Was ist Facilitation? Ein umfassender Leitfaden

Unmengen von Berichten und Kommentaren wurden über den Wert von Meetings und darüber geschrieben, wie sie scheinbar enorme Mengen an Zeit und Aufwand verschlingen, oft mit sehr geringem Nutzen und ohne die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Wie teilen Menschen Ideen, denken über die nächste Innovation nach, lösen Probleme oder lernen einfach von Kollegen, um zu vermeiden, dass Fehler wiederholt werden, die leicht vermeidbar wären.  Bessere Zusammenarbeit, aktives Zuhören und effektivere Meetings werden noch wichtiger, da Menschen jetzt viel mehr online arbeiten.

Die einfache Antwort liegt in einem stärker moderierenden Ansatz in Gruppensettings.  In der Vergangenheit gab es viele Ratschläge zur Strukturierung von Meetings, aber ohne spürbare Verbesserung. Eine Idee, die zu einem Maßstab für größeren Erfolg geworden ist, ist die Nutzung eines erfahrenen Moderators.

Ein Moderator ist unparteiisch und seine einzige Aufgabe besteht darin, den Wert der Gruppe zu maximieren, nicht seine eigenen Ansichten aufzuzwingen. Er konzentriert sich auf die Gruppendynamik, managt Konflikte und befähigt Menschen, Probleme zu lösen und neue Ideen zu entwickeln. Es kann sogar hilfreich sein, dass er kein Fachexperte ist, weil:-

• Er könnte durch das Thema abgelenkt werden und anfangen, zum Denken der Gruppe beizutragen.
• Die Gruppe könnte an der Unabhängigkeit des Moderators zweifeln und denken, dass er versucht, die Entscheidung zu beeinflussen.

• Sicherstellen, dass die Gruppe Grundregeln etabliert, damit psychologische Sicherheit und ein gemeinsames Verständnis während der Sitzung herrschen, um ihnen zu ermöglichen, gemeinsam eine effektive Lösung zu entwickeln.
• Effizienter Einsatz von Zeit und Geld kann erreicht werden, indem unproduktive Besprechungen vermieden und auf ein gemeinsames Ziel hingearbeitet wird.
• Sicherstellung der vollständigen Teilnahme aller Mitglieder durch das Management dominanter Stimmen und die Ermutigung der ruhigen Personen oder Menschen mit alternativen Ansichten zur Beteiligung, für bessere Ergebnisse.
• Die Teilnehmer dazu bringen, Bereiche der Übereinstimmung und Meinungsverschiedenheiten für die zukünftige Überprüfung zu identifizieren.
• Mitglieder dazu ermutigen, das Verständnis zu überprüfen, insbesondere wenn Verwirrung entstehen könnte.
• Überwindung der Herausforderungen bei der Problemlösung und Entscheidungsfindung durch die Einführung eines angemessenen Prozesses, Anleitung, Motivation und Unterstützung für das Meeting.
• Das Team dabei unterstützen, ein erfolgreiches Meeting-Ergebnis zu erreichen, indem die geeignetsten 'Werkzeuge' vorgeschlagen werden, um Probleme zu identifizieren, Optionen zu erkunden und effektive Lösungen zu entwickeln. Dieser Ansatz fördert auch den zusätzlichen Nutzen der gemeinsamen Verantwortung für die Entscheidungen.

Bereits einer dieser wichtigen Vorteile allein würde den Wert der Gruppensitzung erheblich steigern, und wenn alle erreicht werden könnten, dann könnten Meetings zu 'Workshops' werden, die kreative Ideen und Lösungen generieren und eine Superkraft darstellen; anstatt etwas zu sein, das verspottet wird.

Es gibt keine Gruppensituation, die nicht von einem ausgebildeten Moderator profitieren würde, der Kollegen dabei hilft, eine Entscheidung zu treffen, und eine große Anzahl von Sitzungen, bei denen die Beteiligung eines ausgebildeten Moderators den Unterschied zwischen Erfolg und völligem Scheitern ausmachen kann.

APMGs Moderationstraining und Zertifizierung basiert auf der Arbeit von Tony Mann.

Im Mittelpunkt des Ansatzes steht das Process Iceberg® Model. Das Modell macht sehr deutlich, dass die Rolle des Moderators darin besteht, eine gut durchdachte Reihe von Methoden innerhalb eines Moderations-'Prozesses' zu verwenden, um der Gruppe zu ermöglichen, die Ziele und Aufgaben zu erreichen und Erfolg zu erzielen. Der Moderator achtet auf JEDE Ebene des Eisbergs.

Das Modell funktioniert auch auf strategischer oder geschäftlicher Ebene. Eine gut durchdachte Struktur und gut durchdachte Prozesse, unterstützt durch effektive Systeme, helfen Menschen dabei, ihr Potenzial zu entfalten und die Strategie umzusetzen. Probleme im Unternehmen werden auf den unteren Ebenen offensichtlich und müssen auf JEDER Ebene angegangen werden, um die Unternehmensziele zu erreichen.

Einige Organisationen haben hauptberufliche professionelle Moderatoren, die in der Personalabteilung, in Projektumgebungen, im Bereich Kulturwandel, bei der Geschäftsprozessoptimierung, in der IT-Analytik und in Beratungsunternehmen zu finden sind.

Die Natur der Rolle ist so beschaffen, dass sie sehr selten in Vollzeit ausgeübt wird und die meisten Menschen ihre Moderationsfähigkeiten als organisatorische Funktion, Führungskompetenz oder persönliche Fertigkeit entwickeln, die sie zusätzlich zu ihrer Haupttätigkeit einsetzen können.

Der ausgebildete Moderator muss kein Fachexperte sein, er hütet den Prozess und befähigt die Gruppe, wodurch sie sich darauf konzentrieren kann, die vor ihnen liegende Herausforderung zu lösen.

• Wenn die Gruppe unsicher über das Ziel dessen ist, was sie zu erreichen versucht.
• Wenn die Gruppe dysfunktional ist – bestimmte Personen dominieren oder der Einsatz von Prozessen fehlt.
• Wenn psychologische Sicherheit fehlt und die Gruppendynamik hemmt.
• Wenn die Gruppe unter Druck steht, in einem engen Zeitrahmen zu liefern.

Der Wert der Moderation ist bewiesen und kann auf verschiedenen Rekrutierungs-Websites gesehen werden.

Menschen mit umfangreicher Moderationserfahrung betrachten sie als flexible und lohnende Laufbahn. Sie erfordert die Fähigkeit, Situationen zu verstehen, Konflikte zu bewältigen, zu analysieren, was die Gruppe zu erreichen versucht, entscheidend die Expertise, den richtigen Prozess in jeder Situation zu bestimmen, exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, unabhängig zu bleiben.

Dies bedeutet die Fähigkeit, schnell zu denken, während man mit dem Kunden zusammenarbeitet. Ein effektiver Moderator wird einen Prozess etablieren und vereinbaren, ihn verantworten, ohne die Diskussionen und Entscheidungen zu kontrollieren, die aus der Sitzung hervorgehen. Sie müssen Diskussionen fördern und insbesondere dem Team dabei helfen, zu einer Position zu gelangen, in der sie eine Entscheidung erwägen oder treffen können. Sie müssen oft den Teilnehmern dabei helfen, die Frage oder Herausforderung zu klären und zu definieren, die sie zu beantworten versuchen.

Während des Prozesses kann ein Team feststecken, aber der Moderator muss unabhängig bleiben, bei den Moderationsprozessen bleiben und die Teilnehmer mit allen Werkzeugen oder Techniken vertraut machen, die er kennt und die ihnen helfen, das Problem zu überwinden und einen Weg nach vorn zu finden.

Wenn das Team feststeckt, steht dem ausgebildeten Moderator eines der wichtigsten Prozesswerkzeuge zur Verfügung: Zusammenfassung, Vorschlag, Ergebnis/Output (SPO), um die Zustimmung der Gruppe für die Annahme oder Änderung des Prozesses zu gewinnen:-

• Zusammenfassung - der Hintergrund/Kontext der anstehenden Aufgabe für die spezifische Sitzung.
• Vorschlag - ermöglicht es dem Moderator, ein Modell, Werkzeug oder eine Technik vorzuschlagen.
• Ergebnis/Output - bringt das Team dazu zu erkennen, wie dies sie wieder auf Kurs bringen wird.

Ein APMG Facilitation Practitioner verfügt über die Fähigkeiten, eine Reihe von Veranstaltungen zu konzipieren und jeden Workshop zu leiten. Er versteht die Bedeutung der Unabhängigkeit, sich nicht direkt einzumischen und flexibel in seinem Ansatz zu bleiben, um Menschen zu befähigen, Hindernisse zu überwinden und auf Kurs zu bleiben.

Insbesondere wird er in der Lage sein:-

• Das Process Iceberg-Denken anzuwenden, um der Gruppe bei der Erreichung ihres spezifischen Ziels zu helfen und zu erkennen, wann Moderationsmethoden eine angemessene Antwort auf die Bedürfnisse einer Organisation sind oder nicht, und effektiv mit strategischen Informationen zu arbeiten, um Moderation in den entsprechenden Bereichen anzuwenden.
• Meetings mit dem Kunden zu planen, um die wichtigsten Ziele zu verstehen und die Aufgabenanforderungen zu identifizieren sowie die Logistik für die Veranstaltung einzurichten.
• Hilfsreich dabei mitzuwirken, einen Vertrag mit einem Aufgabenleiter und einer Gruppe zu etablieren, damit sie in psychologischer Sicherheit arbeiten können.
• Den Prozess für den Workshop/das Meeting zu gestalten.
• Auf Situationen zu reagieren, die während einer Veranstaltung entstehen, und den Teilnehmern dabei zu helfen, gute Prozessentscheidungen zu treffen, um das gewünschte Ergebnis zu sichern.
• Effektive Interaktion und Entscheidungsfindung mit den Gruppenmitgliedern durch den Einsatz geeigneter Kommunikationsmittel zu bewerkstelligen.
• Eine Prozessbewertung durchzuführen, um der Gruppe dabei zu helfen zu lernen, was funktioniert hat und was nicht, um ihnen zu helfen, in Bezug auf den Prozess zu reifen.

Es besteht kein Zweifel daran, dass die Moderation eines Meetings/Workshops harte Arbeit ist, und durch das Befolgen des Iceberg-Prozesses und mit einer Reihe von Werkzeugen, die dem Team helfen können, jegliche Hindernisse zu überwinden, kann es wirklich zufriedenstellend sein.

Ein APMG-Facilitator versteht und kann dem Team dabei helfen, eine Reihe von Modellen, Tools und Techniken auf die jeweilige Aufgabe anzuwenden, während er den Fortschritt überwacht und eingreift, um ein Problem mithilfe eines Prozessinterventions-Tools namens SCA zu lösen.

Symptome würden sich auf die Gruppe beziehen:-

• Mangelnde Interaktion, niedrige Energieniveaus, mangelnde Beteiligung einiger Personen oder die Gruppe hat Schwierigkeiten mit dem Modell, Tool oder der Technik.

Ursachen könnten identifiziert werden als:-

• Unausgewogene Teamrollen; Zusammenbruch zwischenmenschlicher Fähigkeiten, der zu Missverständnissen führt, das Modell, Tool oder die Technik ist ungeeignet oder die Gruppe ist sich sogar über die Ziele unklar.

Maßnahmen könnten beinhalten:-

• Umgang mit den zwischenmenschlichen Interaktionen; Identifizierung eines anderen Tools oder einer anderen Technik oder die Bitte an die Gruppe, die Ziele zu überprüfen und zu klären. 

Moderation bedeutet, mit Gruppendynamiken in einem Meeting oder einer Veranstaltung umzugehen. Mit dem Process Iceberg Meeting-Modell umfasst die Grundstruktur die Aufgabe (Teamaktivitäten) und den Prozess (die Rolle des Moderators).

Nachfolgend sind einige gängige Moderationswerkzeuge aufgeführt, die in jedem Schritt eines Workshops eingesetzt werden können.

Schritt eins: Die Probleme identifizieren mit

• Brainstorming
• Ursache-Wirkungs-Diagramm
• Fünf Fragen.

Schritt zwei: Die Kernprobleme identifizieren

• Punktabstimmung
• Raster für relative Wichtigkeit.

Schritt 3: Das Problem definieren und das Ziel festlegen

• Jedes Gruppenmitglied sollte die Beschreibung vollständig ausformulieren. Schritte 1 und 2 wiederholen, bis 2 oder mehr Personen ähnliche Begriffe verwenden.

Schritt 4: Die geeignetsten Kriterien identifizieren, anhand derer Optionen bewertet werden können

• Expertenzeuge oder „was werde ich geschehen sehen" zur Entwicklung von Kriterien
• Punktabstimmung, MoSCoW oder Raster für relative Wichtigkeit zur Rangordnung.

Schritt 5: Mögliche Lösungen identifizieren

• Brainstorming
• Expertenzeuge
• Ursache und Wirkung (der Lösungsmodus).

Schritt 6: Die geeignetste Lösung identifizieren

• Raster für relative Wichtigkeit
• Punktabstimmung.

Schritt 7: Negative Konsequenzen erkunden

• Externer Expertenzeuge
• Brainstorming

Schritt 8: Die Umsetzung planen

• Aktionsplanung
• Kraftfeldanalyse.

Weitere Informationen und eine ausführliche Erklärung dieser Werkzeuge sind im Moderationsleitfaden: Entwickeln Sie Ihre Expertise verfügbar.

• Bei der Moderation einer Gruppe zur Strategieentwicklung schlug jemand einen alternativen Ansatz zu dem vor, was im gesamten Raum diskutiert wurde. Niemand wies die Idee ab, tatsächlich wurde der Vorschlagende gebeten, die Idee in wenigen Minuten der ganzen Gruppe zu präsentieren, und andere wurden eingeladen, mit ihm zusammenzuarbeiten, um sie weiterzuentwickeln. Als die Idee vollständig ausgearbeitet war, wurde sie von der ganzen Gruppe unterstützt. Die Lehre daraus ist, widersprüchliche Ideen aufkommen und erkunden zu lassen.
• Die Moderation einer Gruppe von Führungskräften wurde schwierig, als der Geschäftsführer jeden Vorschlag, mit dem er nicht einverstanden war, abtat, was zu einer verschwendeten Veranstaltung führte. Es hätte wenig getan werden können, um die Situation zu retten, da er vor dem Workshop zugestimmt hatte, sich nicht so zu verhalten. Normalerweise kann eine Vorplanung solche Probleme verhindern. Das Festlegen eines klaren Vertrags mit dem Task Leader und eine gründliche Einweisung sind unerlässlich.
• Bei der Moderation einer großen Gruppe von Führungskräften zur Entwicklung einer paneuropäischen Strategie. Sie erstellten eine riesige Matrix an der Wand und füllten sie aus. Die Arbeit ging bereits zwei Stunden lang durch eine aktive Gruppe weiter, die an der Detailentwicklung arbeitete, aber viele Manager hatten sich zurückgelehnt, um das Entstehen der Daten zu beobachten. Es fühlte sich an, als würde die Gruppe zum Stillstand kommen, als jemand von hinten nach vorn stürmte und begann, Verbindungen herzustellen und das Muster zu erklären, das er gesehen hatte. Mit diesem Durchbruch entwirrte die Gruppe das Problem und trug zur Gesamtstrategie bei. Die Lehre daraus ist, Zeit für Reflexion einzuplanen und die vielfältigen Fähigkeiten innerhalb der Teams zu berücksichtigen.
• Bei der Beobachtung eines Projektmanagers während seiner „Morgenbesprechung" wurde deutlich, dass er sowohl einfache Probleme, die schnell gelöst werden konnten, als auch komplexere Probleme, die weitere Untersuchung und Überlegung erforderten, ansprach. Indem er diese Probleme unterschiedlich behandelte, konnte er die Besprechungsdauer verkürzen und an allen Fronten schnellere Fortschritte erzielen. Die Lehre daraus ist, zwischen Gewissheit, Komplexität und Ungewissheit zu unterscheiden und sie unterschiedlich zu handhaben.
• Eine kleine Anzahl einer Gruppe äußerte die Ansicht, dass alle Ideen aus dem Workshop niemals das Licht der Welt erblicken würden. Auf Nachfrage dachten sie, dass es keinen Weg gebe, Zugkraft für Innovation zu gewinnen. Eine kleine Gruppe von „Dissidenten" wurde gebildet und erhielt vom Task Leader die Erlaubnis, (in eine Ecke) zu gehen und einen Innovationsprozess zu entwerfen. Am Ende des Workshops präsentierten sie ihren Prozess dem leitenden Sponsor, der ihnen dafür applaudierte, dass sie einen Weg aufgezeigt hatten, wie die Organisation Innovation umsetzen könnte. Ein Moderator muss Dissens anerkennen und als Chance sehen.
• In einem strategischen Projektreview-Workshop äußerte ein „alter Hase" die Ansicht, dass die nationale Organisation, wenn das Projekt erfolgreich sein sollte, Hunderte von Ingenieuren „abwerben" müsste, die für andere strategische Projekte eingeplant waren, und er dachte nicht, dass das wahrscheinlich sei. Er wurde vom jungen Projektdirektor (PD) als pedantisch und negativ abgetan (ein Monitor Evaluator in Belbin-Begriffen!). Der Moderator griff ein und verwendete das Feedback-Modell, um die Sichtweise der Person zu verstärken und brachte andere dazu, das, was er sagte, in ihren eigenen Worten auszudrücken. Der PD nahm schließlich Notiz davon und änderte den Zeitplan - und bewahrte das Projekt vor einer Katastrophe. Das Motto: Höre auf den Außenseiter.
• Ein Workshop mit leitenden NHS-Fachkräften aus verschiedenen Disziplinen wurde eingerichtet, um die Parameter für die Auslagerung eines Schlüsselelements der Gesundheitsversorgung zu bestimmen. Die Menschen wurden gereizt, da das Ziel immer unklarer zu werden schien. Der Moderator teilte sie in funktionsübergreifende Untergruppen auf, und jede Gruppe machte sich daran, die Elemente zu identifizieren, die die Breite und Tiefe dessen ausmachen würden, was ausgelagert werden sollte. Es dauerte den ganzen Tag und nichts anderes wurde erreicht. Trotzdem betrachteten alle den Workshop als Erfolg! Sie rechneten damit, dass er monatelange verschwendete und fruchtlose Anstrengungen gespart hatte. Gruppen dabei zu helfen, das „echte" Ziel zu identifizieren, ist ein kritischer Teil des Zwecks des Moderators.

„Es gibt immer einige schwierige Personen in einer Gruppe. Jedoch bin ich über viele Jahre der Arbeit mit einer großen Anzahl von Gruppen in verschiedensten Kontexten nur auf eine Handvoll extrem schwieriger oder unmöglicher Personen gestoßen, die entschlossen waren, die Arbeit der Gruppe zu sabotieren. Die wichtigste Erkenntnis ist, dass die große Mehrheit der Menschen gerne zusammenarbeitet und Lösungen findet, vorausgesetzt, sie werden dabei unterstützt, das Ziel zu identifizieren und erhalten den angemessenen Prozess."

Tony Mann. 

Wie wir in diesem umfassenden Leitfaden erkundet haben, ist Moderation nicht nur eine Fähigkeit, sondern ein wesentlicher Baustein für die Verwandlung von Meetings und kollaborativen Bemühungen in produktive, ergebnisorientierte Sitzungen. Die Rolle des Moderators besteht darin, Gruppen unparteiisch zu leiten, sich auf Dynamiken, Konfliktlösung und Ermächtigung zu konzentrieren, ohne die eigenen Ansichten aufzuzwingen. Dies wird im aktuellen Klima verstärkter virtueller Interaktionen noch relevanter.

Die Vorteile geschickter Moderation sind zahlreich und vielfältig. Von der Gewährleistung psychologischer Sicherheit und effizienter Zeitnutzung bis hin zur Förderung vollständiger Teilnahme und der Begrüßung vielfältiger Meinungen spielen Moderatoren eine Schlüsselrolle beim Vorantreiben effektiver Entscheidungsfindung und der Förderung gemeinsamer Verantwortung für Ergebnisse.

Schließlich ist die Mehrheit der Personen in jeder Gruppensituation normalerweise eifrig darauf bedacht, zusammenzuarbeiten und Lösungen zu finden. Sie benötigen möglicherweise nur die Anleitung eines Moderators, um ihnen zu helfen, diese Lösungen zu erreichen.

APMG's Facilitation Foundation Course dauert normalerweise drei Tage und der Practitioner-Kurs benötigt zwei Tage zur Vollendung. Diese Facilitation Training and Certification bietet die Struktur, die es Spezialisten und Managern gleichermaßen ermöglicht, Gruppen, Meetings und Veranstaltungen effektiv zu moderieren, die Produktivität zu steigern und diesen Aktivitäten dabei zu helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.