O que é facilitação? Um Guia Detalhado

Toneladas de relatórios e comentários foram escritos sobre o valor das reuniões e como elas parecem absorver uma enorme quantidade de tempo e esforço, muitas vezes com muito pouco benefício, falhando em alcançar os resultados desejados.

Como as pessoas compartilham ideias, pensam sobre a próxima inovação, resolvem problemas ou simplesmente aprendem com os colegas para evitar repetir erros que podem ser facilmente evitados?  Uma melhor colaboração, escuta ativa e reuniões mais eficazes se tornam ainda mais importantes agora que as pessoas estão fazendo muito mais online.

A resposta simples é uma abordagem mais facilitadora em configurações de grupo.  No passado, houve muitos conselhos sobre como estruturar reuniões, mas sem ver muita melhoria. Uma ideia que se tornou referência para maior sucesso é usar um facilitador habilidoso.

Um facilitador é imparcial e seu único papel é maximizar o valor do grupo, não impor suas próprias opiniões. Eles focam na dinâmica do grupo, gerenciam conflitos e capacitam as pessoas para resolver problemas e gerar novas ideias. Pode até ajudar que eles não sejam especialistas no assunto porque:-

• Eles podem se distrair com o tópico e começar a contribuir para o pensamento do grupo.
• O grupo pode duvidar da independência do facilitador e pensar que eles estão tentando influenciar a decisão.

• Garantir que o grupo estabeleça regras básicas para que haja segurança psicológica e um entendimento compartilhado durante a sessão, permitindo que criem conjuntamente uma solução eficaz.
• O uso eficiente de tempo e dinheiro pode ser alcançado evitando reuniões improdutivas e progredindo em direção a um objetivo comum.
• Garantir a participação plena de todos os membros gerenciando a voz dominante e encorajando os mais quietos ou pessoas com visões alternativas a se envolverem, para melhores resultados.
• Fazer com que os participantes identifiquem áreas de concordância e discordância para revisão futura.
• Encorajar os membros a verificarem o entendimento, especialmente quando pode haver confusão.
• Superar os desafios de resolução de problemas e tomada de decisões introduzindo um processo apropriado, orientação, motivação e apoio para a reunião.
• Auxiliar a equipe a alcançar um resultado de reunião bem-sucedido sugerindo as 'ferramentas' mais apropriadas para identificar questões, explorar opções e desenvolver soluções eficazes. Esta abordagem também promove o benefício adicional da responsabilidade compartilhada pelas decisões.

Um só desses benefícios principais aumentaria significativamente o valor da sessão em grupo e, se todos pudessem ser alcançados, então as reuniões poderiam se tornar 'workshops' para gerar ideias criativas e soluções e um superpoder; ao invés de algo motivo de escárnio.

Não há situação em grupo que não se beneficiaria de um facilitador treinado ajudando colegas a chegarem a uma decisão, e há um grande número de sessões onde o envolvimento de um Facilitador treinado pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso total.

O Treinamento de Facilitação e Certificação da APMG é desenvolvido a partir do trabalho de Tony Mann.

No centro da abordagem está o Modelo Process Iceberg®. O modelo deixa muito claro que o papel do facilitador é usar um conjunto bem projetado de métodos dentro de um 'Processo' de facilitação para permitir que o grupo alcance os Objetivos e Tarefas para entregar sucesso. O facilitador presta atenção a TODOS os níveis do Iceberg.

O Modelo também opera em nível estratégico ou empresarial. Uma Estrutura e Processos bem projetados, apoiados por Sistemas eficazes, ajudam as pessoas a realizar seu potencial e entregar a Estratégia. Os problemas no negócio tornam-se óbvios nos níveis mais baixos e precisarão ser enfrentados em TODOS os níveis para alcançar os objetivos empresariais.

Algumas organizações têm facilitadores profissionais em tempo integral, e estes podem ser encontrados em RH, ambientes de Projeto, Mudança Cultural, BPR, análise de TI e em organizações de consultoria.

A natureza da função é tal que raramente é em tempo integral e, na maioria das vezes, as pessoas desenvolvem suas habilidades de facilitação como uma função organizacional, competência gerencial ou habilidade pessoal que podem usar além de sua função principal.

O facilitador treinado não precisa ser um especialista no assunto, ele protege o processo e empodera o grupo, permitindo que se concentrem em resolver o desafio diante deles.

• Quando o grupo não tem certeza sobre o objetivo do que está tentando alcançar.
• Quando o grupo é disfuncional – certas pessoas dominam, ou o uso de processo está ausente.
• Quando a segurança psicológica está ausente e inibindo a dinâmica do grupo.
• Quando o grupo está sob pressão para entregar dentro de um prazo apertado.

O valor da facilitação foi comprovado e pode ser visto em vários sites de recrutamento.

Pessoas com experiência significativa em facilitação consideram ser uma carreira flexível e gratificante. Ela requer capacidade de entender situações, gerenciar conflitos, analisar o que o grupo está tentando alcançar, crucialmente ser especialista em determinar o processo certo em qualquer situação, excelentes habilidades interpessoais e de comunicação, e a capacidade de permanecer independente.

Isso se traduz na capacidade de pensar rapidamente enquanto trabalha ao lado do cliente. Um facilitador eficaz estabelecerá e concordará com um processo, assumindo-o sem controlar as discussões e decisões que emergem da sessão. Eles precisarão encorajar a discussão e, em particular, ajudar a equipe a chegar a uma posição onde possa considerar ou tomar uma decisão. Frequentemente precisarão ajudar os participantes a esclarecer e definir a pergunta ou desafio que estão tentando responder.

Durante o processo, uma equipe pode ficar travada, mas o facilitador precisa permanecer independente, aderir aos processos de facilitação e apresentar aos participantes quaisquer ferramentas ou técnicas que conheça que os ajudem a superar a questão e encontrar um caminho adiante.

Se a equipe estiver travada, uma das principais ferramentas de processo que o Facilitador treinado tem à sua disposição é Resumir, Proposta, Resultado/Produto (SPO) para obter adesão do grupo para adotar ou alterar o processo:-

• Resumir - o contexto/cenário da tarefa em questão para a sessão específica.
• Proposta - permite ao facilitador sugerir um modelo, ferramenta ou técnica para usar.
• Resultado/produto - faz com que a equipe veja como isso os colocará de volta nos trilhos.

Um Profissional de Facilitação APMG possui as habilidades para projetar uma série de eventos e conduzir qualquer workshop. Eles entendem a importância de permanecer independente, não se envolver diretamente e manter-se flexível em sua abordagem, capacitando as pessoas a superar quaisquer obstáculos e manter-se no caminho certo.

Em particular, eles serão capazes de:-

• Aplicar o pensamento do Iceberg de Processo para ajudar o grupo a alcançar seu objetivo específico e reconhecer quando os métodos de facilitação são ou não uma resposta apropriada às necessidades de uma organização e trabalhar efetivamente com informações estratégicas para aplicar facilitação nos ambientes apropriados.
• Planejar reuniões com o cliente para entender o(s) Objetivo(s) principal(is) e identificar as necessidades da tarefa e configurar a logística para o evento.
• Contribuir de forma útil para estabelecer um contrato com um líder de tarefa e um grupo para que possam trabalhar em segurança psicológica.
• Projetar o Processo para o workshop/reunião.
• Responder a situações que surgem durante um evento ajudando os participantes a tomar boas decisões de processo para garantir o resultado desejado.
• Implementar interação efetiva e tomada de decisão com os membros do grupo usando ferramentas de comunicação apropriadas.
• Conduzir uma Revisão de Processo para ajudar o grupo a aprender o que funcionou e o que não funcionou para ajudá-los a amadurecer em termos de Processo.

Não há dúvida de que facilitar uma reunião/workshop é trabalho árduo, e seguindo o Processo Iceberg e tendo um conjunto de ferramentas capazes de ajudar a equipe a superar quaisquer obstáculos, pode ser verdadeiramente gratificante.

Um facilitador APMG compreende e pode ajudar a equipe a aplicar uma gama de modelos, ferramentas e técnicas à tarefa em questão, monitorando o progresso e intervindo para resolver um problema usando uma ferramenta de intervenção de processo chamada SCA.

Os sintomas estariam relacionados ao grupo:-

• Falta de interação, baixos níveis de energia, falta de envolvimento de algumas pessoas ou o grupo está enfrentando dificuldades com o modelo, ferramenta ou técnica.

As causas poderiam ser identificadas como:-

• Papéis da equipe desequilibrados; quebra nas habilidades interpessoais levando a mal-entendidos, o modelo, ferramenta ou técnica é inadequado ou o grupo está até mesmo incerto sobre os objetivos.

As ações poderiam incluir:-

• Lidar com as interações interpessoais; identificar uma ferramenta ou técnica diferente ou pedir ao grupo para revisar e esclarecer os objetivos. 

Facilitação é lidar com a dinâmica de grupo em uma reunião ou evento. Usando o modelo de reunião Iceberg do Processo, a estrutura básica envolve a Tarefa (atividades da equipe) e o Processo (o papel do Facilitador).

Abaixo estão algumas ferramentas comuns de facilitação que podem ser utilizadas em cada etapa de um workshop.

Etapa Um: Identifique os problemas usando

• Brainstorming
• Diagrama espinha de peixe
• Cinco perguntas.

Etapa dois: Identifique os problemas-chave

• Vote com pontos
• Grade de importância relativa.

Etapa 3: Defina o problema e estabeleça o Objetivo

• Cada membro do grupo deve escrever a descrição completa. Repita as etapas 1 e 2 até que 2 ou mais pessoas usem termos similares.

Etapa 4: Identifique os critérios mais apropriados pelos quais as opções podem ser julgadas

• Testemunha especializada ou "o que verei acontecendo" para desenvolver critérios
• Votação com pontos, MoSCoW, ou grade de importância relativa para classificá-los.

Etapa 5: Identifique soluções potenciais

• Brainstorming
• Testemunha especializada
• Causa e efeito (o modo solução).

Etapa 6: Identifique a solução mais apropriada

• Grade de importância relativa
• Votação com pontos.

Etapa 7: Explore consequências adversas

• Testemunha especializada externa
• Brainstorming

Etapa 8: Planeje a implementação

• Planejamento de ação
• Análise de Campo de Força.

Mais informações e uma explicação detalhada dessas ferramentas estão disponíveis no Guia de Facilitação: Desenvolva Sua Expertise.

• Facilitando um grupo para desenvolver uma estratégia, alguém sugeriu uma abordagem alternativa àquela sendo discutida por toda a sala. Ninguém rejeitou a ideia, na verdade o proponente foi convidado a apresentar a ideia para todo o grupo em alguns minutos e convidou pessoas para colaborar com ele para desenvolvê-la ainda mais. Quando a ideia foi totalmente desenvolvida, foi endossada por todo o grupo. A lição é permitir que ideias conflitantes surjam e sejam exploradas.
• Facilitar um grupo de gerentes sêniores tornou-se desafiador quando o Diretor Geral rejeitou qualquer sugestão com a qual discordava, resultando em um evento desperdiçado. Pouco poderia ter sido feito para salvar a situação, já que ele havia concordado antes do workshop em não se comportar dessa forma. Normalmente, o planejamento prévio pode prevenir tais problemas. Estabelecer um contrato claro com o Líder da Tarefa e um briefing completo são essenciais.
• Facilitando um grande grupo de gerentes sêniores para desenvolver uma estratégia pan-europeia. Eles estavam produzindo uma matriz enorme na parede e preenchendo-a. O trabalho havia estado em andamento por duas horas por um grupo ativo trabalhando no desenvolvimento dos detalhes, mas muitos gerentes haviam se recostado para assistir os dados emergirem. Parecia que o grupo estava chegando a um impasse quando alguém do fundo correu para frente e começou a fazer conexões e explicar o padrão que havia visto. Com esse avanço, o grupo desvendou o problema e contribuiu para a estratégia geral. A lição é alocar tempo para reflexão, acomodando as diversas habilidades dentro das equipes.
• Observando um gerente de projeto conduzir sua 'reunião matinal', tornou-se evidente que ele estava abordando tanto questões diretas que poderiam ser rapidamente resolvidas quanto questões mais complexas exigindo investigação e consideração adicionais. Ao lidar com essas questões de maneiras diferentes, ele conseguiu encurtar a duração da reunião e fazer progresso mais rápido em todas as frentes. A lição é distinguir entre certeza, complexidade e incerteza e gerenciá-las de forma diferente.
• Um pequeno número de um grupo expressou a opinião de que quaisquer ideias vindas do workshop nunca veriam a luz do dia. Quando pressionados, eles pensaram que não havia maneira de ganhar tração para inovação. Um pequeno grupo de 'dissidentes' foi formado e recebeu permissão do Líder da Tarefa para ir (a um canto) e projetar um Processo de Inovação. No final do workshop, eles apresentaram seu processo ao patrocinador sênior que os aplaudiu por demonstrarem uma maneira pela qual a organização poderia implementar inovação. Um Facilitador deve reconhecer a dissidência e vê-la como uma oportunidade.
• Em um workshop de Revisão de Projeto estratégico, um 'veterano' expressou uma opinião de que se o projeto fosse bem-sucedido, então a organização nacional precisaria 'recrutar' centenas de engenheiros que estavam programados para trabalhar em outros projetos estratégicos, e ele não achava que isso era provável. Ele foi rejeitado pelo jovem Diretor de Projeto (DP) como sendo pedante e negativo (um Avaliador Monitor em termos Belbin!). O Facilitador interviu e usou o Modelo de Feedback para amplificar o ponto de vista da pessoa e fez outros expressarem o que ele estava dizendo em suas próprias palavras. O DP finalmente tomou nota e mudou o cronograma - e salvou o Projeto do desastre. O lema: escute o outlier.
• Um workshop compreendendo profissionais sêniores do NHS de várias disciplinas foi estabelecido para determinar os parâmetros para terceirizar um elemento-chave dos cuidados de saúde. As pessoas ficaram irritadas conforme o Objetivo parecia estar se tornando cada vez menos claro. O Facilitador os dividiu em sub-grupos multifuncionais e cada grupo se dedicou a identificar os elementos do que constituiria a amplitude e profundidade do que seria terceirizado. Levou o dia todo e nada mais foi alcançado. Apesar disso, todos consideraram o workshop um sucesso! Eles calcularam que havia economizado meses de esforço desperdiçado e infrutífero. Ajudar grupos a identificar o 'verdadeiro' Objetivo é uma parte crítica do propósito do Facilitador.

"Sempre há alguns indivíduos difíceis em um grupo. No entanto, ao longo de muitos anos trabalhando com um grande número de grupos em uma ampla gama de contextos, encontrei apenas um punhado de pessoas extremamente difíceis ou impossíveis determinadas a sabotar o trabalho do grupo. A principal lição é que a grande maioria das pessoas está ansiosa para colaborar e encontrar soluções, desde que sejam auxiliadas na identificação do Objetivo e recebam o processo apropriado."

Tony Mann. 

Como exploramos neste guia abrangente, a facilitação não é apenas uma habilidade, mas um componente essencial para transformar reuniões e esforços colaborativos em sessões produtivas e focadas em resultados. O papel do facilitador é orientar grupos de forma imparcial, focando na dinâmica, resolução de conflitos e empoderamento, sem impor suas próprias opiniões. Isso se torna ainda mais pertinente no clima atual de maior interação virtual.

Os benefícios de uma facilitação qualificada são numerosos e variados. Desde garantir segurança psicológica e uso eficiente do tempo, até promover participação plena e abraçar opiniões diversas, os facilitadores desempenham um papel fundamental em impulsionar a tomada de decisões eficaz e fomentar a apropriação compartilhada dos resultados.

Afinal, a maioria dos indivíduos em qualquer ambiente de grupo geralmente está ansiosa para colaborar e encontrar soluções. Eles podem apenas precisar da orientação de um facilitador para ajudá-los a alcançar essas soluções.

O Curso de Fundamentos de Facilitação da APMG normalmente é realizado em três dias e o curso de Praticante leva dois dias para ser concluído. Esta Facilitation Training and Certification fornece a estrutura para permitir que especialistas e gerentes facilitem grupos, reuniões e eventos de forma eficaz, aumentando a produtividade e ajudando essas atividades a alcançarem os resultados desejados.