Cómo escribir una oferta o propuesta

Conseguir ese contrato que cambie las reglas del juego comienza con un documento crucial: una propuesta/licitación. ¿Pero qué se necesita para crear una propuesta/licitación que supere a tu competencia? Prepárate, mientras desglosamos los fundamentos de escribir una propuesta/licitación que realmente gane!

Una propuesta/licitación destacada es la puerta de entrada de tu organización a oportunidades de trabajo lucrativas. Es un documento formal que describe los productos o servicios que puedes proporcionar para abordar las necesidades específicas de un cliente.

Cuando un cliente quiere subcontratar un esfuerzo de trabajo o proyecto, normalmente publicará una solicitud de propuesta (RFP). Esta es tu invitación para presentar una propuesta/licitación que demuestre que eres la organización adecuada para realizar ese trabajo para ellos.

Los clientes a menudo reciben varias propuestas en respuesta a su RFP. Una propuesta/licitación mala o mal formulada definitivamente puede hacerte perder una oportunidad, por lo que es importante asegurarse de que tu propuesta/licitación pueda competir entre la competencia.

El aspecto de tu propuesta/oferta puede variar dependiendo del proyecto, cliente e industria. Sin embargo, hay algunas características que son universalmente esenciales.

Estas incluyen:

• Un resumen ejecutivo.
• Detalles del proyecto, incluyendo el alcance del trabajo y la metodología.
• Los precios y el presupuesto.
• Tus calificaciones y experiencia.
• Propuesta de valor.
• Gráficos claros y persuasivos.

Los clientes a menudo especifican encabezados o estructuras que quieren ver en una propuesta/oferta dentro de su RFP. Siempre debes seguir las especificaciones del cliente: estas tienen precedencia sobre cualquier consejo que puedas leer en otros lugares.

Puede parecer obvio, pero tu primer paso cuando se publica una RFP es leerla cuidadosamente. Desde las reglas de formato y las pautas de estructura hasta los requisitos clave para el trabajo, necesitas entender exactamente lo que el cliente está buscando.

Una matriz de cumplimiento es esencialmente solo una lista de todas las necesidades y requisitos del cliente. Tener una matriz de cumplimiento significa que puedes planificar tu oferta/propuesta para cubrir cada requisito. También significa que puedes revisar fácilmente la propuesta terminada para asegurarte de que cubra todo lo que necesita.

Si estás presentando una oferta/propuesta, ya deberías haberte comunicado con el cliente antes de la publicación de la RFP. Si quieres destacarte, deberías asegurarte de incluir en tu matriz de cumplimiento todo lo que sepas sobre las necesidades y valores del cliente, ya sea que aparezca en la RFP o no.

Es crucial que desarrolles un plan sólido antes de comenzar a escribir. Una planificación deficiente puede resultar en trabajo inconsistente, y corres el riesgo de desperdiciar tiempo y recursos debido a reelaboraciones extensas.

Deberías tener un plan de contenido sólido que describa los encabezados y subencabezados que utilizarás. También es una buena idea asegurarse de que haya un esquema claro de lo que se discutirá en cada sección, incluyendo dónde se abordará cada requisito del cliente.

Necesitas asegurarte de tener una concepción clara de los temas ganadores de tu organización, así como de tus características, beneficios y diferenciadores. Integra estos elementos en tu plan para que todos estén cubiertos de manera lógica que se vincule con los requisitos relevantes.

Deberías intentar empezar tu resumen ejecutivo temprano en el proceso, por ejemplo, después de la reunión de inicio. Es la sección que será más examinada, por lo que es vital que le dediques la atención que merece. El resumen ejecutivo debe incluir:

• Los objetivos comerciales del cliente.
• Una introducción a tu solución.
• El precio.
• Los próximos pasos.

El resumen ejecutivo debe resaltar tu comprensión del proyecto y los puntos clave de venta. Habrá algunas personas en el proceso de evaluación que solo leen el resumen ejecutivo y no toda la oferta/propuesta. Tienes que asegurarte de que esta sección capture la atención de tu cliente y proporcione una descripción general convincente de tu propuesta.

Tu oferta/propuesta debe delinear los entregables, hitos y cronogramas, tan específicamente como puedas. Puedes usar esta sección para describir el enfoque o metodología que emplearás para ejecutar el proyecto exitosamente. El cliente debe salir de leer esta parte con una imagen clara de cómo es trabajar contigo.

Debes mostrar que serás capaz de completar el trabajo de una manera que satisfaga las necesidades del cliente, incluyendo cualquier estrategia innovadora y herramientas que puedan diferenciarte de los competidores.

Es importante ser transparente sobre tu precio en la propuesta. Es fácil evitar ser directo sobre tu precio por temor a que te descalifique inmediatamente. Sin embargo, es importante asegurar que los costos estén desglosados claramente y justificados. Esto significa que tu cliente puede ver dónde está el valor por el dinero.

Podrías estructurar tu sección de precios como un argumento de la siguiente manera:

• Clarifica las necesidades del cliente.
• Establece tus costos claramente.
• Muestra el valor por el dinero demostrando cómo se beneficiará el cliente, por ejemplo, el retorno de la inversión.
• Resume el valor de tu solución para las necesidades de tu cliente.

Asegúrate de incluir evidencia de los beneficios de tu solución a lo largo de toda tu propuesta. Podrías describir éxitos que hayas tenido en el pasado, particularmente en contratos similares. Podrías destacar las cualificaciones y experiencia de tu equipo, y cualquier dato que tengas para mostrar los beneficios que han recibido clientes anteriores.

Los puntos de prueba efectivos podrían incluir:

• Casos de estudio e historias de éxito.
• Citas y testimonios de clientes.
• Premios y reconocimientos.
• Ejemplos de superación de desafíos.
• Evidencia de cumplimiento de requisitos del cliente.

Deberías vincular explícitamente tus puntos de prueba con las necesidades y requisitos del cliente. También debes asegurarte de que los puntos de prueba que uses tengan evidencia cuantitativa adjunta y que sean verificables. Esto los hace más persuasivos para el cliente.

• Optimiza tu oferta/propuesta para una lectura rápida: Utiliza encabezados y subencabezados claros. Coloca tus puntos más importantes al inicio de cada sección para que sea imposible pasarlos por alto.
• Pon al cliente primero: Usa el nombre de tu cliente más frecuentemente que el de tu organización. Coloca el nombre de tu cliente antes que el de tu organización en tus oraciones. Utiliza la terminología y el lenguaje que tu cliente usa. No asumas que encontrarán beneficios en las características que tú consideras más impresionantes. En su lugar, investiga a tu cliente y descubre su mentalidad para que puedas escribir teniéndola en mente.
• Escribe de manera persuasiva: Asegúrate de entender realmente a tu cliente y apela a lo que sabes que le importa. Utiliza puntos de prueba y estructura tus secciones como estructurarías un argumento.
• Demuestra claramente tu valor: Describe lo que el cliente puede esperar cuando trabaje contigo. Prioriza el describir los beneficios que el cliente recibirá de tu solución por encima de las características que tiene tu organización. Haz conexiones explícitas entre lo que estás ofreciendo y lo que te han dicho que necesitan.
• Presta atención a los detalles: Asegúrate de que tu oferta/propuesta esté lo más libre posible de errores de ortografía y gramática. Aunque algunas erratas no van a arruinar todo tu esfuerzo, la oferta/propuesta es una oportunidad para demostrar esa atención al detalle tan importante.

• El objetivo de una oferta/propuesta es persuadir al cliente de que eres la mejor opción.
• Tu oferta/propuesta debe mostrar qué tan 'alineado' estás con el cliente.
• Es esencial planificar tu oferta/propuesta antes de escribirla.
• Asegúrate de entender los temas ganadores de tu organización, y las características, beneficios y diferenciadores de tu solución.
• Redacta tu resumen ejecutivo temprano y asegúrate de que capte la atención del cliente.
• Proporciona una visión clara y realista de tus planes específicos para completar el proyecto desde un punto de vista logístico.
• Sé transparente sobre tu precio, pero convence al cliente de que valdrá la pena por el retorno que recibirá.
• Demuestra las capacidades y el éxito de tu organización utilizando evidencia cuantificable y verificable.
• No dejes que tus clientes llenen los vacíos sobre cómo tu solución los beneficia – relaciona todo lo que escribas con las necesidades y requisitos del cliente.

Que te adjudiquen un contrato o no, no depende completamente de la calidad de tu propuesta. Sin embargo, una propuesta deficiente puede causar mucho daño a tus posibilidades.

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