Groepsdenken in het Bedrijfsleven: Symptomen en Oplossingen

Groepen die door Groupthink worden beïnvloed negeren alternatieven. Een groep is bijzonder kwetsbaar voor Groupthink wanneer de leden een vergelijkbare achtergrond hebben, wanneer de groep geïsoleerd is van externe meningen, en wanneer er geen duidelijke managementprocessen zijn voor besluitvorming.

De symptomen van Groupthink zijn:

1. Illusie van superioriteit – buitensporig optimisme dat het nemen van extreme risico's aanmoedigt.
   
   Het uitschrijven van de Algemene Verkiezingen in het VK, het Referendum in 2016 zijn voorbeelden van een vals geloof.
2. Collectieve rationalisatie – groepsleden negeren waarschuwingen en stellen hun eigen aannames niet ter discussie.
   
   Het is makkelijk om vast te komen zitten in een overtuiging over iets omdat de groep geïsoleerd is.
3. Geloof in inherente moraliteit – de groepsleden geloven in de juistheid van hun zaak en negeren daarom de ethische of morele gevolgen van hun beslissingen.
   
   Moraliteit kan een intern gecreëerde norm worden zonder externe invloed om het op gepaste wijze te wijzigen en te codificeren.
4. Stereotiepe visies op externe belanghebbenden en concurrentie – negatieve visies op degenen buiten de organisatie/groep maken effectieve reacties op conflicten overbodig lijken.
   
   Mensen kunnen andere afdelingen en andere organisaties vaak zien als de vijand. Ze kunnen zelfs beginnen de klant te identificeren als iemand om te verachten als ze niet bereid zijn zichzelf en wat de organisatie doet ter discussie te stellen.
5. Directe druk op dissidenten – individuele leden staan onder druk om geen van de visies van de groep ter discussie te stellen.
   
   Klokkenluiders worden gewoonlijk gezien als een bedreiging voor organisaties zoals deze. Naast het ontmoedigen van klokkenluiders, eist de groep loyaliteit en naleving van het 'plan'.
6. Conformiteit – twijfels en afwijkingen van de waargenomen groepsconsensus worden niet geuit.
   
   Mensen krijgen promotie, worden opgenomen in groepen/organisaties omdat ze 'passen'.
7. Illusie van eensgezindheid – de meerderheidsvisie en beoordelingen worden als unaniem beschouwd.
8. Zelfbenoemde 'bewakers van de geest' – groepsleden beschermen de groep en de leider tegen informatie die problematisch is of in tegenspraak is met de samenhang, visie en/of beslissingen van de groep.
   
   Dit en de andere symptomen worden vaak aangetroffen in politieke partijen, organisaties die zich bedreigd voelen (d.w.z. door concurrentie of veranderingen in de bedrijfsomgeving) en nieuwe start-ups waar de visies van de oprichter heilig zijn. Wanneer bovenstaande symptomen bestaan in een groep die een beslissing probeert te nemen, bestaat er een reëel gevaar dat Groupthink zal plaatsvinden. Groupthink treedt op wanneer groepen zeer cohesief zijn en wanneer ze onder aanzienlijke druk staan om een urgente of belangrijke beslissing te nemen. Wanneer de druk voor eensgezindheid overweldigend lijkt, zijn leden minder gemotiveerd om de alternatieve handelwijzen die voor hen beschikbaar zijn realistisch te beoordelen. Deze groepsdruk leidt tot zorgeloosheid en irrationeel denken omdat groepen die Groupthink ervaren er niet in slagen alle alternatieven te overwegen en proberen eensgezindheid te behouden. Beslissingen gevormd door Groupthink hebben een lage kans op het bereiken van succesvolle uitkomsten.

Groepsdenken kan worden voorkomen door het toepassen van enkele van de volgende methoden:

Een kritische evaluator (bijv. de rol van 'Monitor Evaluator' in het Belbin Team Role Profile™) kan helpen, hoewel het moeilijk is voor groepen/organisaties om dergelijke individuen te accepteren. Nog moeilijker voor iemand om die ondankbare rol op zich te nemen. Dit is wanneer een Facilitator de groep kan helpen. Ze zullen niet de rol van een ME spelen, maar ze zullen wel tools en technieken gebruiken om de manier van uitdagen van de ME na te bootsen. Hoewel het oncomfortabel kan zijn omdat de groep gedwongen wordt om te pauzeren en te evalueren wat ze aan het doen zijn. Dit zal van onschatbare waarde zijn. Het kan slechte analyse voorkomen, onrealistische oplossingen tegengaan en helpen bij het nemen van betere beslissingen.

Zie 'Shaper' in het Belbin Team Role Profile™. De leider zou zoveel mogelijk moeten vermijden om voorkeuren en verwachtingen vanaf het begin te uiten. Er zijn uiteraard uitzonderingen – bijvoorbeeld wanneer de groep de beperkingen of grenzen moet kennen van eventuele oplossingen die ze zouden kunnen bedenken, dan moet de leider zich uitspreken.

De Facilitator zou een Contract moeten opstellen met de Taakleider betreffende de stijl die de leider zal hanteren, welke kan variëren van Vertellen tot het Delegeren van autoriteit aan de groep. De Facilitator zal de Taakleider uitnodigen om aan de groep uit te leggen welke rol ze zullen innemen bij de groep, en net zo belangrijk – ze moeten zich daaraan houden tenzij er iets drastisch gebeurt. Ik was ooit een team aan het faciliteren toen de Leider een e-mail ontving die de relatie tussen het bedrijf en hun klant veranderde. Dit vereiste dat de Taakleider naar voren stapte en hun standpunten uitsprak evenals de context waarin het bedrijf zou reageren. Bij een andere gelegenheid had de Taakleider besloten om een prominente rol te nemen, en realiseerde zich toen dat de groepsleden veel beter op de hoogte waren van de situatie (ter plaatse) en stapte terug en nam een meer afstandelijke stijl aan.

Wanneer dit gepast is, zal de Facilitator leden van de groep aanmoedigen om in subgroepen en in paren/trio's te werken om hun beraadslagingen te voeren en vervolgens verslag uit te brengen aan de groep over hun ideeën of conclusies. Dit is bijzonder geschikt wanneer er verschillende taken zijn die de groep moet aanpakken, of wanneer verschillende opties overwogen moeten worden. Daarnaast kan de Facilitator verschillende Formaten gebruiken om de bijdrage van mensen aan te moedigen. Wanneer een expert/specialist gehoord moet worden, kan de Facilitator 'Een naar Allen' gebruiken, wat betekent dat die persoon tegen de hele groep mag spreken. In een bepaalde workshop wist ik van de Taakleider dat een Econoom in het team de groep bewust moest maken van een specifiek scenario. Hij werd uitgenodigd om een presentatie voor te bereiden en gaf deze aan de groep. Een opmerking voor aankomende Facilitators: bied ondersteuning bij de voorbereiding van de presentatie – soms kunnen 'experts' zich laten meeslepen en een presentatie geven die te 'zwaar' en te lang is! Als alternatief, wanneer er een risico is dat individuen het gesprek domineren, zal de Facilitator het 'Allen' Formaat toepassen, waarbij iedereen hun gedachten afzonderlijk opschrijft en deze vervolgens samen worden overwogen.

De Facilitator moet de teamleider/Directeur/Manager aanmoedigen om mensen van buitenaf erbij te betrekken om het team/de organisatie gezichtspunt nieuw leven in te blazen/uit te dagen. Dit kan verstorend zijn voor de groep; de Facilitator kan echter het proces begeleiden en het team helpen om dingen vanuit een ander perspectief te bekijken. De Facilitator moet er echter voor zorgen niet misleid te worden door een leider die zijn visie aan de groep wil opleggen door deze extern te laten valideren. Het moet een oprechte wens zijn om te informeren – zie e) hieronder.

De leider moet ervoor zorgen dat alle waarschuwingssignalen van concurrenten of belanghebbenden worden onderzocht en dat de groep scenario's identificeert om de uitdagingen die zij presenteren aan te gaan. De Facilitator zal in dit geval het Model toepassen: U – I – A = O + E . Waarbij 'U' staat voor Understanding (de externe context en omgeving).

U I A = O+E betekent: Understanding, Impact, Action = Ownership and Empowerment.

De Facilitator zou een Proces moeten ontwerpen dat de groep aanmoedigt om hun aannames, conclusies, mogelijke oplossingen en plannen ter discussie te stellen. Het 'Solve' Model kan de groep helpen om systematisch te werk te gaan bij problemen en uitdagingen te bieden aan ideeën voordat ze 'vastzitten' in het denken van mensen.

Solve™ - Probleemoplossings- en Oplossingszoekmodel:

• Fase Een - Situatieanalyse
• Fase Twee - Oplossingen zoeken

Het gebruik van effectieve Modellen, Hulpmiddelen en Technieken kan Groepsdenken tegengaan en helpen de integriteit van de interacties en beraadslagingen van de groep te behouden. Proces zorgt ervoor dat de groep deze rigoureuze analyse onderneemt en vermijdt het syndroom waarbij één persoon wordt gevraagd om de kritische of controlerende evaluatorrol op zich te nemen.

Het verzamelen van informatie en de daaropvolgende beoordeling van de gegevens door de hele groep moet geformaliseerd worden door een effectief Proces dat de groep als geheel in staat stelt om kritieke kwesties te selecteren, waarschijnlijke oorzaken te identificeren, potentiële oplossingen te evalueren, en een werkbaar actieplan te definiëren, vrij van negatieve gevolgen. De Facilitator moet de meest geschikte Tools en Technieken gebruiken die zij in hun 'arsenaal' hebben.

Zij moeten deze afstemmen op de details van de gepresenteerde gegevens, de complexiteit van de informatie en de urgentie van het probleem en de ernst van de situatie. Verschillende Technieken doen, net als verschillende ambachtelijke Tools, verschillende dingen en passen bij verschillende situaties – goede Facilitators zetten de juiste Tool/Techniek in op het juiste moment en doen dit moeiteloos en zonder ophef of voorkeursbehandeling van de methode of de individuen.

Samenwerking versus Groepsdenken zou het onderliggende verlangen moeten zijn van elk team / afdeling / organisatie. Het gebruik van iemand die een behaalde kwalificatie heeft door de Facilitation training courses zal de organisatie helpen om het volgende te bereiken:

• Verhoogde productiviteit en projectmanagement levering
• Effectievere probleemoplossing en stakeholder betrokkenheid
• Effectievere bedrijfsprocessen.

Deze voordelen worden behaald door een groep individuen samen te brengen, hetzij fysiek of online, gebruikmakend van enkele van de samenwerkingssoftware die nu gemakkelijk beschikbaar is, en om te werken door middel van een gestructureerde aanpak waarvan de voordelen als volgt kunnen worden samengevat:

• Hoe hoger de kwaliteit van individuele input betreffende onderwerp aan het begin van de groepsinteractie, hoe hoger de kwaliteit van de groepsprestatie.
• Hoe meer individuele inputs onafhankelijk zijn van elkaar aan het begin van de groepsinteractie, hoe hoger de kwaliteit van de groepsprestatie.
• Hoe meer de groepsprestatie individuele input bevat, hoe hoger de kwaliteit van de groepsprestatie.
• Hoe begrijpelijker de individuele input is voor elk groepslid, hoe hoger de kwaliteit van de groepsprestatie.
• Individuele input van hoge kwaliteit beïnvloedt de uiteindelijke groepsbeslissing, hoe hoger de kwaliteit van de groepsprestatie.

Slotopmerking: Elke bedrijfsactiviteit behelst vergaderingen. Helaas roept het woord 'vergadering' vaak zeer negatieve gedachten op (gebaseerd op werkelijke ervaring van slechte vergaderingen). Het hernoemen van deze evenementen als 'workshops' zal de aard ervan niet automatisch veranderen. Het begrijpen van de zwakke punten van 'vergaderingen' op zich en in plaats daarvan het gebruiken van Processen, gecreëerd, ontworpen en beheerd door een Facilitator kan team- en bedrijfsprestaties revolutioneren en het moraal verhogen.