De voordelen van facilitatievaardigheden

Ik krijg vaak de vraag 'Wat doe je?' Om op een manier te antwoorden die voor hen logisch is, stel ik meestal de vraag: 'Wat doe jij?', zodat ik 'Facilitatie' kan relateren aan hun wereld. Ik pak dan iets uit hun organisatieleven waar een groep mensen worstelt met een probleem, en beschrijf mijn rol in die context. Nu kan ik jou dat niet vragen, dus in plaats daarvan ga ik een reeks scenario's beschrijven en die gebruiken om uit te leggen wat ik doe!

Een lokaal bestuursteam en een voorkeursaannemer proberen het contract tot leven te brengen (niet alleen een ondertekend document als referentiepunt te hebben). De Facilitator werkt met beide teamleiders en helpt hen uiteen te rafelen wat ze die dag willen bereiken. Vaak zijn de aspiraties vaag, en de Facilitator blijft vragen stellen: 'Wat zal ik zien wanneer je zegt dat je "coöperatief wilt opereren"? Wat bedoel je wanneer je zegt: "Er zullen geen verrassingen zijn?"

Geleidelijk worden hun antwoorden meer gedetailleerd en betekenisvol. Deze worden de 'Taken'. In dit stadium proberen we geen gedetailleerde antwoorden te krijgen, in plaats daarvan willen we een 'agenda' die betekenis zal hebben.

Op de werkelijke dag van de workshop stellen de leiders de toon en uiten ze hun verwachtingen, en de Facilitator zal een specifiek 'Proces' hebben ontworpen om elke Taak te bereiken. Met hulp van de leiders beslist de Facilitator over de samenstelling van de groepen om elke Taak aan te pakken en zal hebben bepaald welke tools en technieken zullen helpen de Taak te bereiken.

Gedurende de hele 'workshop' – let op dat het geen 'vergadering' is – past de Facilitator het proces aan (door verschillende tools/technieken aan te bieden) waar nodig, als de groep vastloopt bij het bereiken van een uitkomst. De Facilitator raakt nooit betrokken BIJ de Taak, in plaats daarvan richten zij zich op het ontwerpen en toepassen van het meest geschikte Proces.

De relatie tussen de Taakleiders en de Facilitator is cruciaal en de stijl van de Taakleider is ook cruciaal. Te interventionistisch en de groep voelt misschien dat het geen zin heeft om hun input te geven, te delegatief en de groep voelt zich misschien verloren en niet in staat om door de Taak te navigeren.

In de fabriek heerst er onenigheid, de ingenieurs denken dat het probleem 'X' is, de Supervisor is ervan overtuigd dat het 'Y' is, Kwaliteitscontrole geeft de materialen de schuld, Onderhoud denkt dat er onderhoudsproblemen zijn, verschillende Operators denken dat zij weten wat er mis is – maar niemand heeft het hen gevraagd! Ondertussen ligt de productie stil, daalt de output en raken klanten gefrustreerd. De Facilitator weet van niks! Zij zijn geen experts in de productiemethoden of machines. Waar de Facilitator wel expert in is, is: het herkennen van 'Onzekerheid' – dat is wanneer het probleem niet eens duidelijk gedefinieerd kan worden en daar niet bang voor is en niet op zoek is naar snelle oplossingen.

De Facilitator heeft een scala aan 'hulpmiddelen en technieken' die zij kunnen inzetten. 'Modellen' om een groep mensen te helpen een situatie aan te pakken. Modellen zijn vaak complex en vereisen dat de Facilitator de groep door een nauwkeurig proces leidt waarbij het Model op het probleem wordt toegepast.

Een dergelijk Model is het welbekende Six Sigma, er zijn er vele andere, en een Facilitator wordt expert in het weten hoe deze te gebruiken en nog belangrijker wanneer deze te gebruiken. Vaak kan het gebruik van elementen van Modellen voldoende zijn – bijvoorbeeld in de situatie waarin de Facilitator zich bevond was het gebruik van de Is-Is Not matrix (eigenlijke naam Kepner-Tregoe Problem Specification Statement) geschikt om iedereen uit hun 'hokje' te laten stappen en breder te laten denken.

Het probleem (en de oplossing) bleek een combinatie van verschillende factoren te zijn, waaronder: nieuwe materialen (die werden geïntroduceerd), onderhoud (dat de aard van de machines veranderde), weersomstandigheden die de productspecificatie beïnvloedden.

De Facilitator verdient respect door bereid te zijn het Proces dat zij voor de gelegenheid hebben ontworpen te vertrouwen en bereid te zijn zich aan te passen aan de omstandigheden van de dag.

Twee afdelingen in een organisatie (het kan in de publieke sector zijn, het bedrijfsleven – overal) slagen er niet in om effectief samen te werken. De managers weten dat er iets mis is en toch voelen beide afdelingen niet dat het hun schuld is. De facilitator wil niet weten wie de schuld heeft, maar richt zich liever op de problemen en wil vaststellen wat er anders gedaan kan worden om de afdelingen samen te brengen.

Vaak vereist dit soort situatie het gebruik van de Process Iceberg® omdat het probleem waarschijnlijk iets te maken heeft met een verkeerde afstemming van de strategische doelstellingen (en waarden) en de structuur en processen op hoog niveau die de doelstellingen niet ondersteunen. Er zullen waarschijnlijk 'systemen' zijn die overbodig of ongeschikt zijn geworden. Het is veel minder waarschijnlijk dat het de directe schuld is van individuele mensen en zelfs als het mensgericht is, is het waarschijnlijk een verkeerde afstemming van vaardigheden en kennis.

Door zowel de manager als het personeel te helpen de discrepanties te begrijpen, kan de facilitator de afdelingen helpen een gemeenschappelijke focus te bereiken. Het kan een reeks workshops vereisen waarbij verschillende mensen op verschillende tijdstippen betrokken zijn en de facilitator zal getraind en bekwaam zijn in het ontwerpen van een dergelijk programma.

Ik denk dat mijn definitie is: iemand die een groep mensen (van elke grootte, van twee tot honderden) helpt om 'Onzekerheid' te hanteren door het creëren en ontwerpen van een (op maat gemaakt) Proces dat de groep in staat stelt een uitkomst te bereiken die hoop en richting geeft voor de toekomst.

• Facilitatie kan worden toegepast in een eenmalige context (het aanpakken van een specifiek probleem)
• In strategische veranderprogramma's waarbij de organisatie een koerswijziging doorvoert
• Cultuurverandering waarbij de organisatie anders moet handelen dan hoe dingen momenteel worden gedaan
• In Projecten waarbij vaak problemen ontstaan die de voortgang kunnen ontsporen.

Onze diepgaande gids over facilitatie duikt in de Proces Ijsberg, verkent de rol van een facilitator in meer detail, en legt uit hoe je een workshop faciliteert.

Het is belangrijk om Facilitatie te zien als een middel om bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Een Directeur die werd gevraagd waarom zij Facilitatie in hun organisatie hadden geïntroduceerd, zei dat het cruciaal was voor het bereiken van de bedrijfsdoelen en dat daartoe een selectie van managers, supervisors en medewerkers werd getraind in Facilitatie. Zij vervulden een vitale rol in het bedrijfsplan van de organisatie. Het was niemands 'dagelijkse werk', maar zij konden door elke Afdeling of team worden ingeroepen om hen te helpen problemen op een neutrale manier aan te pakken. Het was onderdeel van het organisatie-ethos en de praktijk dat Facilitators moesten worden vrijgemaakt voor de rol indien vereist. Het had als bijkomend voordeel dat managers iemand uit een andere afdeling konden gebruiken om een kwestie te faciliteren waarin zij mogelijk een eigenbelang hadden en daarom niet onpartijdig konden zijn.

In één organisatie, zeer volwassen in hun denken, stelden zij medewerkers aan op tijdelijke contractbasis om mensen vrij te maken voor het faciliteren van het grote veranderingsprogramma waarvan zij wisten dat het nodig was. Het gebruik van een facilitatieve benadering van verandering kan inclusieve participatie demonstreren en diverse meningen benutten om innovatieve oplossingen te bevorderen – het is een zeer effectief tegengif voor 'groepsdenken'.

Het toepassen van facilitatievaardigheden kan ook de vergaderefficiëntie verbeteren. Een projectmanager die de hulpmiddelen en technieken gebruikt in projectevaluatievergaderingen en 'scrums' kan helderheid, richting en draagvlak verkrijgen. Facilitatie staat bekend om het verbeteren van creatieve probleemoplossing. We kennen al Six Sigma en meer recentelijk staan Design Workshops erom bekend de strategische focus van een bedrijf of organisatie te revolutioneren.

Naast 'harde' voordelen zijn er ook 'zachte' voordelen:

Een Faciliterende aanpak zal de samenwerking tussen afdelingen, projecten, departementen en teams verbeteren. Het toepassen van facilitatievaardigheden zal de groepsinteractie verbeteren. Eén techniek alleen (Feedback) kan het niveau van begrip tussen mensen revolutionair veranderen en mensen letterlijk honderden verspilde uren besparen bij het proberen duidelijkheid te krijgen over het doel.

De traditionele rol van 'voorzitter' is niet geschikt voor de moderne dynamiek van het bedrijfsleven waar mensen veel verschillende specialismen vertegenwoordigen. De toepassing van de Tools en Technieken helpt bij het managen van tijd en het brengen van duidelijkheid en doelgerichtheid.

De wereld wordt minder samenwerkingsgericht in alle domeinen: politiek en beleidsvorming wordt didactischer, besluitvorming in het bedrijfsleven is vaak gefocust op één of twee mensen, verandering wordt opgelegd in plaats van collaboratief ontwikkeld. Facilitatie kan een plaats hebben in het verankeren van de noodzaak om mensen te betrekken en te engageren. Het gebruik van de U – I – A = O + E helpt een niveau van betrokkenheid te waarborgen dat hoge opbrengsten oplevert bij het bewerkstelligen van verandering. Het biedt ook een mechanisme voor het overdragen van de implementatie van de strategie om ervoor te zorgen dat alle stemmen gehoord worden en ideeën worden uitgevoerd, vooral in grotere of meer diverse groepen.

Het gebruik van Facilitering kan consensus opbouwen en de groep in staat stellen om conflicten te hanteren op een manier die minder persoonlijk en confronterend is, of aan het andere uiterste – betuttelend. Facilitators hoeven hun persoonlijkheid niet te gebruiken om meningsverschillen te navigeren; in plaats daarvan kan een scala aan Tools en Technieken (zoals SPO en SCA) een sfeer bevorderen waarin consensus kan worden bereikt.

Facilitators kiezen geen partij, maar helpen individuen de problemen te herkennen en ermee om te gaan in plaats van mensen vast te laten lopen in persoonlijkheidsconflicten.

Het is ook zo dat Facilitatie training kan verbeteren. Mijn eigen kennismaking met de vaardigheden en technieken begon toen ik trainer was, en ik kon een betere manier zien om kennis en begrip over te dragen. Wanneer we de impact van facilitatievaardigheden in onderwijsomgevingen en bedrijfstrainingen zien, dan beginnen we de immense kracht ervan te beseffen.

Op individueel niveau maken Facilitatievaardigheden mensen veel effectiever in hun eigen rollen of functies. Ik ben de tel kwijtgeraakt van het aantal mensen dat bij me terug is gekomen om te vertellen hoe juist de vaardigheden van Facilitatie hun eigen carrière hebben versneld.

In deze blog hebben we ons gericht op het interne gebruik van Facilitators en zoals werd opgemerkt kan het gebruik van Facilitators over verschillende afdelingen heen grote voordelen hebben. Desondanks kunnen er gelegenheden zijn waarin het inschakelen van een externe facilitator werkelijk voordelig is. Hun onpartijdigheid is soms cruciaal om draagvlak te krijgen voor een proces en zij komen zonder bedrijfspolitieke bagage. Ze moeten echter wel als neutraal worden gezien - geen voorafgaande briefing over 'de moeilijke mensen die je zult tegenkomen' en 'let op x'! Wees er klaar voor dat zij de Mate van Onzekerheid van de Doelstelling zullen uitdagen - zij komen met een afstandelijkheid die hen toestaat om gepercipieerde geaccepteerde normen uit te dagen. Zij zullen weerstand bieden tegen snelle oplossingen en zij zullen eerlijk en realistisch zijn over tijdsplanningen. Voor hen zal het aanpakken van een Doelstelling die Onzeker is drieënhalf keer langer duren dan je zou denken!

Het zou duidelijk moeten zijn uit alles hierboven dat de Facilitator en de Taakleider twee verschillende personen zijn. Normaal gesproken kan een directeur/manager/projectmanager/teamleider competent de dagelijkse zaken die opkomen beheren. Echter, in Complexiteit en Onzekerheid zou de eigenaar van het probleem zich moeten richten op wat er geleverd moet worden, en het ontwerp en beheer van het Proces overlaten aan de Facilitator.

Tot slot moeten we erkennen dat veel mensen op afstand werken en online samenkomen. Als vergaderingen in het verleden berucht waren om hun ineffectiviteit, hoe veel moeilijker is het dan om succesvolle resultaten te behalen uit online vergaderingen? Met de komst van online platforms die dezelfde soorten Tools en Technieken bevatten die gebruikt worden bij persoonlijke bijeenkomsten, kunnen we echter veel groter succes behalen dan mogelijk zou lijken.

Facilitatievaardigheden en het gebruik van Facilitators kunnen zowel individuen als organisaties aanzienlijk ten goede komen door de manier waarop groepen functioneren en hun doelstellingen bereiken te verbeteren. Succes behalen is tegenwoordig zoveel moeilijker geworden omdat we worstelen met complexe kwesties die van invloed zijn op wat we proberen te realiseren. De specialismen van mensen, die essentieel zijn voor het bereiken van goede resultaten, betekenen dat conflicten, misverstanden en tegenstrijdige agenda's een negatieve invloed kunnen hebben op wat we proberen te leveren. Facilitatie biedt een positieve managementbenadering waarvan alle organisaties zouden profiteren door deze toe te passen.

APMG biedt via Geaccrediteerde Trainingsorganisaties een manier om getraind te worden en een kwalificatie te behalen in Facilitatie die de bedrijfscapaciteit van de organisatie zal verbeteren en individuen zal helpen effectiever te worden in hun rollen.