¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?

Los proyectos se diferencian de las tareas rutinarias del día a día: los proyectos son inherentemente más riesgosos que las actividades estables y habituales del negocio, y a menudo se benefician de un enfoque personalizado para gestionar el trabajo involucrado.

Un proyecto típicamente tiene un ciclo de vida que comienza desde el inicio del proyecto y continúa hasta su finalización. Conforme el proyecto avanza a través de su ciclo de vida, el enfoque del trabajo cambia: desde el paso inicial de investigar los factores impulsores y la necesidad de la inversión, luego definir y planificar el trabajo requerido con mayor detalle, hasta entregar los productos finales y finalmente cerrar el proyecto.

El ciclo de vida del proyecto es una forma de ver un proyecto a través de su desarrollo desde el inicio hasta la finalización. Dividir un proyecto en diferentes etapas ayuda a los gerentes de proyecto y otros a enfocarse en las cosas que son importantes en un momento particular. Por ejemplo, al inicio de su ciclo de vida, el proyecto se enfoca en asegurar que la idea de inversión sea sólida, se ajuste a la estrategia general y valga la pena investigar con mayor detalle. Conforme avanza hacia una definición y planificación más detallada, el enfoque cambia a garantizar que el proyecto esté construido sobre bases firmes y haya establecido una gobernanza y controles claros y efectivos. Mientras se entregan los productos del proyecto, es importante asegurar que se creen los resultados correctos con la calidad adecuada, que el progreso se mantenga en el camino correcto, y que los riesgos y problemas se resuelvan. Y al final del proyecto, el enfoque está en atar cabos sueltos, asegurar que los productos producidos hayan sido transferidos a las áreas operacionales, y reflexionar sobre las lecciones para mejoras que pueden transmitirse para ayudar a proyectos futuros.

Ciclo de vida lineal

Un ciclo de vida de proyecto lineal (también conocido como enfoque 'cascada') define y fija el alcance y los requisitos al inicio del proyecto y entrega sus productos a través de un conjunto de fases secuenciales. Como el alcance y la calidad se fijan temprano en el proyecto, el tiempo y el costo suelen flexibilizarse para entregar los requisitos dentro de esas limitaciones.

Ciclo de vida iterativo

Un ciclo de vida iterativo (también conocido como enfoque 'ágil') define y fija el tiempo y el costo disponibles para el proyecto. Los productos se entregan de forma iterativa y el alcance y la calidad se flexibilizan para entregar dentro de las limitaciones de tiempo y costo.

Enfoque híbrido

Un ciclo de vida híbrido incluye elementos de los enfoques lineales e iterativos. Algunas fases del proyecto (por ejemplo, diseño del producto) pueden ser más adecuadas para un enfoque incremental, particularmente en las etapas tempranas del proyecto, mientras que otras (por ejemplo, entrega del producto) pueden beneficiarse de un enfoque lineal secuencial.

Praxis es un marco de trabajo gratuito e impulsado por la comunidad para gestionar proyectos, programas y portafolios. En el corazón de Praxis se encuentra un ciclo de vida de proyecto que puede adaptarse para su uso con diferentes tipos de proyectos, ya sean simples o complejos, ejecutados como iniciativas independientes o como parte de un programa más amplio. Para ayudar a introducir el ciclo de vida de Praxis, asumiremos que estamos emprendiendo un proyecto simple en el que cada paso sigue consecutivamente del anterior.

Fase de identificación

El objetivo de esta fase es explorar una idea inicial, desarrollarla en un esquema de alto nivel de un proyecto y evaluar si el concepto temprano es probable que sea factible y por lo tanto valga la pena investigar con más detalle. Cada proyecto es desencadenado por un mandato – la idea inicial – y la fase de identificación toma esto y lo formaliza en una justificación de alto nivel para el proyecto, llamada resumen ejecutivo. Esta fase también identifica el trabajo necesario para realizar las actividades de planificación e investigación más detalladas necesarias en la siguiente fase, y esto se documenta en el plan de definición.

Juntos, el resumen ejecutivo y el plan de definición se utilizan como base para decidir si proceder o no a la siguiente fase en el ciclo de vida donde el trabajo necesario para entregar el proyecto se definirá con más detalle. Al final de esta fase hay una puerta de control, que es donde se toma una decisión sobre si el proyecto debe continuar a la siguiente etapa o no.

Fase de definición

Esta fase se enfoca en establecer una base sólida para el proyecto. Su objetivo es desarrollar una imagen más detallada de lo que el proyecto necesita producir, el trabajo involucrado en la entrega y cómo debe gestionarse el proyecto, para determinar si debe proceder a la entrega.

Aquí es donde se define el alcance del proyecto y se planifica, programa y costea el trabajo, y se documenta la justificación del proyecto (comparando los costos, beneficios y riesgos involucrados) en un caso de negocio. Al final de esta fase hay otro punto de decisión donde la documentación relevante se utiliza como base para autorizar la entrega del proyecto.

Fase de entrega

Esta fase es donde se ejecutan los planes y se entregan los productos. Esto involucra autorizar que se realice el trabajo y aceptar productos a medida que se completan, monitorear el progreso contra los planes y tomar acciones correctivas si es necesario para mantenerse en curso, reportar y comunicarse con las partes interesadas, y resolver o escalar problemas a medida que surgen.

Cierre

Al final del proyecto es importante cerrar las cosas de manera controlada y asegurarse de que cualquier cabo suelto se resuelva. Esta fase involucra asegurarse de que todos los productos hayan sido entregados y aceptados por las áreas operativas relevantes, cualquier elemento pendiente haya sido asignado un lugar para resolución posterior, el proyecto sea revisado para lecciones y mejoras que puedan transmitirse para ayudar a otros proyectos en el futuro, y cualquier recurso como personas o equipos sea desmovilizado.

El ciclo de vida del proyecto ayuda a los gerentes de proyecto a enfocarse en las cosas que son importantes en las diferentes etapas de entrega. Si quieres aprender más, dirígete al sitio web del Praxis Framework donde hay una gran cantidad de recursos gratuitos disponibles.