reconocimiento por parte del Product Owner de que los roles de liderazgo del proyecto son partes interesadas clave.

Y si tus equipos no están en la mejor posición para desempeñarse de manera ágil…

6. Entrenalos hacia ello

• La forma ágil de trabajar se apoya fuertemente en la idea de que las personas que hacen el trabajo están mejor capacitadas para tomar decisiones detalladas sobre lo que necesita hacerse y cómo. Combinado con una definición clara y detallada de lo que se necesita y por qué de un Product Owner trabajando colaborativamente como parte del equipo, esto funciona muy bien. He sido testigo personal de aumentos significativos de productividad que solo pueden atribuirse a un cambio hacia equipos empoderados desde un enfoque centralizado de 'comando y control'.
• El empoderamiento debe, sin embargo, ser reconocido como una calle de doble vía, con líderes dispuestos a empoderar a sus equipos y equipos capaces de abrazar ese empoderamiento. En situaciones sin competencia y compromiso de los miembros del equipo, he visto que la productividad se desploma.
• La teoría del liderazgo situacional desarrollada por Paul Hersey y Ken Blanchard en los años 1970 describe cómo un líder, quizás en nuestro contexto un gerente de proyecto, puede hacer la transición hacia una dinámica óptima líder/equipo para la agilidad.

Los Sprints son una piedra angular de muchos enfoques ágiles, proporcionando estructura, enfoque y ritmo a la entrega de valor. Aunque sus raíces se encuentran en Scrum, el concepto ha sido adaptado exitosamente por una variedad de marcos de trabajo y modelos escalados, a menudo bajo el término más amplio de "iteración." Independientemente de la terminología, los principios siguen siendo consistentes: delimitar el trabajo en cajas de tiempo, permitir la inspección y adaptación frecuentes, y empoderar a los equipos para autoorganizarse en torno a objetivos claros.

Cuando se utilizan de manera reflexiva, los Sprints pueden mejorar dramáticamente la entrega de proyectos — pero solo si se respetan. Tratar a los Sprints como algo más que solo un cronograma, y abrazar la disciplina, los valores y el espíritu colaborativo que los sustentan, es lo que desbloquea su potencial.

Para los gestores de proyecto que trabajan en entornos ágiles, el desafío es apoyar sin controlar — crear espacio para equipos empoderados mientras se asegura la alineación y el enfoque. Cuando se hace bien, este equilibrio lleva no solo a Sprints exitosos, sino a equipos consistentemente de alto rendimiento y éxito duradero del proyecto.