Pensiero di gruppo negli affari: sintomi e soluzioni

I gruppi colpiti dal Groupthink ignorano le alternative. Un gruppo è particolarmente vulnerabile al Groupthink quando i suoi membri hanno background simili, quando il gruppo è isolato dalle opinioni esterne e quando non ci sono processi di gestione chiari per il processo decisionale.

I sintomi del Groupthink sono:

1. Illusione di superiorità – ottimismo eccessivo che incoraggia ad assumere rischi estremi.
   
   L'indizione delle Elezioni Generali nel Regno Unito, il Referendum del 2016 sono esempi di una falsa convinzione.
2. Razionalizzazione collettiva – i membri del gruppo ignorano gli avvertimenti e non mettono in discussione le proprie supposizioni.
   
   È facile rimanere bloccati in una convinzione su qualcosa perché il gruppo è chiuso in se stesso.
3. Convinzione nella moralità intrinseca – i membri del gruppo credono nella giustezza della loro causa e quindi ignorano le conseguenze etiche o morali delle loro decisioni.
   
   La moralità può diventare una norma creata internamente senza influenze esterne che la modifichino e la codifichino in modo appropriato.
4. Visioni stereotipate dei portatori di interesse esterni e della concorrenza – visioni negative di coloro che sono al di fuori dell'organizzazione/gruppo fanno sembrare non necessarie risposte efficaci ai conflitti.
   
   Le persone spesso possono vedere altri dipartimenti e altre organizzazioni come nemici. Possono persino iniziare a identificare il cliente come qualcuno da disprezzare se non sono disposti a mettere in discussione se stessi e quello che l'organizzazione sta facendo.
5. Pressione diretta sui dissidenti – i singoli membri subiscono pressioni per non mettere in discussione alcuna delle visioni del gruppo.
   
   Gli informatori sono solitamente visti come una minaccia per organizzazioni di questo tipo. Oltre a scoraggiare gli informatori, il gruppo richiede lealtà e aderenza al 'piano'.
6. Conformità – dubbi e deviazioni dal consenso di gruppo percepito non vengono espressi.
   
   Le persone vengono promosse, assorbite in gruppi/organizzazioni perché 'si adattano'.
7. Illusione di unanimità – si presume che la visione e i giudizi della maggioranza siano unanimi.
8. 'Guardiani della mente' auto-nominati – i membri del gruppo proteggono il gruppo e il leader da informazioni problematiche o contraddittorie rispetto alla coesione, visione e/o decisioni del gruppo.
   
   Questo e gli altri sintomi si trovano spesso nei partiti politici, nelle organizzazioni che si trovano sotto minaccia (cioè, dalla concorrenza o dai cambiamenti nell'ambiente aziendale) e nelle nuove start-up dove le opinioni del fondatore sono sacre. Quando i sintomi sopra descritti esistono in un gruppo che sta cercando di prendere una decisione, c'è un reale pericolo che si verifichi il Groupthink. Il Groupthink si verifica quando i gruppi sono molto coesi e quando sono sotto considerevole pressione per prendere una decisione urgente o importante. Quando le pressioni per l'unanimità sembrano travolgenti, i membri sono meno motivati a valutare realisticamente i corsi di azione alternativi a loro disposizione. Queste pressioni di gruppo portano a negligenza e pensiero irrazionale poiché i gruppi che sperimentano il Groupthink falliscono nel considerare tutte le alternative e cercano di mantenere l'unanimità. Le decisioni influenzate dal Groupthink hanno bassa probabilità di raggiungere risultati di successo.

Il pensiero di gruppo può essere prevenuto adottando alcune delle seguenti misure:

Un valutatore critico (ad es. il ruolo di 'Monitor Evaluator' nel Belbin Team Role Profile™) può essere d'aiuto, anche se è difficile per i gruppi/organizzazioni accettare tali individui. Ancora più difficile per qualcuno assumere questo ruolo poco invidiabile. È qui che un Facilitatore può aiutare il gruppo. Non interpreterà il ruolo di un ME, tuttavia, utilizzerà strumenti e tecniche per simulare il modo del ME di sfidare il gruppo. Anche se può essere scomodo perché il gruppo sarà costretto a fermarsi e valutare quello che sta facendo. Questo sarà inestimabile. Può prevenire analisi scadenti, soluzioni irrealistiche e aiutare a creare un processo decisionale migliore.

Vedi 'Shaper' nel Belbin Team Role Profile™. Il leader dovrebbe evitare, per quanto possibile, di dichiarare preferenze e aspettative fin dall'inizio. Ci sono naturalmente delle eccezioni – per esempio quando il gruppo ha bisogno di conoscere i limiti o i vincoli di qualsiasi soluzione possa elaborare, allora il leader deve intervenire.

Il Facilitatore dovrebbe creare un Contratto con il Task Leader riguardo allo stile che il leader adotterà, che può spaziare dal Dire fino al Delegare l'autorità al gruppo. Il Facilitatore inviterà il Task Leader a spiegare al gruppo il ruolo che assumerà con il gruppo e, altrettanto importante – deve attenersi a quello a meno che non succeda qualcosa di drastico. Una volta stavo facilitando un team quando il Leader ricevette un'email che cambiava il rapporto tra l'azienda e il loro cliente. Questo richiedeva che il Task Leader si facesse avanti ed esprimesse le sue opinioni e il contesto in cui l'azienda avrebbe reagito. In un'altra occasione il Task Leader aveva deciso di assumere un ruolo di primo piano, e poi si rese conto che i membri del gruppo erano molto più al corrente della situazione (sul campo) e fece un passo indietro adottando uno stile più distaccato.

Ogni volta che è opportuno, il Facilitatore incoraggerà i membri del gruppo a lavorare in sottogruppi e in coppie/terzetti per sviluppare le loro riflessioni e poi riferire al gruppo le loro idee o conclusioni. Questo è particolarmente appropriato quando ci sono diversi compiti che il gruppo deve affrontare, o quando devono essere considerate opzioni diverse. Inoltre, il Facilitatore può utilizzare Formati diversi per incoraggiare il contributo delle persone. Quando è necessario sentire un esperto/specialista, il Facilitatore potrebbe utilizzare il formato 'Uno a Tutti', il che significa che quella persona può parlare a tutto il gruppo. In un workshop particolare, sapevo dal Responsabile del Progetto che un Economista del team doveva rendere il gruppo consapevole di uno scenario specifico. Fu invitato a preparare una presentazione e la presentò al gruppo. Un appunto per qualsiasi aspirante Facilitatore: offrite supporto nella preparazione della presentazione – a volte gli 'esperti' possono lasciarsi prendere la mano e fare una presentazione troppo 'pesante' e troppo lunga! In alternativa, quando c'è il rischio che alcuni individui dominino la conversazione, il Facilitatore applicherà il Formato 'Tutti', dove ogni persona scrive separatamente i propri pensieri e poi vengono considerati insieme.

Il Facilitatore dovrebbe incoraggiare il team leader/Direttore/Manager a coinvolgere persone esterne per rinvigorire/sfidare il punto di vista del team/organizzazione. Può essere destabilizzante per il gruppo; tuttavia, il Facilitatore può gestire il processo e aiutare il team a vedere le cose da una prospettiva diversa. Tuttavia, il Facilitatore dovrebbe evitare di essere fuorviato da un leader che vuole imporre la propria visione al gruppo facendola convalidare esternamente. Deve essere un genuino desiderio di informare – vedi e) di seguito.

Il leader dovrebbe assicurarsi che tutti i segnali di avvertimento provenienti da concorrenti o stakeholder vengano esaminati e che il gruppo identifichi scenari per affrontare le sfide che presentano. Il Facilitatore in questo caso applicherà il Modello: U – I – A = O + E . Dove 'U' è Understanding (il contesto e l'ambiente esterno).

U I A = O+E significa: Understanding, Impact, Action = Ownership and Empowerment.

Il Facilitatore dovrebbe progettare un Processo che incoraggi il gruppo a mettere in discussione le proprie supposizioni, conclusioni, potenziali soluzioni e piani. Il Modello 'Solve' può aiutare il gruppo ad essere sistematico nel suo approccio ai problemi e fornire sfide alle idee prima che diventino 'radicate' nel pensiero delle persone.

Solve™ - Modello di Risoluzione dei Problemi e Ricerca di Soluzioni:

• Prima Fase - Analisi Situazionale
• Seconda Fase - Ricerca di Soluzioni

L'uso di Modelli, Strumenti e Tecniche efficaci può contrastare il Pensiero di Gruppo e aiutare a mantenere l'integrità delle interazioni e delle deliberazioni del gruppo. Il Processo assicura che il gruppo intraprenda questa analisi rigorosa ed evita la sindrome di una persona a cui viene chiesto di assumere il ruolo critico o di valutatore monitore.

La raccolta di informazioni e il successivo giudizio dei dati da parte dell'intero gruppo dovrebbe essere formalizzata da un Processo efficace che consenta al gruppo nel suo insieme di selezionare questioni critiche, identificare cause probabili, valutare soluzioni potenziali e definire un piano d'azione praticabile, libero da conseguenze negative. Il Facilitatore deve utilizzare gli Strumenti e le Tecniche più appropriati che ha nel suo 'arsenale'.

Deve abbinarli al dettaglio dei dati presentati, alla complessità delle informazioni, all'urgenza del problema e alla gravità della situazione. Tecniche diverse, come diversi Strumenti artigianali, fanno cose diverse e si adattano a situazioni diverse – i buoni Facilitatori impiegano lo Strumento/Tecnica giusto al momento giusto e lo fanno senza sforzo e senza clamore o favoritismi verso il metodo o gli individui.

Collaborazione vs Pensiero di gruppo dovrebbe essere il desiderio fondamentale di qualsiasi team / dipartimento / organizzazione. Utilizzare qualcuno che abbia ottenuto una qualifica attraverso i corsi di formazione per la Facilitazione aiuterà l'organizzazione a raggiungere:

• Maggiore produttività e consegna nella gestione dei progetti
• Risoluzione dei problemi e coinvolgimento degli stakeholder più efficaci
• Processi aziendali più efficaci.

Questi benefici vengono forniti riunendo un gruppo di individui, fisicamente o online, utilizzando alcuni dei software di collaborazione che sono ora facilmente disponibili, e lavorando attraverso un approccio strutturato i cui benefici possono essere riassunti come segue:

• Maggiore è la qualità dell'input individuale riguardo all'argomento all'inizio dell'interazione del gruppo, maggiore è la qualità della performance del gruppo.
• Più gli input individuali sono indipendenti l'uno dall'altro all'inizio dell'interazione del gruppo, maggiore è la qualità della performance del gruppo.
• Più la performance del gruppo include input individuali, maggiore è la qualità della performance del gruppo.
• Più l'input individuale è comprensibile per ogni membro del gruppo, maggiore è la qualità della performance del gruppo.
• Un input individuale di alta qualità influenza la decisione finale del gruppo, maggiore è la qualità della performance del gruppo.

Nota finale: Ogni attività aziendale coinvolge riunioni. Sfortunatamente, la parola 'riunione' spesso evoca pensieri molto negativi (basati sull'esperienza reale di cattive riunioni). Rinominare questi eventi come 'workshop' non cambierà automaticamente la loro natura. Tuttavia, comprendere le debolezze delle 'riunioni' di per sé e utilizzare invece un Processo, creato, progettato e gestito da un Facilitatore può rivoluzionare le prestazioni del team e aziendali e aumentare il morale.