Czym jest komunikacja techniczna?

Komunikacja techniczna to szeroka dyscyplina i odnosi się do wszelkich form komunikacji (i) dotyczących tematów technicznych lub specjalistycznych, (ii) które dostarczają instrukcji jak coś zrobić i/lub (iii) to komunikacja poprzez technologię, np. strony internetowe czy media społecznościowe.

Komunikacja techniczna to proces przekazywania informacji o tematach technicznych lub złożonych odbiorcom w sposób jasny, zwięzły i zrozumiały.

Przykłady komunikacji technicznej obejmują instrukcje obsługi, raporty techniczne, artykuły naukowe, specyfikacje inżynieryjne, dokumentację oprogramowania i propozycje biznesowe.

Istnieje kilka kluczowych elementów komunikacji technicznej, które ją wyróżniają:

• Jasność i zwięzłość: Komunikacja techniczna ma na celu uczynienie złożonych informacji jasnymi i łatwo zrozumiałymi dla docelowej grupy odbiorców. Obejmuje to używanie prostego języka, unikanie niepotrzebnego żargonu oraz logiczne organizowanie informacji w celu efektywnego przekazywania treści.
• Analiza odbiorców: Zrozumienie potrzeb, poziomu wiedzy i oczekiwań odbiorców jest kluczowe. Dostosowanie treści do odbiorców pomaga zapewnić, że informacje są istotne.
• Cel: Komunikacja techniczna służy różnym celom, takim jak informowanie, instruowanie, przekonywanie lub dokumentowanie. Cel kieruje strukturą i treścią komunikacji.
• Projekt dokumentu: Skuteczna komunikacja techniczna często wymaga przemyślanego projektu dokumentu. Obejmuje to użycie nagłówków, list, grafik i innych elementów wizualnych w celu zwiększenia zrozumienia i uczynienia informacji bardziej dostępnymi.
• Wybór medium: Komunikacja techniczna może przybierać różne formy, w tym dokumenty pisemne, prezentacje, filmy i treści online. Wybór odpowiedniego medium dla przekazu i odbiorców jest kluczowy.
• Rewizja i redakcja: Dokumenty techniczne często przechodzą przez wielokrotne rundy rewizji i redakcji w celu udoskonalenia treści, poprawy błędów i zwiększenia jasności. Zapewnia to, że końcowy dokument spełnia wysokie standardy jakości.

Komunikator techniczny, znany również jako redaktor techniczny, to profesjonalista specjalizujący się w tworzeniu i przekazywaniu informacji technicznych w sposób jasny i spójny. Skupia się na użytkowniku końcowym, dążąc do wypełnienia luki między ekspertami technicznymi a użytkownikiem końcowym, uwzględniając fakt, że użytkownicy końcowi mogą mieć bardzo niewielką (lub żadną) wiedzę techniczną lub być uważani za „ekspertów" w danej dziedzinie.

Society for Technical Communication (STC) to profesjonalne stowarzyszenie poświęcone rozwojowi dziedziny komunikacji technicznej. Założone 70 lat temu, stwierdza: „Komunikatorzy techniczni badają i tworzą informacje o procesach technicznych lub produktach skierowanych do docelowej grupy odbiorców poprzez różne formy mediów. To, co łączy wszystkich komunikatorów technicznych, to podejście zorientowane na użytkownika, polegające na dostarczaniu właściwych informacji, we właściwy sposób, w odpowiednim czasie, aby ułatwić komuś życie i uczynić je bardziej produktywnym".

Praca komunikatora technicznego przyczynia się do sukcesu produktów, usług i procesów poprzez zapewnienie, że użytkownicy mają dostęp do dokładnych i przyjaznych użytkownikowi informacji. Na przykład, dobrze napisane i zaprojektowane instrukcje oprogramowania mogą pomóc użytkownikowi końcowemu być bardziej samodzielnym. To z kolei zwiększa prawdopodobieństwo akceptacji produktu na rynku i zmniejsza koszty wsparcia dla organizacji produkcyjnej.

Możesz być zainteresowany przeczytaniem tego artykułu autorstwa Meg Nelson, która opisuje swoją drogę do komunikacji technicznej i wyjaśnia swoją obecną rolę.

Komunikatorzy techniczni mogą pracować w szerokim zakresie branż, pod wieloma różnymi tytułami stanowisk. Niektóre z typowych branż, w których są zatrudniani, obejmują:

• Technologie Informacyjne (IT): Tworzenie dokumentacji dla aplikacji oprogramowania, w tym podręczników użytkownika, dokumentacji API, specyfikacji technicznych i przewodników rozwiązywania problemów.
• Inżynieria: Opracowywanie dokumentacji dotyczącej projektów produktów, procesów produkcyjnych i specyfikacji sprzętu.
• Telekomunikacja: Tworzenie dokumentacji dla konfiguracji sieci, instalacji sprzętu i przewodników użytkownika dla urządzeń komunikacyjnych.
• Opieka zdrowotna: Opracowywanie dokumentacji dla sprzętu medycznego, aplikacji oprogramowania i przewodników użytkownika dla pracowników służby zdrowia i pacjentów.
• Przemysł lotniczy i motoryzacyjny: Tworzenie dokumentacji związanej z projektowaniem, procedurami konserwacji, procedurami naprawy i protokołami bezpieczeństwa.
• Energetyka: Opracowywanie dokumentacji dla procesów wytwarzania energii, protokołów bezpieczeństwa i specyfikacji sprzętu.
• Produkcja: Tworzenie dokumentacji dla procesów produkcyjnych, procedur kontroli jakości i obsługi sprzętu.
• Finanse i bankowość: Tworzenie dokumentacji dla oprogramowania finansowego, procedur zarządzania ryzykiem i wytycznych zgodności.
• Administracja rządowa: Opracowywanie dokumentacji dla informacji publicznych, podręczników polityk i specyfikacji technicznych dla projektów rządowych.
• Edukacja: Tworzenie materiałów instruktażowych, kursów online i dokumentacji dla oprogramowania edukacyjnego.
• Doradztwo: Dostarczanie wiedzy specjalistycznej różnym branżom na podstawie projektów.

Konkretne obowiązki komunikatora technicznego mogą różnić się w zależności od branży i charakteru pracy. Jednak podstawowe umiejętności przekształcania złożonych informacji technicznych w przejrzystą, dostępną treść są uniwersalne we wszystkich sektorach.

Zapotrzebowanie na specjalistów komunikacji technicznej wynika z potrzeby skutecznej komunikacji w obszarach, gdzie technologia, procesy i procedury są złożone i wymagają przejrzystej dokumentacji dla użytkowników i interesariuszy.

To, czy potrzebujesz zatrudnić dedykowanego specjalistę komunikacji technicznej, zależy od różnych czynników, w tym złożoności Twoich produktów lub usług, grupy docelowej oraz znaczenia skutecznej komunikacji w Twojej branży. Jeśli Twoja organizacja regularnie tworzy złożoną dokumentację techniczną, ceni przejrzystą komunikację i działa w branży, gdzie dokładność i jasność są kluczowe, zatrudnienie dedykowanego specjalisty komunikacji technicznej może być strategiczną inwestycją. Jednak w przypadku mniejszych organizacji lub projektów o mniej złożonych potrzebach komunikacyjnych, bardziej praktyczne może być wykorzystanie istniejących zasobów lub zatrudnienie freelancerów specjalizujących się w pisaniu technicznym na zasadzie projektowej. Korzyścią z zatrudnienia specjalisty komunikacji technicznej jest to, że czyniąc informacje bardziej użytecznymi i dostępnymi, przyczynia się on do realizacji celów organizacji.

• Podstawy edukacyjne: Rozpoczęcie od solidnych podstaw edukacyjnych jest kluczowe. Zazwyczaj stopień naukowy w dziedzinie nauk ścisłych (licencjat) stanowi fundament.
• Rozwijanie kluczowych umiejętności: Rozwijanie umiejętności takich jak pisanie, redagowanie, projektowanie i zarządzanie projektami będzie pomocne.
• Publikacje branżowe: Czytanie publikacji takich jak magazyny Intercomm i TechComm zapewnia, że jesteś na bieżąco z nowościami branżowymi.
• Certyfikacja: Uzyskanie profesjonalnej certyfikacji w komunikacji technicznej może zwiększyć twoją wiarygodność podczas ubiegania się o role w komunikacji technicznej.
• Dołącz do Society for Technical Communication: Zostanie członkiem Society for Technical Communication (STC) może ci pomóc poprzez zapewnienie dostępu do przydatnych zasobów, webinarów i społeczności profesjonalistów komunikacji technicznej.

Rola komunikatora technicznego to coś więcej niż tylko „pisanie techniczne". Obejmuje ona także dynamikę zespołu, planowanie strategiczne, projektowanie międzykulturowe, analizę odbiorców oraz opracowywanie celów biznesowych. Stawia użytkownika w centrum produktu końcowego, zapewniając, że informacje są prezentowane we właściwy sposób, przez najbardziej odpowiednie medium i poprawiają efektywność kogoś w pracy lub życiu osobistym.

Poniższe certyfikaty zostały opracowane przez Society for Technical Communication

To jest certyfikat na poziomie podstawowym, bez wymagań wstępnych, który wprowadza 9 kluczowych kompetencji komunikatorów technicznych. Osoby są testowane pod względem zrozumienia podstawowych koncepcji i praktyk komunikacji technicznej poprzez egzamin wielokrotnego wyboru. Dostępne są kursy szkoleniowe, które zwykle prowadzone są przez 2 dni.

Poziom Practitioner rozwija wiedzę zdobytą podczas poziomu Foundation i wymaga od uczestników wykazania się umiejętnością stosowania najlepszych praktyk. Uczestnicy są testowani za pomocą złożonego egzaminu wielokrotnego wyboru opartego na fikcyjnym scenariuszu. Certyfikat Foundation jest wymaganiem wstępnym. Szkolenie jest zazwyczaj prowadzone przez 2 dni. Certyfikat przyznany po pomyślnym zdaniu egzaminu nie wygasa.