APMP w sektorach obronnym i kosmicznym

Czy możesz opowiedzieć nam o swoim pochodzeniu i obecnej roli?

Pracuję jako Business Development Manager i Bid Manager. Obecnie jestem odpowiedzialny za międzynarodową sprzedaż usług IT do organizacji międzynarodowych, takich jak NATO, Frontex, organy Unii Europejskiej, Europejska Agencja Kosmiczna, a także do podmiotów z sektora obronności i kosmicznego.

Czy możesz opisać swoją drogę do zostania Bid Managerem?

Moja droga do zostania Bid Managerem nie była oczywista. Ukończyłem studia z Międzynarodowych Stosunków Gospodarczych. Podczas studiów interesowałem się sprawami związanymi z obronnością. W tym czasie uczestniczyłem w wielu konferencjach i seminariach na ten temat. W rzeczywistości napisałem pracę dyplomową o przemyśle obronnym w Federacji Rosyjskiej. Podczas studiów odbywałem staże w różnego typu organach obronnych i miałem przyjemność pracować w jednej z siedzib NATO.

Po ukończeniu studiów rozpocząłem karierę w przemyśle obronnym jako Analityk Strategiczny, gdzie byłem odpowiedzialny za analizę globalnego rynku obronnego. W tym okresie nauczyłem się rozpoznawać i szacować wartość rynków międzynarodowych. W pewnym momencie otrzymałem ofertę pracy w sektorze IT, gdzie formowano małą grupę do obsługi rozwoju biznesu na rynku obronnym. To był dla mnie całkowicie nowy obszar rynkowy, więc z przyjemnością ją zaakceptowałem.

Niektóre projekty wymagają wielu lat realizacji. Jak długo, z Twojego doświadczenia, może trwać proces od początkowego zaproszenia do wprowadzenia produktu do użytku?

Podczas jednej z konferencji usłyszałem przemówienie przedstawiciela Doliny Krzemowej: "jeśli chcesz robić prawdziwy biznes i mieć wysoką stopę zwrotu, nie realizuj projektów obronnych". To bardzo prawdziwe stwierdzenie. Aby osiągnąć sukces w sektorze obronnym i kosmicznym, potrzeba wielu lat na opracowanie produktu lub usługi; sektor obronny z pewnością nie zapewnia szybkich i wysokich zysków, jakie daje sektor cywilny. Ale to z pewnością stabilny i solidny sektor, który zapewnia wzrost przez lata.

Próg wejścia do tego sektora jest bardzo wysoki. Nie każda firma jest w stanie spełnić formalne wymagania (np. poświadczenia bezpieczeństwa) Ministerstw Obrony, instytucji międzynarodowych czy agencji kosmicznych. W przypadku usług IT ten proces jest znacznie krótszy, trwa od 2 do 4 lat.

W tym okresie konieczne jest budowanie świadomości firmy, formowanie zespołu i zdobycie zaufania klienta do jej wiarygodności i jakości. Nie zapominajmy o projektach B+R dla sektorów obronnego i kosmicznego. W obu przypadkach, szczególnie w sektorze kosmicznym, programy czy projekty są realizowane przez kilka lat, a czasami nawet dekady. Tym samym proces przetargowy jest odpowiednio wydłużony od kilku miesięcy do 1-2 lat.

Istnieje kilka akronimów: RFI, RFP. Jaki jest typowy proces w Waszej branży?

Wszystkie te procesy są stosowane w sektorach obronności i lotnictwa kosmicznego. Request For Information (RFI) jest najczęściej używane przez organy zamawiające, które nie mają w pełni sprecyzowanych wymagań dotyczących ostatecznego rozwiązania. Szukają już istniejących rozwiązań na rynku i dostosowują je do własnych potrzeb. Po RFI zamawiający zwykle ogłasza Request for Proposal (RFP), gdzie mamy wyścig między czarnymi końmi, które są w stanie zaoferować najbardziej odpowiedni produkt lub usługę.

Z Waszego doświadczenia, jak duże są zespoły przy tworzeniu dokumentacji i jak jest zarządzany ten proces?

Nie mogę udzielić tylko jednej odpowiedzi, ponieważ wszystko zależy od zakresu projektu.

Miałem przyjemność przygotowywać oferty samodzielnie ze względu na ich strukturę i zakres, które nie wymagały udziału wielu osób. Naturalnie oferta była sprawdzana przez członka mojej firmy przed wysłaniem. Jednocześnie uczestniczyłem w przygotowywaniu ofert, gdzie kilka firm było członkami konsorcjum i wymagało zaangażowania dużej liczby osób. Wśród członków zaangażowanych w przygotowanie oferty byli nie tylko prawnicy czy specjaliści ds. finansów, ale także architekci systemów IT, programiści, eksperci merytoryczni z zakresu rozwiązań chmurowych i technologii kosmicznych.

W sumie była to praca ponad 40 osób. Musiały być odpowiednio skoordynowane, aby spełnić formalne warunki klienta i dostarczyć część techniczną, która spełniała zapytanie ofertowe. Większość odpowiedzialności spadała na głównego wykonawcę - firmę, dla której pracowałem - aby zapewnić, że jakość oferty była na najwyższym poziomie.

Niedawno zdaliście szkolenie i egzamin APMP Foundation. Czy możecie opowiedzieć o Waszej decyzji podjęcia tego certyfikatu?

Przez dość długi czas szukałem certyfikacji, która pokazałaby moje doświadczenie w Business Development i zarządzaniu przetargami; zacząłem szukać certyfikatu, który spełniałby moje wymagania. W ten sposób odkryłem szkolenie i egzamin APMP. Przeczytałem ulotkę i obejrzałem dostępne nagrania wstępnych lekcji. Dodatkowo śledziłem listę podmiotów korzystających z APMP i odkryłem kilka firm z sektorów obronności i lotnictwa kosmicznego, co potwierdziło moje przekonanie, że warto podjąć szkolenie i uzyskać certyfikat.

Sama metodologia APMP powinna być skalowalna do procesów przetargowych, które każdy Menedżer Przetargów zamierza podejmować w przyszłości. Ponieważ w przypadku małych firm, na przykład, trudno jest ustanowić tak wiele ról odpowiedzialnych za przygotowanie oferty. Osobiście kluczowe punkty dotyczyły samego procesu zarządzania przetargiem, szczególnie pod względem technik przygotowania.

Każdy z nas staje przed wyzwaniem zaangażowania ludzi, którzy na co dzień zajmują się różną pracą, ale ich wkład w przetarg, szczególnie część techniczną, jest kluczowy. APMP prezentuje kilka narzędzi, które ułatwiają współpracę z ekspertami, umożliwiają zarówno płynne przygotowanie propozycji, jak i zapobiegają odciąganiu ich od pracy.