Wat is facilitatie? Een diepgaande gids

Er zijn talloze rapporten en commentaren geschreven over de waarde van vergaderingen en hoe ze een enorme hoeveelheid tijd en energie lijken op te slokken met vaak zeer weinig voordeel en er niet in slagen de gewenste resultaten te behalen.

Hoe delen mensen ideeën, denken ze na over de volgende innovatie, lossen ze problemen op of leren ze gewoon van collega's om het herhalen van fouten te vermijden die gemakkelijk voorkomen kunnen worden.  Betere samenwerking, actief luisteren en effectievere vergaderingen worden nog belangrijker nu mensen veel meer online werken.

Het eenvoudige antwoord is een meer faciliterende aanpak in groepssituaties.  In het verleden is er veel advies gegeven over hoe vergaderingen te structureren, maar zonder veel verbetering te zien. Een idee dat een benchmark is geworden voor meer succes is het gebruik van een bekwame facilitator.

Een facilitator is onpartijdig en hun enige rol is de waarde van de groep te maximaliseren, niet hun eigen standpunten op te leggen. Ze richten zich op de groepsdynamiek, beheersen conflicten en stellen mensen in staat problemen op te lossen en nieuwe ideeën te genereren. Het kan zelfs helpen dat ze geen vakinhoudelijk expert zijn omdat:-

• Ze zouden afgeleid kunnen worden door het onderwerp en beginnen bij te dragen aan het denken van de groep.
• De groep zou kunnen twijfelen aan de onafhankelijkheid van de facilitator en denken dat ze de beslissing proberen te beïnvloeden.

• Ervoor zorgen dat de groep grondregels vaststelt zodat er psychologische veiligheid en een gedeeld begrip ontstaat tijdens de sessie om hen in staat te stellen samen een effectieve oplossing te creëren.
• Efficiënt gebruik van tijd en geld kan worden bereikt door onproductieve vergaderingen te vermijden en vooruitgang te boeken naar een gemeenschappelijk doel.
• Volledige deelname van alle leden waarborgen door de dominante stem te managen en de stille leden of mensen met alternatieve standpunten aan te moedigen om betrokken te raken, voor betere resultaten.
• Deelnemers ertoe brengen om gebieden van overeenstemming en meningsverschil te identificeren voor toekomstige beoordeling.
• Leden aanmoedigen om begrip te controleren, vooral wanneer er verwarring zou kunnen ontstaan.
• De uitdagingen van probleemoplossing en besluitvorming overwinnen door een geschikt proces, begeleiding, motivatie en ondersteuning voor de vergadering te introduceren.
• Het team helpen bij het behalen van een succesvol vergaderresultaat door de meest geschikte 'tools' voor te stellen om problemen te identificeren, opties te verkennen en effectieve oplossingen te bedenken. Deze aanpak bevordert ook het toegevoegde voordeel van gedeeld eigenaarschap van de beslissingen.

Eén van deze belangrijke voordelen alleen zou de waarde van de groepssessie al aanzienlijk verhogen en als alles bereikt zou kunnen worden, dan zouden vergaderingen 'workshops' kunnen worden om creatieve ideeën en oplossingen te genereren en een superkracht worden; in plaats van iets om te bespotten.

Er is geen groepssituatie die niet zou profiteren van een getrainde facilitator die collega's helpt een beslissing te nemen en een groot aantal sessies waar de betrokkenheid van een getrainde Facilitator het verschil kan maken tussen succes en jammerlijk falen.

APMG's Facilitatietraining en Certificering is ontwikkeld vanuit het werk van Tony Mann.

De kern van de aanpak is het Process Iceberg® Model. Het model maakt heel duidelijk dat de rol van de facilitator is om een goed ontworpen set methoden binnen een facilitatie 'Proces' te gebruiken om de groep in staat te stellen de Doelstellingen en Taken te behalen voor het leveren van succes. De facilitator besteedt aandacht aan ELK niveau van de Iceberg.

Het Model functioneert ook op strategisch of bedrijfsniveau. Een goed ontworpen Structuur en Processen, ondersteund door effectieve Systemen, helpt mensen hun potentieel te vervullen en de Strategie uit te voeren. Problemen in het bedrijf worden duidelijk op de lagere niveaus en moeten op ALLE niveaus worden aangepakt om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken.

Sommige organisaties hebben fulltime professionele facilitators, en deze zijn te vinden in HR, Projectomgevingen, Culturele Verandering, BPR, IT-analytics en in adviesorganisaties.

De aard van de rol is zodanig dat het heel zelden fulltime is en meestal ontwikkelen mensen hun facilitatievaardigheden als een organisatiefunctie, managementcompetentie of persoonlijke vaardigheid die ze kunnen gebruiken naast hun hoofdrol.

De getrainde facilitator hoeft geen vakinhoudelijk expert te zijn, zij bewaken het proces en stellen de groep in staat om zich te richten op het oplossen van de uitdaging die voor hen ligt.

• Wanneer de groep onzeker is over het doel van wat zij proberen te bereiken.
• Wanneer de groep disfunctioneel is – bepaalde personen domineren, of het gebruik van proces ontbreekt.
• Wanneer psychologische veiligheid ontbreekt en de groepsdynamiek belemmert.
• Wanneer de groep onder druk staat om binnen een krappe planning te leveren.

De waarde van facilitatie is bewezen en kan worden gezien op verschillende recruitment websites.

Mensen met aanzienlijke facilitatie-ervaring beschouwen het als een flexibele en lonende carrière. Het vereist wel het vermogen om situaties te begrijpen, conflicten te managen, te analyseren wat de groep probeert te bereiken, en cruciaal om een expert te zijn in het bepalen van het juiste proces in elke situatie, uitstekende interpersoonlijke en communicatievaardigheden, en het vermogen om onafhankelijk te blijven.

Dit vertaalt zich in het vermogen om snel te schakelen tijdens het werken met de klant. Een effectieve facilitator zal een proces vaststellen en overeenkomen, dit bezitten zonder de discussies en beslissingen die uit de sessie voortkomen te controleren. Zij zullen discussie moeten aanmoedigen en in het bijzonder het team helpen om tot een positie te komen waar zij een beslissing kunnen overwegen of nemen. Zij zullen vaak deelnemers moeten helpen om de vraag of uitdaging die zij proberen te beantwoorden te verduidelijken en te definiëren.

Tijdens het proces kan een team vastlopen, maar de facilitator moet onafhankelijk blijven, zich houden aan de facilitatieprocessen en de deelnemers introduceren aan alle tools of technieken die zij kennen die hen zullen helpen het probleem te overwinnen en een weg voorwaarts te vinden.

Als het team vastloopt, is een van de belangrijkste procestools die een getrainde Begeleider tot zijn beschikking heeft Samenvatten, Voorstel, Uitkomst/Output (SVO) om steun van de groep te krijgen om het proces aan te nemen of te wijzigen:-

• Samenvatten - de achtergrond/context van de taak voor de specifieke sessie.
• Voorstel - stelt de begeleider in staat om een model, tool of techniek voor te stellen.
• Uitkomst/output - zorgt ervoor dat het team ziet hoe dit hen weer op het goede spoor brengt.

Een APMG Facilitation Practitioner heeft de vaardigheden om een reeks evenementen te ontwerpen en elke workshop te leiden. Ze begrijpen het belang van onafhankelijk blijven, zich niet direct te mengen en flexibel te blijven in hun benadering, waarbij ze mensen in staat stellen om obstakels te overwinnen en op koers te blijven.

In het bijzonder zullen ze in staat zijn om:-

• Het Process Iceberg denken toe te passen om de groep te helpen zijn specifieke doel te bereiken en te herkennen wanneer facilitatiemethoden wel of niet een passende reactie zijn op de behoeften van een organisatie en effectief te werken met strategische informatie om facilitatie in de juiste omgevingen toe te passen.
• Vergaderingen met de klant te plannen om de belangrijkste doelstelling(en) te begrijpen en de taakbehoeften te identificeren en de logistiek voor het evenement op te zetten.
• Nuttig bij te dragen aan het vaststellen van een contract met een taakleider en een groep zodat ze in psychologische veiligheid kunnen werken.
• Het Proces voor de workshop/vergadering te ontwerpen.
• Te reageren op situaties die zich voordoen tijdens een evenement door deelnemers te helpen goede procesbeslissingen te nemen om het gewenste resultaat te behalen.
• Effectieve interactie en besluitvorming met de groepsleden te bewerkstelligen door gebruik te maken van passende communicatiemiddelen.
• Een Process Review uit te voeren om de groep te helpen leren wat werkte en wat niet om hen te helpen volwassen worden wat betreft het Proces.

Er is geen twijfel dat het faciliteren van een vergadering/workshop zwaar werk is, en door het Iceberg Process te volgen en een scala aan instrumenten te hebben die het team kunnen helpen obstakels te overwinnen, kan het werkelijk bevredigend zijn.

Een APMG facilitator begrijpt en kan het team helpen bij het toepassen van een reeks modellen, tools en technieken op de taak die voorhanden is, terwijl hij de voortgang bewaakt en ingrijpt om een probleem op te lossen met behulp van een procesinterventie-instrument genaamd SCA.

Symptomen zouden betrekking hebben op de groep:-

• Een gebrek aan interactie, lage energieniveaus, gebrek aan betrokkenheid van een paar mensen of de groep worstelt met het model, de tool of de techniek.

Oorzaken zouden kunnen worden geïdentificeerd als:-

• Onevenwichtige teamrollen; storing in interpersoonlijke vaardigheden die tot misverstanden leiden, het model, de tool of de techniek is ongepast of de groep is zelfs onduidelijk over de doelstellingen.

Acties zouden kunnen omvatten:-

• Omgaan met de interpersoonlijke interacties; identificeren van een andere tool of techniek of vragen aan de groep om de doelstellingen te herzien en te verduidelijken. 

Facilitatie houdt zich bezig met groepsdynamiek in een vergadering of evenement. Met behulp van het Process Iceberg vergadermodel omvat de basisstructuur de Taak (teamactiviteiten) en het Proces (de rol van de Facilitator).

Hieronder staan enkele veelgebruikte facilitatietools die bij elke stap van een workshop kunnen worden gebruikt.

Stap Een: Identificeer de problemen met behulp van

• Brainstorming
• Fishbone diagram
• Vijf vragen.

Stap twee: Identificeer de kernproblemen

• Stemmen met stippen
• Relatief belangrijkheidsraster.

Stap 3: Definieer het probleem en stel de Doelstelling vast

• Elk groepslid moet de beschrijving volledig uitschrijven. Herhaal stappen 1 en 2 totdat 2 of meer mensen vergelijkbare termen gebruiken.

Stap 4: Identificeer de meest geschikte criteria waaraan opties kunnen worden beoordeeld

• Deskundige getuige of "wat ga ik zien gebeuren" om criteria te ontwikkelen
• Stemmen met stippen, MoSCoW, of relatief belangrijkheidsraster om ze te rangschikken.

Stap 5: Identificeer potentiële oplossingen

• Brainstorming
• Deskundige getuige
• Oorzaak en gevolg (de oplossingsvorm).

Stap 6: Identificeer de meest geschikte oplossing

• Relatief belangrijkheidsraster
• Stemmen met stippen.

Stap 7: Onderzoek negatieve gevolgen

• Externe deskundige getuige
• Brainstorming

Stap 8: Plan de implementatie

• Actieplanning
• Force Field analyse.

Meer informatie en een uitgebreide uitleg van deze tools zijn beschikbaar in de Facilitation Guidebook: Develop Your Expertise.

• Bij het faciliteren van een groep om een strategie te ontwikkelen, stelde iemand een alternatieve benadering voor ten opzichte van wat door de hele ruimte werd besproken. Niemand verwierp het idee, sterker nog, de voorsteller werd gevraagd om het idee over een paar minuten aan de hele groep te presenteren en mensen werden uitgenodigd om met hem samen te werken om het verder te ontwikkelen. Toen het idee volledig was uitgewerkt, werd het door de hele groep onderschreven. De moraal is om conflicterende ideeën naar boven te laten komen en te laten onderzoeken.
• Het faciliteren van een groep senior managers werd uitdagend toen de Algemeen Directeur elke suggestie waar hij het niet mee eens was wegwuifde, wat resulteerde in een verspilde bijeenkomst. Er had weinig gedaan kunnen worden om de situatie te redden, omdat hij voor de workshop had toegezegd zich niet zo te gedragen. Normaal gesproken kan voorafgaande planning dergelijke problemen voorkomen. Het stellen van een duidelijk contract met de Taakleider en grondige briefing zijn essentieel.
• Het faciliteren van een grote groep senior managers om een pan-Europese strategie te ontwikkelen. Ze maakten een enorme matrix op de muur en vulden deze in. Het werk was al twee uur aan de gang door een actieve groep die bezig was met het uitwerken van de details, maar veel managers hadden achterover geleund om de gegevens te zien ontstaan. Het voelde alsof de groep tot stilstand kwam toen iemand van achteren naar voren stormde en verbanden begon te leggen en het patroon dat hij had gezien uitlegde. Met deze doorbraak ontrafelde de groep het probleem en droeg bij aan de algehele strategie. De moraal is om tijd toe te wijzen voor reflectie, rekening houdend met de diverse vaardigheden binnen teams.
• Bij het observeren van een projectmanager die zijn 'ochtendoverleg' leidde, werd duidelijk dat hij zowel eenvoudige kwesties die snel konden worden opgelost als complexere kwesties die verder onderzoek en overweging vereisten, aanpakte. Door deze kwesties op verschillende manieren te behandelen, kon hij de vergadertijd verkorten en sneller vooruitgang boeken op alle fronten. De moraal is om onderscheid te maken tussen zekerheid, complexiteit en onzekerheid en deze verschillend te beheren.
• Een klein aantal van een groep uitte de mening dat ideeën uit de workshop nooit het daglicht zouden zien. Toen er werd aangedrongen, dachten zij dat er geen manier was om innovatie van de grond te krijgen. Er werd een kleine groep 'dissidenten' gevormd die toestemming kregen van de Taakleider om (in een hoek) een Innovatieproces te ontwerpen. Aan het eind van de workshop presenteerden zij hun proces aan de senior sponsor die hen toejuichte voor het demonstreren van een manier waarop de organisatie innovatie kon implementeren. Een Facilitator moet dissidentie erkennen en het zien als een kans.
• In een strategische Projectevaluatie workshop uitte een 'oude rot' de mening dat als het project succesvol zou zijn, de nationale organisatie honderden ingenieurs zou moeten 'wegkapen' die gepland stonden om aan andere strategische projecten te werken, en hij dacht niet dat dat waarschijnlijk was. Hij werd weggewuifd door de jonge Projectdirecteur (PD) als pedant en negatief (een Monitor Evaluator in Belbin-termen!). De Facilitator kwam tussenbeide en gebruikte het Feedbackmodel om het standpunt van de persoon te versterken en kreeg anderen zover dat zij in hun eigen woorden uitdrukten wat hij zei. De PD nam eindelijk notitie en veranderde de tijdlijn - en redde het Project van een ramp. Het motto: luister naar de buitenbeentje.
• Er werd een workshop opgezet bestaande uit senior NHS-professionals uit verschillende disciplines om de parameters te bepalen voor het uitbesteden van een kernelement van de gezondheidszorg. Mensen werden prikkelbaar omdat het Doel steeds onduidelijker leek te worden. De Facilitator verdeelde hen in multifunctionele subgroepen en elke groep begon met het identificeren van de elementen van wat de breedte en diepte zou vormen van wat uitbesteed zou worden. Het duurde de hele dag en er werd niets anders bereikt. Ondanks dit beschouwde iedereen de workshop als een succes! Zij schatten in dat het maanden van verspilde en vruchteloze inspanning had bespaard. Groepen helpen het 'echte' Doel te identificeren is een kritiek onderdeel van het doel van de Facilitator.

"Er zijn altijd wel moeilijke individuen in een groep. Echter, na vele jaren van werken met een groot aantal groepen in een breed scala van contexten, ben ik slechts een handvol extreem moeilijke of onmogelijke mensen tegengekomen die vastbesloten waren het werk van de groep te saboteren. De belangrijkste conclusie is dat de overgrote meerderheid van de mensen graag wil samenwerken en oplossingen wil vinden, mits zij worden geholpen bij het identificeren van het Doel en het juiste proces krijgen."

Tony Mann. 

Zoals we hebben onderzocht in deze uitgebreide gids, is facilitatie niet alleen een vaardigheid, maar een essentieel onderdeel in het transformeren van vergaderingen en samenwerkingsinitiatieven tot productieve, resultaatgerichte sessies. De rol van de facilitator is om groepen onpartijdig te begeleiden, met focus op dynamiek, conflictoplossing en empowerment, zonder hun eigen standpunten op te leggen. Dit wordt nog relevanter in het huidige klimaat van toegenomen virtuele interacties.

De voordelen van bekwame facilitatie zijn talrijk en gevarieerd. Van het waarborgen van psychologische veiligheid en efficiënt tijdgebruik, tot het bevorderen van volledige participatie en het omarmen van diverse meningen, facilitators spelen een sleutelrol in het stimuleren van effectieve besluitvorming en het bevorderen van gedeelde eigenaarschap van resultaten.

Uiteindelijk zijn de meeste individuen in elke groepsetting meestal gretig om samen te werken en oplossingen te vinden. Ze hebben misschien alleen de begeleiding van een facilitator nodig om hen te helpen deze oplossingen te bereiken.

APMG's Facilitation Foundation Course duurt gewoonlijk drie dagen en de Practitioner cursus neemt twee dagen in beslag om te voltooien. Deze Facilitation Training and Certification biedt de structuur om zowel specialisten als managers in staat te stellen groepen, vergaderingen en evenementen effectief te faciliteren, de productiviteit te verhogen en deze activiteiten de gewenste resultaten te laten behalen.