La maggior parte delle persone ha sentito parlare del lavoro che svolgono i Project Manager, orchestrando la pianificazione, l'esecuzione e il completamento di un progetto, assicurandosi che rispetti i suoi obiettivi, le scadenze e il budget, superando le sfide e coordinando gli sforzi del team. Ma che dire del ruolo che supporta attivamente il Project Manager nelle sue iniziative?

Il ruolo di PMO Analyst è uno che non solo supporta la realizzazione di progetti e programmi, ma è anche uno che aiuta l'organizzazione a migliorare nella realizzazione raggiungendo al contempo i propri obiettivi strategici.

È un ruolo che spesso rimane dietro le quinte, mantenendo i progetti in funzione come una macchina ben oliata.

In questo articolo portiamo l'Analista PMO sotto i riflettori e scopriamo cosa fa l'Analista PMO, le conoscenze e competenze necessarie per essere un Analista PMO e come diventarlo.

Ci sono molte definizioni disponibili per cosa sia un 'PMO' e cosa faccia. Alla House of PMO preferiamo la definizione di "un PMO è qualsiasi individuo, team o dipartimento che supporta la consegna di portfolio, programmi e progetti all'interno di un'organizzazione."¹

PMO come acronimo può significare 'project management office', 'programme management office' o 'portfolio management office'.

Pertanto un Analista PMO è un ruolo che può essere trovato in molti tipi diversi di PMO.

Il ruolo di un Analista PMO è descritto come uno che: "Supporta il Project Manager, Programme Manager o Portfolio Manager e il loro team nella consegna includendo coordinamento, pianificazione, controllo, reportistica, analisi e approfondimenti. Il ruolo supporta anche il PMO Manager nella consegna delle iniziative PMO".²

Lo scopo del ruolo di Analista PMO rientra in due diverse categorie – la prima è fornire supporto al project o programme manager e al team.

I ruoli e le responsabilità qui riguardano il fornire supporto nelle aree principali di consegna. Ci si può aspettare che gli Analisti PMO forniscano alcune delle seguenti attività, ad esempio:

• Mantenimento di cronoprogrammi e piani;
• Monitoraggio finanziario;
• Supporto decisionale;
• Tracciamento dei benefici;
• Mantenimento di registri di rischi, azioni, problemi e modifiche;
• Gestione delle dipendenze;
• Gestione delle risorse;
• Supporto ai meccanismi di comunicazione; e
• Sviluppo della documentazione.

L'Analista PMO dedica gran parte del suo tempo ai dati e alle informazioni per fornire approfondimenti che consentano ad altri di prendere decisioni importanti per far progredire con successo il progetto. Questo aspetto analitico del ruolo significa che gli Analisti PMO sono competenti nell'uso di strumenti PPM e fogli di calcolo, tuttavia c'è un altro lato del ruolo. Gli Analisti PMO sono eccellenti costruttori di relazioni e comunicatori, competenze fondamentali necessarie quando si lavora con una vasta gamma di stakeholder, dirigenti senior, clienti e consumatori.

La seconda area del loro ruolo – lavorare con il PMO Manager per garantire che il PMO rimanga adatto allo scopo significa che spesso lavorano su iniziative o progetti propri. Ad esempio, l'organizzazione ha bisogno di un nuovo strumento PPM (gestione del portafoglio progetti). È il ruolo del PMO identificare con successo, pianificare, procurare, implementare e gestire l'uso continuo dello strumento. Altre iniziative possono includere attività come l'introduzione di nuovi processi, l'ideazione di programmi di formazione, l'implementazione di nuovi metodi di consegna – tutto ciò che aiuta l'organizzazione a continuare a consegnare con successo i propri progetti e programmi.

Le competenze, conoscenze, abilità e comportamenti richiesti negli Analisti PMO sono delineati nel PMO Competency Framework (uno dei testi fondamentali per la qualifica Essentials for PMO Analyst).

Lavorare all'interno di una funzione PMO è spesso stato visto come un ottimo passo d'ingresso nel mondo del project management. All'interno di un PMO, il ruolo di Amministratore PMO è spesso considerato il punto di partenza e, dopo aver acquisito esperienza, il prossimo step di Analista PMO diventa raggiungibile.

Diventare un PMO Analyst è possibile anche se stai già lavorando in un ruolo aziendale correlato – ad esempio come Business Administrator, Assistente Personale o in un ruolo amministrativo di team. Dopo aver acquisito conoscenze nella gestione dei progetti (la qualifica Praxis è una buona opzione) ci sono molte competenze trasferibili che rendono possibile la transizione verso il ruolo di PMO Analyst.

Guardando alla definizione di PMO, "qualsiasi individuo, team o dipartimento che supporta la consegna di portfolio, programmi e progetti all'interno di un'organizzazione", i PMO sono diventati sempre più comuni nelle organizzazioni dove c'è molta attività di cambiamento e dove progetti e programmi sono diventati sempre più complessi e complicati. Utilizzare un PMO per aiutare a gestire un ampio portfolio di cambiamenti è uno dei fattori principali per aiutare le organizzazioni a diventare più coerenti nel modo in cui realizzano i progetti, e con la coerenza arrivano miglioramenti nelle prestazioni, nell'efficienza e infine nel successo. Senza i PMO, e per estensione il ruolo dell'Analista PMO, non c'è un punto centrale di supervisione e controllo per gestire queste complessità.

Gli Analisti PMO apportano competenze fondamentali in aree come la gestione del rischio, la pianificazione, l'allocazione delle risorse e la standardizzazione dei processi, svolgendo un ruolo cruciale nel migliorare l'esecuzione dei progetti. Le loro capacità analitiche non solo aiutano a identificare potenziali problematiche prima che diventino veri e propri problemi, ma anche a sfruttare insight basati sui dati per migliorare il processo decisionale a tutti i livelli. In sostanza, il valore degli Analisti PMO nel massimizzare i risultati dei progetti non può essere sottovalutato; sono il collante che tiene insieme i diversi aspetti della gestione progettuale, garantendo che anche nel mezzo del cambiamento e della complessità, efficienza e successo rimangano alla portata.

La varietà di compiti e responsabilità significa che non ci sono due giorni uguali – un giorno potresti trovarti ad approfondire l'analisi dei dati per prevedere i risultati del progetto, e il giorno dopo potresti facilitare una retrospettiva.

Per chi è nuovo nel ruolo di PMO Analyst può volerci qualche mese per ambientarsi, ed è perfettamente normale! Per aiutarti ad inserirti, ecco cinque consigli per i nuovi analisti PMO:

• Il ruolo di un PMO Analyst può variare da organizzazione a organizzazione – assicurati di avere fin dall'inizio una chiara comprensione di cosa ci si aspetta da te nel ruolo.
   
• Un PMO Analyst deve sapere chi è chi nell'organizzazione, quindi assicurati, nei primi giorni e settimane, di conoscere il più possibile – dal punto di contatto principale per prenotare le sale riunioni, al contatto nel dipartimento finanziario.
   
• Trova un compagno – lavorare in un PMO è uno sforzo di squadra, quindi ci sarà qualcuno su cui potrai contare per supporto e orientamento nei primi mesi.

• Una parte importante del ruolo di PMO Analyst è comprendere quali sono i cicli di reporting – ovvero la cadenza di consegna delle informazioni richieste e i relativi tempi, questo sarà la tua stella polare mentre inizi nel ruolo.
   
• Comprendi quali sono le tue metriche – queste sono gli elementi che comunicano all'organizzazione che stai svolgendo un buon lavoro. Se il tuo nuovo ruolo prevede un periodo di prova di 6 mesi, è fondamentale sapere che sei sulla strada giusta e che ti stai inserendo bene nel tuo nuovo team e ruolo.

Alla House of PMO, l'organizzazione associativa per le persone che lavorano nei PMO, siamo grandi sostenitori dell'utilizzo della comunità e della rete della tua professione. Un nuovo ruolo impegnativo come quello del PMO Analyst significherà che ti imbatterai in cose nuove da imparare, o avrai bisogno di idee e orientamento da altre fonti al di fuori del tuo PMO. Per la tua carriera PMO a lungo termine, si tratta anche di tenersi aggiornati sui nuovi sviluppi nel settore che puoi utilizzare nel tuo PMO.

Visita il sito web della House of PMO per maggiori informazioni.

In sintesi, l'Analista PMO svolge un ruolo cruciale ma spesso sottovalutato all'interno delle organizzazioni. Questo articolo ha fatto luce sul ruolo dell'Analista PMO, evidenziando le sue responsabilità, le competenze e conoscenze richieste, e i percorsi per entrare in questa professione. Il lavoro dell'Analista PMO è dinamico, richiede un equilibrio tra capacità analitiche e competenze interpersonali per aiutare a superare le complessità della gestione dei progetti e contribuire al raggiungimento di risultati di successo.

Per chiunque stia considerando una carriera come Analista PMO o per coloro che vogliono comprendere il valore che apportano a un'organizzazione.

È chiaro che questo ruolo è molto più di un semplice supporto; si tratta di aiutare le organizzazioni a diventare più mature nei loro approcci alla gestione del cambiamento e con la maturità arrivano tassi di successo dei progetti più elevati.

Mentre continuiamo a lavorare in un mondo dove il cambiamento è l'unica costante, il ruolo dell'Analista PMO diventerà indubbiamente ancora più significativo. Coloro che intraprendono questo ruolo possono aspettarsi una carriera ricca di opportunità di crescita, apprendimento e ricompense significative. Con l'approccio giusto e la dedizione necessaria, il percorso di un Analista PMO può essere sia gratificante che trasformativo, non solo per l'individuo ma per l'intera organizzazione.

¹  Il PMO come Funzione Aziendale (2023) Inside PMO Report, House of PMO.
² PMO Competency Framework (2024) House of PMO, TSO, 2ª Edizione