Los beneficios de las habilidades de facilitación

A menudo me preguntan '¿A qué te dedicas?' Para responder de una manera que tenga sentido para ellos, suelo preguntar: '¿A qué te dedicas tú?', para así poder relacionar la 'Facilitación' con su mundo. Luego tomo algo de su vida organizacional donde un grupo de personas esté luchando por lidiar con un problema, y describo mi rol en ese contexto. Ahora, no puedo preguntarte a ti, ¡así que en su lugar voy a describir una serie de escenarios y usarlos para explicar lo que hago!

Un equipo directivo de autoridad local y un contratista preferido buscan dar vida al contrato (no solo tener un documento firmado como punto de referencia). El Facilitador trabaja con ambos líderes de equipo y les ayuda a extraer lo que quieren lograr en el día. A menudo las aspiraciones son vagas, y el Facilitador sigue preguntando: '¿Qué veré cuando dices que "quieres operar de manera cooperativa"? ¿Qué quieres decir cuando dices: "No habrá sorpresas?"

Gradualmente, sus respuestas se vuelven más específicas y significativas. Estas se convierten en las 'Tareas'. En esta etapa no tratamos de obtener respuestas detalladas, en su lugar queremos una 'agenda' que tenga significado.

En el día real del taller los líderes establecen el tono y expresan lo que esperan, y el Facilitador habrá diseñado un 'Proceso' específico para lograr cada Tarea. Con la ayuda de los líderes el Facilitador decide la composición de los grupos para abordar cada Tarea y habrá determinado qué herramientas y técnicas ayudarán a lograr la Tarea.

A lo largo del 'taller' – nota que no es una 'reunión' – el Facilitador está adaptando el proceso (ofreciendo diferentes herramientas/técnicas) según sea apropiado, si el grupo se está atascando para lograr un resultado. El Facilitador nunca se involucra EN la Tarea, en su lugar se enfoca en diseñar y aplicar el Proceso más apropiado.

La relación entre los Líderes de Tarea y el Facilitador es crucial y el estilo del Líder de Tarea también es crucial. Demasiado intervencionista y el grupo podría sentir que no tiene sentido ofrecer su aporte, demasiado delegativo y el grupo podría sentirse perdido e incapaz de navegar la Tarea.

En la fábrica hay desarmonía, los ingenieros piensan que el problema es 'X', el Supervisor está convencido de que es 'Y', Control de Calidad culpa a los materiales, Mantenimiento piensa que hay problemas de mantenimiento, varios Operarios creen saber qué está mal, ¡pero nadie les preguntó! Mientras tanto la producción está paralizada, la producción ha bajado, y los clientes están frustrados. ¡El Facilitador no sabe nada! No son expertos en los métodos de producción o maquinaria. En lo que el Facilitador sí es experto es en: reconocer la 'Incertidumbre' – es decir, cuando el problema ni siquiera puede definirse claramente y no le teme a eso y no busca soluciones rápidas.

El Facilitador tiene una gama de 'herramientas y técnicas' que también puede desplegar. 'Modelos' para ayudar a un grupo de personas a abordar una situación. Los Modelos suelen ser complejos y requieren que el Facilitador lleve al grupo a través de un proceso meticuloso aplicando el Modelo al problema.

Uno de estos Modelos es el conocido Six Sigma, hay muchos otros, y un Facilitador se convierte en experto en saber cómo usarlos y más importante, cuándo usarlos. A menudo usar elementos de los Modelos puede ser suficiente – por ejemplo, en la situación en la que se encontró el Facilitador, el uso de la matriz Es-No Es (nombre propio Declaración de Especificación de Problemas Kepner-Tregoe) fue adecuado para lograr que todos salieran de su 'caja' y pensaran de manera más amplia.

El problema (y la solución) resultó ser una combinación de varios factores incluyendo: nuevos materiales (que se estaban introduciendo), mantenimiento (que alteró la naturaleza de las máquinas), condiciones climáticas que afectaron la especificación del producto.

El Facilitador se gana el respeto al estar dispuesto a confiar en el Proceso que ha diseñado para la ocasión y estar dispuesto a adaptarse a las circunstancias del día.

Dos Departamentos en una organización (podría ser en el sector público, empresarial – en cualquier lugar) no están logrando trabajar de manera efectiva. Los Gerentes saben que algo está mal y sin embargo ambos Departamentos no sienten que sea su culpa. El Facilitador no quiere saber quién tiene la culpa, prefiere enfocarse en los problemas e identificar qué se podría hacer de manera diferente para unir a los Departamentos.

A menudo este tipo de situación requiere el uso del Process Iceberg® porque el problema probablemente tiene que ver con una desalineación de los Objetivos Estratégicos (y Valores) y la Estructura y Procesos de alto nivel que no apoyan los objetivos. Probablemente habrá 'Sistemas' que se han vuelto redundantes o inapropiados. Es mucho menos probable que sea culpa directa de personas individuales e incluso si está basado en personas, probablemente sea una desalineación de Habilidades y Conocimiento.

Al ayudar tanto al Gerente como después al Personal a entender las discrepancias, el Facilitador puede ayudar a los Departamentos a lograr un enfoque común. Puede requerir una serie de talleres que involucren a diferentes personas en diferentes momentos y el Facilitador estará capacitado y será hábil en diseñar tal programa.

Creo que mi definición es: alguien que ayuda a un grupo de personas (de cualquier tamaño, desde dos hasta cientos) a manejar la 'Incertidumbre' creando y diseñando un Proceso (personalizado) que permitirá al grupo lograr un resultado que brinde esperanza y dirección para el futuro.

• La facilitación puede aplicarse en un contexto puntual (abordando un problema específico)
• En programas de cambio estratégico donde la organización está gestionando un cambio de dirección
• Cambio cultural donde la organización necesita actuar de manera diferente a como se hacen las cosas actualmente
• En Proyectos donde a menudo surgen problemas y tienen el potencial de descarrilar el progreso.

Nuestra guía detallada sobre facilitación profundiza en el Iceberg de Procesos, explora el papel de un facilitador con más detalle, y explica cómo facilitar un taller.

Es importante ver la Facilitación como un medio para lograr los objetivos corporativos. Un Director, cuando se le preguntó por qué había introducido la Facilitación en su organización, dijo que era porque era crucial para alcanzar los objetivos comerciales y para hacerlo, una selección de gerentes, supervisores y personal fueron capacitados en Facilitación. Cumplían un papel vital en el plan corporativo de la organización. No era el "trabajo diario" de nadie, sino que podían ser convocados por cualquier Departamento o equipo para ayudarles a abordar problemas de manera neutral. Era parte del ethos y la práctica de la organización que los Facilitadores tuvieran que ser liberados para el rol si era necesario. Tenía la ventaja adicional de que los gerentes podían usar a alguien de otro departamento para facilitar un problema en el que podrían tener un interés personal y por lo tanto no ser imparciales.

En una organización, muy madura en su pensamiento, emplearon personal con base contractual temporal para liberar a las personas para facilitar el enorme programa de cambio que sabían que era necesario. Usar un enfoque facilitativo para el cambio puede demostrar participación inclusiva y aprovechar opiniones diversas para fomentar soluciones innovadoras: es un gran antídoto para el "pensamiento grupal".

Aplicar habilidades de facilitación también puede mejorar la eficiencia de las reuniones. Un gerente de proyecto que use las herramientas y técnicas en reuniones de revisión de proyecto y 'scrums' puede obtener claridad, dirección y aceptación. Se sabe que la Facilitación mejora la resolución creativa de problemas. Ya conocemos Six Sigma y más recientemente se sabe que los Talleres de Diseño han revolucionado el enfoque estratégico de una empresa u organización.

Además de los beneficios 'tangibles' también existen beneficios 'intangibles':

Un enfoque facilitador mejorará la colaboración entre divisiones, proyectos, departamentos y equipos. La aplicación de habilidades de facilitación mejorará la interacción grupal. Una sola técnica (Retroalimentación) puede revolucionar el nivel de comprensión entre las personas y ahorrarles literalmente cientos de horas desperdiciadas tratando de obtener claridad de propósito.

El rol tradicional de 'moderador' no se adapta a las dinámicas modernas de los negocios donde las personas representan muchas especialidades diferentes. La aplicación de las Herramientas y Técnicas ayuda a gestionar el tiempo y aportar claridad y propósito.

El mundo se está volviendo menos colaborativo en todos los ámbitos: la política y la formulación de políticas se está volviendo más didáctica, la toma de decisiones en los negocios a menudo se concentra en una o dos personas, el cambio se impone en lugar de desarrollarse de forma colaborativa. La facilitación puede tener un lugar en consagrar la necesidad de involucrar y comprometer a las personas. El uso de U – I – A = O + E ayuda a garantizar un nivel de participación que genera altos retornos en la implementación de cambios. También proporciona un mecanismo para delegar la implementación de la estrategia para asegurar que todas las voces sean escuchadas y las ideas sean puestas en práctica, especialmente en grupos más grandes o diversos.

El uso de la Facilitación puede generar consenso y permitir al grupo gestionar conflictos de una manera que sea menos personal y confrontacional o, en el otro extremo, condescendiente. Los facilitadores no necesitan usar su personalidad para navegar desacuerdos; en su lugar, una variedad de Herramientas y Técnicas (como SPO y SCA) pueden fomentar una atmósfera donde se pueda alcanzar consenso.

Los facilitadores no toman partido, sino que ayudan a los individuos a reconocer los problemas y lidiar con ellos en lugar de dejar que las personas se empantanen en peleas de personalidades.

También es cierto que la Facilitación puede mejorar la formación. Mi propia introducción a las habilidades y técnicas comenzó cuando era formador, y pude ver una mejor manera de transmitir conocimiento y comprensión. Cuando vemos el impacto de las habilidades de facilitación en entornos educativos y formación corporativa, entonces comenzamos a ver su inmenso poder.

A nivel individual, las habilidades de Facilitación hacen que las personas sean mucho más efectivas en sus propios roles o funciones. He perdido la cuenta de la cantidad de personas que han vuelto a mí y me han contado cómo las propias habilidades de Facilitación han acelerado sus carreras.

En este blog nos hemos enfocado en el uso interno de Facilitadores y, como se señaló, el uso de Facilitadores entre departamentos puede tener grandes beneficios. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que traer un facilitador externo sea de verdadera ventaja. Su imparcialidad es a veces crítica para obtener la aceptación de un proceso y llegan sin bagaje corporativo. No obstante, deben ser vistos como neutrales: ¡sin información previa sobre 'las personas difíciles que encontrarás' y 'ten cuidado con x'! Prepárate para que desafíen el Grado de Incertidumbre del Objetivo: llegan con un desapego que les permite cuestionar las normas aceptadas percibidas. Se resistirán a las soluciones rápidas y serán honestos y realistas sobre los plazos. ¡Para ellos, abordar un Objetivo que es Incierto tomará tres veces y media más tiempo de lo que pensarías!

Debería ser obvio por todo lo anterior que la Facilitación y el Líder de Tareas son dos personas diferentes. Normalmente un director/gerente/jefe de proyecto/líder de equipo puede gestionar competentemente las cosas del día a día que surgen. Sin embargo, en Complejidad e Incertidumbre, el propietario del problema debería enfocarse en lo que necesita ser entregado, dejando el diseño y gestión del Proceso al Facilitador.

Finalmente, necesitamos reconocer que muchas personas trabajan de forma remota y se reúnen en línea. Si las reuniones eran notoriamente conocidas por ser ineficaces en el pasado, ¿cuánto más difícil es lograr resultados exitosos de las reuniones en línea? Sin embargo, con la llegada de plataformas en línea que incorporan el mismo tipo de Herramientas y Técnicas que se utilizan en eventos presenciales, podemos lograr un éxito mucho mayor del que se creería posible.

Las habilidades de facilitación y el uso de Facilitadores pueden beneficiar significativamente tanto a individuos como a organizaciones al mejorar la forma en que los grupos funcionan y logran sus objetivos. Alcanzar el éxito es mucho más difícil hoy en día mientras lidiamos con problemas complejos que impactan en lo que estamos tratando de entregar. Las especialidades de las personas, que son vitales para alcanzar resultados sólidos, significan que el conflicto, los malentendidos y las agendas conflictivas pueden impactar negativamente lo que estamos tratando de entregar. La facilitación proporciona un enfoque de gestión positivo del cual todas las organizaciones se beneficiarían al adoptarlo.

APMG proporciona a través de Organizaciones de Capacitación Acreditadas un medio para recibir formación y obtener una calificación en Facilitación que mejorará la capacidad corporativa de la organización y ayudará a los individuos a ser más efectivos en sus roles.