Gerenciamento Ágil de Projetos Sprint

Sprints são uma característica das abordagens ágeis mais populares para gerenciamento de projetos e entrega de produtos. Elas são usadas principalmente para segmentar grandes blocos de trabalho em partes menores e mais gerenciáveis para serem entregues por equipes ágeis.

Sprints foram descritas pela primeira vez como parte do Scrum – uma das primeiras e definitivamente a mais popular das abordagens ágeis em uso hoje. Elas também são usadas pelo Nexus e LeSS (abordagens usadas para escalar o Scrum) e pela versão mais recente do AgilePM. Outras abordagens ágeis como SAFe, DAD e XP usam um conceito quase idêntico, mas usam o termo Iteração em vez de Sprint.

Nos parágrafos seguintes, começarei descrevendo o que são Sprints e como elas são estruturadas antes de partir para alguns conselhos pragmáticos e orientações sobre como garantir que entreguem como deveriam.

Um Sprint é um período de tempo curto e de duração fixa durante o qual uma equipe trabalha para completar um conjunto de trabalho priorizado. Os Sprints são destinados a permitir que as equipes de entrega façam progresso significativo e incremental em direção a objetivos de longo prazo de forma previsível e gradual.

Limitar os Sprints a um período de 2-4 semanas, e garantir que cada Sprint tenha um objetivo claro, encoraja a entrega frequente de resultados valiosos e estrategicamente alinhados.

O ritmo e a disciplina dos Sprints ajudam as equipes a construir momentum, gerenciar a complexidade de forma incremental e se adaptar rapidamente às mudanças. Importante, isso permite a melhoria contínua ao fornecer oportunidades frequentes para feedback, aprendizado e ajuste.

O Sprint, conforme definido pelo Scrum, tem uma estrutura específica. Nesta forma, é mais adequado para uso em um contexto que não seja de projeto, dado que o Scrum não reconhece o papel de um Gerente de Projeto. O AgilePM sugere algumas melhorias práticas e pragmáticas a esta estrutura padrão, oferecendo valor no contexto de um projeto sem contradizer ou prejudicar a intenção original do Scrum.

O diagrama abaixo mostra a estrutura de um Sprint conforme descrito no Scrum Guide 2020 – o guia definitivo para Scrum de autoria dos co-criadores do Scrum Jeff Sutherland e Ken Schwaber.

Descreve quatro Eventos principais que a maioria das pessoas reconheceria como reuniões de equipe que ocorrem durante um Sprint. O diagrama ilustra um sprint de 2 semanas, mas para Sprints de duração diferente, a maioria dos Eventos deve ser dimensionada adequadamente.

1. Todo Sprint começa com um evento de Planejamento do Sprint no qual:

• Um Objetivo do Sprint é acordado
  • Este é um processo colaborativo envolvendo o Product Owner e os Desenvolvedores no Scrum Team.
  • O Product Owner é responsável por garantir que o trabalho planejado entregue valor ótimo aos stakeholders.
  • O Scrum Team precisa negociar um objetivo ao qual pode se comprometer.
• O que deve ser feito no Sprint é negociado
  • Este também é um processo colaborativo envolvendo o Product Owner e os Desenvolvedores.
  • Itens necessários para atender ao Objetivo do Sprint e alcançar um Objetivo do Produto são retirados do Product Backlog. Note que um Objetivo do Produto pode levar vários Sprints para ser alcançado.
  • Pode haver um grau de iteração entre concordar com um Objetivo do Sprint preciso e o trabalho necessário para alcançá-lo.
• Como o trabalho acordado será realizado
  • Este é um processo colaborativo no qual os Desenvolvedores dividem os itens selecionados do Product Backlog em itens de trabalho acionáveis e concordam sobre como eles serão ordenados no Sprint Backlog.

O Sprint Backlog inclui todos os três elementos acima do trabalho a ser feito. Ao final do Planejamento do Sprint, o Sprint Backlog, que é 'o plano' para o Sprint de propriedade dos Desenvolvedores, é acordado.

2. O Daily Scrum

• Esta é uma reunião diária de 15 minutos (máximo) dos desenvolvedores
  • Tipicamente é realizada no mesmo horário todos os dias úteis.
  • Não é dimensionada em relação ao comprimento do Sprint.
  • Seu propósito é permitir que os desenvolvedores ajustem seus planos para manter o foco e seu compromisso com o Objetivo do Sprint.

Conforme o Sprint progride, Incrementos do Produto podem ser entregues, com cada Incremento abrangendo aqueles que o precedem. A entrega de Incrementos do Produto é a medida do progresso incremental significativo mencionado anteriormente.

3. Revisão do Sprint

• Este é o fórum usado pelo Scrum Team para demonstrar aos stakeholders o valor que entregou ao final do Sprint.
• O Incremento do Produto final é formalmente revisado no contexto de sua contribuição para o Objetivo do Produto e quaisquer melhorias potenciais são discutidas
• Tais melhorias são adicionadas ao Product Backlog, assumindo que já não estejam anotadas.

4. Retrospectiva do Sprint

• O propósito deste evento é para o Scrum Team refletir sobre a efetividade de sua forma de trabalhar
• Quaisquer ideias para melhoria são discutidas e priorizadas. Uma ou duas dessas ideias são adotadas como experimentos para o próximo Sprint com o impacto avaliado na Retrospectiva subsequente

Os seguintes aprimoramentos para o Scrum Sprint são propostos pelo AgilePM onde eles agregam valor no contexto de gerenciamento de projetos. É mais provável que agreguem valor em projetos com múltiplas equipes onde os planos entre as equipes precisam se sincronizar em um plano geral de projeto coerente.

5. A primeira das melhorias é substituir a Daily Scrum que ocorre 2 dias antes do fim da Sprint por uma Scrum de Consolidação especial.

• Com duração de 30 minutos, este evento é ligeiramente mais longo que a Daily Scrum.
• Além do propósito do evento que substitui, o Scrum Team é solicitado a prever qual do trabalho pendente da Sprint será concluído e o que provavelmente permanecerá incompleto.

6. A segunda melhoria é a introdução do evento de Planejamento de Projeto.

• Este evento conta com a participação dos papéis de liderança do projeto: Visionário de Negócio, Arquiteto de Solução e Gerente de Projeto, cada um com responsabilidades específicas na liderança do projeto no AgilePM.

Nota: De uma perspectiva geral de gerenciamento de projetos, os rótulos dos papéis são irrelevantes. O evento deve contar com a participação do gerente de projeto e quaisquer outros responsáveis por moldar o rumo do projeto Sprint por Sprint.

• As previsões de curto prazo do Scrum de Consolidação servem como entrada para o evento e permitem contribuições sensatas de planejamento em todos os times para a próxima Sprint
• O evento também oferece oportunidade para planejamento com um horizonte além da Sprint iminente e para quaisquer atividades de projeto a serem realizadas por membros da equipe do projeto que podem não ser membros de um Scrum Team.

Tenho trabalhado com abordagens ágeis para gerenciamento e entrega de projetos desde 1997. Sei como elas podem funcionar bem e, igualmente, como o desempenho pode ser ruim se as coisas não funcionarem como deveriam.

Se você quer abraçar a agilidade no gerenciamento de projetos, o melhor conselho que posso oferecer é executar seus Sprints de acordo com as diretrizes do Scrum. Isso significa que, se você é um gerente de projetos, precisa manter um pouco de distância do planejamento e execução dos Sprints. Você precisa estar próximo o suficiente para garantir que funcionem como deveriam, permitindo que os aspectos mais poderosos da agilidade turbinem sua entrega.

Aqui estão 6 'dicas principais' para o uso bem-sucedido de Sprints

1. Tente deixar o Scrum em paz.

• É testado, comprovado e eficaz se operado adequadamente de acordo com as diretrizes do Guia Scrum. Dito isso, entender o que o faz funcionar, em vez de apenas segui-lo de forma processual, é essencial para obter o máximo dele.

2. Use Sprints de duração fixa em uma cadência regular

• Em teoria, você pode variar a duração de cada Sprint em uma sequência e ocasionalmente faz sentido ter um Sprint de duração irregular de vez em quando. Por exemplo, um Sprint ocasional pode ser mais longo ou mais curto do que o usual para se ajustar aos feriados sazonais ou para atender uma data de entrega que, de outra forma, cairia no meio do Sprint.
• Usar por padrão um Sprint de duração fixa, no entanto, torna o planejamento do engajamento das partes interessadas e o acompanhamento do progresso mais fáceis.

3. NUNCA atrase uma data de fim de Sprint

• Um dos principais benefícios de usar Sprints é a previsibilidade de entrega que oferece. A entrega pontual de um produto valioso pode ser virtualmente garantida por:
  • Respeitar a data de fim do Sprint, e
  • Priorizar o trabalho para lidar com os aspectos de maior valor e/ou mais arriscados antes dos aspectos de menor valor e/ou mais diretos.

4. Não pule eventos.

• Cada evento em um Sprint tem um propósito vinculado aos fundamentos empíricos da agilidade. Especificamente:
  • Transparência do que está sendo feito e como
  • Inspeção do produto em evolução e formas de trabalhar
  • Adaptação destes para tornar o produto cada vez mais valioso e melhorar a eficiência e eficácia das práticas de trabalho

5. Tente 'viver' o conceito de empoderamento da equipe.

• Entenda e abrace os valores que fundamentam a forma ágil de trabalhar e encoraje todos os associados ao projeto a fazê-lo. O Scrum define esses valores como Comprometimento, Foco, Abertura, Respeito e Coragem. Citando o Guia Scrum de 2020:

"Quando esses valores são incorporados pela Equipe Scrum e pelas pessoas com quem trabalham, os pilares empíricos do Scrum de transparência, inspeção e adaptação ganham vida construindo confiança."

Tenha em mente que você não precisa estar seguindo uma abordagem Scrum para adotar seus valores. Abraçá-los agregará valor em qualquer empreendimento baseado em equipe.

• Não dite, lidere colaborativamente.
  • A propriedade e comprometimento da equipe são significativamente diminuídos em um ambiente onde um único indivíduo, como um gerente de projetos, dita o que deve ser feito e quando
  • Uma abordagem colaborativa de liderança que abraça os valores do Scrum descritos acima levará a maior qualidade e produtividade.
• Influencie planos (tanto para a solução quanto para o cronograma de entrega) por meio dos Product Owners. Isso requer reconhecimento pelo Product Owner de que funções de liderança de projetos são partes interessadas-chave.

E se suas equipes não estão bem posicionadas para ter desempenho de forma ágil…

6. Oriente-as nessa direção

• A forma ágil de trabalhar se apoia fortemente na ideia de que as pessoas fazendo o trabalho estão mais bem capacitadas para tomar decisões detalhadas sobre o que precisa ser feito e como. Combinado com uma definição clara e detalhada do que é necessário e por quê de um Product Owner trabalhando colaborativamente como parte da equipe, isso funciona muito bem. Pessoalmente testemunhei aumentos significativos de produtividade que só podem ser atribuídos a uma mudança para equipes empoderadas de uma abordagem centralizada de 'comando e controle'.
• O empoderamento deve, no entanto, ser reconhecido como uma via de mão dupla, com líderes dispostos a empoderar suas equipes e equipes sendo capazes de abraçar esse empoderamento. Em situações sem competência e comprometimento dos membros da equipe, vi a produtividade despencar.
• A teoria da liderança situacional desenvolvida por Paul Hersey e Ken Blanchard nos anos 1970 descreve como um líder, talvez em nosso contexto um gerente de projetos, pode fazer a transição em direção a uma dinâmica líder/equipe otimizada para agilidade.

Sprints são uma base fundamental de muitas abordagens ágeis, fornecendo estrutura, foco e ritmo para a entrega de valor. Embora suas raízes estejam no Scrum, o conceito foi adaptado com sucesso por uma variedade de frameworks e modelos escalados, frequentemente sob o termo mais amplo "iteração." Independentemente da terminologia, os princípios permanecem consistentes: delimitar o trabalho no tempo, permitir inspeção e adaptação frequentes, e capacitar equipes a se auto-organizarem em torno de objetivos claros.

Quando usados de forma consciente, Sprints podem melhorar drasticamente a entrega de projetos — mas apenas se forem respeitados. Tratar Sprints como mais do que apenas um cronograma, e abraçar a disciplina, valores e espírito colaborativo que os fundamentam, é o que libera seu potencial.

Para gerentes de projeto trabalhando em ambientes ágeis, o desafio é apoiar sem controlar — criar espaço para equipes capacitadas enquanto garantem alinhamento e foco. Quando bem executado, esse equilíbrio leva não apenas a Sprints bem-sucedidos, mas a equipes consistentemente de alto desempenho e sucesso duradouro do projeto.