Coordinatore del Progetto

Cosa fa un Project Coordinator?

Il meccanismo di un orologio richiede molte parti rotanti, ingranaggi e ruote affinché l'orologio funzioni correttamente; ogni parte dipende dal movimento delle altre. Il ruolo del Project Coordinator per un'azienda è come gli ingranaggi e le ruote per un orologio. Una risorsa inestimabile per la pianificazione dei progetti e per l'azienda, garantendo che funzioni in modo fluido ed efficiente.

Spesso, i Project Coordinator avranno un ruolo variegato lavorando con scadenze diverse. Questo consiste nel supportare altri membri del team di progetto con compiti amministrativi, programmazione delle risorse, pianificazione, analisi e reportistica. Avere un ruolo di supporto significa che il Project Coordinator è spesso il ponte tra altri team come Finanza, Sviluppo, Produzione, Management e Operazioni.

Le mansioni aggiuntive includono l'identificazione delle attività che potrebbero influire su un progetto e, simultaneamente, di come il progetto potrebbe influire sull'azienda.

Avere connessioni, capacità di comunicazione e intuizioni è vantaggioso sia per il successo del progetto che per le parti interessate coinvolte. Possono sentirsi rassicurate dal fatto che il Coordinatore di Progetto terrà d'occhio ogni dettaglio e ogni parte in movimento del progetto. Questo supporto è insostituibile, essendo il collegamento tra gli altri ingranaggi e meccanismi, che hanno tutti bisogno di sostenersi a vicenda per continuare ad andare avanti.

Responsabilità principali di un Coordinatore di Progetto

All'interno del ruolo di Coordinatore di Progetto, possono esserci una varietà di responsabilità. Questo può variare a seconda del tipo e delle dimensioni dell'organizzazione e della struttura dei membri del team di progetto. Alcune delle responsabilità chiave sono:

Compiti Amministrativi: Questi possono includere l'approvazione di fatture relative al lavoro del progetto o il completamento di moduli, cronogrammi del progetto e documentazione per il progetto.
Pianificazione: Quando pianifica le risorse del team, il Coordinatore del Progetto sarà responsabile dell'identificazione della disponibilità del team per completare i compiti critici per il successo del progetto. Questo dovrebbe essere fatto in modo efficiente per bilanciare con gli altri programmi e impegni che il team potrebbe avere.
Pianificazione: Le risorse devono essere pianificate per garantire la loro disponibilità per il progetto. Qualora il Coordinatore del Progetto identifichi delle sfide in questa pianificazione, può anche escalare questi rischi al Project Manager. Le risorse varieranno a seconda del progetto; queste possono essere persone, materiali, attrezzature, software ecc.

Reporting: Il Coordinatore di Progetto lavorerà spesso con sistemi e dati per registrare e monitorare l'avanzamento e le attività del progetto. Questi dovrebbero essere regolarmente riportati per garantire che gli stakeholder e la dirigenza abbiano visibilità sull'avanzamento del progetto.
Analisi: Oltre al reporting, i Coordinatori di Progetto potrebbero anche dover analizzare i dati, identificare tendenze o anomalie che potrebbero indicare un rischio. Poi, escalare appropriatamente e fornire supporto nel prevenire il verificarsi di problemi nel progetto. D'altra parte, l'analisi potrebbe anche evidenziare i successi del progetto che possono essere condivisi con gli stakeholder.
Gestione degli Stakeholder: La gestione degli stakeholder richiede una comunicazione chiara e regolare, dalla nascita del progetto e oltre, assicurando la comprensione da parte degli stakeholder delle attività e dello stato del progetto.

Quali competenze servono a un Coordinatore di Progetto?

Per svolgere il ruolo di Project Coordinator e avere successo nella posizione quando si conducono una varietà di compiti, una gamma di competenze tecniche e trasversali è fondamentale. Alcune competenze chiave sono:

Comunicazione: Essere in grado di comunicare con gli stakeholder del progetto in modo chiaro e conciso. Comprendere quali informazioni hanno bisogno e quando può avere un impatto incredibilmente positivo su un progetto; garantire che tutti siano considerati e tenuti aggiornati sull'attività del progetto, valutare gli impatti e monitorare i progressi.
Definizione delle priorità: I Coordinatori di Progetto dovranno spesso rispondere alle richieste dei team di progetto in modo tempestivo. Definendo le priorità e gestendo i carichi di lavoro, si assicurano che le attività ad alta priorità e urgenti siano completate entro le scadenze richieste.
Gestione di Sistemi e Dati: Coordinare le risorse e i report richiede spesso di aggiornare e gestire i dati all'interno di una varietà di strumenti di pianificazione e reporting. Questi possono includere Microsoft Excel, Trello, Jira, Todoist, Motion e molti altri. C'è anche una crescita degli strumenti AI progettati specificamente per la gestione dei progetti e l'analisi dei dati. Con questo, è probabile che i Coordinatori di Progetto abbiano esperienza nell'utilizzo di vari strumenti AI per migliorare l'efficienza del loro ruolo.

Gestione del Cambiamento: I progetti spesso comportano dei cambiamenti - anche se l'intenzione è quella di ottenere un cambiamento positivo - può comunque essere difficile da affrontare per chi ne è coinvolto. Avere una certa consapevolezza di come supportare la gestione del cambiamento in un'organizzazione può avere un impatto benefico sul successo del progetto.
Analitico e Orientato ai Dettagli: Quando si tratta di analisi e reportistica, il Coordinatore di Progetto dovrebbe essere meticoloso e preciso per garantire che i dati siano accurati.

Quanto viene pagato un Project Coordinator?

Il ruolo di Project Coordinator ha una retribuzione media di £28,959 (USD$37,959) secondo Indeed. A ulteriore dimostrazione dell'importanza del ruolo nel business e del Project Coordinator come percorso di carriera rispettabile, il Sondaggio 2023 su Stipendi e Tendenze di Mercato di APM ha anche evidenziato un aumento del 18% negli stipendi.

Come diventare un Project Coordinator

Il percorso per diventare un Project Coordinator può variare, proprio come il ruolo stesso. È un ruolo che si può trovare in molti settori, che richiede diversi livelli e tipi di esperienza. Ecco alcune idee per aiutarti a raggiungere il prossimo passo nella tua carriera come Project Coordinator:

Formazione e Addestramento

Quando si considera la formazione e l'addestramento, apprezziamo che dovete anche considerare i costi e gli impegni di tempo richiesti. L'apprendimento può assumere molte forme, se riuscite a pianificare il vostro percorso professionale in anticipo, allora apprendistati, corsi universitari e di istituti superiori potrebbero essere la scelta migliore per voi.

Altrimenti, ci sono molte opzioni di certificazione disponibili. Spesso queste comportano alcuni giorni di apprendimento e un esame che vi certificherà in competenze specifiche che potranno poi essere applicate alla vostra vita professionale e saranno riconosciute dai datori di lavoro come una convalida delle vostre conoscenze. Alcune certificazioni utili per un aspirante o attuale Coordinatore di Progetto sono Agile Project Management (AgilePM®), Essentials for PMO Analysts, Praxis Framework™ - Certificazione in Gestione di Progetti e Programmi.

Esperienza

Il perpetuo dilemma di chi cerca lavoro: acquisire esperienza in un ruolo per poter ottenere quel ruolo! Ci sono alcune vie per acquisire esperienza; una è quella di pianificare il proprio percorso di carriera per lavorare verso il ruolo di Coordinatore di Progetto. Questo potrebbe avvenire tramite ruoli amministrativi, lavori come PMO o Amministratore di Progetto. Un'altra via sarebbe lavorare in ruoli con competenze trasferibili, come altri ruoli di analista o coordinatore. Questa esperienza può poi essere applicata alle responsabilità richieste dal Coordinatore di Progetto.