Zmiana kulturowa: Jak i dlaczego przekształcić swoją organizację

Jeśli Twoja organizacja ma wspólne wartości, przekonania, zachowania i założenia, które kształtują sposób, w jaki ludzie współdziałają i pracują – a tak jest – to ma kulturę organizacyjną.

Kultura organizacyjna obejmuje wszystko od jawnych sygnałów, takich jak misja i wizja firmy, po niewypowiedziane normy, jak oczekiwania, równowaga między życiem zawodowym a prywatnym czy dynamika władzy. Chociaż kulturę można zdefiniować i opisać, niektórzy twierdzą, że trudno ją precyzyjnie określić, ponieważ często jest niematerialna i stale ewoluuje.

Ponieważ kultura składa się ze złożonego wzajemnego oddziaływania indywidualnych osobowości, doświadczeń historycznych i praktyk organizacyjnych, jest stale poddawana działaniu zmieniających się sił. Jednak ludzie, będąc istotami przyzwyczajenia, zebrani w organizacje mają tendencję do prowadzenia swoich spraw zgodnie z normami istniejącej kultury organizacyjnej.

Zmiana kulturowa to proces przekształcania tych wspólnych wartości, przekonań, zachowań i założeń. Obejmuje ona zmianę podstawowych norm i praktyk, które kształtują sposób, w jaki ludzie współpracują i podejmują decyzje. Ta transformacja może być napędzana przez różne czynniki, takie jak postęp technologiczny, zmiany na rynku czy zmiany w kierownictwie.

Generalnie, gdy organizacja celowo zajmuje się zmianą kultury, reaguje na bodźce zewnętrzne. Ma to logiczny sens, ponieważ zwykle zmiany powstające wewnątrz organizacji będą ograniczone przez istniejące praktyki i normy i nie będą miały tendencji do fundamentalnego kwestionowania kultury.

Istnieje wiele typów organizacji, w tym organizacje non-profit, rządowe, prywatne, członkowskie, filantropijne, nastawione na zysk i tak dalej. W zależności od czynników napędowych organizacji i wartości jej decydentów, zmiana kultury organizacyjnej może zostać uznana za konieczną.

Niezależnie od typu organizacji, bardzo niewiele z nich przetrwa bez wystarczającego finansowania. Oznacza to, że większość organizacji będzie w mniejszym lub większym stopniu podlegać wpływom fiskalnym. Czynniki związane z wydajnością często napędzają zmiany kulturowe, choć zmiany kulturowe mogą być "przebrane" w inny język.

Doskonałym przykładem tego, jak ograniczenia finansowe mogą napędzać zmiany kulturowe, jest niedawny spadek koniunktury gospodarczej i związane z nim cięcia kosztów w wielu firmach. W obliczu zmniejszonych budżetów organizacje często uciekają się do zwolnień, zamrożenia wynagrodzeń i ograniczenia świadczeń. Te środki mogą znacząco wpłynąć na morale pracowników, prowadząc do bardziej ostrożnej i unikającej ryzyka kultury.

Kulturowo firma, która kiedyś zachęcała do innowacji i eksperymentowania, może przesunąć swój nacisk w stronę środków oszczędnościowych. Pracownicy mogą stać się bardziej niechętni do podejmowania ryzyka lub proponowania nowych pomysłów, obawiając się potencjalnych zwolnień lub obniżenia premii. Aby uczynić środki oszczędnościowe zrozumiałymi dla kreatywnej, innowacyjnej kultury, zmiana kulturowa może być komunikowana jako "strategiczny zwrot w stronę efektywności operacyjnej w celu napędzenia zrównoważonego wzrostu".

Niemniej jednak to pozytywność w kulturze organizacyjnej może znacząco wpłynąć na jej wydajność. Może podnieść morale, zwiększyć produktywność i wzmocnić innowacyjność. Negatywna, kontrowersyjna lub przestarzała kultura może hamować wzrost, prowadzić do wysokiej rotacji i szkodzić reputacji organizacji. Organizacja uciekająca się do zwolnień w celu zarządzania rentownością nie opanowała jeszcze swoich podstaw.

Oto kilka powodów, dla których możesz rozważyć zmianę kultury swojej organizacji:

• Aby poprawić zaangażowanie i satysfakcję pracowników: Pozytywna kultura może motywować i inspirować pracowników, prowadząc do wyższej satysfakcji z pracy i niższej rotacji.
• Aby wzmocnić innowacyjność i kreatywność: Kultura zachęcająca do podejmowania ryzyka i eksperymentowania może pielęgnować innowacyjność i napędzać wzrost.
• Aby poprawić satysfakcję klientów: Kultura skoncentrowana na kliencie może prowadzić do lepszych doświadczeń klientów i zwiększonej lojalności.
• Aby zwiększyć rentowność: Kultura wysokiej wydajności może poprawić efektywność, obniżyć koszty i zwiększyć przychody.
• Aby dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych: Elastyczna i adaptacyjna kultura może pomóc organizacjom reagować na zmieniającą się dynamikę rynku.
• Aby odpowiedzieć na zmiany społeczne: W miarę jak społeczeństwo się zmienia, organizacje muszą reagować na przesunięcia demograficzne, ruchy społeczne, zmieniające się modele pracy i większe problemy takie jak zmiana klimatu.

Wdrażanie zmian kulturowych jest, mechanicznie rzecz biorąc, podobne do zarządzania wieloma innymi zmianami. Jednak nie należy ignorować jednej ważnej różnicy – tej dotyczącej zachowań związanych ze zmianą. Z czasem ludzie w Twojej organizacji będą w stanie dostrzec słabości planu, takie jak hipokryzja, brak zaangażowania kierownictwa, słaba komunikacja czy błędnie przedstawione cele.

Przed rozpoczęciem budowania nowej kultury organizacyjnej sprawdź swoje fundamenty. Jeśli odpowiednie podstawy są już na miejscu, jesteś bliżej sukcesu - i uniknięcia powszechnych pułapek.

• Zaangażowanie Przywództwa: Silne wsparcie liderów jest niezbędne dla napędzania zmian kulturowych. Liderzy muszą być widocznymi orędownikami Kultury Docelowej.
• Zgodność ze Strategią Biznesową: Może się wydawać oczywiste wspomnienie, że Kultura Docelowa powinna wspierać strategię biznesową organizacji. Jednak pomyśl o Enron. Kultura Enron stała się skupiona na maksymalizacji wartości dla akcjonariuszy za wszelką cenę - w bezpośredniej opozycji do długoterminowej zrównoważoności i zasad etycznych, które powinny były stanowić fundament strategii firmy. Historia Enron była nie tylko katastrofalna, ale kultywowanie kultury podejmowania ryzyka było niezgodne z celem biznesowym i długoterminowym przetrwaniem firmy.
• Upodmiotowienie Pracowników: Upodmiótuj pracowników, aby przejęli odpowiedzialność za proces zmian i wnosili swoje pomysły.
• Ciągłe Doskonalenie: Zmiana kulturowa to proces ciągły. Ciągłe doskonalenie i adaptacja w kierunku Celu są kluczowe. A jeśli jesteś jak Blockbuster wprowadzający programy lojalnościowe i szybsze procesy płatności, bądź przygotowany na to, że twoje wysiłki zostaną zakłócone przez znacznie wyższe priorytety.
• Mierz i Oceniaj: Regularnie oceniaj wpływ inicjatywy zmiany kulturowej i dostosowuj według potrzeb.

Wśród poniższej mini listy kontrolnej rzeczy do uwzględnienia w planie zmiany kulturowej, zwróć szczególną uwagę na „Dawanie przykładu". Aby zmiana kulturowa się powiodła, kluczowe jest zapewnienie zgodności między deklarowanymi celami a zachowaniem kierownictwa.

• Jasno sformułuj pożądane wartości, zachowania i normy. To może stać się twoją Kulturą Docelową.
• Upewnij się, że Kultura Docelowa jest zgodna ze strategicznymi celami organizacji.

• Przeprowadź audyt kulturowy, aby zidentyfikować mocne strony, słabości i obszary wymagające poprawy.
• Wykorzystaj ankiety, wywiady i obserwacje do zbierania danych i określenia odległości od celu.

• Porównaj obecną kulturę z Kulturą Docelową i oceń konkretne luki.
• Stwórz szczegółowy plan określający kroki potrzebne do zamknięcia luk.
• Ustaw jasne cele i harmonogramy.
• Zidentyfikuj potencjalne wyzwania i opracuj strategie ich rozwiązania.

• Wyraźnie komunikuj przyczyny zmiany i korzyści, jakie ona przyniesie.
• Używaj wielu kanałów, aby dotrzeć do wszystkich pracowników.
• Zachęcaj do otwartej i szczerej komunikacji.

• Dawaj przykład pożądanych zachowań.
• Świętuj sukcesy i doceniaj pozytywne zachowania.

• Wyposaż pracowników w umiejętności i wiedzę, których potrzebują, aby dostosować się do nowej kultury.
• Oferuj coaching i mentoring, aby wspierać poszczególne osoby podczas przejścia.

• Wspierać kulturę zaufania, szacunku i współpracy.
• Zapewnić pracownikom możliwości uczestniczenia w procesie zmian.

• Śledź kluczowe wskaźniki wydajności, aby zmierzyć skuteczność zmiany.
• Bądź przygotowany na dostosowanie planu w razie potrzeby.

Transformacja kulturowa może być wyzwaniem i istnieje kilka przeszkód, z którymi organizacje mogą się spotkać, w tym:

Opór wobec zmian: Ludzie mogą opierać się zmianom, szczególnie jeśli czują się komfortowo z obecnym stanem rzeczy. Aby zmiana kulturowa była skuteczna, czynniki napędzające, korzyści i wyniki muszą być jasne. Ponieważ sama kultura jest niematerialna, czynniki napędzające zmiany kulturowe mogą być trudne do wyrażenia. Nawet gdy argumenty za zmianą są oczywiste, ludzie mogą być sceptyczni co do tego, czy planowane zmiany przyniosą deklarowane rezultaty.

Brak wsparcia ze strony kierownictwa: Silne wsparcie kierownictwa jest niezbędne do napędzania zmian kulturowych. Stanie na czele przyszłości, która jeszcze nie została napisana, może wydawać się ryzykownym miejscem. Wizja zmian musi być krystalicznie jasna, oczekiwanie niepowodzeń zrozumiane, skłonność do ryzyka hojna, a wsparcie dla widocznych liderów niezawodne. Liderzy, którzy otrzymują wsparcie, będą prowadzić innych. Pracownicy, którzy odczuwają wsparcie kierownictwa, będą rozpowszechniać tę wiadomość, a ci, którzy są zmotywowani zmianami, będą je promować wśród klientów.

Niewystarczające zasoby: Adekwatne zasoby, w tym budżet i personel, są potrzebne do wdrożenia zmian. Zasoby muszą być dostępne tak długo, jak jest to potrzebne, aby umożliwić pełne zakorzenienie się zmiany kulturowej. Niedociągnięcie do Kultury Docelowej pozostawia miejsce na wątpliwości i może potencjalnie ponownie otworzyć kwestie już uważane za rozstrzygnięte. Zmiana kulturowa jest prawdopodobnie najbardziej zorientowaną na ludzi formą zmiany, i mobilizacja całej siły roboczej przeciwko nowym sposobom pracy powinna być przewidywana jako działanie wymagające dużych zasobów.

Słaba komunikacja: Skuteczna komunikacja jest kluczowa dla zapewnienia, że wszyscy rozumieją zmianę i jej implikacje. Skuteczna komunikacja to wysoce wyspecjalizowana umiejętność. Tworzenie komunikatów, które są - spójne, konkretne, celowane, zwarte, łatwe do zrozumienia, wiarygodne, dostępne, inspirujące i budują właściwą historię w odpowiednim czasie - nie powinno być pozostawione przypadkowi. Skuteczna komunikacja obejmuje różnorodne kanały i formaty, ale jest zawsze spójna i zwarta.

Wiele z wyzwań związanych ze zmianą kulturową jest rozwiązywanych, gdy organizacje skupiają się na budowaniu zaufania. Zdolność do budowania zaufania w dużym stopniu opiera się na integralności przywództwa; zarówno w dotrzymywaniu obietnic, jak i przyznawaniu się do błędów. Gdy liderzy są otwarci, uczciwi i słuchają organizacji, są bardziej zdolni do sprawiedliwego traktowania wszystkich i zapewnienia możliwości rozwoju. Silne relacje oparte na zaufaniu są niezbędne dla organizacji zmieniającej swoją kulturę. Pracownicy muszą być w stanie używać nowych ram w ramach Kultury Docelowej do podejmowania decyzji i przejmowania odpowiedzialności za swoją pracę.

Dekady temu australijskie banki były przedmiotem znacznej krytyki publicznej, pobierając wysokie opłaty w połączeniu ze stopami procentowymi, które wydawały się oburzające, przejmując domy rodzinne i gospodarstwa, które były w posiadaniu rodzin przez pokolenia. Opinia publiczna była bliska spowodowania szturmu na banki. W następstwie tych niepewnych lat banki zaczęły przeglądać swoją kulturę i praktyki.

Banki naruszyły zaufanie społeczeństwa i były postrzegane jako komercyjne potwory. Były oskarżane o kradzież, skąpstwo, chciwość i o brak sumienia. Zachowanie banków, choć prawdopodobnie komercyjnie opłacalne, zdestabilizowało zaufanie Australijczyków do instytucji bankowych i do pewnego stopnia do gospodarki.

Gdy banki musiały całkowicie odbudować zaufanie społeczne, od czego zaczęły? Banki powoli odbudowywały zaufanie poprzez wiele strategii, z których najbardziej pamiętną był rebranding korporacyjny - odcinanie się od złych starych sposobów - i obniżanie opłat bankowych na codziennych rachunkach transakcyjnych. Zaczynając od widocznej komunikacji i skupiając się na właściwej grupie odbiorców, australijskie banki konsekwentnie utrzymywały, że społeczeństwo może ponownie mieć zaufanie do sektora bankowego.

Trend obniżania opłat w branży bankowej trwa już kilka lat, napędzany zwiększoną konkurencją i świadomością konsumentów. Poprzez kulturowe odpowiedzi na endemiczne problemy, zakorzenione australijskie banki zachowały rozsądne pozycje pomimo deregulacji i warunków rynkowych ułatwiających drogę konkurentom.

Zarządzanie zmianą kulturową wymaga cierpliwości, wytrwałości i długoterminowego zaangażowania. Jak w przypadku wszystkich zmian, zarządzanie zmianą kulturową może być bardzo skuteczne dzięki planowaniu oraz gruntownym konsultacjom, zasobom i czasowi. Dla organizacji rozważających zmianę swojej kultury organizacyjnej następujące kwestie są najważniejsze i nie powinny stanowić zaskoczenia.

• Zaangażuj pracowników: Włącz pracowników w proces zmian i zasięgnij ich opinii.
• Zbuduj silny zespół zarządzania zmianą: Upewnij się, że masz doświadczonych specjalistów ds. zarządzania zmianą, którzy poprowadzą wysiłki i zmontuj zespół agentów zmiany, aby wprowadzić Kulturę Docelową w całej organizacji.
• Świętuj kamienie milowe: Doceniaj i nagradzaj postępy, aby utrzymać tempo.
• Bądź cierpliwy: Zmiana kulturowa wymaga czasu. Nie oczekuj natychmiastowych rezultatów. A potem bądź jeszcze bardziej cierpliwy.
• Bądź wytrwały: Zamknięcie luk między obecną kulturą organizacyjną a Kulturą Docelową zajmie czas. Skupiaj się na długoterminowym celu i nie poddawaj się.

Zmiana kulturowa to złożone i często wymagające przedsięwzięcie, ale może być potężnym sposobem na przekształcenie zagrożeń w możliwości i transformację wyników organizacji. Poprzez zrozumienie czynników napędzających zmianę kulturową, wypracowanie jasnej wizji i wdrożenie skutecznych strategii, organizacje mogą stworzyć bardziej pozytywne, produktywne i innowacyjne miejsce pracy. Pozytywne miejsca pracy to te o wysokiej wydajności, które mogą przyciągać najlepsze talenty i budować niezwykłą lojalność klientów.

Jeśli zmiana to podróż, a nie miejsce docelowe, to zmiana kulturowa to maraton, a nie sprint. Wymaga ciągłego wysiłku i zaangażowania stosowanego w stałym tempie, obliczonym na dostarczenie niezbędnych rezultatów na czas. Poprzez ciągłe ocenianie i dostosowywanie swojej kultury, organizacje mogą zapewnić, że pozostaje ona zgodna z ich celami strategicznymi i że ich długoterminowy sukces spoczywa w rękach zmotywowanej i zaangażowanej siły roboczej.