什么是引导？深入指南

关于会议价值已经撰写了大量报告和评论，这些会议似乎消耗了大量时间和精力，但往往收益甚微，未能达到预期结果。

人们如何分享想法、思考下一个创新、解决问题，或者简单地从同行那里学习以避免重复那些本可以轻易避免的错误。 更好的协作、积极倾听以及举行更有效的会议变得更加重要，特别是现在人们更多地在线工作。

简单的答案是在群体环境中采用更多引导式的方法。 过去有很多关于如何组织会议结构的建议，但改善效果并不明显。一个已成为取得更大成功基准的想法是使用技能娴熟的引导师。

引导师是公正的，他们唯一的职责是最大化群体的价值，而不是强加自己的观点。他们专注于群体动态，管理冲突，并赋予人们解决问题和产生新想法的能力。他们不是主题专家甚至可能更有帮助，因为：-

• 他们可能会被话题分散注意力，开始对群体的思考做出贡献。
• 群体可能会怀疑引导师的独立性，认为他们试图影响决策。

• 确保小组建立基本规则，以便在会议期间有心理安全感和共同理解，使他们能够共同创造有效的解决方案。
• 通过避免无效会议并朝着共同目标前进，可以实现时间和金钱的有效利用。
• 通过管理强势声音并鼓励安静的人或持不同观点的人参与进来，确保所有成员的充分参与，以获得更好的结果。
• 让参与者识别达成一致和分歧的领域，以便将来审查。
• 鼓励成员检查理解情况，特别是在可能出现困惑的时候。
• 通过为会议引入适当的流程、指导、激励和支持，克服解决问题和决策制定的挑战。
• 通过建议最合适的"工具"来识别问题、探索选择和制定有效解决方案，协助团队实现成功的会议结果。这种方法还促进了决策共同所有权的额外好处。

仅仅这些关键好处中的一个就能显著增加小组会议的价值，如果能够全部实现，那么会议就能成为产生创意想法和解决方案的"工作坊"和超能力；而不是令人嘲笑的东西。

没有任何小组情况不会从训练有素的促进者帮助同事做出决策中受益，在大量会议中，训练有素的促进者的参与可以决定成功和彻底失败之间的差别。

APMG的引导培训和认证是基于Tony Mann的工作成果开发的。

该方法的核心是流程冰山®模型。该模型非常明确地指出，引导师的作用是在引导"流程"中使用一套精心设计的方法，使团队能够实现目标和任务，从而取得成功。引导师需要关注冰山的每一个层面。

该模型还在战略或业务层面运行。精心设计的结构和流程，在有效系统的支持下，帮助人们发挥潜力并实现战略。业务中的问题在较低层次变得明显，需要在每个层次都加以解决，以实现业务目标。

一些组织拥有全职的专业引导师，这些人员可以在人力资源、项目环境、文化变革、业务流程再造、IT分析以及咨询机构中找到。

这一角色的性质决定了它很少是全职工作，大多数情况下，人们将引导技能作为一种组织职能、管理能力或个人技能来培养，以便在主要工作之外加以运用。

经过培训的引导师无需成为主题专家，他们维护流程并赋能团队，使团队能够专注于解决面前的挑战。

• 当团队对他们试图实现的目标不明确时。
• 当团队运作失调时——某些人占主导地位，或缺乏流程的运用。
• 当缺乏心理安全感并抑制团队动态时。
• 当团队面临紧迫交付时间压力时。

引导的价值已经得到证实，在各种招聘网站上都可以看到。

拥有丰富引导经验的人认为这是一个灵活且有回报的职业。它确实需要理解情况的能力、管理冲突的能力、分析团队试图实现目标的能力，关键是要成为在任何情况下确定正确流程的专家，具备出色的人际交往和沟通技能，以及保持独立的能力。

这转化为在与客户合作时能够随机应变的能力。一个有效的引导者将建立并商定一个流程，拥有该流程的同时不控制会议中产生的讨论和决策。他们需要鼓励讨论，特别是帮助团队达到能够考虑或做出决定的位置。他们通常需要帮助参与者澄清和定义他们试图回答的问题或挑战。

在过程中，团队可能会陷入困境，但引导者需要保持独立，坚持引导流程，并向参与者介绍他们知道的任何工具或技巧，帮助他们克服问题并找到前进的道路。

如果团队陷入困境，训练有素的引导师可以使用的关键流程工具之一是总结、提议、结果/产出(SPO)，以获得小组的认同来采用或改变流程：-

• 总结 - 针对具体会议任务的背景/上下文。
• 提议 - 允许引导师建议使用某种模型、工具或技巧。
• 结果/产出 - 让团队看到这将如何让他们重新回到正轨。

APMG引导实践者具备设计一系列活动和运营任何研讨会的技能。他们理解保持独立性的重要性，不直接参与其中，并保持方法的灵活性，赋能人们克服任何障碍并保持在正轨上。

特别地，他们将能够：-

• 应用过程冰山思维来帮助团队实现其特定目标，并识别何时引导方法是或不是对组织需求的适当回应，有效地运用战略信息在适当的环境中应用引导技能。
• 与客户规划会议以了解关键目标，识别任务需求并为活动建立后勤安排。
• 有效地协助与任务负责人和团队建立契约，使他们能够在心理安全的环境中工作。
• 为研讨会/会议设计流程。
• 应对活动期间出现的情况，帮助参与者做出良好的流程决策以确保期望的结果。
• 通过使用适当的沟通工具，与团队成员进行有效的互动和决策。
• 进行流程回顾，帮助团队学习什么有效、什么无效，以帮助他们在流程方面更加成熟。

毫无疑问，引导一个会议/研讨会是艰苦的工作，但通过遵循冰山流程并拥有一套能够帮助团队克服任何障碍的工具，这可以真正令人满意。

APMG引导师理解并能够帮助团队运用一系列模型、工具和技术来完成手头的任务，同时监控进度并使用名为SCA的过程干预工具来介入解决问题。

症状可能与团队相关：-

• 缺乏互动、能量水平低、少数人缺乏参与或团队在模型、工具或技术方面遇到困难。

原因可能被识别为：-

• 团队角色不平衡；人际交往技能的破坏导致误解，模型工具或技术不合适，或者团队甚至对目标不清楚。

行动可能包括：-

• 处理人际互动；识别不同的工具或技术，或要求团队审查并澄清目标。 

引导是在会议或活动中处理群体动态的过程。使用流程冰山会议模型，基本结构包括任务（团队活动）和流程（引导者的角色）。

以下是一些常见的引导工具，可在工作坊的各个步骤中使用。

第一步：识别问题，使用

• 头脑风暴
• 鱼骨图
• 五个问题。

第二步：识别关键问题

• 圆点投票
• 相对重要性网格。

第三步：定义问题并确立目标

• 每个小组成员应完整地写出描述。重复第1步和第2步，直到2人或更多人使用相似的术语。

第四步：识别评判选项的最合适标准

• 专家证人或"我将看到什么发生"来制定标准
• 圆点投票、MoSCoW或相对重要性网格来对其进行排序。

第五步：识别潜在解决方案

• 头脑风暴
• 专家证人
• 因果关系（解决方案模式）。

第六步：识别最合适的解决方案

• 相对重要性网格
• 圆点投票。

第七步：探索不良后果

• 外部专家证人
• 头脑风暴

第八步：制定实施计划

• 行动规划
• 力场分析。

更多信息和这些工具的详细说明可在引导指南：提升您的专业技能中获得。

• 在引导一个小组制定策略时，有人建议采用一种不同于整个会议室正在讨论的方法。没有人否定这个想法，实际上，提议者被要求在几分钟后向整个小组展示这个想法，并邀请其他人与他合作进一步完善。当这个想法完全成熟后，得到了整个小组的认可。寓意是要允许冲突的想法涌现并得到探索。
• 在引导一群高级管理人员时遇到了挑战，因为总经理驳回了任何他不同意的建议，导致活动白费。几乎无法挽救这种局面，因为他在研讨会前已经同意不这样做。通常，预先规划可以防止此类问题。与任务负责人建立清晰的合同和进行彻底的简报至关重要。
• 引导一大群高级管理人员制定泛欧策略。他们在墙上制作了一个巨大的矩阵并填充数据。一个积极的小组已经工作了两个小时来开发细节，但许多管理人员坐在后面观察数据的出现。当感觉小组即将陷入停滞时，有人从后面冲上前来开始建立联系并解释他看到的模式。通过这一突破，小组解开了问题并为整体策略做出了贡献。寓意是要为反思分配时间，容纳团队内的多样化技能。
• 观察一位项目经理主持他的"晨会"，很明显他在处理既有可以快速解决的简单问题，也有需要进一步调查和考虑的复杂问题。通过以不同方式处理这些问题，他能够缩短会议时间并在各个方面取得更快进展。寓意是要区分确定性、复杂性和不确定性，并以不同方式管理它们。
• 小组中的少数人表达了这样的观点：研讨会产生的任何想法都不会见天日。在进一步追问下，他们认为没有办法为创新获得推动力。一小群"异见者"被组建起来，并得到任务负责人的许可去到（角落里）设计一个创新流程。在研讨会结束时，他们向高级赞助人展示了他们的流程，赞助人为他们展示了组织实施创新的方式而称赞他们。引导者必须承认异议并将其视为机会。
• 在一次战略项目评审研讨会上，一位"老手"表达了这样的观点：如果项目要成功，那么国家组织需要"挖走"数百名原本安排在其他战略项目上工作的工程师，而他认为这不太可能。他被年轻的项目总监（PD）以迂腐和消极为由驳回（用Belbin术语来说是监督评估者！）。引导者介入并使用反馈模型来放大此人的观点，让其他人用自己的话表达他所说的内容。PD最终注意到并改变了时间线——拯救了项目免于灾难。座右铭：倾听异类。
• 建立了一个由来自不同学科的NHS高级专业人员组成的研讨会，以确定外包医疗保健关键要素的参数。随着目标似乎变得越来越不清晰，人们变得烦躁。引导者将他们分成跨职能的子小组，每个小组都着手确定构成外包广度和深度的要素。这花了一整天时间，没有取得其他成就。尽管如此，每个人都认为研讨会是成功的！他们认为这节省了数月的浪费和徒劳努力。帮助小组确定"真正的"目标是引导者目的的关键部分。

"小组中总是有一些难相处的人。然而，在与各种背景下的大量小组工作多年后，我只遇到过少数几个极其困难或不可理喻的人，他们决心破坏小组的工作。关键要点是，绝大多数人都渴望合作和寻找解决方案，只要帮助他们确定目标并给予适当的流程。"

Tony Mann. 

正如我们在这份综合指南中所探讨的，引导不仅仅是一项技能，更是将会议和协作努力转变为高效、以结果为导向会议的重要组成部分。引导者的作用是公正地指导团队，专注于团队动态、冲突解决和赋能，而不强加自己的观点。在当前虚拟互动日益增加的环境下，这一点变得更加重要。

熟练引导的好处众多且多样。从确保心理安全和高效利用时间，到促进全员参与和拥抱多元化观点，引导者在推动有效决策和培养对结果的共同责任感方面发挥着关键作用。

毕竟，在任何团队环境中，大多数成员通常都渴望协作并找到解决方案。他们可能只是需要引导者的指导来帮助他们达成这些解决方案。

APMG的引导基础课程通常为期三天，从业者课程需要两天完成。 这个Facilitation Training and Certification为专家和管理者提供了有效引导团队、会议和活动的结构框架，提高生产力并帮助这些活动达成预期成果。