Korzyści z umiejętności moderacji

Często zadają mi pytanie „Co pan robi?". Żeby odpowiedzieć w sposób, który będzie dla nich zrozumiały, zwykle pytam: „A co pan/pani robi?", tak żebym mógł powiązać „Facylitację" z ich światem. Następnie biorę coś z ich życia zawodowego, gdzie grupa ludzi ma trudności z rozwiązaniem jakiegoś problemu, i opisuję swoją rolę w tym kontekście. Teraz nie mogę pana/panią zapytać, więc zamiast tego opiszę serię scenariuszy i wykorzystam je do wyjaśnienia, czym się zajmuję!

Zespół zarządzający samorządu lokalnego i preferowany wykonawca dążą do ożywienia umowy (nie tylko posiadania podpisanego dokumentu jako punktu odniesienia). Facylitator współpracuje z obydwoma liderami zespołów i pomaga im wydobyć to, co chcą osiągnąć w danym dniu. Często aspiracje są niejasne, a Facylitator stale pyta: „Co zobaczę, gdy mówisz, że „chcecie działać współpracownie"? Co masz na myśli, gdy mówisz: „Nie będzie niespodzianek?"

Stopniowo ich odpowiedzi stają się bardziej szczegółowe i znaczące. Stają się one „Zadaniami". Na tym etapie nie staramy się uzyskać szczegółowych odpowiedzi, zamiast tego chcemy „program", który będzie miał znaczenie.

W rzeczywistym dniu warsztatów liderzy nadają ton i wyrażają to, na co liczą, a Facylitator zaprojektuje specyficzny „Proces" do osiągnięcia każdego Zadania. Z pomocą liderów Facylitator decyduje o składzie grup, które podejmą się każdego Zadania i określi, jakie narzędzia i techniki pomogą osiągnąć Zadanie.

Podczas całych „warsztatów" – zauważ, że to nie „spotkanie" – Facylitator dostosowuje proces (oferując różne narzędzia/techniki) w odpowiedni sposób, jeśli grupa utyka w osiąganiu rezultatu. Facylitator nigdy nie angażuje się W Zadanie, zamiast tego skupia się na projektowaniu i stosowaniu najodpowiedniejszego Procesu.

Relacja między Liderami Zadań a Facylitatorem jest kluczowa, a styl Lidera Zadania również jest kluczowy. Zbyt interwencyjny i grupa może czuć, że nie ma sensu oferować swojego wkładu, zbyt delegacyjny i grupa może czuć się zagubiona i niezdolna do nawigowania w Zadaniu.

W fabryce panuje niezgoda, inżynierowie uważają, że problemem jest 'X', Kierownik jest przekonany, że to 'Y', Kontrola Jakości obwinia materiały, Konserwacja uważa, że są problemy z utrzymaniem, kilku Pracowników myśli, że wie, co jest nie tak – ale nikt ich nie zapytał! Tymczasem produkcja stanęła, wydajność spadła, a klienci są sfrustrrowani. Facylitator nic nie wie! Nie jest ekspertem w metodach produkcji ani maszynach. Tym, w czym Facylitator jest ekspertem to: rozpoznawanie 'Niepewności' – czyli gdy problem nie może być nawet jasno zdefiniowany i nie boi się tego oraz nie szuka szybkich rozwiązań.

Facylitator ma do dyspozycji szereg 'narzędzi i technik', które może również zastosować. 'Modele' pomagające grupie ludzi rozwiązać sytuację. Modele są często złożone i wymagają od Facylitatora przeprowadzenia grupy przez skrupulatny proces stosowania Modelu do problemu.

Jednym z takich Modeli jest dobrze znany Six Sigma, istnieje wiele innych, a Facylitator staje się ekspertem w umiejętności ich stosowania i co ważniejsze, kiedy ich używać. Często użycie elementów Modeli może być wystarczające – na przykład w sytuacji, w której znalazł się Facylitator, zastosowanie macierzy Jest-Nie Jest (właściwa nazwa Kepner-Tregoe Problem Specification Statement) było odpowiednie, aby wszyscy wyszli ze swoich 'pudełek' i zaczęli myśleć szerzej.

Problem (i rozwiązanie) okazał się być kombinacją kilku czynników, w tym: nowych materiałów (które były wprowadzane), obsługi technicznej (która zmieniła charakter maszyn), warunków pogodowych, które wpłynęły na specyfikację produktu.

Facylitator zdobywa szacunek poprzez gotowość zaufania Procesowi, który zaprojektował na daną okazję i gotowość dostosowania się do okoliczności danego dnia.

Dwa Działy w organizacji (może to być sektor publiczny, biznes – gdziekolwiek) nie współpracują efektywnie. Kierownicy wiedzą, że coś jest nie tak, a mimo to oba Działy nie czują, że to ich wina. Facylitator nie chce wiedzieć, kto jest winny – woli skupić się na problemach i zidentyfikować, co można zrobić inaczej, aby zbliżyć do siebie Działy.

Często tego rodzaju sytuacja wymaga zastosowania Process Iceberg®, ponieważ problem prawdopodobnie ma związek z niedostosowaniem Celów Strategicznych (i Wartości) oraz Struktury i procesów wysokiego poziomu, które nie wspierają celów. Prawdopodobnie istnieją „Systemy", które stały się przestarzałe lub nieodpowiednie. Jest znacznie mniej prawdopodobne, że to bezpośrednia wina poszczególnych osób, a nawet jeśli problem dotyczy ludzi, to prawdopodobnie chodzi o niedostosowanie Umiejętności i Wiedzy.

Pomagając zarówno Kierownikowi, jak i Personelowi zrozumieć rozbieżności, Facylitator może pomóc Działom osiągnąć wspólny cel. Może to wymagać serii warsztatów z udziałem różnych osób w różnym czasie, a Facylitator będzie przeszkolony i wykwalifikowany w projektowaniu takiego programu.

Myślę, że moja definicja brzmi: ktoś, kto pomaga grupie ludzi (o dowolnej wielkości od dwóch do setek osób) radzić sobie z „niepewnością" poprzez tworzenie i projektowanie (spersonalizowanego) procesu, który umożliwi grupie osiągnięcie rezultatu dającego nadzieję i kierunek na przyszłość.

• Facylitacja może być zastosowana w kontekście jednorazowym (rozwiązywanie konkretnego problemu)
• W strategicznych programach zmian, gdzie organizacja zarządza zmianą kierunku
• Zmiany kulturowe, gdzie organizacja musi działać inaczej niż jest to obecnie robione
• W projektach, gdzie problemy często się pojawiają i mogą potencjalnie zakłócić postęp.

Nasz szczegółowy przewodnik na temat facylitacji zagłębia się w Górę lodową procesów, bada rolę facylitatora bardziej szczegółowo i wyjaśnia, jak prowadzić warsztaty.

Ważne jest, aby postrzegać Facylitację jako środek do osiągania celów korporacyjnych. Jeden z dyrektorów, zapytany dlaczego wprowadził Facylitację do swojej organizacji, powiedział, że było to kluczowe dla osiągnięcia celów biznesowych, a aby to zrobić, wyselekcjonowana grupa menedżerów, kierowników i pracowników została przeszkolona w Facylitacji. Pełnili oni kluczową rolę w planie korporacyjnym organizacji. To nie była czyjaś "codzienna praca", raczej mogli być wezwani przez dowolny dział lub zespół, aby pomóc w neutralny sposób rozwiązać problemy. Częścią etosu i praktyki organizacji było to, że Facylitatorzy musieli być zwalniani do pełnienia tej roli w razie potrzeby. To miało dodatkową zaletę, że menedżerowie mogli skorzystać z kogoś z innego działu do facylitacji kwestii, w której mogliby mieć osobisty interes i dlatego nie być bezstronni.

W jednej organizacji, bardzo dojrzałej w swoim myśleniu, zatrudniono pracowników na podstawie tymczasowych umów kontraktowych, aby zwolnić ludzi do facylitacji ogromnego programu zmian, który jak wiedzieli, był potrzebny. Wykorzystanie podejścia facylitacyjnego do zmian może pokazać włączający udział i wykorzystać różnorodne opinie do wspierania innowacyjnych rozwiązań – to bardzo dobra antydotum na "myślenie grupowe".

Zastosowanie umiejętności facylitacji może również poprawić efektywność spotkań. Kierownik projektu, który używa narzędzi i technik w spotkaniach przeglądowych projektów i 'scrumach', może uzyskać jasność, kierunek i akceptację. Facylitacja jest znana z tego, że wzmacnia kreatywne rozwiązywanie problemów. Już znamy Six Sigma, a ostatnio warsztaty projektowe są znane z tego, że rewolucjonizują strategiczne ukierunkowanie biznesu lub organizacji.

Oprócz „twardych" korzyści istnieją także korzyści „miękkie":

Podejście facylitacyjne wzmocni współpracę pomiędzy działami, projektami, departamentami i zespołami. Stosowanie umiejętności facylitacji poprawi interakcję grupową. Jedna technika (Feedback) może zrewolucjonizować poziom zrozumienia między ludźmi i dosłownie zaoszczędzić setki zmarnowanych godzin poświęconych na osiągnięcie jasności celu.

Tradycyjna rola 'przewodniczącego' nie odpowiada nowoczesnej dynamice biznesu, gdzie ludzie reprezentują wiele różnych specjalizacji. Zastosowanie Narzędzi i Technik pomaga zarządzać czasem oraz zapewnia jasność i cel.

Świat staje się mniej współpracujący we wszystkich obszarach: polityka i tworzenie polityk stają się bardziej dydaktyczne, podejmowanie decyzji w biznesie często skupia się na jednej lub dwóch osobach, zmiany są narzucane zamiast być rozwijane we współpracy. Facylitacja może znaleźć swoje miejsce w ugruntowaniu potrzeby angażowania ludzi. Wykorzystanie U – I – A = O + E pomaga zapewnić poziom zaangażowania, który przynosi wysokie zyski w skutecznym wprowadzaniu zmian. Zapewnia także mechanizm przekazywania wdrożenia strategii, aby wszystkie głosy były słyszane, a pomysły wprowadzane w życie, szczególnie w większych lub bardziej zróżnicowanych grupach.

Korzystanie z Facylitacji może budować konsensus i umożliwiać grupie zarządzanie konfliktem w sposób, który jest mniej osobisty i konfrontacyjny lub na drugim krańcu – protekcjonalny. Facylitatorzy nie muszą używać swojej osobowości do nawigowania w sporach; zamiast tego szereg Narzędzi i Technik (takich jak SPO i SCA) może sprzyjać atmosferze, w której można osiągnąć konsensus.

Facylitatorzy nie opowiadają się po żadnej ze stron, zamiast tego pomagają jednostkom rozpoznać problemy i radzić sobie z nimi, zamiast pozwalać ludziom ugrzęznąć w walkach na tle osobowościowym.

Prawdą jest również, że Facylitacja może wzbogacić szkolenia. Moje własne wprowadzenie w umiejętności i techniki rozpoczęło się, gdy byłem trenerem i mogłem dostrzec lepszy sposób przekazywania wiedzy i zrozumienia. Kiedy widzimy wpływ umiejętności facylitacyjnych w środowiskach edukacyjnych i szkoleniach korporacyjnych, wtedy zaczynamy dostrzegać ich ogromną moc.

Na poziomie indywidualnym umiejętności Facylitacji sprawiają, że ludzie stają się znacznie bardziej skuteczni w swoich własnych rolach czy funkcjach. Przestałem liczyć liczbę osób, które wracały do mnie i mówiły mi, jak właśnie umiejętności Facylitacji przyspieszyły ich własne kariery.

W tym blogu skupiliśmy się na wewnętrznym wykorzystaniu Facylitatorów i jak zostało wskazane, stosowanie Facylitatorów w różnych działach może przynosić ogromne korzyści. Niemniej jednak mogą zaistnieć sytuacje, gdy sprowadzenie zewnętrznego facylitatora będzie prawdziwą zaletą. Ich bezstronność jest czasami kluczowa dla uzyskania poparcia dla procesu i przychodzą bez korporacyjnego bagażu. Jednak muszą być postrzegani jako neutralni – żadnego wcześniejszego informowania o „trudnych ludziach, których napotkasz" i „uważaj na x"! Bądź gotowy na to, że zakwestionują Stopień Niepewności Celu – przychodzą z dystansem, który pozwala im kwestionować postrzegane przyjęte normy. Będą się opierać szybkim rozwiązaniom i będą szczerzy i realistyczni co do harmonogramów. Dla nich radzenie sobie z Celem, który jest Niepewny, zajmie trzy i pół raza dłużej niż myślałbyś!

Z wszystkiego, co zostało powiedziane powyżej, powinno być oczywiste, że Facylitator i Lider Zadania to dwie różne osoby. Normalnie dyrektor/menedżer/kierownik projektu/lider zespołu może kompetentnie zarządzać codziennymi sprawami, które się pojawiają. Jednak w warunkach Złożoności i Niepewności właściciel problemu powinien skupić się na tym, co należy dostarczyć, pozostawiając projektowanie i zarządzanie Procesem Facylitatorowi.

Wreszcie musimy uznać, że wiele osób pracuje zdalnie i spotyka się online. Jeśli spotkania były notorycznie znane z tego, że były nieskuteczne w przeszłości, o ile trudniej jest osiągnąć pomyślne rezultaty ze spotkań online? Jednak wraz z pojawieniem się platform internetowych, które zawierają te same typy Narzędzi i Technik, które są używane podczas wydarzeń twarzą w twarz, możemy osiągnąć znacznie większy sukces niż można by pomyśleć.

Umiejętności facilitacji i korzystanie z Facilitatorów może znacząco przynieść korzyści zarówno osobom, jak i organizacjom poprzez poprawę funkcjonowania grup i osiągania ich celów. Osiągnięcie sukcesu jest dziś o wiele trudniejsze, gdy zmagamy się ze złożonymi problemami, które wpływają na to, co staramy się zrealizować. Specjalizacje ludzi, które są kluczowe dla osiągania trafnych rezultatów, oznaczają, że konflikty, nieporozumienia i sprzeczne interesy mogą negatywnie wpłynąć na to, co staramy się osiągnąć. Facilitacja zapewnia pozytywne podejście zarządcze, z którego skorzystałyby wszystkie organizacje.

APMG zapewnia poprzez Akredytowane Organizacje Szkoleniowe możliwość przeszkolenia się i uzyskania kwalifikacji w zakresie Facylitacji, co wzmocni zdolności korporacyjne organizacji i pomoże jednostkom stać się bardziej efektywnymi w swoich rolach.