Zarządzanie zmianą w administracji publicznej

Czy możesz opowiedzieć nam o swoim doświadczeniu zawodowym i obecnej roli?

Jestem Kierownikiem ds. Zarządzania Zmianą w Ministerstwie Obrony (Wielka Brytania). W mojej roli jestem odpowiedzialna za zapewnienie kierunku strategicznego, metodologii i narzędzi menedżerom ds. zmian, którzy działają w naszej 250 000-osobowej organizacji oraz za podnoszenie profilu tej dyscypliny na wszystkich szczeblach. Przewodniczę również międzyrządowej grupie roboczej ds. Zarządzania Zmianą. 

W całej swojej karierze pracowałam w różnych organizacjach sektora publicznego i prywatnego oraz prowadziłam zespoły realizujące złożone strategiczne programy zmian i transformacji. Moja droga zawodowa - jak wielu innych specjalistów ds. zmian - obejmowała również Zarządzanie Projektami, w moim przypadku w licznych sektorach, od transakcji komercyjnych po budownictwo.

W wolnym czasie współprowadzę londyński oddział Change Management Institute, co daje mi niesamowitą możliwość pracy z kolegami z całego świata i bycia na pierwszej linii innowacji w Zarządzaniu Zmianą.

Czy możesz opowiedzieć o swojej drodze w Zarządzaniu Zmianą?

Jak wspomniałam wcześniej, podobnie jak wielu kolegów zajmujących się zmianami, przeszłam drogę od zarządzania projektami do zarządzania zmianą. Jako Project Manager naprawdę trudno było mi wyspecjalizować się w konkretnym sektorze, ponieważ zawsze lubiłam różnorodność i zmiany (wiem – jaki banał!).

Moje ulubione projekty do realizacji zawsze dotyczyły Transformacji, więc zdecydowałem, że Transformacja będzie moją specjalizacją! Jako Kierownik Projektów Transformacyjnych zarządzałem projektami przeprojektowania usług, zrównoważonego rozwoju i fuzji. I chociaż różniły się bardzo zakresem, wszystkie te projekty miały jedną wspólną cechę - doświadczenie ludzi nigdy nie było w centrum uwagi. Wiedziałem, że musi istnieć lepszy sposób na radzenie sobie z „ludzką stroną" projektów. W poszukiwaniu tego „lepszego sposobu" natknąłem się na kurs Zarządzania Zmianą APMG i zdecydowałem się go podjąć – i to był przełomowy moment w mojej karierze!

Dlaczego zdecydowałeś się na certyfikat z Zarządzania Zmianą?

Wybrałem kurs APMG, ponieważ to najpopularniejsze szkolenie z zarządzania zmianą na świecie – i nie bez powodu! To zdecydowanie był właściwy wybór dla mnie. Tym, co najbardziej podobało mi się w kursie, była struktura: przed zagłębianiem się w techniczne aspekty skutecznego zarządzania zmianą, kurs najpierw buduje zrozumienie dlaczego ludzie reagują na zmianę w taki sposób, w jaki reagują, co jest kluczową wiedzą dla tych, którzy są nowicjuszami w tej dziedzinie.

Innym powodem wyboru APMG był fakt, że mogłem studiować we własnym tempie i we własnym czasie, przygotowując się do egzaminu, co było pomocne, biorąc pod uwagę, że pracowałem w pełnym wymiarze godzin. Taki układ umożliwił mi rozwijanie umiejętności i stopniowe przechodzenie do kariery w Zarządzaniu Zmianą.

Jak myślisz, w jaki sposób Twoja organizacja będzie czerpać korzyści z Twoich sukcesów w zakresie szkolenia i egzaminów z Zarządzania Zmianą?

Zgodnie z badaniami, około 80% korzyści z projektów zależy od zmiany sposobu myślenia i działania ludzi. Wykorzystanie technik zarządzania zmianą i skuteczne prowadzenie ludzi przez zmiany ma znaczący wpływ na zdolność organizacji do realizacji korzyści. Dlatego mogę z przekonaniem powiedzieć, że moja ekspertyza w zakresie zarządzania zmianą przynosi mojej organizacji wymierne korzyści każdego dnia. Ponadto, z czasem pomagam tworzyć bardziej elastyczną i przygotowaną na zmiany siłę roboczą.

Jakie są Twoje 5 najważniejszych wskazówek dla skutecznego Zarządzania Zmianą?

1) Zarządzanie zmianą to nieustanny wysiłek zbiorowy

• Jako CM nie możesz robić wszystkiego sam.
• Moją radą byłoby - wykorzystanie różnych zasobów organizacyjnych, które są Ci dostępne i które mogą pomóc Ci skutecznie zarządzać zmianą.
• Menedżerowie liniowi są kluczowym zasobem komunikacyjnym, podobnie jak koledzy z działu komunikacji – Zainwestuj czas w przekazanie im odpowiednich narzędzi i wiedzy na temat zmian, aby mogli Ci pomóc w zarządzaniu zmianą; 

2) Zadbaj o opiekuna/sponsora

• To nasza odpowiedzialność sprawić, by praca Sponsora była dla niego jak najłatwiejsza. Są oni kluczowi dla sukcesu zmiany.

• Chcą być dobrzy – po prostu potrzebują pomocy w zrozumieniu swojej własnej roli – to nasza praca, aby pomóc im poruszać się w swojej roli w ich napiętych harmonogramach,
• Wartości budowania tego kontaktu na wczesnym etapie nie można przecenić.

3) Pojawią się obejścia!

• Większość inicjatyw zmian kończy się niepowodzeniem na etapie „wdrażania" - dzieje się tak dlatego, że ludzie są naprawdę dobrzy w znajdowaniu obejść i z powodu poważnego błędnego przekonania, że kiedy kończy się Zarządzanie Projektami, kończy się też Zarządzanie Zmianą.
• Kiedy zasoby Zarządzania Zmianą zostają przedwcześnie usunięte, pojawiają się działania obejściowe i nie ma nikogo, kto by się tym zajął. Moja rada – walcz o to, żeby zostać wystarczająco długo!

4) Wykorzystuj słuchanie

• Możesz być prawie pewien, że opór wobec zmian wystąpi, gdy zarządzasz zmianą - więc ciągle słuchaj!

5) Miej na uwadze swoją kulturę - strzeż się

• Zbyt często projekty zmian są postrzegane jako samodzielne inicjatywy, a nie w kontekście kultury;
• Kończymy próbami wdrożenia rozwiązania bez zajęcia się środowiskiem, w którym nowe rozwiązanie będzie funkcjonować.
• Używając słynnego cytatu Petera Druckera „Kultura zjada strategię na śniadanie", zjada też inicjatywy zmian na śniadanie!.