Myślenie grupowe w biznesie: objawy i rozwiązania

Grupy dotknięte zjawiskiem myślenia grupowego ignorują alternatywy. Grupa jest szczególnie narażona na myślenie grupowe, gdy jej członkowie mają podobne pochodzenie, gdy grupa jest odizolowana od zewnętrznych opinii oraz gdy nie ma jasnych procesów zarządzania podejmowaniem decyzji.

Objawy Myślenia Grupowego to:

1. Iluzja wyższości – nadmierny optymizm, który zachęca do podejmowania ekstremalnego ryzyka.
   
   Ogłoszenie wyborów powszechnych w Wielkiej Brytanii czy Referendum w 2016 roku to przykłady fałszywych przekonań.
2. Kolektywna racjonalizacja – członkowie grupy ignorują ostrzeżenia i nie kwestionują własnych założeń.
   
   Łatwo można zostać uwięzionym w przekonaniu o czymś, ponieważ grupa jest zamknięta w sobie.
3. Wiara we wrodzoną moralność – członkowie grupy wierzą w słuszność swojej sprawy i dlatego ignorują etyczne lub moralne konsekwencje swoich decyzji.
   
   Moralność może stać się normą stworzoną wewnętrznie, bez wpływu z zewnątrz, który mógłby ją odpowiednio zmodyfikować i skodyfikować.
4. Stereotypowe poglądy na zewnętrzne strony zainteresowane i konkurencję – negatywne poglądy na tych spoza organizacji/grupy sprawiają, że skuteczne reakcje na konflikt wydają się niepotrzebne.
   
   Ludzie często mogą postrzegać inne działy i inne organizacje jako wroga. Mogą nawet zacząć identyfikować klienta jako kogoś, kogo należy pogardzać, jeśli nie są gotowi zakwestionować siebie i tego, co robi organizacja.
5. Bezpośrednia presja na dysydentów – poszczególni członkowie są pod presją, aby nie kwestionować żadnego z poglądów grupy.
   
   Sygnaliści są zwykle postrzegani jako zagrożenie dla takich organizacji. Oprócz zniechęcania sygnalistów, grupa wymaga lojalności i przestrzegania „planu".
6. Konformizm – wątpliwości i odchylenia od postrzeganego konsensusu grupowego nie są wyrażane.
   
   Ludzie awansują, są wchłaniani do grup/organizacji, ponieważ „pasują".
7. Iluzja jednomyślności – zakłada się, że pogląd większości i osądy są jednomyślne.
8. Samozwańczy „strażnicy umysłów" – członkowie grupy chronią grupę i przywódcę przed informacjami, które są problematyczne lub sprzeczne ze spójnością grupy, poglądem i/lub decyzjami.
   
   Ten i inne objawy często można znaleźć w partiach politycznych, organizacjach, które znajdują się pod zagrożeniem (tj. ze strony konkurencji lub zmian w środowisku biznesowym) oraz nowych start-upach, gdzie poglądy założyciela są święte. Gdy powyższe objawy istnieją w grupie, która próbuje podjąć decyzję, istnieje realne niebezpieczeństwo wystąpienia Myślenia Grupowego. Myślenie Grupowe występuje, gdy grupy są bardzo spójne i gdy znajdują się pod znaczną presją, aby podjąć pilną lub ważną decyzję. Gdy presja na jednomyślność wydaje się przytłaczająca, członkowie są mniej zmotywowani do realistycznej oceny dostępnych im alternatywnych kierunków działania. Te naciski grupowe prowadzą do nieostrożności i irracjonalnego myślenia, ponieważ grupy doświadczające Myślenia Grupowego nie rozważają wszystkich alternatyw i dążą do utrzymania jednomyślności. Decyzje kształtowane przez Myślenie Grupowe mają niskie prawdopodobieństwo osiągnięcia pomyślnych rezultatów.

Myśleniu grupowemu można zapobiec poprzez przyjęcie niektórych z poniższych rozwiązań:

Krytyczny ewaluator (np. rola 'Monitor Evaluator' w Belbin Team Role Profile™) może pomóc, chociaż trudno jest grupom/organizacjom zaakceptować takie osoby. Jeszcze trudniej jest komuś przyjąć tę niewdzięczną rolę. W takiej sytuacji Facylitator może pomóc grupie. Nie będzie odgrywał roli ME, jednak będzie używał narzędzi i technik, aby zasymulować sposób, w jaki ME kwestionuje grupę. Chociaż może to być niewygodne, ponieważ grupa zostanie zmuszona do zatrzymania się i oceny tego, co robi. To będzie nieocenione. Może to zapobiec słabej analizie, nierealistycznym rozwiązaniom i pomóc w tworzeniu lepszych decyzji.

Zobacz „Kształtujący" w Profilu Ról Zespołowych Belbin™. Lider powinien unikać, w miarę możliwości, wyrażania preferencji i oczekiwań na początku. Są oczywiście wyjątki – na przykład gdy grupa musi znać ograniczenia lub ramy wszelkich rozwiązań, które mogłaby wypracować, wtedy lider musi się wypowiedzieć.

Facylitator powinien stworzyć Umowę z Liderem Zadania dotyczącą stylu, który lider przyjmie, który może obejmować zakres od Nakazywania po Delegowanie uprawnień na grupę. Facylitator zaprosi Lidera Zadania do wyjaśnienia grupie, jaką rolę będzie pełnić w grupie, i równie ważne – musi się tego trzymać, chyba że stanie się coś drastycznego. Kiedyś prowadziłem zespół, gdy Lider otrzymał e-mail zmieniający relację między firmą a ich klientem. Wymagało to od Lidera Zadania wystąpienia do przodu i wyrażenia swoich poglądów oraz kontekstu, w jakim firma zareaguje. Przy innej okazji Lider Zadania zdecydował się przyjąć prominentną rolę, a następnie zdał sobie sprawę, że członkowie grupy są znacznie bardziej zaznajomieni z sytuacją (w terenie) i cofnął się, przyjmując bardziej nieingerencyjny styl.

Gdzie jest to właściwe, Facylitator będzie zachęcać członków grupy do pracy w podgrupach i w parach/trójkach, aby mogli przeprowadzić swoje rozważania, a następnie zrelacjonować grupie swoje pomysły lub wnioski. Jest to szczególnie właściwe, gdy grupa ma do wykonania kilka zadań lub gdy trzeba rozważyć różne opcje. Ponadto Facylitator może używać różnych Formatów, aby zachęcić ludzi do udziału. Gdy trzeba wysłuchać eksperta/specjalistę, Facylitator może zastosować format "Jeden do Wszystkich", co oznacza, że ta osoba może przemówić do całej grupy. W jednym konkretnym warsztacie wiedziałem od Kierownika Zadania, że Ekonomista w zespole musi uświadomić grupie konkretny scenariusz. Został zaproszony do przygotowania prezentacji i przedstawił ją grupie. Uwaga dla wszystkich początkujących Facylitatorów: oferujcie wsparcie w przygotowaniu prezentacji – czasami "eksperci" mogą się zapędzić i wygłosić prezentację, która jest zbyt "ciężka" i zbyt długa! Alternatywnie, gdy istnieje ryzyko, że niektóre osoby zdominują rozmowę, Facylitator zastosuje format "Wszyscy", gdzie każda osoba zapisuje swoje myśli osobno, a następnie są one rozważane razem.

Facylitator powinien zachęcać lidera zespołu/Dyrektora/Menedżera do zaproszenia osób z zewnątrz w celu ożywienia/zakwestionowania punktu widzenia zespołu/organizacji. Może to być niepokojące dla grupy; jednak Facylitator może zarządzać tym procesem i pomóc zespołowi zobaczyć rzeczy z innej perspektywy. Facylitator powinien jednak unikać wprowadzenia w błąd przez lidera, który chce narzucić grupie swój pogląd poprzez uzyskanie zewnętrznej walidacji. Musi to być szczere pragnienie poinformowania – zobacz punkt e) poniżej.

Lider powinien zapewnić, że wszelkie sygnały ostrzegawcze od konkurentów lub interesariuszy zostaną zbadane oraz że grupa określi scenariusze pozwalające sprostać wyzwaniom, które one przedstawiają. Facylitator w tym przypadku będzie stosować Model: U – I – A = O + E . Gdzie 'U' to Zrozumienie (zewnętrznego kontekstu i środowiska).

U I A = O+E oznacza: Zrozumienie, Wpływ, Działanie = Odpowiedzialność i Upodmiotowienie.

Facylitator powinien zaprojektować Proces, który zachęca grupę do kwestionowania swoich założeń, wniosków, potencjalnych rozwiązań i planów. Model 'Solve' może pomóc grupie być systematyczną w podejściu do problemów i zapewnić wyzwania dla pomysłów, zanim zostaną one „na stałe wdrukowane" w myślenie ludzi.

Solve™ - Model Rozwiązywania Problemów i Znajdowania Rozwiązań:

• Etap Pierwszy - Analiza Sytuacyjna
• Etap Drugi - Znajdowanie Rozwiązań

Używanie skutecznych Modeli, Narzędzi i Technik może przeciwdziałać myśleniu grupowemu i pomóc utrzymać integralność interakcji i obrad grupy. Proces zapewnia, że grupa podejmuje tę rygorystyczną analizę i unika syndromu, w którym jedna osoba jest proszona o przyjęcie roli krytycznej lub ewaluatora monitorującego.

Zestawienie informacji i następująca po nim ocena danych przez całą grupę powinny zostać sformalizowane przez skuteczny Proces, który umożliwia grupie jako całości wybór kluczowych zagadnień, identyfikację prawdopodobnych przyczyn, ocenę potencjalnych rozwiązań oraz określenie wykonalnego planu działania, wolnego od negatywnych konsekwencji. Facylitator musi wykorzystać najbardziej odpowiednie Narzędzia i Techniki, które ma w swoim „arsenale".

Musi je dopasować do szczegółowości prezentowanych danych, złożoności informacji oraz pilności problemu i powagi sytuacji. Różne Techniki, podobnie jak różne narzędzia rzemieślnicze, służą różnym celom i pasują do różnych sytuacji – dobrzy Facylitatorzy wdrażają właściwe Narzędzie/Technikę we właściwym czasie i robią to bez wysiłku, bez rozgłosu czy faworyzowania metody lub poszczególnych osób.

Współpraca vs Myślenie grupowe powinno być podstawowym dążeniem każdego zespołu / działu / organizacji. Korzystanie z osoby, która posiada kwalifikacje uzyskane poprzez kursy szkoleniowe z facylitacji pomoże organizacji osiągnąć:

• Zwiększoną produktywność i realizację zarządzania projektami
• Bardziej efektywne rozwiązywanie problemów i angażowanie interesariuszy
• Bardziej efektywne procesy biznesowe.

Te korzyści są osiągane poprzez zebranie grupy osób, fizycznie lub online, przy użyciu niektórych z obecnie łatwo dostępnych programów do współpracy, i przepracowanie przez ustrukturyzowane podejście, którego korzyści można podsumować w następujący sposób:

• Im wyższa jakość indywidualnych wkładów dotyczących przedmiotu na początku interakcji grupowej, tym wyższa jakość wydajności grupy.
• Im bardziej indywidualne wkłady są niezależne od siebie na początku interakcji grupowej, tym wyższa jakość wydajności grupy.
• Im bardziej wydajność grupy obejmuje indywidualny wkład, tym wyższa jakość wydajności grupy.
• Im bardziej zrozumiały jest indywidualny wkład dla każdego członka grupy, tym wyższa jakość wydajności grupy.
• Wysokiej jakości indywidualny wkład wpływa na ostateczną decyzję grupy, tym wyższa jakość wydajności grupy.

Uwaga końcowa: Każda działalność biznesowa obejmuje spotkania. Niestety, słowo 'spotkanie' często przywołuje bardzo negatywne myśli (oparte na rzeczywistym doświadczeniu złych spotkań). Przemianowanie tych wydarzeń na 'warsztaty' nie zmieni automatycznie ich natury. Jednak zrozumienie słabości 'spotkań' jako takich i zamiast tego używanie Procesu, stworzonego, zaprojektowanego i zarządzanego przez Facylitatora może zrewolucjonizować wydajność zespołu i korporacji oraz podnieść morale.