Jak napisać ofertę lub propozycję

Zdobycie tego przełomowego kontraktu zaczyna się od jednego kluczowego dokumentu: oferty/propozycji. Ale co trzeba zrobić, aby stworzyć ofertę/propozycję, która przewyższy konkurencję? Przygotuj się, bo omawiamy podstawy pisania oferty/propozycji, która rzeczywiście wygrywa!

Wyróżniająca się oferta/propozycja to brama Twojej organizacji do lukratywnych możliwości pracy. To formalny dokument, który przedstawia produkty lub usługi, które możesz dostarczyć, aby zaspokoić specyficzne potrzeby klienta.

Gdy klient chce zlecić pracę lub projekt na zewnątrz, zwykle publikuje zapytanie ofertowe (RFP). To Twoje zaproszenie do złożenia oferty/propozycji, która udowodni, że jesteś właściwą organizacją do podjęcia tej pracy dla nich.

Klienci często otrzymują wiele propozycji w odpowiedzi na swoje RFP. Zła lub nieprawidłowo sformułowana oferta/propozycja zdecydowanie może sprawić, że stracisz możliwość, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że Twoja oferta/propozycja może się obronić wśród konkurencji.

Wygląd Twojej oferty/propozycji może się różnić w zależności od projektu, klienta i branży. Jednak istnieje kilka cech, które są uniwersalnie niezbędne.

Należą do nich:

• Streszczenie wykonawcze.
• Szczegóły projektu, w tym zakres prac i metodologia.
• Wycena i budżet.
• Twoje kwalifikacje i doświadczenie.
• Propozycja wartości.
• Przejrzysta i przekonująca grafika.

Klienci często określają nagłówki lub struktury, które chcą widzieć w ofercie/propozycji w swoim RFP. Zawsze powinieneś przestrzegać specyfikacji klienta – mają one pierwszeństwo przed wszelkimi poradami, które możesz przeczytać gdzie indziej.

Może to brzmieć oczywście, ale pierwszym krokiem po opublikowaniu RFP jest uważne przeczytanie go. Od zasad formatowania i wytycznych strukturalnych po kluczowe wymagania dotyczące pracy – musisz dokładnie zrozumieć, czego szuka klient.

Macierz zgodności to w zasadzie po prostu lista wszystkich potrzeb i wymagań klienta. Posiadanie macierzy zgodności oznacza, że możesz zaplanować swoją ofertę/propozycję tak, aby uwzględniała każde wymaganie. Oznacza to również, że możesz łatwo przejrzeć gotową propozycję, aby upewnić się, że obejmuje wszystko, co powinno.

Jeśli składasz ofertę/propozycję, powinieneś już wcześniej komunikować się z klientem przed opublikowaniem RFP. Jeśli chcesz się wyróżnić, powinieneś upewnić się, że uwzględniasz w swojej macierzy zgodności wszystko, co wiesz o potrzebach i wartościach klienta – niezależnie od tego, czy pojawia się to w RFP, czy nie.

Bardzo ważne jest, aby opracować solidny plan przed rozpoczęciem pisania. Słabe planowanie może skutkować niespójną pracą i grozi stratą czasu oraz zasobów z powodu konieczności gruntownych przeróbek.

Powinieneś mieć mocny plan treści, który określa nagłówki i podtytuły, których będziesz używać. Dobrym pomysłem jest również zapewnienie przejrzystego zarys tego, co będzie omawiane w każdej sekcji, w tym gdzie każde wymaganie klienta zostanie uwzględnione.

Musisz upewnić się, że masz jasne pojęcie o przewodnich motywach zwycięstwa twojej organizacji – a także o twoich cechach, korzyściach i elementach wyróżniających. Zintegruj je ze swoim planem, aby wszystkie były uwzględnione w logiczny sposób, który nawiązuje do odpowiednich wymagań.

Powinieneś spróbować rozpocząć streszczenie zarządcze wcześnie w procesie, np. po spotkaniu inauguracyjnym. To sekcja, która będzie najbardziej analizowana, więc ważne jest, abyś poświęcił jej należną uwagę. Streszczenie zarządcze musi zawierać:

• Cele biznesowe klienta.
• Wprowadzenie do Twojego rozwiązania.
• Cenę.
• Kolejne kroki.

Streszczenie zarządcze powinno podkreślać Twoje zrozumienie projektu i kluczowe argumenty sprzedażowe. W procesie oceny będą osoby, które przeczytają tylko streszczenie zarządcze, a nie całą ofertę/propozycję. Musisz upewnić się, że ta sekcja przyciągnie uwagę klienta i zapewni przekonujący przegląd Twojej propozycji.

Twoja oferta/propozycja powinna określać rezultaty, kamienie milowe i harmonogram – tak szczegółowo, jak to możliwe. Możesz wykorzystać tę sekcję, aby przedstawić podejście lub metodologię, którą zastosujesz do pomyślnej realizacji projektu. Klient powinien po przeczytaniu tej części mieć jasny obraz tego, jak wygląda współpraca z Tobą.

Powinieneś pokazać, że będziesz w stanie ukończyć pracę w sposób, który spełni potrzeby klienta, w tym wszelkie innowacyjne strategie i narzędzia, które mogą wyróżnić Cię na tle konkurencji.

Ważne jest, aby być transparentnym w kwestii ceny w swojej ofercie. Łatwo jest unikać otwartości co do ceny z obawy, że natychmiast wypadnie się z wyścigu. Jednak istotne jest, aby koszty były jasno rozpisane i uzasadnione. Oznacza to, że klient może zobaczyć, gdzie leży wartość za pieniądze.

Możesz ustrukturyzować sekcję cenową jak argument w następujący sposób:

• Wyjaśnij potrzeby klienta.
• Przedstaw swoje koszty w jasny sposób.
• Pokaż wartość za pieniądze, demonstrując jak klient odniesie korzyści, np. zwrot z inwestycji.
• Podsumuj wartość swojego rozwiązania dla potrzeb klienta.

Upewnij się, że przeplatasz dowody na korzyści swojego rozwiązania przez całą propozycję. Możesz opisać sukcesy, które odnosiłeś w przeszłości, szczególnie przy podobnych kontraktach. Możesz podkreślić kwalifikacje i doświadczenie swojego zespołu oraz wszelkie dane, które pokazują korzyści otrzymane przez poprzednich klientów.

Skuteczne punkty dowodowe mogą obejmować:

• Studia przypadków i historie sukcesu.
• Cytaty i referencje klientów.
• Nagrody i wyróżnienia.
• Przykłady pokonywania wyzwań.
• Dowody spełnienia wymagań klientów.

Powinieneś jawnie powiązać swoje punkty dowodowe z potrzebami i wymaganiami klienta. Powinieneś również upewnić się, że punkty dowodowe, których używasz, mają dołączone dowody ilościowe i że są weryfikowalne. To sprawia, że są bardziej przekonujące dla klienta.

• Zoptymalizuj swoją ofertę/propozycję pod kątem pobieżnego czytania: Używaj przejrzystych nagłówków i podtytułów. Umieszczaj najważniejsze punkty na początku każdej sekcji, aby nie można ich było przegapić.
• Postaw klienta na pierwszym miejscu: Używaj nazwy swojego klienta częściej niż nazwy swojej organizacji. W zdaniach umieszczaj nazwę klienta przed nazwą swojej organizacji. Używaj terminologii i języka, których używa twój klient. Nie zakładaj, że znajdą korzyści w funkcjach, które uważasz za najbardziej imponujące. Zamiast tego zbadaj swojego klienta i poznaj jego sposób myślenia, aby móc pisać z tym na uwadze.
• Pisz przekonująco: Upewnij się, że naprawdę rozumiesz swojego klienta i odwołuj się do tego, co jak wiesz, jest dla niego ważne. Używaj punktów dowodowych i strukturyzuj swoje sekcje tak, jak strukturyzowałbyś argument.
• Jasno wykaż swoją wartość: Opisz, czego klient może się spodziewać, pracując z tobą. Priorytetowo traktuj przedstawienie korzyści, które klient otrzyma z twojego rozwiązania, nad funkcje, które ma twoja organizacja. Ustanów wyraźne połączenia między tym, co oferujesz, a tym, co powiedzieli ci, że potrzebują.
• Zwracaj uwagę na szczegóły: Upewnij się, że twoja oferta/propozycja jest jak najbardziej wolna od błędów ortograficznych i gramatycznych. Choć kilka literówek prawdopodobnie nie zniszczy całego wysiłku, oferta/propozycja to okazja do zademonstrowania tej tak ważnej dbałości o szczegóły.

• Celem oferty jest przekonanie klienta, że jesteś najlepszym wyborem.
• Twoja oferta musi pokazać, jak bardzo jesteś „w zgodzie" z klientem.
• Planowanie oferty przed jej napisaniem jest niezbędne.
• Upewnij się, że rozumiesz motywy przewodnie swojej organizacji oraz cechy, korzyści i wyróżniki swojego rozwiązania.
• Napisz streszczenie wykonawcze na wczesnym etapie i upewnij się, że przyciąga uwagę klienta.
• Przedstaw jasny i realistyczny przegląd swoich konkretnych planów dotyczących realizacji projektu z logistycznego punktu widzenia.
• Bądź przejrzysty w kwestii ceny, ale przekonaj klienta, że będzie ona warta zwrotu, jaki otrzyma.
• Zademonstruj możliwości i sukcesy swojej organizacji, używając wymiernych i weryfikowalnych dowodów.
• Nie pozostawiaj klientów, by sami wypełniali luki dotyczące tego, jak twoje rozwiązanie im pomaga – powiąż wszystko, co piszesz, z potrzebami i wymaganiami klienta.

To, czy otrzymasz kontrakt, czy nie, nie zależy w całości od jakości Twojej propozycji. Jednak słaba propozycja może znacznie zaszkodzić Twoim szansom.

Uczestnictwo w programach szkoleniowych lub warsztatach może poprawić umiejętności pisania ofert i na bieżąco informować o najlepszych praktykach branżowych. Ciągłe uczenie się i rozwój umiejętności zwiększają skuteczność jako autor ofert, podwyższając szanse na wygranie kontraktów i projektów.

Stowarzyszenie Profesjonalistów Zarządzania Propozycjami jest uważane za światowy autorytet w zakresie najlepszych praktyk ofertowych/propozycyjnych i oferuje liczne certyfikaty, które mogą pomóc w napisaniu najlepszych ofert/propozycji, na jakie Cię stać.

Program szkoleniowy i certyfikacyjny Foundation wyposaża osoby w niezbędne umiejętności branżowe, wiedzę i terminologię. Mikrocertyfikaty zapewniają głębszy wgląd w wyspecjalizowane obszary. Dzięki tym certyfikatom profesjonaliści mogą pewnie dostarczać wysokiej jakości pracę, zawsze stawiając na pierwszym miejscu klientów i odbiorców.

Rozpocznij swoją podróż i potwierdź swoje umiejętności dzięki APMP Foundation i różnorodnym Mikrocertyfikatom.

Rozwijaj swoją karierę i prezentuj swoją wiedzę w zakresie najlepszych praktyk ofert i propozycji dzięki certyfikatom APMP Practitioner i Capture Practitioner. Te kwalifikacje potwierdzają Twoją zdolność do wdrażania najlepszych praktyk w codziennej pracy. Niezależnie od tego, czy prowadzisz swój zespół do sukcesu w propozycji dzięki certyfikacji Practitioner, czy zarządzasz pozyskiwaniem złożonych możliwości biznesowych dzięki certyfikacji Capture, te certyfikaty podkreślają Twoje umiejętności zawodowe.

Podnieś swoją pozycję jako lider w branży ofert i propozycji, zdobywając prestiżową certyfikację APMP Professional. Ta certyfikacja uznaje i potwierdza osiągnięcia zawodowe danej osoby. Ocenia kompetencje wykazane przez osobę oraz ewaluuje Artykuł Wpływu Specjalisty ds. Propozycji (PPIP), odzwierciedlający i prezentujący rzeczywiste doświadczenie, umiejętności i zdolności w zakresie propozycji.