Wat is een projectlevenscyclus?

Projecten verschillen van routinematige dagelijkse taken – projecten zijn inherent risicovoller dan stabiele, gewone bedrijfsactiviteiten, en hebben vaak baat bij een op maat gemaakte aanpak voor het beheren van het benodigde werk.

Een project heeft doorgaans een levenscyclus die begint vanaf het begin van het project en doorloopt tot het einde. Terwijl het project door zijn leven beweegt, verschuift de focus van het werk: van de eerste stap van het onderzoeken van de drijfveren en de behoefte aan de investering, naar het definiëren en plannen van het vereiste werk in meer detail, tot het opleveren van de resultaten en uiteindelijk het afsluiten van het project.

De projectlevenscyclus is een manier om een project te bekijken gedurende zijn hele leven van start tot voltooiing. Het opsplitsen van een project in verschillende stappen helpt projectmanagers en anderen om zich te concentreren op de dingen die belangrijk zijn op een bepaald moment. Bijvoorbeeld, aan het begin van zijn leven richt het project zich op het ervoor zorgen dat het investeringsidee deugdelijk is, past bij de algehele strategie en de moeite waard is om in meer detail te onderzoeken. Terwijl het doorbeweegt naar meer gedetailleerde definitie en planning, verschuift de focus naar het waarborgen dat het project op stevige fundamenten is gebouwd en duidelijke en effectieve governance en controles heeft vastgesteld. Wanneer de producten van het project worden opgeleverd, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste resultaten worden gecreëerd met de juiste kwaliteit, de voortgang op koers blijft, en risico's en problemen worden opgelost. En aan het einde van het project ligt de focus op het wegwerken van losse eindjes, ervoor zorgen dat de geproduceerde producten zijn overgedragen aan operationele gebieden, en reflecteren op lessen voor verbeteringen die kunnen worden doorgegeven om toekomstige projecten te helpen.

Lineaire levenscyclus

Een lineaire projectlevenscyclus (ook bekend als een 'waterval' benadering) definieert en fixeert de scope en vereisten vroeg in het project en levert zijn producten door middel van een reeks opeenvolgende fasen. Omdat scope en kwaliteit vroeg in het project worden vastgelegd, worden tijd en kosten meestal aangepast om de vereisten binnen die beperkingen te leveren.

Iteratieve levenscyclus

Een iteratieve levenscyclus (ook bekend als een 'agile' benadering) definieert en fixeert de tijd en kosten die beschikbaar zijn voor het project. Producten worden iteratief geleverd en scope en kwaliteit aangepast om binnen de tijd- en kostenbeperkingen te leveren.

Hybride benadering

Een hybride levenscyclus omvat elementen van zowel lineaire als iteratieve benaderingen. Sommige fasen van het project (bijv. productontwerp) zijn mogelijk beter geschikt voor een incrementele benadering, vooral in de vroege stadia van het project, terwijl andere (bijv. productlevering) kunnen profiteren van een opeenvolgende lineaire benadering.

Praxis is een gratis, door de gemeenschap gedreven framework voor het beheren van projecten, programma's en portfolio's. In het hart van Praxis ligt een projectlevenscyclus die kan worden aangepast voor gebruik met verschillende soorten projecten, of ze nu eenvoudig of complex zijn, uitgevoerd als zelfstandige initiatieven of als onderdeel van een breder programma. Om de Praxis-levenscyclus te introduceren, gaan we ervan uit dat we een eenvoudig project beginnen waarbij elke stap achtereenvolgens volgt uit de vorige.

Identificatiefase

Het doel van deze fase is om een eerste idee te verkennen, het uit te werken tot een hoogwaardig overzicht van een project, en te beoordelen of het vroege concept waarschijnlijk haalbaar is en daarom de moeite waard om in meer detail te onderzoeken. Elk project wordt geactiveerd door een mandaat – het oorspronkelijke idee – en de identificatiefase neemt dit en formaliseert het in een hoogwaardige rechtvaardiging voor het project, een brief genoemd. Deze fase identificeert ook het werk dat nodig is om de meer gedetailleerde planning- en onderzoeksactiviteiten uit te voeren die in de volgende fase nodig zijn, en dit wordt gedocumenteerd in het definitieplan.

Samen worden de brief en het definitieplan gebruikt als basis voor het beslissen of al dan niet door te gaan naar de volgende fase in de levenscyclus waar het werk dat nodig is om het project op te leveren in meer detail wordt gedefinieerd. Aan het einde van deze fase is er een poort, waar een beslissing wordt genomen of het project al dan niet moet doorgaan naar de volgende fase.

Definitiefase

Deze fase richt zich op het opzetten van een stevige basis voor het project. Het heeft tot doel een meer gedetailleerd beeld te ontwikkelen van wat het project moet produceren, het werk dat betrokken is bij de oplevering en hoe het project beheerd moet worden, om te bepalen of het moet doorgaan naar oplevering.

Dit is waar de reikwijdte van het project wordt gedefinieerd en het werk wordt gepland, ingeroosterd en begroot, en rechtvaardiging voor het project (waarbij de betrokken kosten, voordelen en risico's worden vergeleken) wordt gedocumenteerd in een business case. Aan het einde van deze fase is er een ander beslispunt waar de relevante documentatie wordt gebruikt als basis om de oplevering van het project te autoriseren.

Opleveringsfase

Deze fase is waar plannen worden uitgevoerd en producten opgeleverd. Dit houdt in dat werk wordt geautoriseerd en producten worden geaccepteerd zodra ze voltooid zijn, vooruitgang wordt bewaakt tegen plannen en corrigerende maatregelen worden genomen indien nodig om op koers te blijven, rapportage en communicatie met belanghebbenden, en het oplossen of escaleren van problemen wanneer ze zich voordoen.

Afsluiting

Aan het einde van het project is het belangrijk om dingen op een gecontroleerde manier af te sluiten en ervoor te zorgen dat losse eindjes worden opgeruimd. Deze fase houdt in dat alle producten zijn overgedragen en geaccepteerd door de relevante operationele gebieden, eventuele openstaande items een thuis hebben gekregen voor latere oplossing, het project wordt beoordeeld voor lessen en verbeteringen die kunnen worden doorgegeven om andere projecten in de toekomst te helpen, en eventuele middelen zoals mensen of apparatuur worden gedemobiliseerd.

De projectlevenscyclus helpt projectmanagers om zich te richten op de dingen die belangrijk zijn in verschillende fasen van de oplevering. Als je meer wilt leren, ga dan naar de Praxis Framework website waar een schat aan gratis bronnen beschikbaar is.