Cos'è la facilitazione? Una guida approfondita

Montagne di rapporti e commenti sono stati scritti sul valore delle riunioni e su come sembrino assorbire una quantità enorme di tempo ed energie spesso con pochissimi benefici e senza riuscire a raggiungere i risultati desiderati.

Come fanno le persone a condividere idee, riflettere sulla prossima innovazione, risolvere problemi o semplicemente imparare dai colleghi per evitare di ripetere errori che si possono facilmente evitare.  Una migliore collaborazione, l'ascolto attivo e avere riunioni più efficaci diventa ancora più importante ora che le persone lavorano molto di più online.

La risposta semplice è adottare un approccio più facilitativo nelle situazioni di gruppo.  In passato ci sono stati molti consigli su come strutturare le riunioni ma senza vedere grandi miglioramenti. Un'idea che è diventata un punto di riferimento per un maggiore successo è utilizzare un facilitatore esperto.

Un facilitatore è imparziale e il suo unico ruolo è massimizzare il valore del gruppo, non imporre le proprie opinioni. Si concentra sulle dinamiche di gruppo, gestisce i conflitti e dà alle persone il potere di risolvere problemi e generare nuove idee. Può persino essere d'aiuto che non sia un esperto della materia perché:-

• Potrebbe distrarsi dall'argomento e iniziare a contribuire al pensiero del gruppo.
• Il gruppo potrebbe dubitare dell'indipendenza del facilitatore e pensare che stia cercando di influenzare la decisione.

• Assicurare che il gruppo stabilisca delle regole di base in modo che ci sia sicurezza psicologica e una comprensione condivisa durante la sessione per consentire loro di co-creare una soluzione efficace.
• Un uso efficiente del tempo e del denaro può essere ottenuto evitando riunioni improduttive e progredendo verso un obiettivo comune.
• Assicurare la piena partecipazione di tutti i membri gestendo la voce dominante e incoraggiando quelli più silenziosi o le persone con punti di vista alternativi a partecipare, per ottenere risultati migliori.
• Far identificare ai partecipanti le aree di accordo e disaccordo per una futura revisione.
• Incoraggiare i membri a verificare la comprensione specialmente quando potrebbe esserci confusione.
• Superare le sfide della risoluzione dei problemi e del processo decisionale introducendo un processo appropriato, guida, motivazione e supporto per la riunione.
• Assistere il team nel raggiungere un risultato di riunione di successo suggerendo gli 'strumenti' più appropriati per identificare le questioni, esplorare le opzioni e ideare soluzioni efficaci. Questo approccio favorisce anche il beneficio aggiuntivo della proprietà condivisa delle decisioni.

Uno solo di questi benefici chiave aumenterebbe significativamente il valore della sessione di gruppo e se tutti potessero essere raggiunti, allora le riunioni potrebbero diventare 'workshop' per generare idee creative e soluzioni e un superpotere; piuttosto che qualcosa di derisorio.

Non esiste una situazione di gruppo che non beneficerebbe di un facilitatore esperto che aiuti i colleghi a raggiungere una decisione e un gran numero di sessioni dove il coinvolgimento di un Facilitatore esperto può fare la differenza tra il successo e il fallimento totale.

La Formazione sulla Facilitazione e Certificazione di APMG è sviluppata dal lavoro di Tony Mann.

Al centro dell'approccio c'è il Modello Process Iceberg®. Il modello chiarisce molto bene che il ruolo del facilitatore è utilizzare un insieme ben progettato di metodi all'interno di un 'Processo' di facilitazione per consentire al gruppo di raggiungere gli Obiettivi e i Compiti per garantire il successo. Il facilitatore presta attenzione a OGNI livello dell'Iceberg.

Il Modello opera anche a livello strategico o aziendale. Una Struttura e Processi ben progettati, supportati da Sistemi efficaci, aiutano le persone a realizzare il proprio potenziale e a implementare la Strategia. I problemi nell'azienda diventano evidenti ai livelli inferiori e dovranno essere affrontati a OGNI livello per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Alcune organizzazioni hanno facilitatori professionali a tempo pieno, e questi si possono trovare nelle Risorse Umane, negli ambienti di progetto, nel Cambiamento Culturale, BPR, nell'analisi IT e nelle organizzazioni di consulenza.

La natura del ruolo è tale che molto raramente è a tempo pieno e più spesso le persone sviluppano le proprie competenze di facilitazione come funzione organizzativa, competenza gestionale o abilità personale che possono utilizzare in aggiunta al loro ruolo principale.

Il facilitatore formato non ha bisogno di essere un esperto della materia, tutela il processo e responsabilizza il gruppo, permettendo loro di concentrarsi sulla risoluzione della sfida che hanno davanti.

• Quando il gruppo è incerto sull'obiettivo di ciò che sta cercando di raggiungere.
• Quando il gruppo è disfunzionale – certe persone dominano, o l'uso del processo è assente.
• Quando manca la sicurezza psicologica e questo inibisce la dinamica del gruppo.
• Quando il gruppo è sotto pressione per rispettare tempi stretti.

Il valore della facilitazione è stato dimostrato e può essere visto su vari siti web di reclutamento.

Le persone con esperienza significativa nella facilitazione la considerano una carriera flessibile e gratificante. Richiede la capacità di comprendere le situazioni, gestire i conflitti, analizzare ciò che il gruppo sta cercando di raggiungere, e soprattutto essere esperti nel determinare il processo giusto in qualsiasi situazione, eccellenti competenze interpersonali e comunicative, e la capacità di rimanere indipendenti.

Questo si traduce nella capacità di pensare in fretta mentre si lavora insieme al cliente. Un facilitatore efficace stabilirà e concorderà un processo, appropriandosene senza controllare le discussioni e le decisioni che emergono dalla sessione. Dovrà incoraggiare la discussione e in particolare, aiutare il team ad arrivare a una posizione in cui possa considerare o prendere una decisione. Spesso dovrà aiutare i partecipanti a chiarire e definire la domanda o la sfida a cui stanno cercando di rispondere.

Durante il processo, un team può rimanere bloccato ma il facilitatore deve rimanere indipendente, attenersi ai processi di facilitazione e introdurre i partecipanti a qualsiasi strumento o tecnica che conosce e che li aiuterà a superare il problema e trovare una via d'uscita.

Se il team si trova in difficoltà, uno degli strumenti chiave che il Facilitatore qualificato ha a disposizione è Riassunto, Proposta, Risultato/Output (SPO) per ottenere l'adesione del gruppo nell'adottare o cambiare il processo:-

• Riassunto - il contesto/sfondo del compito in questione per la sessione specifica.
• Proposta - permette al facilitatore di suggerire un modello, strumento o tecnica da utilizzare.
• Risultato/output - fa sì che il team veda come questo li rimetterà sulla strada giusta.

Un APMG Facilitation Practitioner possiede le competenze per progettare una serie di eventi e condurre qualsiasi workshop. Comprende l'importanza di rimanere indipendente, di non coinvolgersi direttamente e di mantenere flessibilità nel proprio approccio, permettendo alle persone di superare qualsiasi ostacolo e rimanere sulla buona strada.

In particolare, sarà in grado di:-

• Applicare il pensiero Process Iceberg per aiutare il gruppo a raggiungere il suo obiettivo specifico e riconoscere quando i metodi di facilitazione sono o non sono una risposta appropriata alle esigenze di un'organizzazione e lavorare efficacemente con informazioni strategiche per applicare la facilitazione nei contesti appropriati.
• Pianificare riunioni con il cliente per comprendere gli obiettivi chiave e identificare le esigenze del compito e organizzare la logistica per l'evento.
• Contribuire utilmente a stabilire un contratto con un responsabile del compito e un gruppo in modo che possano lavorare in sicurezza psicologica.
• Progettare il Processo per il workshop/riunione.
• Rispondere alle situazioni che si presentano durante un evento aiutando i partecipanti a prendere buone decisioni di processo per garantire il risultato desiderato.
• Implementare interazioni efficaci e presa di decisioni con i membri del gruppo utilizzando strumenti di comunicazione appropriati.
• Condurre una Revisione del Processo per aiutare il gruppo a imparare cosa ha funzionato e cosa no per aiutarli a maturare in termini di Processo.

Non c'è dubbio che facilitare una riunione/workshop sia un lavoro impegnativo, e seguendo l'Iceberg Process e avendo a disposizione una serie di strumenti in grado di aiutare il team a superare qualsiasi ostacolo, può essere davvero gratificante.

Un facilitatore APMG comprende e può aiutare il team ad applicare una gamma di modelli, strumenti e tecniche al compito da svolgere, monitorando al contempo i progressi e intervenendo per risolvere un problema utilizzando uno strumento di intervento processuale chiamato SCA.

I sintomi si riferirebbero al gruppo:-

• Mancanza di interazione, bassi livelli di energia, scarso coinvolgimento da parte di alcune persone o il gruppo ha difficoltà con il modello, strumento o tecnica.

Le cause potrebbero essere identificate come:-

• Ruoli del team sbilanciati; breakdown nelle competenze interpersonali che porta a fraintendimenti, il modello strumento o tecnica è inappropriato o il gruppo non è nemmeno chiaro sugli obiettivi.

Le azioni potrebbero includere:-

• Gestire le interazioni interpersonali; identificare uno strumento o una tecnica diversa o chiedere al gruppo di rivedere e chiarire gli obiettivi. 

La facilitazione riguarda la gestione delle dinamiche di gruppo in una riunione o evento. Utilizzando il modello di riunione Process Iceberg, la struttura di base coinvolge il Compito (attività del team) e il Processo (il ruolo del Facilitatore).

Di seguito sono riportati alcuni strumenti di facilitazione comuni che possono essere utilizzati in ogni fase di un workshop.

Fase Uno: Identificare i problemi utilizzando

• Brainstorming
• Diagramma a lisca di pesce
• Cinque domande.

Fase due: Identificare i problemi chiave

• Votazione con punti
• Griglia di importanza relativa.

Fase 3: Definire il problema e stabilire l'Obiettivo

• Ogni membro del gruppo dovrebbe scrivere la descrizione per intero. Ripetere le fasi 1 e 2 fino a quando 2 o più persone utilizzano termini simili.

Fase 4: Identificare i criteri più appropriati in base ai quali le opzioni possono essere valutate

• Testimone esperto o "cosa vedrò accadere" per sviluppare i criteri
• Votazione con punti, MoSCoW, o griglia di importanza relativa per classificarli.

Fase 5: Identificare le soluzioni potenziali

• Brainstorming
• Testimone esperto
• Causa ed effetto (la modalità soluzione).

Fase 6: Identificare la soluzione più appropriata

• Griglia di importanza relativa
• Votazione con punti.

Fase 7: Esplorare le conseguenze negative

• Testimone esperto esterno
• Brainstorming

Fase 8: Pianificare l'implementazione

• Pianificazione delle azioni
• Analisi del Campo di Forze.

Maggiori informazioni e una spiegazione approfondita di questi strumenti sono disponibili nella Guida alla Facilitazione: Sviluppa la Tua Competenza.

• Facilitando un gruppo per sviluppare una strategia, qualcuno ha suggerito un approccio alternativo a quello discusso dall'intera sala. Nessuno ha bocciato l'idea, anzi al proponente è stato chiesto di presentare l'idea a tutto il gruppo in pochi minuti ed è stato invitato a collaborare con altri per svilupparla ulteriormente. Quando l'idea è stata completamente sviluppata è stata approvata da tutto il gruppo. La morale è di permettere alle idee contrastanti di emergere ed essere esplorate.
• Facilitare un gruppo di dirigenti senior è diventato impegnativo quando l'Amministratore Delegato ha liquidato qualsiasi suggerimento con cui non era d'accordo, risultando in un evento sprecato. Poco si sarebbe potuto fare per salvare la situazione, dato che aveva accettato prima del workshop di non comportarsi in questo modo. Normalmente, una pianificazione preventiva può prevenire tali problemi. Stabilire un contratto chiaro con il Responsabile del Compito e un briefing approfondito sono essenziali.
• Facilitando un grande gruppo di dirigenti senior per sviluppare una strategia pan-europea. Stavano producendo un'enorme matrice sulla parete e popolandola. Il lavoro era andato avanti per due ore da un gruppo attivo che lavorava sullo sviluppo dei dettagli, ma molti manager si erano tirati indietro per osservare l'emergere dei dati. Sembrava che il gruppo si stesse bloccando quando qualcuno dal fondo si è precipitato in avanti e ha iniziato a fare collegamenti e spiegare il modello che aveva visto. Con questa svolta il gruppo ha dipanato il problema e ha contribuito alla strategia complessiva. La morale è di allocare tempo per la riflessione, accogliendo le diverse competenze all'interno dei team.
• Osservando un project manager condurre la sua 'riunione mattutina,' è diventato evidente che stava affrontando sia questioni semplici che potevano essere risolte rapidamente sia questioni più complesse che richiedevano ulteriori indagini e considerazioni. Gestendo queste questioni in modi diversi, è riuscito ad accorciare la durata della riunione e a fare progressi più rapidi su tutti i fronti. La morale è di distinguere tra certezza, complessità e incertezza e gestirle diversamente.
• Un piccolo numero di membri del gruppo ha espresso l'opinione che qualsiasi idea proveniente dal workshop non avrebbe mai visto la luce del giorno. Quando pressati hanno pensato che non ci fosse modo di ottenere trazione per l'innovazione. È stato formato un piccolo gruppo di 'dissidenti' e gli è stato dato il permesso dal Responsabile del Compito di andare (in un angolo) e progettare un Processo di Innovazione. Alla fine del workshop, hanno presentato il loro processo al senior sponsor che li ha applauditi per aver dimostrato un modo in cui l'organizzazione poteva implementare l'innovazione. Un Facilitatore deve riconoscere il dissenso e vederlo come un'opportunità.
• In un workshop di Revisione Strategica del Progetto un 'veterano' ha espresso l'opinione che se il progetto doveva avere successo allora l'organizzazione nazionale avrebbe dovuto 'sottrarre' centinaia di ingegneri che erano programmati per lavorare su altri progetti strategici, e non pensava fosse probabile. È stato liquidato dal giovane Direttore del Progetto (PD) come pignolo e negativo (un Monitor Evaluator in termini Belbin!). Il Facilitatore è intervenuto e ha usato il Modello di Feedback per amplificare il punto di vista della persona e ha fatto sì che altri esprimessero quello che stava dicendo con le loro parole. Il PD ha finalmente preso nota e ha cambiato la tempistica - e ha salvato il Progetto dal disastro. Il motto, ascoltare il caso anomalo.
• È stato stabilito un workshop composto da professionisti senior del NHS di varie discipline per determinare i parametri per l'outsourcing di un elemento chiave dell'assistenza sanitaria. Le persone sono diventate irritabili poiché l'Obiettivo sembrava diventare sempre meno chiaro. Il Facilitatore li ha divisi in sottogruppi interfunzionali e ogni gruppo si è messo a identificare gli elementi di quello che avrebbe costituito l'ampiezza e la profondità di ciò che sarebbe stato esternalizzato. Ci è voluto tutto il giorno e non è stato raggiunto nient'altro. Nonostante questo tutti hanno considerato il workshop un successo! Hanno calcolato che aveva risparmiato mesi di sforzo sprecato e infruttuoso. Aiutare i gruppi a identificare il 'vero' Obiettivo è una parte critica dello scopo del Facilitatore.

"Ci sono sempre alcuni individui difficili in un gruppo. Tuttavia, in molti anni di lavoro con un gran numero di gruppi in un'ampia gamma di contesti, ho incontrato solo una manciata di persone estremamente difficili o impossibili determinate a sabotare il lavoro del gruppo. Il punto chiave è che la stragrande maggioranza delle persone è desiderosa di collaborare e trovare soluzioni, purché sia assistita nell'identificare l'Obiettivo e gli sia dato il processo appropriato."

Tony Mann. 

Come abbiamo esplorato in questa guida completa, la facilitazione non è solo un'abilità, ma una componente essenziale per trasformare riunioni e sforzi collaborativi in sessioni produttive e orientate ai risultati. Il ruolo del facilitatore è guidare i gruppi in modo imparziale, concentrandosi sulle dinamiche, sulla risoluzione dei conflitti e sull'empowerment, senza imporre le proprie opinioni. Questo diventa ancora più pertinente nel clima attuale di maggiori interazioni virtuali.

I benefici di una facilitazione esperta sono numerosi e vari. Dal garantire la sicurezza psicologica e l'uso efficiente del tempo, al promuovere la piena partecipazione e l'accoglienza di opinioni diverse, i facilitatori svolgono un ruolo chiave nel guidare un processo decisionale efficace e nel favorire la condivisione della responsabilità sui risultati.

Dopotutto, la maggioranza degli individui in qualsiasi contesto di gruppo è solitamente desiderosa di collaborare e trovare soluzioni. Potrebbe semplicemente aver bisogno della guida di un facilitatore per aiutarli a raggiungere queste soluzioni.

Il Corso di Base sulla Facilitazione di APMG si svolge solitamente nell'arco di tre giorni e il corso Practitioner richiede due giorni per essere completato. Questa Facilitation Training and Certification fornisce la struttura per consentire sia a specialisti che a manager di facilitare gruppi, riunioni ed eventi in modo efficace, aumentando la produttività e aiutando queste attività a raggiungere i risultati desiderati.