Wie man ein Angebot oder einen Vorschlag verfasst

Die Akquise dieses geschäftsverändernden Auftrags beginnt mit einem entscheidenden Dokument: einem Angebot/Vorschlag. Aber was braucht es, um ein Angebot/Vorschlag zu erstellen, das die Konkurrenz überstrahlt? Schnallen Sie sich an, während wir die Grundlagen des Schreibens eines Angebots/Vorschlags aufschlüsseln, der tatsächlich gewinnt!

Ein herausragender Antrag/Vorschlag ist das Tor Ihrer Organisation zu lukrativen Arbeitsmöglichkeiten. Es ist ein formelles Dokument, das die Produkte oder Dienstleistungen darlegt, die Sie anbieten können, um die spezifischen Bedürfnisse eines Kunden zu erfüllen.

Wenn ein Kunde eine Arbeitsleistung oder ein Projekt auslagern möchte, wird er normalerweise eine Angebotsaufforderung (RFP) veröffentlichen. Dies ist Ihre Einladung, einen Antrag/Vorschlag einzureichen, der beweist, dass Sie die richtige Organisation sind, um diese Arbeit für ihn zu übernehmen.

Kunden erhalten oft eine Reihe von Vorschlägen als Antwort auf ihre RFP. Ein schlechter oder unsachgemäß formulierter Antrag/Vorschlag kann Ihnen definitiv eine Gelegenheit kosten, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihr Antrag/Vorschlag sich gegenüber der Konkurrenz behaupten kann.

Wie Ihr Angebot/Vorschlag aussieht, kann je nach Projekt, Kunde und Branche variieren. Es gibt jedoch einige Merkmale, die universell unverzichtbar sind.

Dazu gehören:

• Eine Zusammenfassung für die Geschäftsführung.
• Einzelheiten zum Projekt, einschließlich des Arbeitsumfangs und der Methodik.
• Die Preisgestaltung und das Budget.
• Ihre Qualifikationen und Erfahrungen.
• Wertversprechen.
• Klare und überzeugende Grafiken.

Kunden geben oft Überschriften oder Strukturen vor, die sie in einem Angebot/Vorschlag innerhalb ihrer Ausschreibung sehen möchten. Sie sollten immer die Vorgaben des Kunden befolgen – diese haben Vorrang vor allen Ratschlägen, die Sie anderswo lesen könnten.

Es mag offensichtlich klingen, aber Ihr erster Schritt, wenn eine Ausschreibung veröffentlicht wird, ist, sie sorgfältig zu lesen. Von Formatierungsregeln und Strukturrichtlinien bis hin zu den wichtigsten Anforderungen für die Arbeit müssen Sie genau verstehen, wonach der Kunde sucht.

Eine Compliance-Matrix ist im Wesentlichen nur eine Liste aller Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden. Eine Compliance-Matrix zu haben bedeutet, dass Sie Ihr Angebot so planen können, dass es jede Anforderung abdeckt. Es bedeutet auch, dass Sie das fertige Angebot leicht überprüfen können, um sicherzustellen, dass es alles abdeckt, was es abdecken muss.

Wenn Sie ein Angebot einreichen, sollten Sie bereits vor der Veröffentlichung der Ausschreibung mit dem Kunden kommuniziert haben. Wenn Sie sich abheben möchten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alles, was Sie über die Bedürfnisse und Werte des Kunden wissen, in Ihre Compliance-Matrix einbeziehen – unabhängig davon, ob es in der Ausschreibung erscheint oder nicht.

Es ist entscheidend, dass Sie einen soliden Plan entwickeln, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Schlechte Planung kann zu inkonsistenter Arbeit führen, und Sie laufen Gefahr, Zeit und Ressourcen durch umfangreiche Überarbeitungen zu verschwenden.

Sie sollten einen durchdachten Inhaltsplan haben, der die Überschriften und Unterüberschriften aufzeigt, die Sie verwenden werden. Es ist auch ratsam sicherzustellen, dass es eine klare Gliederung dessen gibt, was in jedem Abschnitt besprochen wird, einschließlich wo jede Kundenanforderung behandelt wird.

Sie müssen sicherstellen, dass Sie eine klare Vorstellung von den Erfolgsthemen Ihres Unternehmens haben – sowie von Ihren Eigenschaften, Vorteilen und Unterscheidungsmerkmalen. Integrieren Sie diese in Ihren Plan, sodass sie alle auf logische Weise abgedeckt werden, die mit relevanten Anforderungen verknüpft ist.

Sie sollten versuchen, Ihre Zusammenfassung früh im Prozess zu beginnen, z.B. nach dem Kick-off-Meeting. Es ist der Abschnitt, der am genauesten unter die Lupe genommen wird, daher ist es wichtig, dass Sie ihm die Aufmerksamkeit schenken, die er verdient. Die Zusammenfassung muss Folgendes enthalten:

• Die Geschäftsziele des Kunden.
• Eine Einführung in Ihre Lösung.
• Den Preis.
• Die nächsten Schritte.

Die Zusammenfassung sollte Ihr Verständnis des Projekts und die wichtigsten Verkaufsargumente hervorheben. Es wird einige Personen im Bewertungsprozess geben, die nur die Zusammenfassung lesen und nicht das gesamte Angebot. Sie müssen sicherstellen, dass dieser Abschnitt die Aufmerksamkeit Ihres Kunden auf sich zieht und einen überzeugenden Überblick über Ihr Angebot bietet.

Ihr Angebot sollte die Leistungen, Meilensteine und Zeitpläne so spezifisch wie möglich darlegen. Sie können diesen Abschnitt nutzen, um den Ansatz oder die Methodik zu beschreiben, die Sie zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts einsetzen werden. Der Kunde sollte nach der Lektüre dieses Teils ein klares Bild davon haben, wie es ist, mit Ihnen zu arbeiten.

Sie sollten zeigen, dass Sie in der Lage sind, die Arbeit so zu erledigen, dass sie den Bedürfnissen des Kunden entspricht, einschließlich innovativer Strategien und Werkzeuge, die Sie von der Konkurrenz abheben könnten.

Es ist wichtig, in Ihrem Angebot transparent über Ihren Preis zu sein. Es ist leicht, davor zurückzuschrecken, offen über Ihren Preis zu sein, aus Angst, dass dies Sie sofort aus dem Rennen wirft. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass die Kosten klar aufgeschlüsselt und begründet werden. Das bedeutet, dass Ihr Kunde erkennen kann, wo das Preis-Leistungs-Verhältnis liegt.

Sie könnten Ihren Preisabschnitt wie eine Argumentation strukturieren:

• Klären Sie die Bedürfnisse des Kunden.
• Nennen Sie Ihre Kosten klar.
• Zeigen Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis auf, indem Sie demonstrieren, wie der Kunde profitieren wird, z.B. die Kapitalrendite.
• Fassen Sie den Wert Ihrer Lösung für die Bedürfnisse Ihres Kunden zusammen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Belege für die Vorteile Ihrer Lösung durchgängig in Ihren Vorschlag einbauen. Sie könnten Erfolge beschreiben, die Sie in der Vergangenheit erzielt haben, insbesondere bei ähnlichen Verträgen. Sie könnten die Qualifikationen und Erfahrungen Ihres Teams hervorheben sowie alle Daten, die Sie haben, um die Vorteile zu zeigen, die frühere Kunden erhalten haben.

Wirkungsvolle Belege könnten umfassen:

• Fallstudien und Erfolgsgeschichten.
• Kundenzitate und Referenzen.
• Auszeichnungen und Anerkennungen.
• Beispiele für die Bewältigung von Herausforderungen.
• Nachweis der Erfüllung von Kundenanforderungen.

Sie sollten Ihre Belege ausdrücklich mit den Bedürfnissen und Anforderungen des Kunden verknüpfen. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass die verwendeten Belege quantitative Nachweise enthalten und dass sie nachprüfbar sind. Dies macht sie für den Kunden überzeugender.

• Optimieren Sie Ihr Angebot für das Querlesen: Verwenden Sie klare Überschriften und Zwischenüberschriften. Setzen Sie Ihre wichtigsten Punkte an den Anfang jedes Abschnitts, damit sie unmöglich zu übersehen sind.
• Stellen Sie den Kunden in den Mittelpunkt: Verwenden Sie den Namen Ihres Kunden häufiger als den Ihrer Organisation. Setzen Sie den Namen Ihres Kunden vor den Ihrer Organisation in Ihren Sätzen. Verwenden Sie die Begriffe und die Sprache, die Ihr Kunde verwendet. Gehen Sie nicht davon aus, dass er in den Eigenschaften, die Sie für am beeindruckendsten halten, Vorteile sehen wird. Erforschen Sie stattdessen Ihren Kunden und verstehen Sie seine Denkweise, damit Sie mit dieser im Hinterkopf schreiben können.
• Schreiben Sie überzeugend: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Kunden wirklich verstehen und auf das eingehen, was Ihrem Kunden wichtig ist. Verwenden Sie Belege und strukturieren Sie Ihre Abschnitte wie eine Argumentation.
• Zeigen Sie Ihren Wert klar auf: Beschreiben Sie, was der Kunde erwarten kann, wenn er mit Ihnen arbeitet. Priorisieren Sie die Darstellung der Vorteile, die der Kunde aus Ihrer Lösung ziehen wird, gegenüber den Eigenschaften Ihrer Organisation. Schaffen Sie explizite Verbindungen zwischen dem, was Sie anbieten, und dem, was sie Ihnen gesagt haben, dass sie brauchen.
• Achten Sie auf die Details: Stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot so frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern wie möglich ist. Auch wenn ein paar Tippfehler wahrscheinlich nicht Ihre gesamten Bemühungen zunichte machen werden, ist das Angebot eine Gelegenheit, diese so wichtige Aufmerksamkeit für Details zu demonstrieren.

• Das Ziel eines Angebots/Vorschlags ist es, den Kunden davon zu überzeugen, dass Sie die beste Wahl sind.
• Ihr Angebot/Vorschlag muss zeigen, wie gut Sie auf den Kunden abgestimmt sind.
• Es ist unerlässlich, Ihr Angebot/Ihren Vorschlag zu planen, bevor Sie ihn schreiben.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die Gewinnthemen Ihres Unternehmens sowie die Eigenschaften, Vorteile und Alleinstellungsmerkmale Ihrer Lösung verstehen.
• Verfassen Sie Ihre Zusammenfassung früh und stellen Sie sicher, dass sie die Aufmerksamkeit des Kunden fesselt.
• Geben Sie einen klaren und realistischen Überblick über Ihre spezifischen Pläne zur Fertigstellung des Projekts aus logistischer Sicht.
• Seien Sie transparent bezüglich Ihres Preises, aber überzeugen Sie den Kunden davon, dass es sich für den Ertrag, den er erhält, lohnen wird.
• Demonstrieren Sie die Fähigkeiten und Erfolge Ihres Unternehmens durch quantifizierbare und überprüfbare Belege.
• Überlassen Sie es nicht Ihren Kunden, die Lücken darüber zu füllen, wie Ihre Lösung ihnen nutzt – verknüpfen Sie alles, was Sie schreiben, mit den Bedürfnissen und Anforderungen des Kunden.

Ob Ihnen ein Auftrag erteilt wird oder nicht, hängt nicht ausschließlich von der Qualität Ihres Angebots ab. Ein schlechtes Angebot kann jedoch Ihren Chancen erheblich schaden.

Die Teilnahme an Schulungsprogrammen oder Workshops kann die Fähigkeiten im Verfassen von Angeboten verbessern und Sie über bewährte Praktiken der Branche auf dem Laufenden halten. Kontinuierliches Lernen und die Weiterentwicklung von Fähigkeiten verbessern die Effektivität als Angebotsverfasser und erhöhen die Chancen, Aufträge und Projekte zu gewinnen.

Die Association of Proposal Management Professionals gilt als die globale Autorität für bewährte Praktiken bei Angeboten/Ausschreibungen und bietet mehrere Zertifizierungen an, die Ihnen dabei helfen können, die bestmöglichen Angebote/Ausschreibungen zu verfassen.

Das Foundation-Schulungs- und Zertifizierungsprogramm stattet Einzelpersonen mit wesentlichen Branchenfähigkeiten, Wissen und Terminologie aus. Micro-Zertifizierungen bieten tiefere Einblicke in spezialisierte Bereiche. Mit diesen Zertifizierungen können Fachkräfte selbstbewusst hochwertige Arbeit leisten und dabei stets Kunden und Auftraggeber in den Mittelpunkt stellen.

Beginnen Sie Ihre Reise und validieren Sie Ihre Fähigkeiten mit APMP Foundation und verschiedenen Micro-Zertifizierungen.

Bringen Sie Ihre Karriere voran und stellen Sie Ihr Fachwissen in bewährten Praktiken für Angebote und Vorschläge mit den Zertifizierungen APMP Practitioner und Capture Practitioner unter Beweis. Diese Qualifikationen bestätigen Ihre Fähigkeit, bewährte Praktiken in Ihrer täglichen Arbeit umzusetzen. Ob Sie Ihr Team mit der Practitioner-Zertifizierung zu einem erfolgreichen Vorschlag führen oder mit der Capture-Zertifizierung die Verfolgung komplexer Geschäftsmöglichkeiten verwalten – diese Zertifizierungen heben Ihre beruflichen Fähigkeiten hervor.

Stärken Sie Ihre Position als Führungskraft in der Ausschreibungs- und Angebotsbranche durch das Erlangen der angesehenen APMP Professional-Zertifizierung. Diese Zertifizierung würdigt und bestätigt die beruflichen Errungenschaften einer Person. Sie bewertet die von der Person demonstrierten Kompetenzen und evaluiert eine Proposal Professional Impact Paper (PPIP), die praxisnahe Angebotserfahrung, -fähigkeiten und -kompetenzen widerspiegelt und präsentiert.