Co to jest cykl życia projektu?

Projekty różnią się od rutynowych, codziennych zadań – projekty są z natury bardziej ryzykowne niż stabilne działania prowadzone w trybie normalnego funkcjonowania i często korzystają z dostosowanego podejścia do zarządzania związaną z nimi pracą.

Projekt zazwyczaj ma swój cykl życia, który rozpoczyna się od początku projektu i trwa aż do jego zakończenia. W miarę jak projekt przechodzi przez swój cykl życia, zmienia się fokus pracy: od początkowego etapu badania czynników napędowych i potrzeby inwestycji, przez bardziej szczegółowe definiowanie i planowanie wymaganej pracy, aż po dostarczenie rezultatów i ostateczne zamknięcie projektu.

Cykl życia projektu to sposób postrzegania projektu przez cały jego czas trwania od początku do zakończenia. Podział projektu na różne etapy pomaga kierownikom projektów i innym skupić się na rzeczach, które są ważne w danym momencie. Na przykład, na początku swojego życia projekt koncentruje się na upewnieniu się, że pomysł inwestycyjny jest słuszny, pasuje do ogólnej strategii i jest wart dokładniejszego zbadania. Gdy przechodzi do bardziej szczegółowego definiowania i planowania, fokus zmienia się na zapewnienie, że projekt jest zbudowany na solidnych fundamentach i ustanowił jasne i skuteczne zarządzanie oraz kontrolę. Gdy produkty projektu są dostarczane, ważne jest upewnienie się, że tworzone są odpowiednie rezultaty o właściwej jakości, postęp pozostaje na właściwym torze, a ryzyko i problemy są rozwiązywane. A na końcu projektu fokus koncentruje się na dopięciu końcówek, upewnieniu się, że wyprodukowane produkty zostały przekazane do obszarów operacyjnych oraz refleksji nad wnioskami dotyczącymi ulepszeń, które mogą zostać przekazane, aby pomóc przyszłym projektom.

Cykl życia liniowy

Liniowy cykl życia projektu (znany również jako podejście „kaskadowe") definiuje i ustala zakres oraz wymagania na wczesnym etapie projektu i dostarcza swoje produkty poprzez szereg sekwencyjnych faz. Ponieważ zakres i jakość są ustalone na wczesnym etapie projektu, czas i koszty są zwykle dostosowywane w celu dostarczenia wymagań w ramach tych ograniczeń.

Cykl życia iteracyjny

Iteracyjny cykl życia (znany również jako podejście „zwinne") definiuje i ustala czas oraz koszty dostępne dla projektu. Produkty są dostarczane iteracyjnie, a zakres i jakość dostosowywane w celu realizacji w ramach ograniczeń czasowych i kosztowych.

Podejście hybrydowe

Hybrydowy cykl życia obejmuje elementy zarówno podejścia liniowego, jak i iteracyjnego. Niektóre fazy projektu (np. projektowanie produktu) mogą być bardziej odpowiednie dla podejścia przyrostowego, szczególnie na wczesnych etapach projektu, podczas gdy inne (np. dostarczanie produktu) mogą skorzystać z sekwencyjnego podejścia liniowego.

Praxis to darmowy, oparty na społeczności framework do zarządzania projektami, programami i portfelami. W sercu Praxis leży cykl życia projektu, który może być dostosowany do użycia z różnymi rodzajami projektów, niezależnie od tego, czy są proste czy złożone, realizowane jako samodzielne inicjatywy czy jako część szerszego programu. Aby pomóc we wprowadzeniu cyklu życia Praxis, założymy, że przystępujemy do prostego projektu, w którym każdy krok wynika kolejno z poprzedniego.

Faza identyfikacji

Celem tej fazy jest zbadanie wstępnego pomysłu, rozwinięcie go w wysokopoziomowy zarys projektu i ocena, czy wczesna koncepcja ma szanse powodzenia, a tym samym czy warto badać ją bardziej szczegółowo. Każdy projekt jest wyzwalany przez mandat – wstępny pomysł – a faza identyfikacji przyjmuje go i formalizuje w wysokopoziomowe uzasadnienie dla projektu, nazywane briefem. Ta faza identyfikuje również pracę potrzebną do wykonania bardziej szczegółowych działań planistycznych i badawczych potrzebnych w następnej fazie, co jest udokumentowane w planie definicji.

Brief i plan definicji są razem używane jako podstawa do podjęcia decyzji, czy przejść do następnej fazy w cyklu życia, gdzie praca potrzebna do realizacji projektu zostanie określona bardziej szczegółowo. Na końcu tej fazy znajduje się brama, gdzie podejmowana jest decyzja, czy projekt powinien kontynuować do następnego etapu.

Faza definicji

Ta faza skupia się na stworzeniu solidnych fundamentów dla projektu. Ma na celu rozwinięcie bardziej szczegółowego obrazu tego, co projekt musi wyprodukować, pracy zaangażowanej w realizację i tego, jak projekt powinien być zarządzany, aby określić, czy powinien przejść do realizacji.

To tutaj definiowany jest zakres projektu, a praca jest planowana, harmonogramowana i wyceniana, oraz uzasadnienie dla projektu (porównujące koszty, korzyści i ryzyko) dokumentowane w przypadku biznesowym. Na końcu tej fazy znajduje się kolejny punkt decyzyjny, gdzie odpowiednia dokumentacja jest używana jako podstawa do autoryzacji realizacji projektu.

Faza realizacji

Ta faza to miejsce, gdzie plany są wykonywane, a produkty dostarczane. Obejmuje to autoryzację pracy do wykonania i akceptację produktów po ich ukończeniu, monitorowanie postępu względem planów i podejmowanie działań naprawczych w razie potrzeby, aby utrzymać właściwy kierunek, raportowanie i komunikację z interesariuszami oraz rozwiązywanie lub eskalację problemów w miarę ich pojawiania się.

Zamknięcie

Na końcu projektu ważne jest, aby zamknąć sprawy w kontrolowany sposób i upewnić się, że wszystkie luźne końce zostały uporządkowane. Ta faza obejmuje upewnienie się, że wszystkie produkty zostały przekazane i zaakceptowane przez odpowiednie obszary operacyjne, wszystkie zaległe sprawy otrzymały miejsce do późniejszego rozwiązania, projekt został przejrzany pod kątem lekcji i ulepszeń, które mogą zostać przekazane, aby pomóc innym projektom w przyszłości, oraz wszelkie zasoby, takie jak ludzie czy sprzęt, zostały zdemobilizowane.

Cykl życia projektu pomaga kierownikom projektów skupić się na rzeczach, które są ważne na różnych etapach realizacji. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przejdź na stronę internetową Praxis Framework, gdzie dostępne jest bogactwo darmowych zasobów.