Wat is Technische Communicatie?

Technische communicatie is een breed vakgebied en verwijst naar elke vorm van communicatie (i) over technische of gespecialiseerde onderwerpen, (ii) die instructies geeft over hoe iets te doen en/of (iii) communicatie via technologie zoals websites of sociale media.

Technische communicatie is het proces van het overbrengen van informatie over technische of complexe onderwerpen naar een publiek op een duidelijke, beknopte en begrijpelijke manier.

Voorbeelden van technische communicatie zijn onder andere gebruikershandleidingen, technische rapporten, wetenschappelijke artikelen, technische specificaties, softwaredocumentatie en zakelijke voorstellen.

Er zijn verschillende sleutelelementen van technische communicatie die het onderscheidend maken:

• Duidelijkheid en Beknoptheid: Technische communicatie heeft tot doel complexe informatie helder en gemakkelijk begrijpelijk te maken voor de doelgroep. Dit houdt in dat eenvoudige taal wordt gebruikt, onnodige jargon wordt vermeden, en informatie logisch wordt georganiseerd om informatie efficiënt over te brengen.
• Doelgroepanalyse: Het begrijpen van de behoeften, kennisniveau en verwachtingen van de doelgroep is cruciaal. Het afstemmen van de inhoud op de doelgroep helpt ervoor te zorgen dat de informatie relevant is.
• Doel: Technische communicatie dient verschillende doeleinden, zoals informeren, instrueren, overtuigen, of documenteren. Het doel bepaalt de structuur en inhoud van de communicatie.
• Documentontwerp: Effectieve technische communicatie houdt vaak doordacht documentontwerp in. Dit omvat het gebruik van koppen, lijsten, afbeeldingen en andere visuele elementen om het begrip te verbeteren en de informatie toegankelijker te maken.
• Mediumselectie: Technische communicatie kan verschillende vormen aannemen, waaronder geschreven documenten, presentaties, video's en online content. Het kiezen van het juiste medium voor de boodschap en doelgroep is cruciaal.
• Herziening en Redigeren: Technische documenten ondergaan vaak meerdere rondes van herziening en redigeren om de inhoud te verfijnen, fouten te corrigeren en de duidelijkheid te verbeteren. Dit zorgt ervoor dat het eindproduct voldoet aan hoge kwaliteitsnormen.

Een technisch communicator, ook wel bekend als een technisch schrijver, is een professional die zich specialiseert in het creëren en overbrengen van technische informatie op een heldere en samenhangende manier. Ze hebben een focus op de eindgebruiker omdat ze ernaar streven de kloof te overbruggen tussen technische experts en de eindgebruiker, rekening houdend met het feit dat eindgebruikers kunnen variëren van mensen met zeer weinig (of geen) technische kennis tot degenen die als 'experts' op het gebied kunnen worden beschouwd.

De Society for Technical Communication (STC) is een professionele vereniging die zich toelegt op de bevordering van het vakgebied van technische communicatie. Opgericht 70 jaar geleden, stellen zij 'Technische communicators onderzoeken en creëren informatie over technische processen of producten gericht op een doelgroep via verschillende vormen van media. Wat alle technische communicators gemeen hebben is een gebruikersgerichte benadering om de juiste informatie, op de juiste manier, op het juiste moment te verstrekken om iemands leven makkelijker en productiever te maken.'

Het werk van een technisch communicator draagt bij aan het succes van producten, diensten en processen door ervoor te zorgen dat gebruikers toegang hebben tot accurate en gebruiksvriendelijke informatie. Bijvoorbeeld, goed geschreven en ontworpen software-instructies kunnen de eindgebruiker helpen om zelfstandig succesvoller te zijn. Dit verhoogt op zijn beurt de kans dat het product wordt geaccepteerd in de markt en vermindert de ondersteuningskosten voor de producerende organisatie.

Mogelijk bent u geïnteresseerd in het lezen van dit artikel van Meg Nelson die haar reis naar technische communicatie beschrijft en haar huidige rol uitlegt.

Technische communicatiespecialisten zijn werkzaam in een breed scala van industrieën, onder veel verschillende functietitels. Enkele van de veelvoorkomende industrieën waar zij werkzaam zijn, omvatten:

• Informatietechnologie (IT): Het creëren van documentatie voor softwaretoepassingen, waaronder gebruikershandleidingen, API-documentatie, technische specificaties en handleidingen voor probleemoplossing.
• Engineering: Het produceren van documentatie voor productontwerpen, productieprocessen en apparatuurspecificaties.
• Telecommunicatie: Het creëren van documentatie voor netwerkconfiguraties, hardware-installaties en gebruikershandleidingen voor communicatieapparatuur.
• Gezondheidszorg: Het produceren van documentatie voor medische apparatuur, softwaretoepassingen en gebruikershandleidingen voor zorgprofessionals en patiënten.
• Lucht- en ruimtevaart en Automotive: Het ontwikkelen van documentatie gerelateerd aan ontwerp, onderhoudsprocedures, reparatieprocedures en veiligheidsprotocollen.
• Energie: Het produceren van documentatie voor energieopwekkingsprocessen, veiligheidsprotocollen en apparatuurspecificaties.
• Productie: Het creëren van documentatie voor productieprocessen, kwaliteitscontroleprocedures en apparatuurgebruik.
• Financiën en Bankwezen: Het creëren van documentatie voor financiële software, risicobeheerprocessen en compliance-richtlijnen.
• Overheid: Het produceren van documentatie voor publieke informatie, beleidshandleidingen en technische specificaties voor overheidsprojecten.
• Onderwijs: Het ontwikkelen van instructiemateriaal, online cursussen en documentatie voor onderwijssoftware.
• Consultancy: Het leveren van expertise aan verschillende industrieën op projectbasis.

De specifieke verantwoordelijkheden van een technische communicatiespecialist kunnen variëren afhankelijk van de industrie en de aard van het werk. De kernvaardigheden van het vertalen van complexe technische informatie naar duidelijke, toegankelijke content zijn echter toepasbaar in alle sectoren.

De vraag naar technische communicatoren wordt gedreven door de behoefte aan effectieve communicatie waar technologie, processen en procedures complex zijn en duidelijke documentatie vereisen voor gebruikers en belanghebbenden.

Of u wel of niet een toegewijde technische communicator moet aannemen, hangt af van verschillende factoren, waaronder de complexiteit van uw producten of diensten, de doelgroep en het belang van effectieve communicatie in uw branche. Als uw organisatie regelmatig complexe technische documentatie produceert, hecht aan duidelijke communicatie en actief is in een branche waar nauwkeurigheid en helderheid cruciaal zijn, kan het aannemen van een toegewijde technische communicator een strategische investering zijn. Voor kleinere organisaties of projecten met minder complexe communicatiebehoeften kan het echter praktischer zijn om bestaande middelen te benutten of freelance technische schrijvers in te huren op projectbasis. Het voordeel van het in dienst nemen van een technische communicator is dat zij door informatie bruikbaarder en toegankelijker te maken, de doelen van de organisatie bevorderen.

• Onderwijskundige Basis: Beginnen met een solide onderwijskundige basis is essentieel. Meestal legt een graad in de wetenschappen (BSc) de basis.
• Ontwikkeling van Kernvaardigheden: Het ontwikkelen van vaardigheden zoals schrijven, redigeren, ontwerpen en projectmanagement zal helpen.
• Professionele publicaties: Het lezen van publicaties zoals Intercomm en TechComm tijdschriften zorgt ervoor dat je op de hoogte blijft van branchenieuws.
• Certificering: Het behalen van professionele certificering in technische communicatie kan je geloofwaardigheid versterken bij het solliciteren naar functies in technische communicatie.
• Lid worden van de Society for Technical Communication: Lid worden van de Society for Technical Communication (STC) kan je helpen door toegang te bieden tot nuttige bronnen, webinars en een gemeenschap van professionals in technische communicatie.

De rol van een technisch communicator is meer dan alleen 'technisch schrijven'. Het houdt ook rekening met teamdynamiek, strategische planning, intercultureel ontwerp, doelgroepanalyse en het ontwikkelen van bedrijfsgerichte doelen. Het plaatst de gebruiker centraal in het eindproduct, waarbij wordt gewaarborgd dat informatie op de juiste manier wordt gepresenteerd, via het meest geschikte medium en de efficiëntie van iemand in hun werk of persoonlijke leven verbetert.

De onderstaande certificeringen zijn ontwikkeld door de Society for Technical Communication

Dit is een certificering op instapniveau, zonder vereisten vooraf, die 9 kerncompetenties van technische communicatoren introduceert. Individuen worden getest op hun begrip van fundamentele concepten en praktijken van technische communicatie via een meerkeuzexamen. Trainingen zijn beschikbaar en worden gewoonlijk over 2 dagen gegeven.

Het Practitioner niveau bouwt voort op wat werd geleerd tijdens het Foundation niveau en vereist dat individuen hun vermogen demonstreren om best practices toe te passen. Individuen worden getest via een complexe meerkeuzevragenexamen gebaseerd op een fictief scenario. Het Foundation certificaat is een toegangsvereiste. De training wordt doorgaans over 2 dagen gegeven. Het certificaat dat wordt uitgereikt na het succesvol behalen van het examen verloopt niet.