Effektive Priorisierung hängt von verlässlichen Daten ab – wie Bob Cooper sagt: „Das beste Projektauswahlsystem der Welt ist wertlos, wenn die Daten nicht fundiert sind." Und doch sind Prognosen für Initiativen allzu oft weit entfernt von ‚fundierten' Vorhersagen zukünftiger Leistung:
- Kostenschätzungen: Laut APM[1] „haben Projekte branchenübergreifend und weltweit Schwierigkeiten, selbst grundlegendste Ziele zu erreichen. Fünf von 10 Technologieprojekten, sechs von 10 Energieprojekten, sieben von 10 Staudämmen, neun von 10 Verkehrsprojekten und 10 von 10 Olympischen Spielen erreichen ihre Kostenziele nicht. Dieser Trend ist konstant."
- Zeitschätzungen: Cardoso[2] stellte fest, dass etwa 80 % der Projekte sich verzögern. Hofstadters Gesetz scheint daher bei der Projektumsetzung allzu weit verbreitet zu sein – „Es dauert immer länger als erwartet, selbst wenn man Hofstadters Gesetz berücksichtigt"
- Nutzenschätzungen: Die Boston Consulting Group[3] kommt zu dem Schluss, dass „je nach Komplexität 50–75 % der großen Veränderungsinitiativen die beabsichtigten Ergebnisse nicht erreichen" und laut Harvard Business Review[4] „wurden von den 1,3 Billionen Dollar, die 2018 in den USA für digitale Transformation ausgegeben wurden, 900 Milliarden Dollar verschwendet".
Eine Lösung ist eine robuste und unabhängige Herausforderung und Prüfung von Projekt-Business-Cases durch Portfoliomanager und Analysten. In meinem ersten Buch stellte ich folgende Frage - Ist die Realisierung von Nutzen ein Narrenspiel? Meine Schlussfolgerung war ja, aber nicht in dem Sinne, dass es nicht getan werden kann, sondern vielmehr in dem Sinne, dass man einen „Narren" braucht, um die Annahmen zu hinterfragen, die Investitionsvorschlägen zugrunde liegen. Aber dieser „Narr" ist kein Idiot; vielmehr sollte er, wie Shakespeare Feste in der Zwölften Nacht beschreibt, „weise genug sein, den Narren zu spielen".
Aber welche Fragen sollten Sie stellen? Nun, auf der grundlegendsten Ebene würde ich vorschlagen, mit den folgenden fünf Schlüsselfragen zu beginnen:
1. Wurden die Vorteile mit den Nutzniessern vereinbart und in Budgets, Stellenplänen, KPIs, Zielen, Betriebsplänen usw. „verbucht"?
2. Ist klar, dass die Initiative ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis darstellt? d.h.
- Initiativen mit einem finanziellen Investitionsziel: gibt es eine positive Kapitalrendite, die das der Initiative innewohnende Risiko rechtfertigt?
- Initiativen mit einem nicht-finanziellen Investitionsziel: ist klar, dass die Vorteile nicht kostengünstiger durch eine alternative Lösung erreicht werden können; und dass es keine anderen dringenderen Anforderungen an verfügbare Mittel gibt oder keine alternativen Investitionen mit einem größeren strategischen Beitrag, die durch das Vorantreiben dieser besonderen Initiative verzögert würden?
3. Wie ist die Erfolgsbilanz des Sponsors und Projektleiters bei der erfolgreichen Umsetzung von Initiativen vergleichbarer Komplexität?
4. Ist die Initiative auf Erfolg ausgerichtet, d.h. ist sie darauf ausgelegt, einen definierten strategischen Beitrag zu liefern; wurde die Entwicklung frontlastig gestaltet; und ist sie um modulare/schrittweise Freigaben von Output/Fähigkeiten konzipiert, wo immer dies machbar ist?
5. Wurden der Initiative ausreichende Ressourcen (finanzielle und andere) zugewiesen, einschließlich Eventualverbindlichkeiten; und ist klar, wie der Umfang angepasst werden kann, sollten die Kosten über die vereinbarten Eventualverbindlichkeiten hinaus eskalieren (damit das Portfolio nicht erwartungsgemäß Kostenüberschreitungen finanzieren muss)?
Und falls Sie sich fragen, ob dieser Grad der Herausforderung wirklich notwendig ist – nun, folgen Sie dem Rat eines Nobelpreisträgers und visionären Unternehmensführers. Daniel Kahneman befürwortet „adversarielle Zusammenarbeit", während Andy Grove von Intel-Ruhm und „nur die Paranoiden überleben" „konstruktive Konfrontation" empfiehlt. Das PfMO hat daher eine entscheidende Rolle als „kritischer Freund" bei der Bewertung von Initiativvorschlägen – solange es bereit und in der Lage ist, den Narren zu „spielen".
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