Come gestire efficacemente un team – Tattiche comprovate

La gestione del team è al contempo un'arte e una disciplina, che richiede un delicato equilibrio tra direzione, empatia e supervisione strategica. Presenta sfide uniche e spesso contrastanti. I manager si trovano spesso nel mezzo: ci si aspetta che raggiungano gli obiettivi organizzativi di alto livello stabiliti dalla dirigenza senior, supportando allo stesso tempo le diverse esigenze, motivazioni e sfide dei singoli membri del team.

Gestire un team è molto simile a guidare una spedizione in territorio incerto. La destinazione è un obiettivo condiviso o un risultato strategico. L'obiettivo può essere chiaro, tuttavia il percorso è imprevedibile e richiede agilità, coraggio e resilienza. Il manager del team svolge il ruolo di guida e motivatore, mantenendo il gruppo allineato, energico e in movimento verso l'obiettivo, anche quando le condizioni sono difficili.

Il successo dipende dalla capacità del manager di navigare sia la complessità operativa che le dinamiche umane. Devi ispirare fiducia nella missione pur essendo attento a quando un membro del team è in difficoltà. Devi sostenere lo slancio senza esaurire le tue persone. Richiede di sapere quando guidare dal fronte, quando fare un passo indietro e lasciare che altri guidino, e quando semplicemente ascoltare.

Nel suo nucleo, la gestione del team riguarda la trasformazione degli sforzi individuali in risultati collettivi. Si tratta di coltivare un ambiente dove le persone possano dare il meglio di sé, collaborare in modo significativo e sentire un senso di appartenenza nel risultato.

Non esiste un approccio universale alla gestione del team. Lo stile che un manager adotta può dipendere da molteplici fattori: la loro personalità, l'esperienza di leadership, la maturità del team, la cultura organizzativa e il settore in cui lavorano. Lo stile di gestione non è solo una preferenza personale, è spesso plasmato dal contesto, dalle aspettative e dalle sfide.

Di seguito sono riportati gli stili di gestione più comuni, ognuno con i propri punti di forza e casi d'uso ideali:

• Autocratico: Decision-making dall'alto verso il basso. Il manager ha il pieno controllo e si aspetta conformità. Ideale per situazioni ad alto rischio o urgenti.
• Burocratico: Orientato a regole e processi. Enfatizza coerenza, struttura e protocollo. Utile in ambienti regolamentati come finanza o sanità.
• Coaching: Si concentra sullo sviluppo delle persone. Il manager forma, supporta e costruisce capacità a lungo termine all'interno del team.
• Democratico: Inclusivo e partecipativo. Le decisioni vengono prese collaborativamente con il contributo del team. Incoraggia innovazione e coinvolgimento.
• Laissez-faire: Approccio non interventista. I membri del team sono fidati per lavorare in modo indipendente. Efficace con professionisti esperti e auto-motivati.
• Trasformazionale: Leadership guidata dalla visione. Ispira cambiamenti d'ampio respiro e motiva i team a superare le aspettative.
• Umile: Leadership di servizio. Dà priorità al benessere del team, mostra empatia e guida attraverso l'ascolto e il supporto.
• Visionario: Focalizzato sul futuro. Stabilisce la direzione strategica e ispira i team con una visione chiara e a lungo termine.

In pratica, i manager di team efficaci mescolano diversi stili a seconda della situazione. La flessibilità e l'uso efficace degli stili è fondamentale. I grandi manager non hanno solo uno stile predefinito, sanno quando adattare il loro approccio per adeguarsi al momento.

Ad esempio, quando si gestiscono questioni personali o delicate, uno stile empatico e umile costruisce fiducia e sicurezza psicologica. Durante cambiamenti organizzativi o crisi, una combinazione di stili trasformazionale e autocratico può fornire chiarezza e leadership decisiva. Nelle fasi di sviluppo del team, un approccio di coaching può potenziare la crescita e il potenziale di leadership futuro.

Il Contesto È Importante. Applicare consapevolmente lo stile giusto al momento giusto può migliorare significativamente il morale, le prestazioni e la resilienza del team. I migliori manager di team non sono bloccati in un solo modo di lavorare, sono reattivi, riflessivi ed emotivamente intelligenti.

Una gestione efficace del team ha un impatto profondo sul manager, sui singoli membri del gruppo e sul successo complessivo dell'organizzazione. Influenza tutto, dal coinvolgimento dei dipendenti ai risultati aziendali.

Che tu stia attualmente gestendo altri o sia tu stesso gestito, la leadership ti riguarda. La maggior parte delle persone può ricordare almeno un manager che ha avuto una forte influenza sul proprio sviluppo professionale, positiva o negativa. Se hai sperimentato solo manager eccellenti, è raro e prezioso. Ma più spesso, le persone incontrano una gamma di stili di gestione, che riflettono punti di forza e debolezze diversi.

Una buona gestione non significa essere perfetti, ma essere intenzionali, consapevoli e adattabili. Un manager che comunica chiaramente, fornisce supporto e promuove la fiducia può creare un ambiente in cui i membri del team si sentono motivati, ambiziosi e sicuri. Al contrario, una gestione inefficace può lasciare gli individui scoraggiati, disconnessi e poco apprezzati. L'impatto di una buona gestione sugli individui può essere:

• Maggiore soddisfazione lavorativa
• Morale e motivazione più elevati
• Maggiore fiducia e lealtà
• Meno conflitti o incomprensioni
• Crescita e sviluppo professionale

Quando le persone si sentono viste, ascoltate e valorizzate, è più probabile che contribuiscano pienamente e rimangano impegnate nel loro ruolo. Questo può influenzare l'azienda nei seguenti modi:

• Allineamento delle prestazioni individuali con gli obiettivi strategici
• Miglioramento della produttività e dell'efficienza
• Riduzione del turnover e del burnout
• Promozione dell'innovazione attraverso la collaborazione
• Garanzia di responsabilità e consegna coerente

In definitiva, i manager efficaci fungono da traduttori tra strategia ed esecuzione. Prendono gli obiettivi aziendali di alto livello e li trasformano in azioni del team.

È anche importante riconoscere che tutti sono sia leader che follower in momenti diversi della propria carriera. Anche i manager senior sono spesso gestiti da qualcun altro. Gli effetti a catena di una buona gestione si propagano verso l'alto, verso il basso e lateralmente.

Sviluppare competenze efficaci di gestione del team non significa solo supervisionare gli altri, ma creare un ethos in cui individui e organizzazioni prosperano insieme.

In molte organizzazioni, i ruoli di Team Leader e Team Manager vengono utilizzati in modo intercambiabile. Sebbene condividano responsabilità sovrapposte, come guidare i team e supportare la collaborazione, tipicamente differiscono per authority, focus e portata.

Comprendere la distinzione può aiutare a definire le aspettative, migliorare la comunicazione e garantire la responsabilità all'interno dei team.

Un Team Leader può essere un membro senior del team incaricato di motivare e guidare i colleghi. Coinvolto nelle attività quotidiane, assicura che la collaborazione scorra fluidamente e aiuta a risolvere piccoli conflitti o ostacoli.

Un Team Manager è più probabilmente responsabile delle valutazioni delle performance, delle decisioni di assunzione, della supervisione del budget e dell'allineamento dell'output del team con gli obiettivi organizzativi più ampi.

Questi ruoli non si escludono a vicenda. In organizzazioni più piccole o team agili, una persona potrebbe ricoprire entrambi i ruoli, guidando le dinamiche del team mentre gestisce i risultati. In ambienti più grandi o più strutturati, questi ruoli sono spesso distinti per garantire una chiara responsabilità e chiarezza dei ruoli.

Comprendere la distinzione tra un team leader e un team manager è cruciale per la chiarezza e l'efficacia. Aiuta a stabilire aspettative realistiche riguardo alle responsabilità di leadership, supporta una comunicazione più chiara degli obiettivi di performance, guida lo sviluppo della carriera e, in definitiva, favorisce dinamiche di team più sane e produttive. Definire questi ruoli assicura che gli individui sappiano cosa ci si aspetta da loro e come possono contribuire al meglio al successo del team. 

Una gestione efficace del team va oltre il semplice raggiungimento degli obiettivi. Si tratta di dare ai propri collaboratori gli strumenti per performare al massimo delle loro capacità, promuovendo al contempo un ambiente di lavoro sano e resiliente. I manager di oggi affrontano sfide uniche, tra cui il disimpegno dei dipendenti, la gestione di prospettive generazionali diverse e il mantenimento del benessere dei propri team e di se stessi. Per avere successo, i responsabili di team devono sviluppare una vasta gamma di competenze:

Un ottimo team manager comprende come la propria squadra si inserisce negli obiettivi organizzativi più ampi. Stabilisce priorità chiare e sviluppa piani attuabili che si allineano con la missione dell'azienda. Una pianificazione efficace include l'allocazione delle risorse, garantendo che tempo, budget e personale siano ottimizzati per raggiungere gli obiettivi senza burnout o sforzi sprecati.

I manager prendono regolarmente decisioni che influenzano sia le dinamiche del team che i risultati aziendali. La capacità di valutare i rischi, raccogliere input dal team e agire con decisione, anche sotto pressione, è fondamentale. Un buon processo decisionale bilancia pragmatismo ed empatia, assicurando che le scelte supportino sia i risultati a breve termine che la crescita a lungo termine.

La delega è molto più dell'assegnare compiti, si tratta di comprendere i punti di forza di ogni membro del team e di avere fiducia nelle loro capacità di assumersi le responsabilità. I manager efficaci delegano autorità mantenendo al contempo la responsabilità. Evitano il micromanagement, fornendo invece il giusto livello di supporto e follow-up per mantenere i progetti sulla buona strada.

Aspettative chiare e obiettivi misurabili sono essenziali. I manager di successo stabiliscono KPI e rivedono regolarmente le prestazioni con i loro team. Utilizzano tecniche di coaching operativo, fornendo feedback tempestivi e costruttivi e opportunità di sviluppo. L'obiettivo è migliorare continuamente le competenze e il coinvolgimento, non solo durante le valutazioni annuali 

Una comunicazione efficace è fondamentale. I manager devono adattare i loro messaggi a diversi pubblici, che si tratti di dirigenti, membri del team o stakeholder. L'ascolto attivo, l'apertura al feedback e un dialogo trasparente costruiscono fiducia e assicurano che tutti siano allineati su obiettivi e sfide.

I problemi sono inevitabili in qualsiasi ambiente di squadra. I manager efficaci non si limitano a spegnere gli incendi; scavano più a fondo per identificare le cause principali. Promuovono una cultura in cui i membri del team si sentono autorizzati a suggerire soluzioni e prendere iniziative, intervenendo con decisione quando le questioni si intensificano.

I conflitti interpersonali possono compromettere la produttività e il morale se non vengono affrontati. I manager esperti gestiscono le controversie con calma e imparzialità, creando un ambiente rispettoso dove le preoccupazioni possono essere espresse e risolte in modo costruttivo. Questo aiuta a mantenere la coesione del team e una cultura lavorativa positiva.

Il posto di lavoro moderno è dinamico. I responsabili del team devono essere flessibili, adattando piani e approcci man mano che le priorità cambiano. Questo include la comprensione delle sfumature di una forza lavoro multigenerazionale e l'adattamento degli stili di leadership per soddisfare aspettative diverse e preferenze di comunicazione.

L'intelligenza emotiva è essenziale per costruire fiducia e motivazione. I manager che sono consapevoli di sé e empatici possono riconoscere i segnali di disimpegno, come il quiet quitting, e rispondere con supporto anziché con punizioni. Favoriscono la sicurezza psicologica, che incoraggia apertura e impegno.

Bilanciare più compiti e scadenze è una sfida costante. I manager efficaci danno priorità al lavoro in modo strategico, delegano in modo appropriato e mantengono tempistiche chiare. Proteggono anche il proprio benessere, comprendendo che una leadership sostenibile significa gestire lo stress e prevenire il burnout in se stessi e nei propri team.

I manager di team di maggior successo di oggi combinano una forte leadership con una mentalità da coach. Si concentrano in egual misura sul raggiungimento dei risultati e sul benessere del loro team. Sviluppando queste competenze essenziali, i manager possono migliorare le performance costruendo al contempo una forza lavoro positiva, motivata e resiliente.

Un approccio basato sull'indagine in cui i manager imparano a porre domande potenti può aiutare gli altri a sviluppare il proprio pensiero.

Se un membro del team sta gestendo un cliente difficile, per esempio, i manager potrebbero porre domande stimolanti progettate per aiutarli a scoprire una via d'uscita al problema. Ad esempio, "Sembra una situazione complicata, cosa potrebbe aiutare il cliente X a capire Y?" o "Cosa ha funzionato bene l'ultima volta che abbiamo avuto questo problema?"

Questo permette ai membri del team di sviluppare il proprio pensiero e di assumere la vera responsabilità della soluzione.

Per alleggerire il loro carico di lavoro, i manager devono costruire la fiducia del team affinché affronti autonomamente le situazioni.

Un modo è fornire feedback positivi quando qualcuno ha gestito bene una situazione. Questo dà agli individui fiducia nelle proprie capacità e aiuta a delineare come altri potrebbero affrontare situazioni simili in futuro.

Costruire la fiducia degli altri libera i manager per fare di più di quello che dovrebbero fare. Non si tratta di delegare il lavoro; si tratta di imparare a valutare: "È necessario che me ne occupi io?".

I manager vengono tipicamente promossi perché spesso prendono le decisioni giuste. E se potessero mostrare ad altri come fare lo stesso? Invece di risolvere un problema, fermati e chiediti: "Come potrei aiutare questa persona a sviluppare la capacità di risolverlo da sola?".

Strettamente legato al porre domande efficaci, essere in grado di trasmettere la magia significa fare domande in un modo che aiuti i membri del team a sviluppare i loro modelli mentali per risolverlo di nuovo la prossima volta senza tanto supporto.

Imparare a utilizzare un approccio basato sull'indagine in questo modo aiuta i professionisti a sfruttare quello che ora viene chiamato uno stile di gestione di Coaching Operativo. Diventa una parte naturale delle conversazioni quotidiane, non solo per le valutazioni formali o le sessioni di formazione.

In un ambiente frenetico, i manager dovrebbero considerare ogni breve interazione come un'opportunità per porre domande potenti che stimolano il pensiero.

Come "competenza trasversale" di grande impatto, imparare questo approccio non significa mandare una persona a un corso e trasferire i contenuti agli altri. Soprattutto quando viene modellato dai dirigenti senior, si tratta di adottare una cultura basata sulla comprensione dell'impatto dell'indagine mirata, che può diffondersi fino agli utenti finali.

Togliersi il mantello da supereroe come manager può sembrare scoraggiante, ma alla lunga sarà vantaggioso per tutti. I membri del team si sentiranno più capaci e sicuri di sé, e meno come un ingranaggio in una ruota stressante. E i manager si sentiranno meno esauriti e più in grado di svolgere il lavoro per cui sono stati assunti.

E chi non vorrebbe lavorare in un ambiente del genere?

Una delle fonti di apprendimento più potenti per qualsiasi manager sono le persone con cui lavora ogni giorno. I membri del team portano esperienze diverse, prospettive e intuizioni che possono arricchire il tuo approccio alla leadership. Ascoltando attivamente e imparando dal tuo team, diventi un manager più empatico, efficace e adattabile. Uno che comprende veramente i bisogni, le sfide e le motivazioni di coloro che guidi.

Ma i grandi manager non si fermano qui. Nell'ambiente aziendale competitivo di oggi, il riconoscimento formale delle tue competenze è essenziale. La certificazione non solo convalida le tue capacità di leadership, ma ti distingue anche in un campo affollato. Sfortunatamente, c'è una carenza di manager certificati e professionisti che hanno dimostrato la loro esperienza attraverso formazione e valutazione rigorose.

Ottenere una certificazione come il STAR® Manager - Operational Coaching® Skills for Leaders and Managers di APMG International offre un vantaggio unico:

• Unique Selling Point (USP): Essere certificato ti distingue come un manager che investe nello sviluppo professionale continuo e nelle migliori pratiche comprovate.
• Fiducia organizzativa e credibilità: Rassicura la tua organizzazione e il tuo team che hai le competenze necessarie per guidare le carriere, allinearti con gli obiettivi strategici e contribuire positivamente ai risultati finanziari.
• Impatto di leadership potenziato: Il programma STAR® Manager si concentra sul coaching operativo. Questo ti fornisce gli strumenti per offrire supporto e sviluppo tempestivi e pratici al tuo team. Trasformando la gestione quotidiana in potenti momenti di leadership.
• Crescita professionale: La certificazione può aprire le porte a nuove opportunità, promozioni e ruoli di leadership dimostrando il tuo impegno verso l'eccellenza.

In sostanza, imparare dal tuo team e supportarlo con una certificazione rispettata ti permette di guidare con fiducia, credibilità e chiarezza. Questo garantisce benefici sia per la tua carriera che per le persone che dipendono dalla tua leadership.