Essentiële Verandermanagement Vaardigheden

Waar sta je in je carrièretraject? Begin je net in je eerste functie? Ben je een paar jaar bezig en streef je naar promotie of je eerste managementpositie? Of verdiep je je expertise in een specialistisch vakgebied?

Waar je ook staat, één ding is duidelijk: carrières zijn tegenwoordig niet meer lineair. Functies evolueren snel, en verwachtingen verschuiven razendsnel, gedreven door zaken die we niet langer kunnen voorspellen of vaak echt kunnen begrijpen. De wereldwijde impact van het coronavirus en de komst van AI zijn twee belangrijke voorbeelden. Dit brengt een nieuw niveau van onzekerheid en ambiguïteit in het leven zoals we dat kennen.

Als je net zoals ik bent, was plannen een handig hulpmiddel om angst over het onbekende in te dammen. Maar wat ik de afgelopen jaren sinds de pandemie heb geleerd, is dat hoewel plannen belangrijk blijft, plannen alleen niet langer voldoende is. Verandering komt nu sneller, en vaak uit onverwachte richtingen. Veel mensen met wie ik spreek voelen zich ook angstig, en in sommige gevallen overweldigd, over wat de komende 3, 6 of 12 maanden zouden kunnen brengen, laat staan de komende 2 tot 5 jaar. Hoe begin je jezelf voor te bereiden op een carrière onder deze omstandigheden.

Voor mij heeft mijn ervaring met het ondersteunen van anderen door organisatorische verandering mijn eigen comfort met onzekerheid sterk verbeterd. Daarom deel ik belangrijke principes waarop ik steun uit Change Management; een vakgebied dat is opgebouwd rond het helpen van mensen bij transities door verandering.

Change Management is primair gericht op het helpen van individuen om zich voor te bereiden op en door veranderingen te gaan waar zij door beïnvloed worden. Een Change manager doet dit door hun zorgen te identificeren en aan te pakken en door tools en ondersteuning te bieden om de overgang te vergemakkelijken. Hoewel de rol beheersing van veel verschillende vaardigheden vereist, kan vaardigheid in een paar belangrijke vaardigheden ervoor zorgen dat iedereen een veel betere ervaring heeft bij het ondergaan van veranderingen, waarvan je loopbaantraject een voorbeeld is.

Het fundamentele doel van Change Management is om mensen te helpen omgaan met de gevoelens van onzekerheid die verandering bij hen oproept. Hoe comfortabeler individuen kunnen zijn met hun gevoelens ten aanzien van en omgang met onzekerheid, hoe beter zij in staat zullen zijn om met verandering om te gaan. Of het nu gaat om een werkproject, een carrièreverandering of een levensgebeurtenis.

Ik werd niet van de ene dag op de andere comfortabel met onzekerheid. Het kwam door voortdurend blootgesteld te worden aan chaotische projecten met strakke deadlines en minimale informatie. Om er beter in te worden, moest ik mijn eigen gevoelens over onzekerheid onder ogen zien en manieren vinden om er doorheen te komen. Dat is de realiteit van ons werk en waarom Change Managers de neiging hebben behoorlijk comfortabel te zijn in onzekerheid.  

Het kwam ook voort uit het uitdagen van mezelf om voortdurend aan te passen hoe ik change management in een organisatie toepaste. Omdat het vakgebied nog in zijn kinderschoenen staat, hebben veel mensen verschillende opvattingen en verwachtingen over wat zij ervan zullen krijgen. Als gevolg hiervan merkte ik vaak dat ik me moest aanpassen en flexibel moest zijn rond wat anderen van het werk begrepen. Om zin te maken van wat ik wist en wat anderen wisten en te proberen tot een gemeenschappelijk begrip te komen.

Mijn werk in change management heeft me geleerd hoe ik mijn eigen gevoelens van onzekerheid kan managen en heeft me geholpen de vaardigheden op te bouwen om me aan te passen aan veranderingen, waar ze ook vandaan komen.

Veel artikelen sommen kritieke vaardigheden op zoals strategisch denken, communicatie en leiderschap. Allemaal geldig. Maar weinig spreken over pragmatisme, verwachtingenmanagement, relatievorming of humor, terwijl dit juist de gedragingen zijn waarvan ik heb gemerkt dat ze nuttig zijn wanneer plannen in duigen vallen en angst de kop opsteekt.

Uit mijn ervaring als Change Manager is het ontwikkelen van deze vier vaardigheden wat me heeft geholpen om te floreren te midden van verandering.

Denk aan een verandering die je niet had verwacht. Trein vertraagd op weg naar een belangrijke vergadering? Verhuizen? Een nieuwe baan beginnen. Wat het ook is, verandering zal je ertoe aanzetten na te denken over wat er zou kunnen komen. Afhankelijk van je levenservaringen zal je reactie op verandering verschillen. Wat hetzelfde zal zijn, is dat we ons allemaal zorgen zullen maken over het onbekende, vooral in situaties waarin de uitkomsten belangrijk voor ons zijn.

Pragmatisme helpt ons om niet te lang stil te blijven staan bij wat we anders hadden kunnen doen om de verandering waarmee we nu moeten omgaan te vermijden.

Het managen van verwachtingen zorgt ervoor dat we met beide benen op de grond blijven staan, zelfs wanneer het gemakkelijk is om ons voor te stellen dat dingen zich ontvouwen zoals we zouden willen.

Relatievorming helpt ervoor te zorgen dat we mensen om ons heen hebben op wie we kunnen vertrouwen om er te zijn wanneer het moeilijk wordt, ons te helpen de juiste verwachtingen te stellen en ons gefocust te houden op pragmatisch zijn.

Humor is een trigger voor de afgifte van endorfines, het hormoon dat de natuurlijke feel-good schakelaar van het lichaam is. Wanneer het lichaam endorfines aanmaakt, helpt dit de productie van cortisol te verminderen – het hormoon dat wordt afgegeven wanneer we stress voelen. Humor, hoewel het passend moet zijn binnen de context, is een heel goede manier om angst in stressvolle situaties te helpen verminderen, waardoor je de ruimte krijgt voor pragmatisch denken, realiteitsgebaseerde verwachtingen stellen en een beroep doen op je vrienden voor de steun die je mogelijk nodig hebt.

Het leiden van elke verandering, of het nu gaat om een organisatieverandering of een wijziging in je persoonlijke carrièrepad, draait niet alleen om het maken van plannen om met onzekerheid om te gaan. Het gaat erom hoe je jezelf opstelt en omgaat met de spanning tussen die schijnbare zekerheid en de realiteit van het onbekende.

Onzekerheid is nu een constante factor in je carrière. Hoewel we het niet kunnen wegneemen, kunnen we wel gedragingen ontwikkelen die ons helpen effectiever te reageren. Hier zijn enkele tips voor het opbouwen van gedragingen om verandering goed te leiden.

Het ontwikkelen:

Pragmatisme richt zich op oplossingen. Het zet de zorgen over wat er fout ging of waarom het fout ging opzij en concentreert zich op wat er nu gedaan moet worden. Het is rationeel en rustig. Wanneer je geconfronteerd wordt met een verandering die je niet verwachtte, pauzeer dan. Focus op het bepalen van het gewenste resultaat en denk na over acties die je dichter bij je doel brengen.

Hier is een voorbeeld:

Tijdens een recente workshop moest ik de stad uit reizen. In plaats van de nacht ervoor te blijven, koos ik ervoor om de eerste trein te nemen. Helaas werd de ochtendtrein geannuleerd, en ik raakte in paniek omdat ik er niet op tijd zou zijn om de sessie te openen.

Die optie was weggevallen. Natuurlijk had ik gewild dat ik de nacht ervoor was gebleven, maar wensen zou niets veranderen. In plaats daarvan moest ik een collega berichten en vragen of zij een videogesprek konden opzetten voor de ochtendsessie en me vervolgens voorbereiden om de opening op afstand te verzorgen. Daarna reorganiseerde ik de rest van mijn tijd met het team zodat ik iets later kon aankomen. Ik had het geluk dat ik collega's had die bijsprongen om te helpen, maar ongetwijfeld zorgde mijn pragmatische aanpak en het rechtstreeks aanpakken van het probleem er ook voor dat anderen niet in paniek raakten. 

Het ontwikkelen:

Dit gaat evenveel over gedrag als over het doorlopen van een proces. Als we communiceren, is het belangrijk dat we expliciet zijn over wat we niet zullen doen, net zo goed als wat we wel zullen doen. Stel acties en resultaten vast en eventuele aannames die je maakt. Dit zal anderen helpen aanmoedigen om dingen in vraag te stellen die ze misschien hadden verwacht. Het gedragselement hier is om dit niet als een eenmalige actie te behandelen. Volharding is de sleutel.

Hier is een voorbeeld:

In een recent project verwarde een senior projectmanager nogal regelmatig of ik (de Change Manager) of een collega (de Business Analyst) verantwoordelijk zou moeten zijn voor een bepaald stuk werk. Door nauw samen te werken met mijn Business Analysis collega, maakten we in elke projectvergadering expliciet wie wat deed tussen ons en steunden we elkaar als het in twijfel werd getrokken. We zorgden er ook voor dat anderen in het project duidelijkheid hadden en corrigeerden de PM als ze toevallig de verkeerde verwachting hoorden. Hoewel de verwarring nog steeds wel voorkwam, werd het werk gedaan zonder grote problemen.

Ontwikkel het:

Nieuwsgierigheid tonen en interesse hebben in hoe en waarom dingen werken zoals ze werken is altijd cruciaal geweest voor hoe ik hechte relaties heb ontwikkeld. Ik toon dezelfde interesse in hoe mensen zich presenteren, wat hen motiveert, en welke dingen we gemeen hebben, maar ook wat ons anders maakt. Door je oordeel op te schorten kun je nieuwsgierig blijven.

Hier is een voorbeeld:

In mijn carrière als freelance veranderingsconsultant heb ik veel geweldige professionals ontmoet. Het probleem is dat, tenzij ons werk overlapt, je soms lange tijd niet spreekt. Om te voorkomen dat dit gebeurt, heb ik verschillende WhatsApp-groepen opgericht en verschillende informele evenementen georganiseerd zodat ik de tijd had om af te spreken en opnieuw contact te maken.

Het ontwikkelen hiervan:

Misschien tegenstrijdig, maar de manier waarop ik het vermogen heb ontwikkeld om humor in situaties te brengen is door niet alles zo serieus te nemen. Hoewel ik het werk dat ik doe heel serieus neem en een goede prestatie wil leveren, weet ik ook dat al te veel ernst de vreugde kan wegnemen en de druk kan verhogen, dus heb ik geleerd om kwaliteit in balans te brengen met plezier.

Hier is een voorbeeld:

Toen ik een vrijwilligersteam leidde, merkte ik vaak dat mensen na een lange werkdag kwamen om vervolgens een evenement te runnen. Er was veel administratie bij betrokken, en er was behoefte aan netwerken en mensen verwelkomen, wat vaak vermoeiend was. Om de belasting te verminderen, zou de groep tijd vinden voor een sociale bijeenkomst achteraf of op een andere dag. We wisselden regelmatig van rollen en bedachten kleine spelletjes om onszelf te vermaken. Het in balans brengen van plezier met het werk was cruciaal om het moraal hoog te houden en mensen gemotiveerd te laten blijven.

Waar je carrièrepad je ook naartoe brengt, weet dat voor iedereen met wie ik heb gesproken – het zelden een rechte lijn is. Bouw je netwerk op, houd uitkijk naar nieuwe kansen – zelfs die waarvan je denkt dat je er nog niet klaar voor bent. Ga ze tegemoet met een open houding en welke kennis en middelen je ook hebt, gebruik ze pragmatisch naar je beste vermogen om de taken die voor je liggen te vervullen. De wereld van het werk zal meerdere keren fundamenteel veranderen: daar ben ik zeker van. Je kunt er klaar voor zijn — op je gemak met onzekerheid en in staat om je aan te passen. 

Als je nu begint met het opbouwen van deze gewoontes, zul je niet alleen verandering effectiever managen, je zult ook meer betekenis, groei en plezier in je carrière vinden, met minder stress dan degenen die proberen er weerstand aan te bieden.

Terwijl je dit aan het lezen was, ben je er misschien op gekomen dat een carrière in organisatieverandering wellicht iets voor jou is? Nou, als dat zo is, kom dan eens met ons praten bij Change Reactions.

Het team daar werkt eraan om mensen te helpen overstappen naar carrières binnen de discipline van organisatieverandering, van Business Analyse tot Projectmanagement, of van Change Management tot Organisatieontwerp. We hebben een netwerk van praktijkprofessionals die in verschillende fasen van hun carrièreopbouw zitten waar je gebruik van kunt maken.

Als je al weet welk pad je de voorkeur geeft, waarom kijk je dan niet eens naar APMG's fantastische aanbod aan certificeringen die je kunnen helpen de kernkennis te verankeren die nodig is om deze rollen uit te voeren. Je leert niet alleen de theorie, maar je begint ook dat netwerk op te bouwen met andere praktijkprofessionals en vindt potentiële mogelijkheden om de vaardigheden in de praktijk toe te passen.