APMP in de Defensie- en Ruimtevaarsectoren

Kun je ons vertellen over je achtergrond en je huidige rol?

Ik werk als Business Development Manager en Bid Manager. Momenteel ben ik verantwoordelijk voor de internationale verkoop van IT-diensten aan internationale organisaties zoals de NAVO, Frontex, organen van de Europese Unie, het Europees Ruimteagentschap, evenals aan entiteiten in de defensie- en ruimtesector.

Kun je je reis naar het Bid Management beschrijven?

Mijn reis om Bid Manager te worden was niet voor de hand liggend. Ik studeerde af in Internationale Economische Betrekkingen. Tijdens mijn studie was ik geïnteresseerd in defensiegerelateerde aangelegenheden. In die tijd nam ik deel aan veel conferenties en seminars over dit onderwerp. Ik schreef eigenlijk mijn scriptie over de defensie-industrie in de Russische Federatie. Tijdens mijn studie deed ik stages bij verschillende soorten defensieorganen en had ik het genoegen om te werken op een van de NAVO-hoofdkwartieren.

Na mijn afstuderen begon ik mijn carrière in de defensie-industrie als Strategisch Analist, waar ik verantwoordelijk was voor de analyse van de mondiale defensiemarkt. Tijdens die periode leerde ik de waarde van internationale markten te herkennen en inschatten. Op een gegeven moment kreeg ik een aanbod voor een baan in de IT-sector, waar een kleine groep werd gevormd om business development voor de defensiemarkt te behandelen. Het was een compleet nieuw marktgebied voor mij, dus ik was blij om het te accepteren.

Sommige projecten duren vele jaren om op te leveren. Hoe lang kan het naar jouw ervaring duren tussen de initiële uitnodiging en het in gebruik nemen van het product?

Tijdens een van de conferenties hoorde ik een speech van een vertegenwoordiger uit Silicon Valley: 'als je echte zaken wilt doen en een hoog rendement wilt hebben, voer dan geen defensieprojecten uit.' Dit is een zeer waarheidsgetrouwe uitspraak. Om succes te behalen in de defensie- en ruimtevaartsector kost het vele jaren om een product of dienst te ontwikkelen; de defensiesector biedt zeker niet de snelle en hoge winsten zoals de civiele sector. Maar het is zeker een stabiele en solide sector, die jarenlang groei biedt.

De drempel om deze sector binnen te komen is zeer hoog. Niet elk bedrijf is in staat om te voldoen aan de formele eisen (bijv. veiligheidsmachtiging) van Ministeries van Defensie, internationale instellingen of ruimteagentschappen. Voor IT-diensten is dit proces veel korter, variërend van 2 tot 4 jaar.

Tijdens deze periode is het noodzakelijk om de bekendheid van het bedrijf op te bouwen, een team te vormen en het vertrouwen van de klant in zijn geloofwaardigheid en kwaliteit te winnen. Laten we de R&D-projecten voor de defensie- en ruimtevaartsectoren niet vergeten. In beide gevallen, vooral in de ruimtesector, worden de programma's of projecten gedurende meerdere jaren of soms zelfs decennia uitgevoerd. Het biedingsproces wordt dus dienovereenkomstig verlengd van een paar maanden tot 1-2 jaar.

Er zijn verschillende acroniemen: RFI, RFP. Wat is een typisch proces voor jullie sector?

Al deze processen worden toegepast in de defensie- en luchtvaartindustrie. Request For Information (RFI) wordt meestal gebruikt door aanbestedende autoriteiten die nog geen volledig uitgewerkte eisen hebben voor de eindoplossing. Ze zoeken naar reeds bestaande oplossingen op de markt en passen deze aan hun eigen behoeften aan. Na een RFI kondigt de opdrachtgever meestal een Request for Proposal (RFP) aan waarbij er een race ontstaat tussen outsiders die het meest geschikte product of dienst kunnen aanbieden.

Uit jouw ervaring, hoe groot zijn de teams bij het opstellen van documentatie en hoe wordt dat proces beheerd?

Ik kan geen eenduidig antwoord geven, omdat het allemaal afhangt van de scope van het project.

Ik heb het genoegen gehad om aanbiedingen zelfstandig voor te bereiden vanwege hun structuur en omvang die geen deelname van veel mensen vereisten. Natuurlijk werd het aanbod gecontroleerd door een collega van mijn bedrijf voordat het werd verstuurd. Tegelijkertijd nam ik deel aan de voorbereiding van aanbiedingen waarbij verschillende bedrijven lid waren van het consortium en de betrokkenheid van een groot aantal mensen vereisten. Onder de leden die betrokken waren bij de voorbereiding van het aanbod waren niet alleen juristen of financiële specialisten, maar ook IT-systeemarchitecten, programmeurs, vakexperts van cloudoplossingen en ruimtetechnologieën.

In totaal was het het werk van meer dan 40 mensen. Ze moesten goed gecoördineerd worden om aan de formele voorwaarden van de klant te voldoen en het technische deel te leveren dat voldeed aan het voorstelverzoek. De meeste verantwoordelijkheid viel op de hoofdaannemer - het bedrijf waar ik voor werkte - om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van het aanbod op het hoogste niveau was.

Je hebt recent de APMP Foundation training en het examen behaald. Kun je ons vertellen over je beslissing om die certificering te halen?

Al geruime tijd was ik op zoek naar een certificering om mijn expertise in Business Development en Bid Management aan te tonen; ik begon te zoeken naar een certificaat dat aan mijn eisen zou voldoen. Zo ontdekte ik de APMP training en examen. Ik las de brochure en bekeek de beschikbare opnames van de voorbereidende lessen. Daarnaast volgde ik de lijst van organisaties die APMP gebruiken en ontdekte verschillende bedrijven uit de defensie- en luchtvaartindustrie, wat mijn overtuiging bevestigde dat het de moeite waard is om de training te volgen en een certificaat te behalen.

De APMP Foundation methodologie zelf zou schaalbaar moeten zijn naar de biedprocessen die elke Bid Manager in de toekomst wil ondernemen. Want in het geval van kleine bedrijven bijvoorbeeld, is het moeilijk om zoveel rollen in te stellen die verantwoordelijk zijn voor het voorbereiden van een aanbod. Persoonlijk hadden de kernpunten betrekking op het biedmangementproces zelf, vooral wat betreft voorbereidingstechnieken.

We worden allemaal uitgedaagd om mensen te betrekken die dagelijks met ander werk bezig zijn, maar hun bijdrage aan het bod, vooral het technische deel, is van vitaal belang. APMP Foundation presenteert verschillende tools die samenwerking met experts vergemakkelijken, zowel een vlotte voorbereiding van voorstellen mogelijk maken als voorkomen dat ze afgeleid worden van hun werk.