Czym jest facylitacja? Pogłębiony przewodnik

Napisano stosy raportów i komentarzy o wartości spotkań i o tym, jak wydają się pochłaniać ogromną ilość czasu i wysiłku, często przynosząc bardzo niewielkie korzyści i nie osiągając pożądanych rezultatów.

Jak ludzie dzielą się pomysłami, myślą o kolejnych innowacjach, rozwiązują problemy czy po prostu uczą się od rówieśników, aby uniknąć powtarzania błędów, których można łatwo uniknąć.  Lepsza współpraca, aktywne słuchanie i prowadzenie bardziej efektywnych spotkań stają się jeszcze ważniejsze teraz, gdy ludzie znacznie więcej robią online.

Prostą odpowiedzią jest bardziej facylitacyjne podejście w sytuacjach grupowych.  W przeszłości było wiele porad dotyczących strukturyzowania spotkań, ale nie widać było znacznej poprawy. Jednym z pomysłów, który stał się punktem odniesienia dla większego sukcesu, jest korzystanie z wykwalifikowanego facylitatora.

Facylitator jest bezstronny, a jego jedyną rolą jest maksymalizacja wartości grupy, a nie narzucanie własnych poglądów. Koncentruje się na dynamice grupy, zarządza konfliktami i wspiera ludzi w rozwiązywaniu problemów oraz generowaniu nowych pomysłów. Może nawet pomóc to, że nie jest ekspertem merytorycznym, ponieważ:-

• Mogłby zostać rozproszony przez temat i zacząć wnosić wkład w myślenie grupy.
• Grupa może wątpić w niezależność facylitatora i myśleć, że próbuje wpłynąć na decyzję.

• Zapewnienie, że grupa ustali podstawowe zasady, dzięki czemu będzie panowało poczucie bezpieczeństwa psychologicznego i wspólne zrozumienie podczas sesji, co umożliwi im wspólne stworzenie skutecznego rozwiązania.
• Efektywne wykorzystanie czasu i pieniędzy można osiągnąć poprzez unikanie nieproduktywnych spotkań i dążenie do wspólnego celu.
• Zapewnienie pełnego udziału wszystkich członków poprzez zarządzanie dominującymi głosami i zachęcanie cichszych osób lub ludzi o alternatywnych poglądach do zaangażowania się, co prowadzi do lepszych rezultatów.
• Doprowadzenie uczestników do identyfikacji obszarów zgodności i niezgodności na potrzeby przyszłych przeglądów.
• Zachęcanie członków do sprawdzania zrozumienia, szczególnie gdy może dojść do nieporozumień.
• Przezwyciężanie wyzwań związanych z rozwiązywaniem problemów i podejmowaniem decyzji poprzez wprowadzenie odpowiedniego procesu, wskazówek, motywacji i wsparcia dla spotkania.
• Wspieranie zespołu w osiąganiu pomyślnych rezultatów spotkania poprzez sugerowanie najbardziej odpowiednich "narzędzi" do identyfikacji problemów, eksploracji opcji i opracowywania skutecznych rozwiązań. Takie podejście przynosi również dodatkową korzyść w postaci współwłasności decyzji.

Już sama jedna z tych kluczowych korzyści znacząco zwiększyłaby wartość sesji grupowej, a gdyby udało się osiągnąć wszystkie, wówczas spotkania mogłyby stać się "warsztatami" generującymi kreatywne pomysły i rozwiązania oraz supermocą; zamiast być przedmiotem drwin.

Nie ma sytuacji grupowej, która nie skorzystałaby na pomocy przeszkolonego facylitatora pomagającego kolegom w podjęciu decyzji, a istnieje wiele sesji, w których udział przeszkolonego Facylitatora może zadecydować o różnicy między sukcesem a kompletną porażką.

Szkolenie i Certyfikacja Facylitacji APMG oparte są na pracy Tony'ego Manna.

Sercem tego podejścia jest Model Góry Lodowej Procesu® (Process Iceberg® Model). Model jasno określa, że rolą facylitatora jest wykorzystanie dobrze zaprojektowanego zestawu metod w ramach „Procesu" facylitacji, aby umożliwić grupie osiągnięcie Celów i Zadań prowadzących do sukcesu. Facylitator zwraca uwagę na KAŻDY poziom Góry Lodowej.

Model działa również na poziomie strategicznym lub biznesowym. Dobrze zaprojektowana Struktura i Procesy, wspierane przez skuteczne Systemy, pomagają ludziom realizować swój potencjał i wdrażać Strategię. Problemy w biznesie stają się oczywiste na niższych poziomach i będą musiały być rozwiązywane na KAŻDYM poziomie, aby osiągnąć cele biznesowe.

Niektóre organizacje zatrudniają profesjonalnych facylitatorów na pełen etat, których można znaleźć w działach HR, środowiskach projektowych, zarządzania zmianą kulturową, BPR, analityki IT oraz w firmach konsultingowych.

Charakter tej roli jest taki, że bardzo rzadko jest to praca na pełen etat, a najczęściej ludzie rozwijają swoje umiejętności facylitacji jako funkcję organizacyjną, kompetencję menedżerską lub osobistą umiejętność, którą mogą wykorzystywać jako dodatek do swojej głównej roli.

Przeszkolony facylitator nie musi być ekspertem merytorycznym, pilnuje procesu i wzmacnia grupę, pozwalając jej skupić się na rozwiązywaniu stojącego przed nią wyzwania.

• Gdy grupa nie jest pewna celu tego, co próbuje osiągnąć.
• Gdy grupa jest dysfunkcyjna – niektóre osoby dominują lub brakuje wykorzystania procesu.
• Gdy brakuje bezpieczeństwa psychologicznego, co hamuje dynamikę grupy.
• Gdy grupa jest pod presją, aby dostarczyć wyniki w napiętych ramach czasowych.

Wartość facylitacji została udowodniona i można ją zobaczyć na różnych stronach rekrutacyjnych.

Osoby ze znacznym doświadczeniem w facylitacji uważają ją za elastyczną i satysfakcjonującą karierę. Wymaga to umiejętności rozumienia sytuacji, zarządzania konfliktem, analizowania tego, co grupa próbuje osiągnąć, co kluczowe – bycia ekspertem w określaniu właściwego procesu w każdej sytuacji, doskonałych umiejętności interpersonalnych i komunikacyjnych oraz zdolności do zachowania niezależności.

Przekłada się to na umiejętność błyskawicznego myślenia podczas współpracy z klientem. Skuteczny facylitator ustali i uzgodni proces, przejmując za niego odpowiedzialność, ale nie kontrolując dyskusji i decyzji wynikających z sesji. Będzie musiał zachęcać do dyskusji, a w szczególności pomóc zespołowi dojść do pozycji, w której może rozważyć lub podjąć decyzję. Często będzie musiał pomóc uczelnikom wyjaśnić i zdefiniować pytanie lub wyzwanie, na które próbują odpowiedzieć.

Podczas procesu zespół może utknąć, ale facylitator musi zachować niezależność, trzymać się procesów facylitacji i wprowadzić uczestników do wszelkich narzędzi lub technik, które zna i które pomogą im przezwyciężyć problem i znaleźć drogę do przodu.

Jeśli zespół utknął w martwym punkcie, jednym z kluczowych narzędzi procesowych, które ma do dyspozycji wyszkolony Facylitator, jest Podsumowanie, Propozycja, Rezultat/Wynik (SPO), aby uzyskać akceptację grupy dla przyjęcia lub zmiany procesu:-

• Podsumowanie - tło/kontekst wykonywanego zadania dla konkretnej sesji.
• Propozycja - pozwala facylitatorowi zasugerować model, narzędzie lub technikę do zastosowania.
• Rezultat/wynik - pozwala zespołowi zobaczyć, jak to pomoże im wrócić na właściwą ścieżkę.

Praktyk Facylitacji APMG posiada umiejętności projektowania serii wydarzeń i prowadzenia dowolnych warsztatów. Rozumie znaczenie zachowania niezależności, nieuczestniczenia bezpośrednio w procesie oraz zachowania elastyczności w swoim podejściu, wzmacniając ludzi w pokonywaniu przeszkód i utrzymywaniu właściwego kierunku.

W szczególności będzie w stanie:-

• Stosować myślenie Góry lodowej Procesu, aby pomóc grupie osiągnąć jej konkretny cel i rozpoznać, kiedy metody facylitacji są lub nie są odpowiednią reakcją na potrzeby organizacji oraz skutecznie pracować z informacjami strategicznymi w celu zastosowania facylitacji w odpowiednich warunkach.
• Planować spotkania z klientem w celu zrozumienia kluczowych Celów oraz identyfikowania potrzeb zadaniowych i organizacji logistyki wydarzenia.
• Przyczynić się pomocnie do ustanowienia umowy z liderem zadania i grupą, aby mogli pracować w bezpieczeństwie psychologicznym.
• Projektować Proces warsztatów/spotkań.
• Reagować na sytuacje powstające podczas wydarzenia, pomagając uczestników w podejmowaniu dobrych decyzji procesowych w celu osiągnięcia pożądanego rezultatu.
• Wdrażać efektywną interakcję i podejmowanie decyzji z członkami grupy poprzez używanie odpowiednich narzędzi komunikacyjnych.
• Przeprowadzać Przegląd Procesu, aby pomóc grupie nauczyć się, co działało, a co nie, w celu wsparcia ich dojrzewania pod względem Procesu.

Nie ma wątpliwości, że prowadzenie spotkania/warsztatów to ciężka praca, a dzięki przestrzeganiu Procesu Góry lodowej i posiadaniu zestawu narzędzi zdolnych pomóc zespołowi pokonać wszelkie przeszkody, może to być naprawdę satysfakcjonujące.

Facylitator APMG rozumie i może pomóc zespołowi zastosować szereg modeli, narzędzi i technik do wykonywanego zadania, jednocześnie monitorując postępy i interweniując w celu rozwiązania problemu za pomocą narzędzia interwencji procesowej o nazwie SCA.

Objawy będą związane z grupą:-

• Brak interakcji, niski poziom energii, brak zaangażowania kilku osób lub grupa ma trudności z modelem, narzędziem lub techniką.

Przyczyny można zidentyfikować jako:-

• Niezrównoważone role zespołowe; załamanie umiejętności interpersonalnych prowadzące do nieporozumień, model, narzędzie lub technika jest nieodpowiednia lub grupa nie ma nawet jasności co do celów.

Działania mogą obejmować:-

• Radzenie sobie z interakcjami interpersonalnymi; identyfikowanie innego narzędzia lub techniki albo proszenie grupy o przegląd i wyjaśnienie celów. 

Facylitacja to radzenie sobie z dynamiką grupową podczas spotkania lub wydarzenia. Wykorzystując model spotkania Process Iceberg, podstawowa struktura obejmuje Zadanie (działania zespołowe) i Proces (rola Facylitatora).

Poniżej przedstawiono kilka powszechnych narzędzi facylitacji, które można wykorzystać na każdym etapie warsztatów.

Krok pierwszy: Zidentyfikuj problemy używając

• Burzy mózgów
• Diagramu szkieletu rybnego
• Pięciu pytań.

Krok drugi: Zidentyfikuj kluczowe problemy

• Głosowania kropkami
• Siatki względnego znaczenia.

Krok 3: Zdefiniuj problem i ustal Cel

• Każdy członek grupy powinien napisać pełny opis. Powtarzaj kroki 1 i 2, aż 2 lub więcej osób użyje podobnych terminów.

Krok 4: Zidentyfikuj najwłaściwsze kryteria, według których można oceniać opcje

• Świadek ekspert lub "co będę widział jako dzieje się" aby opracować kryteria
• Głosowanie kropkami, MoSCoW, lub siatka względnego znaczenia do ich uszeregowania.

Krok 5: Zidentyfikuj potencjalne rozwiązania

• Burza mózgów
• Świadek ekspert
• Przyczyna i skutek (tryb rozwiązania).

Krok 6: Zidentyfikuj najwłaściwsze rozwiązanie

• Siatka względnego znaczenia
• Głosowanie kropkami.

Krok 7: Zbadaj negatywne konsekwencje

• Zewnętrzny świadek ekspert
• Burza mózgów

Krok 8: Zaplanuj wdrożenie

• Planowanie działań
• Analiza pola sił.

Więcej informacji i dokładne wyjaśnienie tych narzędzi jest dostępne w Przewodniku Facylitacji: Rozwijaj Swoją Wiedzę Specjalistyczną.

• Podczas facylitacji grupy w celu opracowania strategii, ktoś zasugerował alternatywne podejście do tego, które omawiała cała sala. Nikt nie odrzucił tego pomysłu, wręcz przeciwnie - proponenta poproszono o przedstawienie idei całej grupie za kilka minut i zaproszono ludzi do współpracy nad jej dalszym rozwinięciem. Kiedy pomysł został w pełni opracowany, otrzymał poparcie całej grupy. Morał jest taki, aby pozwalać konfliktowym pomysłom wypłynąć na powierzchnię i być eksplorowanymi.
• Facylitacja grupy wyższego kierownictwa stała się wyzwaniem, gdy Dyrektor Zarządzający odrzucał każdą sugestię, z którą się nie zgadzał, co skutkowało zmarnowanym wydarzeniem. Niewiele można było zrobić, aby uratować sytuację, ponieważ wcześniej przed warsztatem zgodził się nie zachowywać w ten sposób. Normalnie wcześniejsze planowanie może zapobiec takim problemom. Ustalenie jasnego kontraktu z Liderem Zadania i dokładny briefing są niezbędne.
• Facylitacja dużej grupy wyższego kierownictwa w celu opracowania ogólnoeuropejskiej strategii. Tworzyli ogromną matrycę na ścianie i wypełniali ją. Praca trwała już dwie godziny przez aktywną grupę pracującą nad rozwijaniem szczegółów, ale wielu menedżerów usiadło z tyłu, aby obserwować pojawiające się dane. Wydawało się, że grupa utknęła w martwym punkcie, gdy ktoś z tyłu rzucił się do przodu i zaczął tworzyć połączenia oraz wyjaśniać wzorzec, który dostrzegł. Dzięki temu przełomowi grupa rozwiązała problem i przyczyniła się do ogólnej strategii. Morał jest taki, aby przeznaczyć czas na refleksję, uwzględniając różnorodne umiejętności w zespołach.
• Obserwując kierownika projektu prowadzącego swoje "poranne spotkanie", stało się jasne, że zajmował się zarówno prostymi kwestiami, które można było szybko rozwiązać, jak i bardziej złożonymi sprawami wymagającymi dalszego zbadania i rozważenia. Radząc sobie z tymi kwestiami na różne sposoby, był w stanie skrócić czas trwania spotkania i poczynić szybszy postęp na wszystkich frontach. Morał jest taki, aby rozróżniać między pewnością, złożonością i niepewnością oraz zarządzać nimi w różny sposób.
• Niewielka liczba uczestników grupy wyraziła pogląd, że wszelkie pomysły pochodzące z warsztatu nigdy nie ujrzą światła dziennego. Pod naciskiem stwierdzili, że nie ma sposobu na uzyskanie rozpędu dla innowacji. Utworzono małą grupę "dysydentów" i otrzymała ona pozwolenie od Lidera Zadania na odejście (do kąta) i zaprojektowanie Procesu Innowacji. Na końcu warsztatu przedstawili swój proces wyższemu sponsorowi, który oklaskiwał ich za zademonstrowanie sposobu, w jaki organizacja mogłaby wdrożyć innowacje. Facylitator musi uznać sprzeciw i postrzegać go jako możliwość.
• W warsztacie strategicznego przeglądu projektu "stary wyjadacz" wyraził pogląd, że jeśli projekt miałby odnieść sukces, to organizacja krajowa musiałaby "podkraść" setki inżynierów, którzy byli zaplanowani do pracy przy innych strategicznych projektach, i nie sądził, że to prawdopodobne. Został zlekceważony przez młodego Dyrektora Projektu (DP) jako pedantyczny i negatywny (Monitor Evaluator w terminologii Belbin!). Facylitator interweniował i użył Modelu Feedbacku, aby wzmocnić punkt widzenia tej osoby i skłonić innych do wyrażenia tego, co mówiła, własnymi słowami. DP w końcu wziął to pod uwagę i zmienił harmonogram - ratując Projekt przed katastrofą. Motto: słuchaj odstającego.
• Ustanowiono warsztat składający się z wyższych specjalistów NHS z różnych dyscyplin w celu określenia parametrów dla zlecenia na zewnątrz kluczowego elementu opieki zdrowotnej. Ludzie stawali się drażliwi, ponieważ Cel wydawał się stawać coraz mniej jasny. Facylitator podzielił ich na międzyfunkcyjne podgrupy i każda grupa zajęła się identyfikowaniem elementów tego, co stanowiłoby szerokość i głębokość tego, co zostałoby zlecone na zewnątrz. Zajęło to cały dzień i nic więcej nie zostało osiągnięte. Pomimo tego wszyscy uważali warsztat za sukces! Sądzili, że oszczędził miesiące zmarnowanego i bezowocnego wysiłku. Pomoc grupom w identyfikacji "prawdziwego" Celu jest kluczową częścią zadania Facylitatora.

"W grupie zawsze są jacyś trudni ludzie. Jednak przez wiele lat pracy z dużą liczbą grup w szerokim zakresie kontekstów, spotkałem się tylko z garstką niezwykle trudnych lub niemożliwych osób zdeterminowanych do sabotowania pracy grupy. Kluczowy wniosek jest taki, że zdecydowana większość ludzi chętnie współpracuje i szuka rozwiązań, pod warunkiem że otrzyma pomoc w identyfikacji Celu i odpowiedni proces."

Tony Mann. 

Jak zbadaliśmy w tym kompleksowym przewodniku, facylitacja to nie tylko umiejętność, ale niezbędny element przekształcania spotkań i wspólnych wysiłków w produktywne sesje ukierunkowane na rezultaty. Rolą facylitatora jest bezstronne prowadzenie grup, koncentrowanie się na dynamice, rozwiązywaniu konfliktów i wzmacnianiu, bez narzucania własnych poglądów. Staje się to jeszcze bardziej istotne w obecnym klimacie zwiększonych interakcji wirtualnych.

Korzyści z wykwalifikowanej facylitacji są liczne i różnorodne. Od zapewnienia bezpieczeństwa psychologicznego i efektywnego wykorzystania czasu, po promowanie pełnego uczestnictwa i przyjmowanie różnorodnych opinii, facylitatorzy odgrywają kluczową rolę w napędzaniu skutecznego podejmowania decyzji i wspieraniu wspólnej odpowiedzialności za rezultaty.

Przecież większość osób w każdej grupie zazwyczaj chętnie współpracuje i szuka rozwiązań. Mogą po prostu potrzebować wskazówek facylitatora, aby pomóc im dotrzeć do tych rozwiązań.

Kurs Podstaw Facylitacji APMG zwykle trwa trzy dni, a ukończenie kursu Praktyk zajmuje dwa dni. To Facilitation Training and Certification zapewnia strukturę umożliwiającą specjalistom i menedżerom skuteczne prowadzenie grup, spotkań i wydarzeń, zwiększając produktywność i pomagając tym działaniom osiągnąć pożądane rezultaty.