I vantaggi delle competenze di facilitazione

Mi viene spesso chiesto 'Cosa fai?' Per rispondere in modo comprensibile tendo a chiedere a mia volta: 'Tu cosa fai?', così da poter collegare la 'Facilitazione' al loro mondo. Prendo poi qualcosa dalla loro vita organizzativa dove un gruppo di persone si trova in difficoltà nell'affrontare una questione, e descrivo il mio ruolo in quel contesto. Ora, non posso chiederlo a te, quindi invece descriverò una serie di scenari e li userò per spiegare cosa faccio!

Un team dirigenziale di un'autorità locale e un contraente preferito stanno cercando di dare vita al contratto (non solo avere un documento firmato come punto di riferimento). Il Facilitatore lavora con entrambi i leader del team e li aiuta a chiarire cosa vogliono ottenere durante la giornata. Spesso le aspirazioni sono vaghe, e il Facilitatore continua a chiedere: 'Cosa vedrò quando dici che "volete operare in modo cooperativo"? Cosa intendi quando dici: "Non ci saranno sorprese?"

Gradualmente, le loro risposte diventano più dettagliate e significative. Questi diventano i 'Compiti'. In questa fase non stiamo cercando di ottenere risposte dettagliate, invece vogliamo un 'ordine del giorno' che abbia senso.

Nel giorno effettivo del workshop i leader danno il tono ed esprimono le loro speranze, e il Facilitatore avrà progettato un 'Processo' specifico per raggiungere ciascun Compito. Con l'aiuto dei leader il Facilitatore decide sulla composizione dei gruppi per affrontare ogni Compito e avrà determinato quali strumenti e tecniche aiuteranno a raggiungere il Compito.

Durante tutto il 'workshop' – notate che non è una 'riunione' – il Facilitatore sta adattando il processo (offrendo diversi strumenti/tecniche) quando appropriato, se il gruppo si trova in difficoltà nel raggiungere un risultato. Il Facilitatore non si coinvolge mai NEL Compito, invece si concentra sulla progettazione e applicazione del Processo più appropriato.

Il rapporto tra i Leader dei Compiti e il Facilitatore è cruciale e anche lo stile del Leader del Compito è cruciale. Troppo interventista e il gruppo potrebbe sentire che non ha senso offrire il proprio contributo, troppo delegante e il gruppo potrebbe sentirsi perso e incapace di navigare il Compito.

In fabbrica c'è disarmonia, gli ingegneri pensano che il problema sia 'X', il Supervisore è convinto che sia 'Y', il Controllo Qualità dà la colpa ai materiali, la Manutenzione pensa che ci siano problemi di manutenzione, diversi Operai pensano di sapere cosa non va – ma nessuno glielo ha chiesto! Nel frattempo la produzione è ferma, l'output è diminuito e i clienti sono frustrati. Il Facilitatore non sa niente! Non è un esperto nei metodi di produzione o nei macchinari. Ciò in cui il Facilitatore è esperto è: riconoscere l'«Incertezza» – ovvero quando il problema non può nemmeno essere chiaramente definito e non ne ha paura e non cerca soluzioni rapide.

Il Facilitatore ha a disposizione una gamma di «strumenti e tecniche» che può anche utilizzare. «Modelli» per aiutare un gruppo di persone ad affrontare una situazione. I Modelli sono spesso complessi e richiedono al Facilitatore di guidare il gruppo attraverso un processo meticoloso applicando il Modello al problema.

Uno di questi Modelli è il noto Six Sigma, ce ne sono molti altri, e un Facilitatore diventa esperto nel sapere come usarli e, cosa più importante, quando usarli. Spesso può bastare usare elementi dei Modelli – per esempio nella situazione in cui si è trovato il Facilitatore, l'uso della matrice È-Non È (nome proprio Kepner-Tregoe Problem Specification Statement) è stato adatto per far uscire tutti dalla propria «scatola» e pensare in modo più ampio.

Il problema (e la soluzione) si è rivelato essere una combinazione di diversi fattori tra cui: nuovi materiali (che stavano being introdotti), manutenzione (che alterava la natura delle macchine), condizioni meteorologiche che influenzavano le specifiche del prodotto.

Il Facilitatore si guadagna il rispetto essendo disposto a fidarsi del Processo che ha progettato per l'occasione e essendo disposto ad adattarsi alle circostanze del momento.

Due Dipartimenti di un'organizzazione (potrebbe essere nel settore pubblico, nel business – ovunque) non riescono a lavorare efficacemente. I Manager sanno che qualcosa non va eppure entrambi i Dipartimenti non sentono che sia colpa loro. Il Facilitatore non vuole sapere chi è da biasimare, preferisce piuttosto concentrarsi sui problemi e identificare cosa si potrebbe fare diversamente per unire i Dipartimenti.

Spesso questo tipo di situazione richiede l'uso del Process Iceberg® perché il problema è probabilmente qualcosa che ha a che fare con un disallineamento degli Obiettivi Strategici (e dei Valori) e della Struttura e dei Processi di alto livello che non supportano gli obiettivi. Probabilmente ci saranno 'Sistemi' che sono diventati ridondanti o inappropriati. È molto meno probabile che sia colpa diretta delle singole persone e anche se fosse basato sulle persone è probabilmente un disallineamento di Competenze e Conoscenze.

Aiutando sia il Manager che poi il Personale a comprendere le discrepanze, il Facilitatore può aiutare i Dipartimenti a raggiungere un focus comune. Potrebbe richiedere una serie di workshop che coinvolgono persone diverse in momenti diversi e il Facilitatore sarà formato e competente nel progettare un tale programma.

Penso che la mia definizione sia: qualcuno che aiuta un gruppo di persone (di qualsiasi dimensione, da due a centinaia) a gestire l'«Incertezza» creando e progettando un Processo (su misura) che permetterà al gruppo di raggiungere un risultato che dia speranza e direzione per il futuro.

• La facilitazione può essere applicata in un contesto occasionale (affrontando una questione specifica)
• In programmi di cambiamento strategico dove l'organizzazione sta gestendo un cambiamento di direzione
• Cambiamento culturale dove l'organizzazione deve agire diversamente dal modo in cui le cose vengono attualmente fatte
• Nei progetti dove spesso emergono problematiche che hanno il potenziale di far deragliare i progressi.

La nostra guida approfondita sulla facilitazione esamina l'Iceberg del Processo, esplora il ruolo di un facilitatore in modo più dettagliato e spiega come facilitare un workshop.

È importante vedere la Facilitazione come un mezzo per raggiungere gli obiettivi aziendali. Un Direttore, quando gli è stato chiesto perché avesse introdotto la Facilitazione nella propria organizzazione, ha risposto che era fondamentale per raggiungere gli obiettivi di business e che per farlo un gruppo selezionato di manager, supervisori e personale era stato formato nella Facilitazione. Hanno svolto un ruolo vitale nel piano aziendale dell'organizzazione. Non era il "lavoro quotidiano" di nessuno, piuttosto potevano essere chiamati da qualsiasi Dipartimento o team per aiutarli ad affrontare le questioni in modo neutrale. Faceva parte dell'etica e della pratica organizzativa che i Facilitatori dovessero essere liberati per il ruolo se necessario. Aveva il vantaggio aggiuntivo che i manager potevano utilizzare qualcuno di un altro dipartimento per facilitare una questione in cui potrebbero avere un interesse personale e quindi non essere imparziali.

In un'organizzazione, molto matura nel suo pensiero, hanno assunto personale con contratti temporanei per liberare persone per facilitare l'enorme programma di cambiamento che sapevano fosse necessario. Utilizzare un approccio facilitativo al cambiamento può dimostrare una partecipazione inclusiva e sfruttare opinioni diverse per favorire soluzioni innovative – è un vero antidoto al "pensiero di gruppo".

Applicare le competenze di facilitazione può anche migliorare l'efficienza delle riunioni. Un project manager che utilizza gli strumenti e le tecniche nelle riunioni di revisione del progetto e negli 'scrum' può ottenere chiarezza, direzione e consenso. La Facilitazione è nota per migliorare la risoluzione creativa dei problemi. Conosciamo già Six Sigma e più di recente i Design Workshop sono stati riconosciuti per aver rivoluzionato il focus strategico di un'azienda o organizzazione.

Oltre ai vantaggi "concreti" ci sono anche vantaggi "intangibili":

Un approccio Facilitativo migliorerà la collaborazione tra divisioni, progetti, dipartimenti e tra team. L'applicazione delle competenze di facilitazione migliorerà l'interazione di gruppo. Una sola tecnica (Feedback) può rivoluzionare il livello di comprensione tra le persone e far risparmiare letteralmente centinaia di ore sprecate nel tentativo di ottenere chiarezza degli obiettivi.

Il ruolo tradizionale di 'presidente' non è adatto alle dinamiche moderne del business dove le persone rappresentano molte specializzazioni diverse. L'applicazione degli Strumenti e delle Tecniche aiuta a gestire il tempo e portare chiarezza e scopo.

Il mondo sta diventando meno collaborativo in tutti gli ambiti: la politica e la formulazione delle politiche sta diventando più didattica, il processo decisionale negli affari è spesso concentrato in una o due persone, il cambiamento viene imposto piuttosto che essere sviluppato in modo collaborativo. La Facilitazione può avere un ruolo nel sancire la necessità di coinvolgere e impegnare le persone. L'uso della U – I – A = O + E aiuta a garantire un livello di coinvolgimento che produce alti rendimenti nell'attuare il cambiamento. Fornisce anche un meccanismo per devolvere l'implementazione della strategia per assicurare che tutte le voci siano ascoltate e le idee vengano messe in pratica, specialmente in gruppi più grandi o più diversificati.

L'uso della Facilitazione può costruire consenso e permettere al gruppo di gestire i conflitti in modo meno personale e conflittuale o, all'estremo opposto, paternalistico. I Facilitatori non hanno bisogno di usare la loro personalità per gestire i disaccordi; invece, una serie di Strumenti e Tecniche (come SPO e SCA) può favorire un'atmosfera in cui si può raggiungere il consenso.

I Facilitatori non prendono posizione, piuttosto aiutano le persone a riconoscere i problemi e ad affrontarli invece di lasciare che si impantanino in conflitti di personalità.

È anche vero che la Facilitazione può potenziare la formazione. La mia introduzione alle competenze e tecniche è iniziata quando ero un formatore, e potevo vedere un modo migliore di trasmettere conoscenza e comprensione. Quando vediamo l'impatto delle competenze di facilitazione negli ambienti educativi e nella formazione aziendale, iniziamo a vedere il suo immenso potere.

A livello individuale, le competenze di Facilitazione rendono le persone molto più efficaci nei loro ruoli o funzioni. Ho perso il conto del numero di persone che sono tornate da me per dirmi come le stesse competenze di Facilitazione abbiano accelerato le loro carriere.

In questo blog ci siamo concentrati sull'uso interno dei Facilitatori e come è stato sottolineato, l'uso di Facilitatori tra diversi dipartimenti può avere grandi benefici. Tuttavia, ci possono essere occasioni in cui portare un facilitatore esterno rappresenta un vero vantaggio. La loro imparzialità è talvolta fondamentale per ottenere l'adesione a un processo e non hanno bagagli aziendali. Però, devono essere visti come neutrali – nessun briefing preliminare su "le persone difficili che incontrerai" e "fai attenzione a x"! Preparatevi al fatto che metteranno in discussione il Grado di Incertezza dell'Obiettivo – arrivano con un distacco che permette loro di sfidare le norme percepite come accettate. Resisteranno alle soluzioni rapide e saranno onesti e realistici sui tempi. Per loro affrontare un Obiettivo Incerto richiederà tre volte e mezzo più tempo di quanto pensereste!

Dovrebbe essere ovvio da tutto quanto detto sopra che il Facilitatore e il Responsabile del Compito sono due persone diverse. Normalmente un direttore/manager/project manager/team leader può gestire competentemente le questioni quotidiane che si presentano. Tuttavia, in situazioni di Complessità e Incertezza il proprietario della questione dovrebbe concentrarsi su ciò che deve essere consegnato, lasciando la progettazione e la gestione del Processo al Facilitatore.

Infine, dobbiamo riconoscere che molte persone lavorano da remoto e si riuniscono online. Se le riunioni erano notoriamente conosciute per essere inefficaci in passato, quanto è più difficile ottenere risultati positivi dalle riunioni online? Tuttavia, con l'avvento di piattaforme online che integrano gli stessi tipi di Strumenti e Tecniche utilizzati negli eventi faccia a faccia, possiamo ottenere un successo molto maggiore di quanto si possa pensare possibile.

Le competenze di facilitazione e l'uso di Facilitatori possono apportare benefici significativi sia agli individui che alle organizzazioni, migliorando il modo in cui i gruppi funzionano e raggiungono i loro obiettivi. Ottenere il successo è molto più difficile oggi mentre affrontiamo questioni complesse che hanno un impatto su ciò che stiamo cercando di realizzare. Le specializzazioni delle persone, che sono vitali per raggiungere risultati validi, significano che conflitti, incomprensioni e agende contrastanti possono influire negativamente su quello che stiamo cercando di realizzare. La facilitazione offre un approccio gestionale positivo di cui tutte le organizzazioni trarrebbero beneficio dall'adozione.

APMG fornisce attraverso le Organizzazioni di Formazione Accreditate un mezzo per formarsi e ricevere una qualifica in Facilitazione che migliorerà la capacità aziendale dell'organizzazione e aiuterà gli individui a diventare più efficaci nei loro ruoli.