Come scrivere un'offerta o una proposta

Ottenere quel contratto che cambia le carte in tavola inizia con un documento cruciale: un'offerta/proposta. Ma cosa serve per creare un'offerta/proposta che superi la concorrenza? Preparatevi, perché analizziamo le basi per scrivere un'offerta/proposta che vince davvero!

Una proposta/offerta eccellente è la porta d'accesso della tua organizzazione a opportunità di lavoro redditizie. È un documento formale che delinea i prodotti o servizi che puoi fornire per soddisfare le esigenze specifiche di un cliente.

Quando un cliente desidera esternalizzare un'attività lavorativa o un progetto, tipicamente pubblicherà una richiesta di proposta (RFP). Questo è il tuo invito a presentare una proposta/offerta che dimostri di essere l'organizzazione giusta per svolgere quel lavoro per loro.

I clienti spesso ricevono numerose proposte in risposta alla loro RFP. Una proposta/offerta scadente o formulata in modo improprio può sicuramente farti perdere un'opportunità, quindi è importante assicurarsi che la tua proposta/offerta possa competere con la concorrenza.

L'aspetto della tua offerta/proposta può variare a seconda del progetto, del cliente e del settore. Tuttavia, ci sono alcune caratteristiche che sono universalmente essenziali.

Queste includono:

• Un riassunto esecutivo.
• Dettagli del progetto, incluso l'ambito di lavoro e la metodologia.
• Il prezzo e il budget.
• Le tue qualifiche ed esperienza.
• Proposta di valore.
• Grafici chiari e persuasivi.

I clienti spesso specificano le intestazioni o le strutture che vogliono vedere in un'offerta/proposta all'interno della loro RFP. Dovresti sempre seguire le specifiche del cliente – queste hanno la precedenza su qualsiasi consiglio tu possa leggere altrove.

Può sembrare ovvio, ma il primo passo quando viene pubblicato un RFP è leggerlo attentamente. Dalle regole di formattazione e linee guida strutturali ai requisiti chiave per il lavoro, devi capire esattamente cosa sta cercando il cliente.

Una matrice di conformità è essenzialmente solo un elenco di tutti i bisogni e requisiti del cliente. Avere una matrice di conformità significa che puoi pianificare la tua offerta/proposta per coprire ogni requisito. Significa anche che puoi facilmente rivedere la proposta finita per assicurarti che copra tutto ciò che deve coprire.

Se stai presentando un'offerta/proposta, dovresti aver già comunicato con il cliente prima del rilascio dell'RFP. Se vuoi distinguerti, dovresti assicurarti di includere tutto ciò che sai sui bisogni e valori del cliente nella tua matrice di conformità – che appaia nell'RFP o meno.

È fondamentale sviluppare un piano solido prima di iniziare a scrivere. Una pianificazione scadente può portare a un lavoro incoerente, e si corre il rischio di sprecare tempo e risorse a causa di rielaborazioni estensive.

Dovresti avere un piano di contenuti ben strutturato che delinei i titoli e i sottotitoli che utilizzerai. È anche una buona idea assicurarsi che ci sia una chiara scaletta di ciò che verrà discusso in ogni sezione, incluso dove ogni requisito del cliente verrà affrontato.

Devi assicurarti di avere una concezione chiara dei temi vincenti della tua organizzazione – così come delle tue caratteristiche, vantaggi e fattori di differenziazione. Integra questi elementi nel tuo piano in modo che siano tutti coperti in maniera logica e collegata ai requisiti pertinenti.

Dovresti cercare di iniziare il tuo riassunto esecutivo nelle prime fasi del processo, ad esempio dopo la riunione di avvio. È la sezione che sarà maggiormente esaminata, quindi è fondamentale che tu le dedichi l'attenzione che merita. Il riassunto esecutivo deve includere:

• Gli obiettivi aziendali del cliente.
• Un'introduzione alla tua soluzione.
• Il prezzo.
• I prossimi passi.

Il riassunto esecutivo dovrebbe evidenziare la tua comprensione del progetto e i punti di forza principali. Ci saranno alcune persone nel processo di valutazione che leggeranno solo il riassunto esecutivo e non l'intera offerta/proposta. Devi assicurarti che questa sezione catturi l'attenzione del tuo cliente e fornisca una panoramica convincente della tua proposta.

La tua offerta/proposta dovrebbe delineare i risultati, le tappe fondamentali e i tempi - nel modo più specifico possibile. Puoi utilizzare questa sezione per illustrare l'approccio o la metodologia che impiegherai per eseguire il progetto con successo. Il cliente dovrebbe uscire dalla lettura di questa parte con un'idea chiara di come sia lavorare con te.

Dovresti dimostrare che sarai in grado di completare il lavoro in modo da soddisfare le esigenze del cliente, incluse eventuali strategie innovative e strumenti che potrebbero distinguerti dai concorrenti.

È importante essere trasparenti riguardo al prezzo nella proposta. È facile evitare di essere diretti sul prezzo per paura che questo ti escluda immediatamente dalla competizione. Tuttavia, è importante assicurarsi che i costi siano scomposti chiaramente e giustificati. Questo significa che il tuo cliente può vedere dove sta il rapporto qualità-prezzo.

Potresti strutturare la sezione dei prezzi come un'argomentazione nel modo seguente:

• Chiarisci le esigenze del cliente.
• Indica i tuoi costi chiaramente.
• Mostra il rapporto qualità-prezzo dimostrando come il cliente trarrà beneficio, ad esempio il ritorno sull'investimento.
• Riassumi il valore della tua soluzione per le esigenze del tuo cliente.

Assicurati di inserire prove dei benefici della tua soluzione in tutta la proposta. Potresti descrivere i successi che hai ottenuto in passato, in particolare su contratti simili. Potresti evidenziare le qualifiche e l'esperienza del tuo team, e qualsiasi dato che hai per mostrare i benefici che i clienti precedenti hanno ricevuto.

Prove efficaci potrebbero includere:

• Casi studio e storie di successo.
• Citazioni e testimonianze dei clienti.
• Premi e riconoscimenti.
• Esempi di superamento delle sfide.
• Prove del soddisfacimento dei requisiti del cliente.

Dovresti collegare esplicitamente le tue prove alle esigenze e ai requisiti del cliente. Dovresti anche assicurarti che le prove che usi abbiano evidenze quantitative allegate, e che siano verificabili. Questo le rende più persuasive per il cliente.

• Ottimizza la tua offerta/proposta per una lettura veloce: Usa titoli e sottotitoli chiari. Metti i punti più importanti all'inizio di ogni sezione in modo che siano impossibili da perdere.
• Metti il cliente al primo posto: Usa il nome del tuo cliente più spesso di quello della tua organizzazione. Metti il nome del cliente prima di quello della tua organizzazione nelle tue frasi. Usa la terminologia e il linguaggio che usa il tuo cliente. Non dare per scontato che troveranno vantaggi nelle caratteristiche che tu ritieni più impressionanti. Invece, studia il tuo cliente e comprendi la sua mentalità in modo da poter scrivere tenendo conto di questo.
• Scrivi in modo persuasivo: Assicurati di comprendere davvero il tuo cliente e fai appello a quello che sai gli sta a cuore. Usa prove concrete e struttura le tue sezioni come struttureresti un'argomentazione.
• Dimostra chiaramente il tuo valore: Descrivi cosa può aspettarsi il cliente quando lavora con te. Dai priorità al delineare i benefici che il cliente riceverà dalla tua soluzione rispetto alle caratteristiche che ha la tua organizzazione. Crea collegamenti espliciti tra quello che stai offrendo e quello che ti hanno detto di cui hanno bisogno.
• Presta attenzione ai dettagli: Assicurati che la tua offerta/proposta sia il più possibile priva di errori di ortografia e grammatica. Anche se alcuni refusi non rovineranno probabilmente tutto il tuo sforzo, l'offerta/proposta è un'opportunità per dimostrare quella fondamentale attenzione ai dettagli.

• L'obiettivo di un'offerta/proposta è convincere il cliente che siete la scelta migliore.
• La vostra offerta/proposta deve dimostrare quanto siete "in sintonia" con il cliente.
• È essenziale pianificare la vostra offerta/proposta prima di scriverla.
• Assicuratevi di comprendere i temi vincenti della vostra organizzazione e le caratteristiche, i vantaggi e i fattori distintivi della vostra soluzione.
• Scrivete il vostro riassunto esecutivo per tempo e assicuratevi che catturi l'attenzione del cliente.
• Fornite una panoramica chiara e realistica dei vostri piani specifici per completare il progetto dal punto di vista logistico.
• Siate trasparenti riguardo al vostro prezzo, ma convincete il cliente che ne varrà la pena per il ritorno che riceverà.
• Dimostrate le capacità e il successo della vostra organizzazione utilizzando prove quantificabili e verificabili.
• Non lasciate che i vostri clienti riempiano le lacune su come la vostra soluzione li avvantaggi – collegate tutto quello che scrivete alle esigenze e ai requisiti del cliente.

Il fatto che ti venga assegnato un contratto o meno non dipende interamente dalla qualità della tua proposta. Tuttavia, una proposta scadente può danneggiare notevolmente le tue possibilità.

Partecipare a programmi di formazione o workshop può migliorare le competenze nella scrittura di offerte e mantenerti aggiornato sulle migliori pratiche del settore. L'apprendimento continuo e lo sviluppo delle competenze migliorano l'efficacia come redattore di offerte, aumentando le possibilità di vincere contratti e progetti.

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