Os benefícios das habilidades de facilitação

Frequentemente me perguntam 'O que você faz?' Para responder de uma forma que faça sentido para eles, costumo perguntar: 'O que você faz?', para que eu possa relacionar 'Facilitação' ao mundo deles. Então pego algo da vida organizacional deles onde um grupo de pessoas estará tendo dificuldades para lidar com uma questão, e descrevo meu papel nesse contexto. Agora, não posso perguntar a você, então vou descrever uma série de cenários e usá-los para explicar o que eu faço!

Uma equipe de gestão da autoridade local e um empreiteiro preferencial estão buscando dar vida ao contrato (não apenas ter um documento assinado como ponto de referência). O Facilitador trabalha com ambos os líderes da equipe e os ajuda a descobrir o que querem alcançar no dia. Frequentemente as aspirações são vagas, e o Facilitador continua perguntando: 'O que eu vou ver quando vocês dizem que "querem operar de forma cooperativa"? O que vocês querem dizer quando dizem: "Não haverá surpresas?"

Gradualmente, suas respostas se tornam mais específicas e significativas. Essas se tornam as 'Tarefas'. Nesta etapa não estamos tentando obter respostas detalhadas, em vez disso queremos uma 'agenda' que tenha significado.

No dia real do workshop os líderes estabelecem o tom e expressam o que esperam, e o Facilitador terá projetado um 'Processo' específico para alcançar cada Tarefa. Com a ajuda dos líderes, o Facilitador decide sobre a composição dos grupos para assumir cada Tarefa e terá determinado quais ferramentas e técnicas ajudarão a alcançar a Tarefa.

Durante todo o 'workshop' – note que não é uma 'reunião' – o Facilitador está adaptando o processo (oferecendo diferentes ferramentas/técnicas) conforme apropriado, se o grupo estiver enfrentando dificuldades para alcançar um resultado. O Facilitador nunca se envolve NA Tarefa, em vez disso eles se concentram em projetar e aplicar o Processo mais apropriado.

A relação entre os Líderes da Tarefa e o Facilitador é crucial e o estilo do Líder da Tarefa também é crucial. Muito intervencionista e o grupo pode sentir que não há sentido em oferecer sua contribuição, muito delegativo e o grupo pode se sentir perdido e incapaz de navegar pela Tarefa.

Na fábrica há desarmonia, os engenheiros acham que o problema é 'X', o Supervisor está convencido de que é 'Y', o Controle de Qualidade está culpando os materiais, a Manutenção acha que há problemas de manutenção, vários Operários acham que sabem o que está errado – mas ninguém perguntou para eles! Enquanto isso a produção está parada, a produtividade está baixa, e os clientes estão frustrados. O Facilitador não sabe nada! Eles não são especialistas nos métodos de produção ou maquinário. No que o Facilitador é especialista é em: reconhecer a 'Incerteza' – isto é, quando o problema nem mesmo pode ser claramente definido e não tem medo disso e não está procurando soluções rápidas.

O Facilitador tem uma gama de 'ferramentas e técnicas' que também pode utilizar. 'Modelos' para ajudar um grupo de pessoas a enfrentar uma situação. Os Modelos são frequentemente complexos e exigem que o Facilitador conduza o grupo através de um processo meticuloso aplicando o Modelo ao problema.

Um desses Modelos é o bem conhecido Six Sigma, há muitos outros, e um Facilitador se torna especialista em saber como usá-los e mais importante ainda quando usá-los. Frequentemente usar elementos dos Modelos pode ser suficiente – por exemplo, na situação em que o Facilitador se encontrou, o uso da matriz É-Não É (nome próprio Declaração de Especificação de Problema Kepner-Tregoe) foi adequado para fazer com que todos saíssem de sua 'caixinha' e pensassem mais amplamente.

O problema (e a solução) acabou sendo uma combinação de vários fatores incluindo: novos materiais (que estavam sendo introduzidos), manutenção (que alterou a natureza das máquinas), condições climáticas que afetaram a especificação do produto.

O Facilitador ganha respeito ao estar disposto a confiar no Processo que projetou para a ocasião e estar disposto a se adaptar às circunstâncias do dia.

Dois Departamentos em uma organização (pode ser do setor público, empresarial – qualquer lugar) estão falhando em trabalhar de forma eficaz. Os Gerentes sabem que algo está errado e, no entanto, ambos os Departamentos não sentem que a culpa é deles. O Facilitador não quer saber quem está culpando, ele prefere focar nas questões e identificar o que poderia ser feito de forma diferente para unir os Departamentos.

Frequentemente esse tipo de situação requer o uso do Process Iceberg® porque o problema provavelmente tem a ver com um desalinhamento dos Objetivos Estratégicos (e Valores) e da Estrutura e Processos de alto nível que não apoiam os objetivos. Provavelmente haverá 'Sistemas' que se tornaram redundantes ou inadequados. É muito menos provável que seja culpa direta de pessoas individuais e, mesmo se for baseado em pessoas, provavelmente é um desalinhamento de Habilidades e Conhecimento.

Ao ajudar tanto o Gerente quanto a Equipe a entender as discrepâncias, o Facilitador pode ajudar os Departamentos a alcançar um foco comum. Pode exigir uma série de workshops envolvendo pessoas diferentes em momentos diferentes e o Facilitador será treinado e qualificado para projetar tal programa.

Acredito que minha definição é: alguém que ajuda um grupo de pessoas (de qualquer tamanho, de duas a centenas) a lidar com a 'Incerteza' criando e projetando um Processo (personalizado) que permitirá ao grupo alcançar um resultado que ofereça esperança e direcionamento para o futuro.

• A facilitação pode ser aplicada em um contexto pontual (abordando uma questão específica)
• Em programas de mudança estratégica onde a organização está gerenciando mudança de direção
• Mudança cultural onde a organização precisa agir de forma diferente da maneira como as coisas são feitas atualmente
• Em Projetos onde questões frequentemente surgem e têm o potencial de descarrilar o progresso.

Nosso guia detalhado sobre facilitação mergulha no Iceberg de Processos, explora o papel de um facilitador com mais detalhes e explica como facilitar um workshop.

É importante ver a Facilitação como um meio de alcançar os objetivos corporativos. Um Diretor, quando perguntado por que havia introduzido a Facilitação em sua organização, disse que era porque era crucial para alcançar os objetivos de negócio e, para isso, uma seleção de gerentes, supervisores e funcionários foi treinada em Facilitação. Eles cumpriram um papel vital no plano corporativo da organização. Não era o "trabalho do dia a dia" de ninguém, mas sim poderiam ser chamados por qualquer Departamento ou equipe para ajudá-los a lidar com questões de forma neutra. Fazia parte do ethos e prática da organização que os Facilitadores tinham que ser liberados para o papel se necessário. Tinha a vantagem adicional de que gerentes poderiam usar alguém de outro departamento para facilitar uma questão na qual eles poderiam ter interesse pessoal e, portanto, não serem imparciais.

Em uma organização, muito madura em seu pensamento, contratou funcionários em base contratual temporária para liberar pessoas para facilitar o enorme programa de mudança que sabiam ser necessário. Usar uma abordagem facilitativa para mudança pode demonstrar participação inclusiva e aproveitar opiniões diversas para promover soluções inovadoras – é um verdadeiro antídoto para o "pensamento de grupo".

Aplicar habilidades de facilitação também pode melhorar a eficiência das reuniões. Um gerente de projeto que usa as ferramentas e técnicas em reuniões de revisão de projeto e 'scrums' pode obter clareza, direção e adesão. A Facilitação é conhecida por aprimorar a resolução criativa de problemas. Já conhecemos o Six Sigma e mais recentemente os Workshops de Design têm sido conhecidos por revolucionar o foco estratégico de um negócio ou organização.

Além dos benefícios 'tangíveis', também há benefícios 'intangíveis':

Uma abordagem Facilitativa irá aprimorar a colaboração entre divisões, projetos, departamentos e equipes. Aplicar habilidades de facilitação melhorará a interação em grupo. Uma única técnica (Feedback) pode revolucionar o nível de compreensão entre as pessoas e economizar literalmente centenas de horas desperdiçadas tentando obter clareza de propósito.

O papel tradicional de 'presidente' não é adequado para a dinâmica moderna dos negócios, onde as pessoas representam muitas especialidades diferentes. A aplicação das Ferramentas e Técnicas ajuda a gerenciar o tempo e trazer clareza e propósito.

O mundo está se tornando menos colaborativo em todas as áreas: a política e a formulação de políticas estão se tornando mais didáticas, a tomada de decisões nos negócios frequentemente se concentra em uma ou duas pessoas, a mudança é imposta em vez de ser desenvolvida colaborativamente. A facilitação pode ter um papel em consolidar a necessidade de envolver e engajar as pessoas. O uso do U – I – A = O + E ajuda a garantir um nível de envolvimento que produz altos retornos na efetivação de mudanças. Também fornece um mecanismo para delegar a implementação da estratégia para garantir que todas as vozes sejam ouvidas e as ideias sejam colocadas em prática, especialmente em grupos maiores ou mais diversos.

Usar a Facilitação pode construir consenso e permitir que o grupo gerencie conflitos de uma forma que seja menos pessoal e confrontativa ou, no outro extremo – condescendente. Facilitadores não precisam usar sua personalidade para navegar por divergências; ao invés disso, uma variedade de Ferramentas e Técnicas (como SPO e SCA) pode promover uma atmosfera onde o consenso pode ser alcançado.

Facilitadores não tomam partido, ao invés disso eles ajudam indivíduos a reconhecer as questões e lidar com elas em vez de deixar as pessoas se atolarem em brigas pessoais.

Também é verdade que a Facilitação pode aprimorar o treinamento. Minha própria introdução às habilidades e técnicas começou quando eu era instrutor, e pude ver uma forma melhor de transmitir conhecimento e entendimento. Quando vemos o impacto das habilidades de facilitação em ambientes educacionais e treinamento corporativo, então começamos a ver seu imenso poder.

Em nível individual, as habilidades de Facilitação tornam as pessoas muito mais eficazes em suas próprias funções ou papéis. Perdi a conta do número de pessoas que voltaram para me dizer como as próprias habilidades de Facilitação aceleraram suas carreiras.

Nós focamos neste blog no uso interno de Facilitadores e, como foi apontado, o uso de Facilitadores entre departamentos pode ter grandes benefícios. No entanto, pode haver ocasiões em que trazer um facilitador externo seja realmente vantajoso. Sua imparcialidade às vezes é fundamental para conseguir adesão a um processo e eles vêm sem bagagem corporativa. Contudo, eles devem ser vistos como neutros – nada de briefing prévio sobre 'as pessoas difíceis que você encontrará' e 'fique de olho no x'! Esteja preparado para que eles questionem o Grau de Incerteza do Objetivo – eles vêm com um distanciamento que lhes permite desafiar normas aceitas percebidas. Eles resistirão a soluções rápidas e serão honestos e realistas sobre prazos. Para eles, abordar um Objetivo que é Incerto levará três vezes e meia mais tempo do que você pensaria!

Deve ficar óbvio por tudo o que foi dito acima que o Facilitador e o Líder da Tarefa são duas pessoas diferentes. Normalmente um diretor/gerente/gerente de projeto/líder de equipe pode gerenciar competentemente as questões do dia a dia que surgem. No entanto, em Complexidade e Incerteza, o responsável pela questão deve focar no que precisa ser entregue, deixando o design e gerenciamento do Processo para o Facilitador.

Por fim, precisamos reconhecer que muitas pessoas trabalham remotamente e se reúnem online. Se as reuniões eram notoriamente conhecidas por serem ineficazes no passado, o quão mais difícil é obter resultados bem-sucedidos em reuniões online? No entanto, com o advento de plataformas online que incorporam o mesmo tipo de Ferramentas e Técnicas que são usadas em eventos presenciais, podemos alcançar um sucesso muito maior do que se pensaria ser possível.

Habilidades de facilitação e o uso de Facilitadores podem beneficiar significativamente tanto indivíduos quanto organizações ao melhorar como os grupos funcionam e alcançam seus objetivos. Alcançar sucesso é muito mais difícil hoje em dia enquanto lidamos com questões complexas que impactam no que estamos tentando entregar. As especializações das pessoas, que são vitais para alcançar resultados sólidos, significam que conflitos, mal-entendidos e agendas conflitantes podem impactar negativamente no que estamos tentando entregar. A facilitação oferece uma abordagem de gestão positiva da qual todas as organizações se beneficiariam ao adotar.

A APMG oferece, por meio de Organizações de Treinamento Credenciadas, uma forma de obter treinamento e receber uma qualificação em Facilitação que irá aprimorar a capacidade corporativa da organização e ajudar os indivíduos a se tornarem mais eficazes em suas funções.