Die Vorteile von Moderationsfähigkeiten

Ich werde oft gefragt: „Was machst du beruflich?" Um auf eine Weise zu antworten, die für sie verständlich ist, frage ich meist zurück: „Was machst du denn?", damit ich „Moderation" in ihre Welt einordnen kann. Dann nehme ich etwas aus ihrem Organisationsalltag, wo eine Gruppe von Menschen Schwierigkeiten hat, ein Problem zu bewältigen, und beschreibe meine Rolle in diesem Kontext. Nun kann ich Sie nicht fragen, daher werde ich stattdessen eine Reihe von Szenarien beschreiben und anhand dieser erklären, was ich mache!

Ein Verwaltungsteam einer lokalen Behörde und ein bevorzugter Auftragnehmer sind bestrebt, den Vertrag zum Leben zu erwecken (nicht nur ein unterschriebenes Dokument als Referenzpunkt zu haben). Der Moderator arbeitet mit beiden Teamleitern zusammen und hilft ihnen dabei herauszufinden, was sie an diesem Tag erreichen wollen. Oft sind die Bestrebungen vage, und der Moderator fragt immer wieder: „Was werde ich sehen, wenn Sie sagen, Sie „wollen kooperativ arbeiten"? Was meinen Sie, wenn Sie sagen: „Es wird keine Überraschungen geben?"

Allmählich werden ihre Antworten konkreter und aussagekräftiger. Diese werden zu den „Aufgaben". In dieser Phase versuchen wir nicht, detaillierte Antworten zu erhalten, sondern wir wollen eine „Agenda", die Bedeutung haben wird.

Am eigentlichen Tag des Workshops geben die Leiter den Ton vor und äußern ihre Hoffnungen, und der Moderator wird einen spezifischen „Prozess" entworfen haben, um jede Aufgabe zu erreichen. Mit Hilfe der Leiter entscheidet der Moderator über die Zusammensetzung der Gruppen für jede Aufgabe und wird bestimmt haben, welche Werkzeuge und Techniken dabei helfen werden, die Aufgabe zu erfüllen.

Während des gesamten „Workshops" – beachten Sie, es ist kein „Meeting" – passt der Moderator den Prozess an (bietet verschiedene Werkzeuge/Techniken an), wenn die Gruppe bei der Erreichung eines Ergebnisses nicht weiterkommt. Der Moderator wird niemals IN die Aufgabe einbezogen, stattdessen konzentriert er sich darauf, den am besten geeigneten Prozess zu entwerfen und anzuwenden.

Die Beziehung zwischen den Aufgabenleitern und dem Moderator ist entscheidend, und der Stil des Aufgabenleiters ist ebenfalls entscheidend. Zu interventionistisch und die Gruppe könnte das Gefühl haben, dass es keinen Sinn hat, ihren Beitrag anzubieten, zu delegativ und die Gruppe könnte sich verloren fühlen und unfähig sein, sich in der Aufgabe zurechtzufinden.

In der Fabrik herrscht Uneinigkeit, die Ingenieure denken, das Problem sei 'X', der Vorgesetzte ist überzeugt, es sei 'Y', die Qualitätskontrolle gibt den Materialien die Schuld, die Instandhaltung denkt, es gäbe Wartungsprobleme, mehrere Arbeiter denken, sie wüssten, was falsch läuft – aber niemand hat sie gefragt! Währenddessen steht die Produktion still, der Ausstoß ist gesunken und die Kunden sind frustriert. Der Moderator weiß nichts! Er ist kein Experte für die Produktionsmethoden oder Maschinen. Worin der Moderator Experte ist, das ist: 'Ungewissheit' zu erkennen – das heißt, wenn das Problem nicht einmal klar definiert werden kann – und hat keine Angst davor und sucht nicht nach schnellen Lösungen.

Der Moderator verfügt über eine Reihe von 'Werkzeugen und Techniken', die er einsetzen kann. 'Modelle', um einer Gruppe von Menschen zu helfen, eine Situation anzugehen. Modelle sind oft komplex und erfordern, dass der Moderator die Gruppe durch einen sorgfältigen Prozess führt, bei dem das Modell auf das Problem angewendet wird.

Ein solches Modell ist das bekannte Six Sigma, es gibt viele andere, und ein Moderator wird zum Experten darin, zu wissen, wie man sie anwendet und noch wichtiger, wann man sie anwendet. Oft kann die Verwendung von Elementen aus Modellen ausreichen – zum Beispiel in der Situation, in der sich der Moderator befand, war die Verwendung der Ist-Ist Nicht Matrix (eigentlicher Name Kepner-Tregoe Problem Specification Statement) geeignet, um alle dazu zu bringen, aus ihrer 'Schublade' herauszukommen und breiter zu denken.

Das Problem (und die Lösung) entpuppte sich als eine Kombination mehrerer Faktoren, einschließlich: neue Materialien (die eingeführt wurden), Wartung (die die Art der Maschinen veränderte), Wetterbedingungen, die die Produktspezifikation beeinflussten.

Der Moderator verdient sich Respekt, indem er bereit ist, dem Prozess zu vertrauen, den er für die Gelegenheit entworfen hat, und bereit ist, sich den Umständen des Tages anzupassen.

Zwei Abteilungen in einer Organisation (dies könnte im öffentlichen Sektor, in der Wirtschaft – überall sein) arbeiten nicht effektiv zusammen. Die Manager wissen, dass etwas nicht stimmt, und dennoch haben beide Abteilungen nicht das Gefühl, dass es ihr Fehler ist. Der Facilitator möchte nicht wissen, wer schuld ist – er konzentriert sich lieber auf die Probleme und identifiziert, was anders gemacht werden könnte, um die Abteilungen zusammenzubringen.

Oft erfordert diese Art von Situation den Einsatz des Process Iceberg®, weil das Problem wahrscheinlich etwas mit einer fehlenden Abstimmung der strategischen Ziele (und Werte) und der Struktur und übergeordneten Prozesse zu tun hat, die die Ziele nicht unterstützen. Es wird wahrscheinlich „Systeme" geben, die überflüssig oder ungeeignet geworden sind. Es ist viel weniger wahrscheinlich, dass es die direkte Schuld einzelner Personen ist, und selbst wenn es personenbezogen ist, handelt es sich wahrscheinlich um eine fehlende Abstimmung von Fähigkeiten und Wissen.

Indem der Facilitator sowohl dem Manager als auch den Mitarbeitern hilft, die Diskrepanzen zu verstehen, kann er den Abteilungen dabei helfen, einen gemeinsamen Fokus zu erreichen. Es kann eine Reihe von Workshops erfordern, an denen verschiedene Personen zu verschiedenen Zeiten beteiligt sind, und der Facilitator wird darin ausgebildet und geschult sein, ein solches Programm zu konzipieren.

Ich denke, meine Definition lautet: jemand, der einer Gruppe von Menschen (jeder Größe von zwei bis zu Hunderten) dabei hilft, mit „Ungewissheit" umzugehen, indem er einen (maßgeschneiderten) Prozess erstellt und gestaltet, der es der Gruppe ermöglicht, ein Ergebnis zu erzielen, das Hoffnung und Richtung für die Zukunft gibt.

• Facilitation kann in einem einmaligen Kontext angewendet werden (zur Bewältigung eines spezifischen Problems)
• In strategischen Veränderungsprogrammen, bei denen die Organisation einen Richtungswechsel managt
• Bei Kulturveränderungen, bei denen die Organisation anders handeln muss als bisher
• In Projekten, bei denen oft Probleme auftreten, die den Fortschritt zu entgleisen drohen.

Unser ausführlicher Leitfaden zur Facilitation vertieft den Process Iceberg, erkundet die Rolle eines Facilitators detaillierter und erklärt, wie man einen Workshop facilitiert.

Es ist wichtig, Facilitation als Mittel zur Erreichung von Unternehmenszielen zu betrachten. Ein Direktor, der gefragt wurde, warum er Facilitation in seiner Organisation eingeführt hatte, sagte, dass es entscheidend für die Erreichung der Geschäftsziele war und dass dafür eine Auswahl von Managern, Vorgesetzten und Mitarbeitern in Facilitation ausgebildet wurde. Sie erfüllten eine wichtige Rolle im Unternehmensplan der Organisation. Es war niemandes „Hauptaufgabe", vielmehr konnten sie von jeder Abteilung oder jedem Team angefordert werden, um ihnen dabei zu helfen, Probleme auf neutrale Weise anzugehen. Es war Teil des Organisationsethos und der Praxis, dass Facilitatoren bei Bedarf für diese Rolle freigestellt werden mussten. Es hatte den zusätzlichen Vorteil, dass Manager jemanden aus einer anderen Abteilung nutzen konnten, um ein Problem zu moderieren, an dem sie möglicherweise ein persönliches Interesse hatten und daher nicht unparteiisch sein konnten.

Eine Organisation, die sehr ausgereift in ihrem Denken war, stellte Mitarbeiter auf befristeter Vertragsbasis ein, um Personen freizustellen, damit sie das große Veränderungsprogramm moderieren konnten, von dem sie wussten, dass es nötig war. Der Einsatz eines moderativen Ansatzes für Veränderungen kann inklusive Beteiligung demonstrieren und diverse Meinungen nutzen, um innovative Lösungen zu fördern – es ist ein wahres Gegenmittel zu „Gruppendenken".

Die Anwendung von Facilitation-Fähigkeiten kann auch die Meeting-Effizienz verbessern. Ein Projektmanager, der die Tools und Techniken in Projektbesprechungen und „Scrums" einsetzt, kann Klarheit, Richtung und Zustimmung erreichen. Facilitation ist dafür bekannt, kreative Problemlösung zu fördern. Wir kennen bereits Six Sigma und neuerdings sind Design Workshops dafür bekannt geworden, den strategischen Fokus eines Unternehmens oder einer Organisation zu revolutionieren.

Neben den „harten" Vorteilen gibt es auch „weiche" Vorteile:

Ein unterstützender Ansatz wird die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, Projekten, Bereichen und Teams fördern. Die Anwendung von Moderationsfähigkeiten wird die Gruppeninteraktion verbessern. Eine einzige Technik (Feedback) kann das Verständnis zwischen Menschen revolutionieren und buchstäblich Hunderte von verschwendeten Stunden sparen, die sonst für die Klärung von Zielen aufgewendet würden.

Die traditionelle Rolle des „Vorsitzenden" ist nicht für die moderne Dynamik von Unternehmen geeignet, in denen Menschen viele verschiedene Fachbereiche vertreten. Die Anwendung der Werkzeuge und Techniken hilft dabei, Zeit zu managen und Klarheit sowie Zielgerichtetheit zu schaffen.

Die Welt wird in allen Bereichen weniger kollaborativ: Politik und Politikgestaltung werden zunehmend belehrend, Entscheidungsfindung in Unternehmen konzentriert sich oft auf ein oder zwei Personen, Veränderungen werden auferlegt, anstatt gemeinsam entwickelt zu werden. Moderation kann dabei helfen, die Notwendigkeit zu verankern, Menschen einzubeziehen und zu engagieren. Die Verwendung von U – I – A = O + E hilft dabei, ein Maß an Beteiligung sicherzustellen, das hohe Erträge bei der Umsetzung von Veränderungen erzielt. Es bietet auch einen Mechanismus zur Übertragung der Strategieumsetzung, um sicherzustellen, dass alle Stimmen gehört und Ideen umgesetzt werden, insbesondere in größeren oder vielfältigeren Gruppen.

Der Einsatz von Facilitation kann Konsens schaffen und der Gruppe ermöglichen, Konflikte auf eine Weise zu handhaben, die weniger persönlich und konfrontativ oder am anderen Extrem – herablassend ist. Facilitatoren müssen nicht ihre Persönlichkeit einsetzen, um Meinungsverschiedenheiten zu bewältigen; stattdessen kann eine Reihe von Tools und Techniken (wie SPO und SCA) eine Atmosphäre fördern, in der Konsens erreicht werden kann.

Facilitatoren ergreifen keine Partei, sondern helfen Einzelpersonen dabei, die Probleme zu erkennen und mit ihnen umzugehen, anstatt zuzulassen, dass sich Menschen in Persönlichkeitskämpfen verzetteln.

Es ist auch so, dass Moderation das Training verbessern kann. Meine eigene Einführung in die Fähigkeiten und Techniken begann, als ich Trainer war und einen besseren Weg sah, Wissen und Verständnis zu vermitteln. Wenn wir die Auswirkungen von Moderationsfähigkeiten in Bildungseinrichtungen und Unternehmenstrainings sehen, dann erkennen wir ihre immense Kraft.

Auf individueller Ebene machen Moderationsfähigkeiten Menschen in ihren eigenen Rollen oder Funktionen viel effektiver. Ich habe aufgehört zu zählen, wie viele Menschen zu mir zurückgekommen sind und mir erzählt haben, wie genau diese Moderationsfähigkeiten ihre eigenen Karrieren beschleunigt haben.

In diesem Blog haben wir uns auf den internen Einsatz von Moderatoren konzentriert, und wie bereits erwähnt, kann der Einsatz von Moderatoren über Abteilungen hinweg große Vorteile bringen. Dennoch kann es Gelegenheiten geben, bei denen die Hinzuziehung eines externen Moderators von echtem Vorteil ist. Ihre Unparteilichkeit ist manchmal entscheidend, um Zustimmung zu einem Prozess zu erhalten, und sie bringen keine Unternehmensaltlasten mit. Sie müssen jedoch als neutral angesehen werden – keine vorherige Einweisung über „die schwierigen Leute, denen Sie begegnen werden" und „achten Sie auf x"! Seien Sie darauf gefasst, dass sie den Ungewissheitsgrad des Ziels hinterfragen – sie bringen eine Distanziertheit mit, die es ihnen ermöglicht, vermeintlich akzeptierte Normen zu hinterfragen. Sie werden sich gegen Schnellschüsse wehren und ehrlich und realistisch bezüglich der Zeitpläne sein. Für sie wird die Bearbeitung eines ungewissen Ziels dreieinhalb Mal länger dauern, als Sie denken würden!

Aus allem oben Gesagten sollte offensichtlich sein, dass die Moderation und die Aufgabenleitung zwei verschiedene Personen sind. Normalerweise kann ein Direktor/Manager/Projektmanager/Teamleiter die täglich anfallenden Dinge kompetent verwalten. Bei Komplexität und Ungewissheit sollte sich jedoch der Verantwortliche für das Problem darauf konzentrieren, was geliefert werden muss, und die Gestaltung und Verwaltung des Prozesses dem Moderator überlassen.

Schließlich müssen wir erkennen, dass viele Menschen remote arbeiten und online zusammenkommen. Wenn Meetings in der Vergangenheit notorisch als ineffektiv bekannt waren, wie viel schwieriger ist es dann, erfolgreiche Ergebnisse aus Online-Meetings zu erzielen? Mit dem Aufkommen von Online-Plattformen, die dieselben Arten von Tools und Techniken einbetten, die bei persönlichen Veranstaltungen verwendet werden, können wir jedoch weitaus größere Erfolge erzielen, als man für möglich gehalten hätte.

Moderationsfähigkeiten und der Einsatz von Moderatoren können sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen erheblich zugutekommen, indem sie verbessern, wie Gruppen funktionieren und ihre Ziele erreichen. Erfolg zu erzielen ist heute so viel schwieriger, da wir uns mit komplexen Themen auseinandersetzen müssen, die sich auf das auswirken, was wir zu erreichen versuchen. Die Spezialisierungen der Menschen, die für fundierte Ergebnisse von entscheidender Bedeutung sind, führen dazu, dass Konflikte, Missverständnisse und widersprüchliche Interessen sich negativ auf das auswirken können, was wir zu erreichen versuchen. Moderation bietet einen positiven Managementansatz, von dessen Anwendung alle Organisationen profitieren würden.

APMG bietet durch akkreditierte Schulungsorganisationen die Möglichkeit, eine Ausbildung zu erhalten und eine Qualifikation in Facilitation zu erlangen, die die Unternehmenskompetenzen der Organisation verbessert und Einzelpersonen dabei hilft, in ihren Rollen effektiver zu werden.