Hoe schrijf je een offerte of voorstel

Het binnenhalen van dat baanbrekende contract begint met één cruciaal document: een offerte/voorstel. Maar wat is er nodig om een offerte/voorstel te maken dat je concurrentie overtreft? Maak je gordel vast, want we leggen de basis uit voor het schrijven van een offerte/voorstel dat daadwerkelijk wint!

Een uitstekend bod/voorstel is de toegangspoort van uw organisatie tot lucratieve werkmogelijkheden. Het is een formeel document dat de producten of diensten schetst die u kunt leveren om te voldoen aan de specifieke behoeften van een klant.

Wanneer een klant een werkinspanning of project wil uitbesteden, zullen zij doorgaans een aanvraag tot offerteaanvraag (RFP) uitbrengen. Dit is uw uitnodiging om een bod/voorstel in te dienen dat bewijst dat u de juiste organisatie bent om dat werk voor hen uit te voeren.

Klanten ontvangen vaak een aantal voorstellen als reactie op hun RFP. Een slecht of verkeerd geformuleerd bod/voorstel kan u zeker een kans kosten, dus het is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw bod/voorstel stand kan houden tussen de concurrentie.

Hoe uw bod/voorstel eruitziet kan variëren afhankelijk van het project, de klant en de branche. Er zijn echter een paar kenmerken die universeel essentieel zijn.

Deze omvatten:

• Een managementsamenvatting.
• Details van het project, inclusief de werkzaamheden en methodologie.
• De prijsstelling en het budget.
• Uw kwalificaties en ervaring.
• Waardepropositie.
• Duidelijke en overtuigende afbeeldingen.

Klanten specificeren vaak kopjes of structuren die zij willen zien in een bod/voorstel binnen hun RFP. U dient altijd de specificaties van de klant te volgen – deze hebben voorrang boven elk advies dat u elders zou kunnen lezen.

Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar je eerste stap wanneer een aanbesteding wordt vrijgegeven is deze zorgvuldig te lezen. Van opmaakregels en structuurrichtlijnen tot de belangrijkste vereisten voor het werk, je moet precies begrijpen wat de klant zoekt.

Een compliancematrix is in wezen gewoon een lijst van alle behoeften en vereisten van de klant. Het hebben van een compliancematrix betekent dat je jouw bod/voorstel kunt plannen om elke vereiste te dekken. Het betekent ook dat je het voltooide voorstel gemakkelijk kunt beoordelen om ervoor te zorgen dat het alles dekt wat nodig is.

Als je een bod/voorstel indient, had je al vóór de vrijgave van de aanbesteding met de klant moeten communiceren. Als je wilt opvallen, moet je ervoor zorgen dat je alles wat je weet over de behoeften en waarden van de klant opneemt in je compliancematrix – of het nu in de aanbesteding staat of niet.

Het is cruciaal dat je een sterk plan ontwikkelt voordat je begint met schrijven. Slechte planning kan leiden tot inconsistent werk, en je loopt het risico tijd en middelen te verspillen door uitgebreide herzieningen.

Je zou een sterk contentplan moeten hebben dat de hoofdstukken en paragrafen schetst die je gaat gebruiken. Het is ook een goed idee om ervoor te zorgen dat er een duidelijke opzet is van wat er in elke sectie besproken zal worden, inclusief waar elke klantvereiste behandeld zal worden.

Je moet ervoor zorgen dat je een helder beeld hebt van de winthema's van je organisatie – evenals je functies, voordelen en onderscheidende kenmerken. Integreer deze in je plan zodat ze allemaal op een logische manier behandeld worden die aansluit bij relevante vereisten.

Je zou moeten proberen je managementsamenvatting vroeg in het proces te beginnen, bijvoorbeeld na de kick-off meeting. Het is het onderdeel dat het meest kritisch bekeken wordt, dus het is van vitaal belang dat je er de aandacht aan geeft die het verdient. De managementsamenvatting moet het volgende bevatten:

• De bedrijfsdoelen van de klant.
• Een introductie van jouw oplossing.
• De prijs.
• De vervolgstappen.

De managementsamenvatting moet je begrip van het project en de belangrijkste verkoopargumenten benadrukken. Er zullen mensen in het evaluatieproces zijn die alleen de managementsamenvatting lezen en niet het hele bod/voorstel. Je moet ervoor zorgen dat dit onderdeel de aandacht van je klant trekt en een overtuigend overzicht van jouw voorstel biedt.

Uw bod/voorstel moet de deliverables, mijlpalen en tijdlijnen schetsen – zo specifiek als u kunt. U kunt dit gedeelte gebruiken om de aanpak of methodologie te beschrijven die u zult hanteren om het project succesvol uit te voeren. De klant moet na het lezen van dit deel een helder beeld hebben van hoe het is om met u samen te werken.

U moet aantonen dat u in staat bent het werk te voltooien op een manier die voldoet aan de behoeften van de klant, inclusief eventuele innovatieve strategieën en tools die u kunnen onderscheiden van concurrenten.

Het is belangrijk om transparant te zijn over je prijs in het voorstel. Het is verleidelijk om te schuwen voor openheid over je prijs uit angst dat dit je meteen uit de running zal halen. Het is echter belangrijk om ervoor te zorgen dat de kosten duidelijk worden opgesplitst en onderbouwd. Dit betekent dat je klant kan zien waar de waar voor zijn geld zit.

Je zou je prijssectie als volgt kunnen structureren als een argument:

• Verduidelijk de behoeften van de klant.
• Vermeld je kosten duidelijk.
• Toon de waar voor het geld door aan te tonen hoe de klant zal profiteren, bijvoorbeeld het rendement op de investering.
• Vat de waarde van je oplossing voor de behoeften van je klant samen.

Zorg ervoor dat je gedurende je voorstel bewijs voor de voordelen van jouw oplossing verweft. Je zou successen kunnen beschrijven die je in het verleden hebt behaald, vooral bij vergelijkbare contracten. Je zou de kwalificaties en ervaring van je team kunnen benadrukken, evenals alle gegevens die je hebt om de voordelen te tonen die eerdere klanten hebben ontvangen.

Effectieve bewijspunten kunnen zijn:

• Casestudies en succesverhalen.
• Klantcitaten en getuigenissen.
• Awards en erkenning.
• Voorbeelden van het overwinnen van uitdagingen.
• Bewijs van het voldoen aan klanteisen.

Je zou je bewijspunten expliciet moeten koppelen aan de behoeften en eisen van de klant. Je zou er ook voor moeten zorgen dat de bewijspunten die je gebruikt kwantitatief bewijs bevatten en dat ze verifieerbaar zijn. Dit maakt ze overtuigender voor de klant.

• Optimaliseer je bod/voorstel voor vluchtig lezen: Gebruik duidelijke hoofdtitels en subtitels. Zet je belangrijkste punten aan het begin van elke sectie zodat ze onmogelijk te missen zijn.
• Zet de klant centraal: Gebruik de naam van je klant vaker dan die van je eigen organisatie. Zet de naam van je klant voor die van je organisatie in je zinnen. Gebruik de terminologie en taal die je klant gebruikt. Ga er niet van uit dat zij voordelen zullen zien in de eigenschappen die jij het meest indrukwekkend vindt. Onderzoek in plaats daarvan je klant en achterhaal hun denkwijze zodat je met dat in gedachten kunt schrijven.
• Schrijf overtuigend: Zorg ervoor dat je je klant echt begrijpt en spreek aan wat je weet dat je klant belangrijk vindt. Gebruik bewijspunten en structureer je secties zoals je een argument zou structureren.
• Toon duidelijk je waarde aan: Beschrijf wat de klant kan verwachten wanneer zij met je samenwerken. Geef prioriteit aan het schetsen van de voordelen die de klant zal ontvangen van je oplossing boven de eigenschappen die je organisatie heeft. Leg expliciete verbanden tussen wat je aanbiedt en wat zij je hebben verteld dat ze nodig hebben.
• Let op de details: Zorg ervoor dat je bod/voorstel zo vrij mogelijk is van spel- en grammaticafouten. Hoewel een paar typefouten waarschijnlijk niet je hele inspanning zullen ondermijnen, is het bod/voorstel een kans om die zo belangrijke aandacht voor detail te tonen.

• Het doel van een offerte/voorstel is om de klant ervan te overtuigen dat jij de beste keuze bent.
• Je offerte/voorstel moet laten zien hoe 'op één lijn' je bent met de klant.
• Het is essentieel om je offerte/voorstel te plannen voordat je deze schrijft.
• Zorg ervoor dat je de winthema's van je organisatie begrijpt, evenals de kenmerken, voordelen en onderscheidende factoren van je oplossing.
• Schrijf je managementsamenvatting vroeg in het proces en zorg ervoor dat deze de aandacht van de klant trekt.
• Geef een helder en realistisch overzicht van je specifieke plannen voor het voltooien van het project vanuit logistiek oogpunt.
• Wees transparant over je prijs, maar overtuig de klant ervan dat het de investering waard zal zijn voor het rendement dat zij ontvangen.
• Toon de capaciteiten en het succes van je organisatie aan door gebruik te maken van kwantificeerbaar en verifieerbaar bewijs.
• Laat je klanten niet zelf de leemtes invullen over hoe jouw oplossing hen ten goede komt – koppel alles wat je schrijft terug aan de behoeften en vereisten van de klant.

Of je nu wel of niet een contract toegekend krijgt, hangt niet volledig af van de kwaliteit van je voorstel. Een slecht voorstel kan echter veel schade toebrengen aan je kansen.

Deelname aan trainingsprogramma's of workshops kan je vaardigheden in het schrijven van offertes verbeteren en je op de hoogte houden van de beste praktijken in de sector. Voortdurend leren en vaardighedenontwikkeling verbeteren je effectiviteit als offerteschrijver, waardoor de kansen op het winnen van contracten en projecten toenemen.

De Association of Proposal Management Professionals wordt beschouwd als de wereldwijde autoriteit op het gebied van beste praktijken voor offertes/voorstellen, en biedt meerdere certificeringen die je kunnen helpen bij het schrijven van de beste offertes/voorstellen die je kunt maken.

Het Foundation trainings- en certificeringsprogramma rust individuen toe met essentiële branchevaardigheden, kennis en terminologie. Micro-Certificeringen bieden diepere inzichten in gespecialiseerde gebieden. Met deze certificeringen kunnen professionals vol vertrouwen werk van hoge kwaliteit leveren, waarbij zij altijd klanten en opdrachtgevers voorop stellen.

Begin je reis en valideer je vaardigheden met APMP Foundation en verschillende Micro-Certificeringen.

Verbeter je carrière en laat je expertise zien in Bid en Proposal best practices met APMP Practitioner en Capture Practitioner certificeringen. Deze kwalificaties bevestigen je vermogen om best practices toe te passen in je dagelijkse werk. Of je nu je team begeleidt naar een succesvolle proposal met de Practitioner certificering of het nastreven van complexe zakelijke kansen beheert met de Capture certificering, deze certificeringen benadrukken je professionele vaardigheden.

Verhoog uw positie als leider in de Bid en Proposal industrie door het prestigieuze APMP Professional certificaat te behalen. Dit certificaat erkent en valideert de carrièreprestaties van een individu. Het beoordeelt de competenties die door het individu worden getoond en evalueert een Proposal Professional Impact Paper (PPIP), dat de werkelijke proposalervaring, vaardigheden en capaciteiten weergeeft en toont.