Como escrever uma proposta ou licitação

Conseguir aquele contrato que muda o jogo começa com um documento crucial: uma proposta/licitação. Mas o que é preciso para criar uma proposta/licitação que supere sua concorrência? Prepare-se, pois vamos explicar o básico de como escrever uma proposta/licitação que realmente ganha!

Uma proposta/licitação de destaque é a porta de entrada da sua organização para oportunidades de trabalho lucrativas. É um documento formal que descreve os produtos ou serviços que você pode fornecer para atender às necessidades específicas de um cliente.

Quando um cliente quer terceirizar um esforço de trabalho ou projeto, ele normalmente divulga uma solicitação de proposta (RFP). Este é o seu convite para enviar uma proposta/licitação que prove que você é a organização certa para realizar esse trabalho para eles.

Os clientes frequentemente recebem várias propostas em resposta à sua RFP. Uma proposta/licitação ruim ou mal formulada pode definitivamente fazer você perder uma oportunidade, então é importante garantir que sua proposta/licitação possa se destacar entre a concorrência.

A aparência da sua proposta/licitação pode variar dependendo do projeto, cliente e setor. No entanto, existem alguns recursos que são universalmente essenciais.

Estes incluem:

• Um resumo executivo.
• Detalhes do projeto, incluindo o escopo do trabalho e metodologia.
• O preço e orçamento.
• Suas qualificações e experiência.
• Proposta de valor.
• Gráficos claros e persuasivos.

Os clientes frequentemente especificam títulos ou estruturas que desejam ver em uma proposta/licitação dentro de seu RFP. Você deve sempre seguir as especificações do cliente – elas têm precedência sobre qualquer conselho que você possa ler em outros lugares.

Pode parecer óbvio, mas seu primeiro passo quando uma RFP é lançada é lê-la cuidadosamente. Desde regras de formatação e diretrizes de estrutura até os requisitos principais para o trabalho, você precisa entender exatamente o que o cliente está procurando.

Uma matriz de conformidade é essencialmente apenas uma lista de todas as necessidades e requisitos do cliente. Ter uma matriz de conformidade significa que você pode planejar sua proposta/licitação para cobrir todos os requisitos. Também significa que você pode facilmente revisar a proposta finalizada para garantir que ela cubra tudo o que precisa.

Se você está enviando uma proposta/licitação, já deveria ter se comunicado com o cliente antes do lançamento da RFP. Se você quer se destacar, deve garantir que está incluindo tudo o que sabe sobre as necessidades e valores do cliente em sua matriz de conformidade – seja isso que apareça na RFP ou não.

É fundamental que você desenvolva um plano sólido antes de começar a escrever. Um planejamento deficiente pode resultar em trabalho inconsistente, e você corre o risco de desperdiçar tempo e recursos devido a retrabalho extensivo.

Você deve ter um plano de conteúdo robusto que delineie os títulos e subtítulos que usará. Também é uma boa ideia garantir que haja um esboço claro do que será discutido em cada seção, incluindo onde cada requisito do cliente será abordado.

Você precisa se certificar de ter uma concepção clara dos temas de vitória da sua organização – assim como seus recursos, benefícios e diferenciais. Integre esses elementos ao seu plano para que sejam todos cobertos de forma lógica e vinculada aos requisitos relevantes.

Você deve tentar começar seu resumo executivo no início do processo, por exemplo, após a reunião de abertura. É a seção que será mais examinada, então é vital que você dê a ela a atenção que merece. O resumo executivo precisa incluir:

• Os objetivos de negócio do cliente.
• Uma introdução à sua solução.
• O preço.
• Os próximos passos.

O resumo executivo deve destacar sua compreensão do projeto e os principais pontos de venda. Haverá algumas pessoas no processo de avaliação que lerão apenas o resumo executivo e não toda a licitação/proposta. Você tem que garantir que esta seção capture a atenção do seu cliente e forneça uma visão geral convincente da sua proposta.

Sua proposta/oferta deve descrever os entregáveis, marcos e cronogramas – da forma mais específica possível. Você pode usar esta seção para descrever a abordagem ou metodologia que empregará para executar o projeto com sucesso. O cliente deve sair da leitura desta parte com uma visão clara de como é trabalhar com você.

Você deve demonstrar que será capaz de concluir o trabalho de forma a atender às necessidades do cliente, incluindo quaisquer estratégias e ferramentas inovadoras que possam diferenciá-lo dos concorrentes.

É importante ser transparente sobre seu preço na proposta. É fácil evitar ser direto sobre seu preço por medo de que isso o tire da disputa imediatamente. No entanto, é importante garantir que os custos sejam detalhados claramente e justificados. Isso significa que seu cliente pode ver onde está o custo-benefício.

Você pode estruturar sua seção de preços como um argumento da seguinte forma:

• Esclareça as necessidades do cliente.
• Apresente seus custos claramente.
• Mostre o custo-benefício demonstrando como o cliente se beneficiará, por exemplo, o retorno sobre o investimento.
• Resuma o valor da sua solução para as necessidades do seu cliente.

Certifique-se de incluir evidências dos benefícios da sua solução ao longo de toda a proposta. Você pode descrever sucessos que teve no passado, especialmente em contratos similares. Você pode destacar as qualificações e experiência da sua equipe, e quaisquer dados que tenha para mostrar os benefícios que clientes anteriores receberam.

Pontos de prova eficazes podem incluir:

• Estudos de caso e histórias de sucesso.
• Citações e depoimentos de clientes.
• Prêmios e reconhecimentos.
• Exemplos de superação de desafios.
• Evidências de atendimento aos requisitos do cliente.

Você deve vincular explicitamente seus pontos de prova às necessidades e requisitos do cliente. Você também deve garantir que os pontos de prova que usar tenham evidências quantitativas anexadas e que sejam verificáveis. Isso os torna mais persuasivos para o cliente.

• Otimize sua proposta/licitação para leitura dinâmica: Use títulos e subtítulos claros. Coloque seus pontos mais importantes no início de cada seção para que seja impossível perdê-los.
• Coloque o cliente em primeiro lugar: Use o nome do seu cliente mais frequentemente que o da sua organização. Coloque o nome do cliente antes do da sua organização nas frases. Use a terminologia e linguagem que seu cliente usa. Não presuma que eles encontrarão benefícios nas funcionalidades que você considera mais impressionantes. Em vez disso, pesquise sobre seu cliente e entenda sua mentalidade para que você possa escrever pensando nisso.
• Escreva de forma persuasiva: Certifique-se de realmente entender seu cliente e apele para aquilo que você sabe que ele valoriza. Use pontos de comprovação e estruture suas seções como estruturaria um argumento.
• Demonstre claramente seu valor: Descreva o que o cliente pode esperar ao trabalhar com você. Priorize destacar os benefícios que o cliente receberá da sua solução em vez das funcionalidades que sua organização possui. Faça conexões explícitas entre o que você está oferecendo e o que eles disseram que precisam.
• Preste atenção aos detalhes: Certifique-se de que sua proposta/licitação esteja o mais livre possível de erros de ortografia e gramática. Embora alguns erros de digitação provavelmente não prejudiquem todo seu esforço, a proposta/licitação é uma oportunidade para demonstrar essa atenção aos detalhes tão importante.

• O objetivo de uma proposta comercial é convencer o cliente de que você é a melhor escolha.
• Sua proposta comercial precisa mostrar o quanto você está "sintonizado" com o cliente.
• É essencial planejar sua proposta comercial antes de escrevê-la.
• Certifique-se de entender os temas de vitória da sua organização e as características, benefícios e diferenciais da sua solução.
• Escreva seu resumo executivo cedo e certifique-se de que ele capture a atenção do cliente.
• Forneça uma visão geral clara e realista dos seus planos específicos para concluir o projeto do ponto de vista logístico.
• Seja transparente sobre seu preço, mas convença o cliente de que valerá a pena pelo retorno que ele receberá.
• Demonstre as capacidades e o sucesso da sua organização usando evidências quantificáveis e verificáveis.
• Não deixe seus clientes preencherem as lacunas sobre como sua solução os beneficia – conecte tudo que você escrever de volta às necessidades e requisitos do cliente.

Se você recebe ou não um contrato não depende inteiramente da qualidade da sua proposta. No entanto, uma proposta ruim pode causar muito prejuízo às suas chances.

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