Kluczowe umiejętności zarządzania zmianą

Gdzie jesteś w swojej ścieżce kariery? Dopiero zaczynasz w swojej pierwszej pracy? Masz za sobą kilka lat i dążysz do awansu lub swojego pierwszego stanowiska kierowniczego? A może pogłębiasz wiedzę specjalistyczną w określonej dziedzinie?

Bez względu na to, gdzie się znajdujesz, jedno jest jasne: kariery dzisiaj nie są już liniowe. Role ewoluują szybko, a oczekiwania zmieniają się gwałtownie, napędzane przez rzeczy, których nie możemy już przewidzieć ani często prawdziwie zrozumieć. Globalny wpływ koronawirusa i pojawienie się sztucznej inteligencji to dwa główne przykłady. Wprowadza to nowy poziom niepewności i niejednoznaczności do życia, jakie znamy.

Jeśli jesteś podobny do mnie, planowanie było użytecznym narzędziem do opanowywania lęku przed nieznanym. Ale to, czego nauczyłem się w ostatnich latach od czasu pandemii, to że chociaż planowanie pozostaje ważne, samo planowanie już nie wystarczy. Zmiany przychodzą teraz szybciej i często z nieoczekiwanych kierunków. Wiele osób, z którymi rozmawiam, również odczuwa niepokój, a w niektórych przypadkach jest przytłoczonych tym, co mogą przynieść kolejne 3, 6 czy 12 miesięcy, nie mówiąc już o następnych 2-5 latach. Jak zacząć przygotowywać się na karierę w takich okolicznościach.

Dla mnie moje doświadczenie w wspieraniu innych podczas zmian organizacyjnych znacznie poprawiło moje własne radzenie sobie z niepewnością. Dlatego dzielę się kluczowymi zasadami, na których się opieram z Zarządzania Zmianą; dziedziny zbudowanej na pomaganiu ludziom w przechodzeniu przez zmiany.

Zarządzanie zmianą skupia się przede wszystkim na pomaganiu jednostkom w przygotowaniu się do zmian, których doświadczają, oraz przejściu przez nie. Menedżer zmian czyni to poprzez identyfikację i rozwiązywanie ich obaw oraz dostarczanie narzędzi i wsparcia ułatwiających przejście. Chociaż rola ta wymaga opanowania wielu różnych umiejętności, biegłość w kilku kluczowych może sprawić, że każdy będzie miał znacznie lepsze doświadczenie w obliczu zmian, czego przykładem może być ścieżka kariery.

Podstawowym celem zarządzania zmianą jest pomoc ludziom w radzeniu sobie z uczuciem niepewności, które zmiana w nich wywołuje. Im bardziej komfortowo jednostki mogą czuć się ze swoimi odczuciami wobec niepewności i jej zarządzaniem, tym bardziej będą zdolne do radzenia sobie ze zmianą. Czy to w projekcie zawodowym, zmianie kariery czy wydarzeniu życiowym.

Nie stałem się komfortowy z niepewnością z dnia na dzień. Wynikało to z ciągłego narażenia na chaotyczne projekty z napiętymi terminami i minimalnymi informacjami. Żeby w tym poprawić, musiałem skonfrontować się z własnymi odczuciami wobec niepewności i znaleźć sposoby na przebrnięcie przez to. To jest rzeczywistość naszej pracy i dlatego menedżerowie ds. zarządzania zmianą zazwyczaj czują się całkiem komfortowo w niepewności.  

Wynikało to także z wyzwania, jakim było ciągłe dostosowywanie sposobu praktykowania zarządzania zmianą w organizacji. Ponieważ zawód ten jest wciąż w początkowej fazie rozwoju, wiele osób ma różne poglądy i oczekiwania co do tego, co z niego otrzymają. W rezultacie często musiałem się dostosowywać i być elastycznym wobec tego, co inni rozumieli pod pojęciem tej pracy. Aby zrozumieć to, co wiem, i to, co wiedzieli inni, oraz spróbować dojść do wspólnego zrozumienia.

Moja praca w zarządzaniu zmianą nauczyła mnie, jak zarządzać własnymi uczuciami niepewności i pomogła mi zbudować umiejętności dostosowywania się do zmian, skądkolwiek by nie pochodziły.

Wiele artykułów wymienia kluczowe umiejętności takie jak myślenie strategiczne, komunikacja i przywództwo. Wszystkie słuszne. Ale niewiele z nich mówi o pragmatyzmie, zarządzaniu oczekiwaniami, budowaniu relacji czy poczuciu humoru, a to właśnie te zachowania, jak zauważyłem, okazują się przydatne, gdy plany się sypią i zakrada się niepokój.

Z mojego doświadczenia jako Menedżera Zmian wynika, że to właśnie rozwijanie tych czterech umiejętności pomogło mi prosperować w środowisku zmian.

Pomyśl o zmianie, której się nie spodziewałeś. Opóźniony pociąg w drodze na ważne spotkanie? Przeprowadzka? Rozpoczęcie nowej pracy. Cokolwiek to jest, zmiana skłoni cię do zastanowienia się nad tym, co może nadejść. W zależności od twoich życiowych doświadczeń, twoja reakcja na zmiany będzie się różnić. Tym, co będzie takie samo, jest to, że każdy z nas będzie się martwić o niewiadomą, szczególnie w sytuacjach, gdzie wyniki są dla nas ważne.

Pragmatyzm pomaga nam nie rozmyślać zbyt długo nad tym, co mogliśmy zrobić inaczej, żeby uniknąć zmiany, z którą teraz musimy się zmierzyć.

Zarządzanie oczekiwaniami zapewnia, że pozostajemy z nogami na ziemi, nawet gdy łatwo jest wyobrażać sobie, że rzeczy potoczą się tak, jak byśmy chcieli.

Budowanie relacji pomaga zapewnić, że mamy wokół siebie ludzi, na których możemy polegać, że będą tam, gdy będzie trudno, pomogą nam ustalić właściwe oczekiwania i utrzymają nas w skupieniu na byciu pragmatycznymi.

Humor jest wyzwalaczem uwolnienia endorfin, hormonu będącego naturalnym przełącznikiem dobrego samopoczucia organizmu. Gdy organizm produkuje endorfiny, pomaga to zmniejszyć produkcję kortyzolu – hormonu wyzwalanego, gdy czujemy się zestresowani. Humor, choć musi być odpowiedni do kontekstu, to naprawdę dobry sposób na zmniejszenie niepokoju w stresujących sytuacjach, dający ci przestrzeń do pragmatycznego myślenia, ustalania oczekiwań opartych na rzeczywistości i zwracania się do przyjaciół po potrzebne wsparcie.

Prowadzenie jakichkolwiek zmian, czy to organizacyjnych, czy dotyczących osobistej ścieżki kariery, to nie tylko tworzenie planów radzenia sobie z niepewnością. Chodzi o to, jak się prezentujesz i jak radzisz sobie z napięciem między tą pozorną pewnością a rzeczywistością nieznanego.

Niepewność to teraz stała kariery zawodowej. Choć nie możemy jej wyeliminować, możemy rozwijać zachowania, które pomagają nam reagować skuteczniej. Oto kilka wskazówek, jak budować zachowania potrzebne do dobrego prowadzenia zmian.

Rozwijanie tej umiejętności:

Pragmatyzm koncentruje się na rozwiązaniach. Odkłada na bok obawy o to, co poszło nie tak lub dlaczego poszło nie tak, i skupia się na tym, co robić teraz. Jest racjonalny i spokojny. Gdy stoisz przed zmianą, której się nie spodziewałeś, zatrzymaj się. Skup się na określeniu pożądanego rezultatu i pomyśl o działaniach, które przybliżą cię do celu.

Oto przykład:

Podczas niedawnego warsztatu musiałem wyjechać z miasta. Zamiast zostać na noc wcześniej, wybrałem pierwszy pociąg. Niestety, poranny pociąg został odwołany i wpadłem w panikę, bo nie zdążę na początek, żeby otworzyć sesję.

Ta opcja przepadła. Oczywiście żałowałem, że nie zostałem na noc wcześniej, ale żałowanie niczego by nie zmieniło. Zamiast tego musiałem napisać do kolegi i poprosić go o skonfigurowanie połączenia wideo na poranną sesję, a następnie przygotować się do zdalnego przeprowadzenia otwarcia. Potem zreorganizowałem resztę czasu z zespołem, żebym mógł przyjechać nieco później. Miałem szczęście, że mieli kolegów, którzy wskoczyli z pomocą, ale bez wątpienia moje pragmatyczne podejście i zmierzenie się z problemem wprost sprawiło również, że inni też nie wpadli w panikę. 

Rozwijanie tego:

Chodzi tu w równej mierze o zachowanie, jak i o realizację procesu. Gdy komunikujemy się, ważne jest, abyśmy jasno określili, czego nie będziemy robić, tak samo jak to, co będziemy robić. Wyznacz działania i rezultaty oraz wszelkie założenia, które przyjmujesz. To pomoże zachęcić innych do kwestionowania rzeczy, których mogliby oczekiwać. Element zachowania polega na tym, aby nie traktować tego jako jednorazowej akcji. Wytrwałość jest kluczowa.

Oto przykład:

W niedawnym projekcie, starszy kierownik projektu dość regularnie mylił, czy ja (Change Manager) czy kolega (Business Analyst) powinniśmy być odpowiedzialni za konkretną część pracy. Pracując blisko z moim kolegą z działu analizy biznesowej, jasno określaliśmy na każdym spotkaniu projektowym, kto z nas co robi, i wspieraliśmy się wzajemnie, jeśli ktoś to kwestionował. Upewniliśmy się również, że inni w projekcie mają jasność i poprawialiśmy PM, jeśli przypadkowo usłyszeli nieprawidłowe oczekiwanie. Chociaż zamieszanie nadal się zdarzało, praca została wykonana bez większych problemów.

Rozwijaj to:

Okazywanie ciekawości i zainteresowania tym, jak i dlaczego rzeczy działają w określony sposób, zawsze było kluczowe dla sposobu, w jaki budowałem bliskie relacje. Okazuję takie samo zainteresowanie tym, jak ludzie się prezentują, co ich motywuje i jakie rzeczy możemy mieć wspólne, ale także tym, co nas różni. Powstrzymywanie się od wydawania sądów pozwoli ci być ciekawym.

Oto przykład:

W mojej karierze jako niezależny konsultant ds. zmian poznałem wielu wspaniałych praktyków. Problem polega na tym, że jeśli nasze prace się nie pokrywają, czasami można nie rozmawiać przez długi czas. Aby tego uniknąć, założyłem różne grupy WhatsApp i zorganizowałem kilka nieformalnych wydarzeń, które pozwoliły mi na spotkania i ponowne nawiązanie kontaktu.

Rozwijanie tej umiejętności:

Może to brzmi paradoksalnie, ale sposób, w jaki rozwinąłem umiejętność wnoszenia humoru do różnych sytuacji, polega na tym, żeby nie traktować wszystkiego zbyt poważnie. Chociaż bardzo poważnie traktuję swoją pracę i chcę wykonywać ją dobrze, równocześnie wiem, że nadmierna powaga może niszczyć radość i zwiększać presję, dlatego nauczyłem się równoważyć jakość z przyjemnością.

Oto przykład:

Kiedy prowadziłem zespół wolontariuszy, często zauważałem, że ludzie przychodzili po długim dniu pracy, aby następnie prowadzić wydarzenie. Wiązało się to z dużą ilością pracy administracyjnej oraz potrzebą nawiązywania kontaktów i witania ludzi, co często było męczące. Aby zmniejszyć napięcie, grupa znajdowała czas na spotkania towarzyskie po wydarzeniu lub w innym dniu. Regularnie zmienialiśmy się rolami i wymyślaliśmy małe gry, żeby się rozerwać. Równoważenie zabawy z pracą było kluczowe dla utrzymania wysokiego morale i motywacji ludzi.

Gdziekolwiek zaprowadzi Cię ścieżka kariery, pamiętaj, że dla wszystkich, z którymi rozmawiałem – rzadko jest to linia prosta. Buduj swoją sieć kontaktów, wypatruj nowych możliwości – nawet tych, do których nie czujesz się jeszcze gotowy. Podchodź do nich z otwartym umysłem i wykorzystuj pragmatycznie całą swoją wiedzę i zasoby, jak najlepiej potrafisz, aby sprostać postawionym przed Tobą zadaniom. Świat pracy będzie fundamentalnie zmieniał się kilka razy – jestem tego pewien. Możesz być gotowy — czuć się komfortowo z niepewnością i być zdolnym do adaptacji. 

Jeśli zaczniesz budować te nawyki już teraz, nie tylko skuteczniej poradzisz sobie ze zmianami, ale także znajdziesz więcej sensu, rozwoju i satysfakcji w swojej karierze, przy mniejszym stresie niż ci, którzy próbują się jej oprzeć.

Czy podczas czytania tego tekstu przyszło ci do głowy, że kariera w dziedzinie zmian organizacyjnych mogłaby być właśnie dla ciebie? Jeśli tak, przyjdź i porozmawiaj z nami w Change Reactions.

Zespół tam pracuje, aby pomóc ludziom przejść do karier w różnych dziedzinach zmian organizacyjnych, od Analizy Biznesowej po Zarządzanie Projektami, czy od Zarządzania Zmianą po Projektowanie Organizacyjne. Mamy sieć praktyków na różnych etapach budowania swoich karier, z którą możesz nawiązać kontakt.

Jeśli już wiesz, którą ścieżkę preferujesz, to dlaczego nie sprawdzić fantastycznej gamy certyfikatów APMG, które mogą pomóc ci ugruntować podstawową wiedzę potrzebną do pełnienia tych ról. Nie tylko nauczysz się teorii, ale także zaczniesz budować tę sieć z innymi praktykami i znajdować potencjalne możliwości wykorzystania tych umiejętności w praktyce.